Veelgestelde vragen

Om een predikant te kunnen beroepen is toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering (ord. 3-3-1). Bij de aanvraag moet onder andere een verklaring worden meegestuurd van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), waarin staat dat de gemeente aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Die verklaring heet 'solvabiliteitsverklaring' en wordt dus vooraf door de kerkenraad aangevraagd bij het CCBB.

Voor een solvabiliteitsaanvraag levert u de volgende stukken aan:

• gevraagde omvang (werktijdpercentage) van de te vervullen vacature,
• een actueel beleidsplan,
• de verwachte ontwikkeling van ledental, leeftijdsopbouw en jaarlijkse bijdragen.

De jaarrekening, begroting en de meerjarenraming dienen via FRIS te zijn ingediend. Het CCBB kan aanvullende informatie vragen. Als alles in orde is, duurt de procedure ongeveer drie weken. Een solvabiliteitsverklaring is een jaar geldig en geldt voor een specifieke predikantsvacature.

Adressen van alle CCBB’s zijn hier te vinden:

Een UBO verwijst naar een 'ultimate beneficial owner' of een uiteindelijk belanghebbende. Op twee manieren krijgen kerken en gemeenten met de UBO te maken:

1. bij de registratie bij de KVK en
2. banken en financiële instellingen zijn verplicht hiernaar te vragen.

1. Registratie UBO bij de KvK

Gemeenten, diaconieën en classes hoeven hun UBO niet in te schrijven in het openbare UBO-register bij de KvK. Afgesproken is dat alleen het hoogste aggregatieniveau van een kerkgenootschap zich bij de KvK hoeft in te schrijven.

2. Opgeven UBO bij banken en financiële instellingen

Gemeenten en diaconieën zijn (wel) verplicht een UBO op te geven bij banken en financiële instellingen als zij daar om vragen. Gemeenten en diaconieën van de Protestantse Kerk in Nederland hebben een zogeheten ‘pseudo-UBO’ omdat er niet een natuurlijk persoon is aan te wijzen die uiteindelijke belanghebbende is als het gaat om de ‘eigendom’ en het ‘zeggenschap’ binnen de gemeente of diaconie. Pseudo-UBO zijn de natuurlijke personen die als bestuurder staan vermeld in het eigen statuut, of zo mogelijk als bestuurder staan genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie.

Concreet betekent dat: 

• Voor de gemeente: de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters.
• Voor de diaconie: de voorzitter en secretaris van het college van diakenen.
  

Overige informatie die u nodig kunt hebben bij het invullen van het formulier:

Deze informatie is bijgewerkt op 10-02-2022.

Het transactienummer geldt niet voor losse giften, maar alleen een periodieke schenking aan een goed doel (ANBI) die schriftelijk is vastgelegd in een notariële of onderhandse schenkingsovereenkomst.

Het transactienummer bestaat uit minimaal één en maximaal vijftien cijfers. Het is niet toegestaan letters of andere tekens te gebruiken. Ook moet het nummer uniek zijn en terug te vinden zijn in de administratie van het goede doel. Het transactienummer krijgt u van de begunstigde (bijvoorbeeld Kerk in Actie of de plaatselijke gemeente). Vaak is dit een registratienummer en een volgnummer.

Ja, dat gaan ze zeker. Overleg tussen de Belastingdienst en de dienstenorganisatie heeft geleerd dat de Belastingdienst start met (digitale) controles op plaatselijk niveau. Wanneer zaken niet in orde zijn, volgt een waarschuwingsbrief van de Belastingdienst met een termijn van een aantal weken. Wanneer daarna blijkt dat de transparantie niet in orde is, kan de Belastingdienst de ANBI-beschikking per rechtspersoon intrekken. Met als mogelijk gevolg: geïrriteerde gemeenteleden, geschrokken kerkrentmeesters, teleurgestelde diakenen…

Houdt u er ook rekening mee dat een plaatselijke journalist u als plaatselijke gemeente kan bellen met de vraag waarom de transparantiegegevens van uw gemeente of diaconie niet op internet te vinden zijn!

Nee, namen van bestuurders hoeft u niet te noemen. Dit is bepaald in de uitvoeringsregeling Algemene Wet Rijksbelastingen.

