Mogen we een ledenlijst of gemeentegids met ledengegevens rondsturen aan gemeenteleden?
Ja, gemeenten mogen ledenlijsten of gemeentegidsen delen met gemeenteleden. Wel onder een paar voorwaarden.
- Als algehele richtlijn geldt: zoek de juiste balans tussen het belang van gemeenschapsvorming en de persoonlijke veiligheid en privacy van mensen. Denk na over welke gegevens nodig zijn voor de gemeenschapsvorming en welke gegevens achterwege kunnen blijven. Zorg er ook voor dat gemeenteleden op de hoogte zijn van het publiceren van hun gegevens en bezwaar kunnen maken. Er kunnen personen bij zijn voor wie het niet goed is als hun gegevens makkelijk vindbaar zijn (denk aan bijvoorbeeld slachtoffers van stalking).
- Gemeenten mogen alleen contactgegevens van personen verstrekken als dat nodig is voor gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente. Denk aan onder meer zaken rond gemeentevorming, contactpersonen van commissies en gespreksgroepen.
- Sowieso mogen gegevens alleen gedeeld worden binnen de gemeente. Zet ze dus niet op de website, want dan staat het op het wereldwijde web. Een papieren of digitaal boekje of een lijst met de nodige contactgegevens kan binnen de gemeente gedeeld worden. Zorg ervoor dat de gegevens goed beschermd zijn. Een beschermde onlineomgeving waar je alleen met inloggegevens toegang toe hebt, is veiliger dan een mail waarin deze gegevens staan.
Uitzonderingen hierop zijn natuurlijk gegevens van belangrijke contactpersonen van de gemeente, zoals predikanten of de scriba van de kerkenraad. Geïnteresseerden van buiten de gemeenten moeten contact met hen kunnen leggen. - Het is niet logisch en verstandig om de volledige ledenlijst van de gemeente onderling te delen. Niet alle leden hebben dezelfde mate van betrokkenheid bij de gemeente en/of stellen het op prijs dat hun gegevens (ongevraagd) gedeeld worden met anderen.
- Vraag je af of een ledenlijst of een gemeenteboekje de meest voor de hand liggende manier is voor het doel wat je voor ogen hebt. Het wordt steeds gebruikelijker om als gemeente een app te introduceren waarmee gemeenteleden onderling contact kunnen houden.