Zwevende documenten zien we overal. Elke organisatie worstelt met het bijeenhouden van documenten, zo ook bij kerken. Wekelijks komen er vragen bij de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland over hoe het archiefbeheer het beste vormgegeven kan worden. In de nieuwe handreiking alles over hoe u het beste kunt omgaan met uw kerkarchief.
In de handreiking wordt uitgelegd waarom een kerkarchief zo belangrijk is en hoe deze het beste te bewaren is, zowel digitaal als op papier. Hierbij wordt rekening gehouden met de AVG-regelgeving.
Mappenstructuur
Nieuw is een voorstel voor een mappenstructuur, een overzicht hoe u de stukken op een handige manier kunt indelen. Hierin vindt u ook de bewaartermijn en wordt uitgelegd wanneer de stukken openbaar kunnen worden.
De naam ‘handreiking’ is bewust gekozen omdat we duidelijk willen maken dat dit document slechts richtinggevend is bedoeld en u als kerkelijke gemeente vrij bent om hierin eigen keuzes te maken. Het is altijd een goed idee om met de archiefinstelling waar het archief voor altijd bewaard wordt contact op te nemen. Zij hebben soms specifieke wensen waar u rekening mee dient te houden.
De handreiking is te vinden bij de bestanden op protestantsekerk.nl/archiefbeheer