De reden hiervan is dat godsdienstige overtuiging een gevoelig gegeven is in de privacywetgeving. Van een bestuurder van een kerkelijke instelling (gemeente, diaconie) kan worden aangenomen dat hij of zij lid is van de het kerkgenootschap. Daarom behoeft de naam van de bestuurders niet te worden vermeld. Dit is een regeling die specifiek voor kerkgenootschappen geldt. Voor andere ANBI-organisaties worden de namen van bestuurders wel vermeld (maar niet hun adressen).

In een gemeente is het delen met elkaar en het omzien naar elkaar een belangrijke pijler in de gemeenschap. Vaak worden daarom (in kerkdiensten en kerkbladen) mededelingen gedaan over het wel en wee van gemeenteleden: jubilea, geboorten en ziekten worden vermeld met het oog om er voor elkaar te zijn, elkaar op te dragen in gebed en met elkaar mee te leven. Gegevens rondom ziekte zijn bijzondere persoonsgegevens die extra worden beschermd. Ook in de media is rondom dit punt veel aandacht.

Kerken en gemeenten mogen nog steeds de gemeenschap vormen die naar elkaar omziet en met elkaar meeleeft. Dat zijn immers ‘gerechtvaardigde activiteiten’ van een kerk. Ook in zaken rondom ziekte. Daar moet wel zorgvuldig mee worden omgegaan. Allereerst vanuit een eigen kerkelijke verantwoordelijkheid: hoe staat de persoon van wie u de gegevens deelt erin en hoe geeft u vorm aan de plaatselijke gemeenschap en het omzien naar elkaar? Maar ook vanuit de privacy-wetgeving: natuurlijk mag er in een kerk nog steeds voor elkaar worden gebeden (dat zijn immers de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk), maar het is goed rekenschap te geven van de privacy-belangen van iemand die ziek is. Als u uw kerkdienst niet uitzendt op internet blijft het gebed binnen uw gemeente; zet u echter uw kerkdienst online dan kan iedereen terugluisteren wie er ziek is. In het laatste geval doet een gemeente er goed aan bijvoorbeeld alleen voornamen te noemen of het geluid van de internetopname even op stil te zetten. Hetzelfde is van toepassing bij een kerkblad: als deze enkel naar gemeenteleden gaat kunt u zich beroepen op de gerechtvaardigde activiteiten van uw gemeente, maar als iedereen op internet het kerkblad kan downloaden kunt u overwegen om toestemming te vragen.

De website van de kerk is een uitgelezen kans om iedereen te informeren over de gemeente. Echter, alle informatie die u op de website zet is openbaar. Let daarom goed op de privacy en zorg ervoor dat namen van mensen die geen functie hebben in de kerk niet op de website staan. Zorg er ook voor dat bijzondere persoonsgegevens zoals ziekte- en pastorale informatie niet op een openbaar gedeelte van de website staan. Gebruik zoveel mogelijk e-mailadressen die gebonden zijn aan een functie (bijvoorbeeld scriba@gemeentenaam.nl) in plaats van persoonlijke e-mailadressen.

Let ook op foto’s op de website: zodra personen herkenbaar in beeld zijn worden zij beschermd door de privacy-wetgeving. Vraag de personen die herkenbaar in beeld zijn uitdrukkelijk om (schriftelijke) toestemming. Foto’s waar mensen niet herkenbaar in beeld zijn (bijvoorbeeld op de rug) mogen wel. Lees ook de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk.

Rondom het online zetten van kerkdiensten spelen niet alleen vragen van privacy, maar ook bijvoorbeeld van auteursrecht. In de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk staat informatie over dit onderwerp.

U mag ook onder de nieuwe privacy-wetgeving gebruik maken van Dropbox of Google Drive. Dropbox, Google Drive en andere aanbieders van cloud-opslagdiensten zijn aparte partijen bij wie u bijvoorbeeld documenten opslaat. In deze documenten kunnen persoonsgegevens zitten: bijvoorbeeld een adreslijst van kerkenraadsleden of kerkenraadsnotulen. Dropbox en Google Drive zijn Amerikaanse partijen die allebei deelnemen aan het EU-VS privacy shield en daarom ook onder de nieuwe privacy-wetgeving afdoende bescherming bieden en gebruikt mogen worden. 

Als u gebruikt maakt van Dropbox of Google Drive moet u wel de volgende aandachtspunten in ogenschouw nemen:

• Lees de gebruikersovereenkomst en de privacy-documentatie van Dropbox en/of Google.
• Zorg ervoor dat de toegang tot (gedeelde) mappen goed in de gaten wordt gehouden: als iemand zijn functie heeft neergelegd mag die bijvoorbeeld niet meer in de map.
• Maak geen gebruik van een algemeen account waarvan meerdere mensen de inloggegevens hebben.
• Houd de inloggegevens geheim en verander regelmatig van wachtwoord.
• Verwijder oude bestanden.

Privacy is een verantwoordelijkheid van iedereen. In principe is de gemeente of diaconie als rechtspersoon aanspreekbaar. Iedereen die vanuit een functie in de kerk persoonsgegevens verwerkt, moet dat veilig en vertrouwelijk doen. Als er toch iets fout gaat en er sprake is van een datalek, moet er melding worden gemaakt aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Iedereen mag aan een organisatie vragen of, en zo ja, welke gegevens deze organisatie van deze persoon heeft. Er mag alleen gevraagd worden naar gegevens van iemand zelf, niet naar gegevens van iemand anders. Wat u moet doen en hoe een dergelijk inzageverzoek werkt leest u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ja, u mag data (bijvoorbeeld gegevens uit de ledenadministratie) waarover u de beschikking heeft ‘verder verwerken’ door deze ten behoeve van rapportage te verrijken met gegevens die u heeft ontvangen vanwege de Actie Kerkbalans. U moet wel kunnen aangeven waarom u denkt dat er voldoende verband is tussen gegevens en de doelen waarvoor deze zijn verzameld en de op te maken rapportage, een afweging hebben gemaakt tussen het opmaken van de rapportage en de privacybelangen van de betrokken personen en passende waarborgen en maatregelen nemen.

Afhankelijk van het doel van de rapportage moet u rekening houden met de volgende maatregelen:

Is uw doel bijvoorbeeld om herinneringen te versturen aan leden die nog niet op de oproep van actie kerkbalans hebben gereageerd? Dan mag u natuurlijk de rapportage zo opmaken dat er naar een persoon (of pastorale eenheid) een brief of iets dergelijks kan worden gestuurd. U zult in een dergelijk geval wel maatregelen moeten treffen dat als de herinneringen zijn verstuurd, de rapportage weer vernietigd wordt.

Is uw doel om een beleidsmatige rapportage te maken? Bijvoorbeeld een rapportage over het geefgedrag van verschillende (leeftijds)groepen in uw gemeente? Dan is het niet nodig dat in die rapportage de informatie is te herleiden naar een bepaalde persoon (of pastorale eenheid). U zult dan maatregelen moeten treffen om de gegevens te anonimiseren.

Gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland verwerken niet op grote schaal gegevens en hoeven daarom als gemeente geen functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Als een gemeente besluit vrijwillig een functionaris gegevensbescherming (DPO’er) aan te stellen moet zij zich goed realiseren dat alle wettelijke regels rondom die aanstelling moeten worden gevolgd: het feit dat het gaat om een vrijwillige aanstelling of een vrijwilliger maakt niet uit. Het aanstellen van een functionaris privacy betekent trouwens ook niet dat deze functionaris verantwoordelijk is voor alle privacy-zaken in de gemeente: privacy is een verantwoordelijkheid van iedereen. Het is natuurlijk wel handig als iemand de zaken coördineert of de informatie naar iedereen doorstuurt. In dat kader is het goed denkbaar dat een persoon als coördinator rondom privacy-zaken optreedt.

Het model-privacystatement is een belangrijk middel voor een kerkenraad om na te gaan welke gegevens zij op welke manier verwerkt en wat daar de (wettelijke en kerkordelijke) grondslagen voor zijn.

Door het invullen van het model-privacystatement kunnen kerkenraden nagaan op welke grondslagen zij gegevens verwerken en of er nog nadere acties nodig zijn voor het verwerken van de gegevens. Het model-privacystatement kan vervolgens worden gepubliceerd zodat belanghebbenden kunnen weten hoe de kerkgemeente omgaat met persoonsgegevens.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt verplichtingen op aan een instelling die persoonsgegevens verwerkt. Een instelling die persoonsgegevens verwerkt wordt door de AVG “verwerkingsverantwoordelijke” genoemd. Deze verwerkingsverantwoordelijke moet er voor zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt goed worden beschermd en dat de privacy van de betrokken personen wordt gewaarborgd. De gemeenten (en andere kerkinstellingen) zijn “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de AVG wanneer ze bijvoorbeeld persoonsgegevens van werknemers en leden verwerken. 

Het komt voor dat gemeenten (en andere kerkinstellingen) de verwerking van bepaalde persoonsgegevens uitbesteden aan andere instellingen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de salarisadministratie of het versturen van de mailings wordt uitbesteed. Bij een dergelijke uitbesteding blijft de gemeente (of andere kerkinstelling) de verwerkingsverantwoordelijke. De gemeente (of andere kerkinstelling) bepaalt namelijk wat met de persoonsgegevens moet of mag worden gedaan, wanneer, op welke wijze en met welk doel. De AVG omschrijft dit als “doel en middelen bepalen”. 
De instelling die de persoonsgegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt wordt in de AVG de “verwerker” genoemd. De verwerker handelt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke en moet de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke opvolgen. De verwerker mag niet op eigen initiatief de persoonsgegevens verwerken voor een ander doel. 

De AVG legt aan iedere verwerkingsverantwoordelijke de verplichting op met de verwerker afspraken te maken wat betreft de beveiliging van de persoonsgegevens en de waarborgen ter bescherming van de privacy van de betrokken personen. Deze afspraken moeten op grond van de AVG schriftelijk worden vastgelegd. De verwerkingsverantwoordelijke moet er op toezien dat de verwerker in overeenstemming met de verwerkersovereenkomst handelt.

De veiligheid in en om het kerkgebouw is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de kerkrentmeesters van de gemeente. Heeft u als gemeentelid een vraag over de veiligheid van uw kerkgebouw, neemt u dan contact met hen op.

Landelijk is de vereniging van kerkrentmeesters een logische instantie voor tips en adviezen. De Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB) heeft een website/kennisbank waar veel tips over veiligheid op staan. Ook geven ze een blad uit (Kerkbeheer) dat regelmatig aandacht geeft aan veiligheid in en om het kerkgebouw. 

Kerkgebouwen zijn als het goed is verzekerd. Ook verzekeraars kunnen tips geven over de veiligheid van kerkgebouwen. Dit gaat dan vooral over zaken als brandveiligheid en maatregelen om inbraak en vernielingen tegen te gaan. 

Tenslotte: 31 kerkgenootschappen werken samen in het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken (CIO). CIO overlegt regelmatig met de landelijke overheid over kerkelijke gebouwen. CIO heeft een factsheet "kerk en veiligheid" beschikbaar. Het geeft een beknopt overzicht van de zaken die te maken hebben met Kerk en Veiligheid.

Het is verstandig om contact te houden met de lokale politie en brandweer: Met de brandweer om te checken of uw kerkgebouw aan alle veiligheidsvoorschriften voldoet. Met de politie (wijkagent!) om onderling contact te houden over veiligheidrisico's. Het kan bijvoorbeeld zin hebben om uw externe jaaragenda met de wijkagent te delen. Ook kan de lokale politie u tips geven voor het optimaliseren van uw veiligheidsplan. De landelijke overheid heeft alle burgemeesters in 2018 informatie gegeven over de veiligheidsrisico's voor religieuze gebouwen, met het voorstel daarover met geloofsgemeenschappen ter plaatse te overleggen. Mocht u zelf behoefte hebben aan zo'n gesprek, neemt u dan contact op met het gemeentehuis in uw woonplaats.

Ook kan het zin hebben om uw ervaringen en vragen te delen met andere kerken en geloofsgemeenschappen in uw gemeente. Welke ervaring hebben zij met onveilige situaties? Welke tips hebben zij? Zo leert u elkaar meteen beter kennen.

Aandacht voor de veiligheid in en rond een kerkgebouw is belangrijk. Tegelijk levert al te nadrukkelijke aandacht voor veiligheid een aantal risico's op:

• Voor de eigen gemeente: aandacht voor allerlei maatregelen kan juist een gevoel van onveiligheid oproepen ('waar rook is, daar is vuur'). Daarom is de interne communicatie in de gemeente extra belangrijk. Het is essentieel dat de veiligheid 'achter de schermen' goed geregeld is, maar zonder dat de maatregelen afbreuk doen aan uw gemeente-zijn of onnodig angst of paniek oproepen.
• Voor gasten/bezoekers: kerkdeuren die gesloten zijn, beveiligingscamera's, eventueel zelfs beveiligers, dat draagt allemaal niet bij aan een gastvrij beeld dat we ook graag van de kerk willen neerzetten ("vindplaats van geloof, hoop en liefde"). Het is belangrijk dat u bij het invullen van een veiligheidsplan een goede afweging maakt, die past bij de situatie van uw gemeente: het doel moet de middelen heiligen.

Belangrijk is ook dat u als gemeente in contact blijft met de samenleving. Al is dat soms best lastig. Heeft uw gemeente last van baldadige jongeren? Het werkt het beste om contact met hen te leggen en hen uit te nodigen de kerk eens van binnen te komen bekijken en uit te leggen wat daar gebeurt? Zijn er in uw (burgerlijke) gemeente spanningen tussen bevolkingsgroepen? Probeer dan een bijdrage te leveren om met elkaar in gesprek te gaan. Leg bijvoorbeeld zelf als kerkenraad contact met een moskee in de buurt. Elkaar kennen en begrijpen draagt veel bij aan het wegnemen van vooroordelen.

Wat u het beste kunt doen wanneer zich een onveilige situatie voordoet, hangt natuurlijk sterk af van de aard van de situatie. Is er bijvoorbeeld sprake van een industrieel ongeluk bij u in de regio of buurt, dan is het vooral belangrijk om de aanwijzingen van de regionale of plaatselijke overheid op te volgen. Komt een verward persoon tijdens de dienst uw kerk binnen, dan komt het vooral aan op persoonlijke tact van bijvoorbeeld de koster of een kerkenraadslid.

In het algemeen gelden de volgende tips:

• Allereerst: blijf rustig, voorkom paniek
• Probeer zonodig te de-escaleren (zinvol bij verwarde personen, inbrekers, vandalen)
• Zorg ervoor dat iemand (predikant, kerkenraadslid) meteen de leiding neemt en aangeeft wat er moet gebeuren
• Zorg voor een snelle, kalme ontruiming bij bijvoorbeeld brand; zorg dat helder is wie daarvan de leiding heeft/hebben. Denk daarbij ook en vooral aan gemeenteleden/kinderen die zich in andere ruimtes bevinden. Spreek af dat bij een ontruiming de kinderen door de leiding van de creche of kindernevendienst naar buiten worden gebracht.

Het heeft zin om bij het maken of actueel houden van een veiligheidsplan in beeld te brengen wat in uw kerkgebouw eventueel risico's oplevert met het oog op veiligheid. Let daarbij op de volgende onderwerpen:

• zijn de uitgangen (vluchtroutes) van de kerk / de nevenruimtes duidelijk aangegeven?
• zijn deze uitgangen bereikbaar? (geen obstakels)
• zijn de deuren van de kerk tijdens de eredienst te openen, van binnen en van buiten (dus niet afgesloten)
• is de kerkzaal makkelijk te ontruimen?
• zijn de stoelen volgens de brandweervoorschriften gekoppeld?
• kan het branden van kaarsen veilig plaatsvinden?
• technisch: is de blusinstallatie in orde?
• technisch: is de elektrische bedrading in orde? De bliksemafleiders?
• Idem: de AED? Is er een lijst beschikbaar (op een goed zichtbare plek) van gemeenteleden die de AED kunnen hanteren i.c. met een EHBO-diploma?
• is het hang- en sluitwerk in orde?
• Zijn er inbraak-werende maatregelen?
• Is er zicht op parkeerplaats, fietstenstalling?

Tip: loop uw kerkgebouw eens door met iemand van de brandweer of de wijkagent.

(Zie verder de onderdelen van Vraag 2 om een veiligheidsscan zoveel mogelijk af te stemmen op de situatie van uw gemeente.)

Het heeft zin om voorbereid te zijn op onveilige situaties in en om een kerkgebouw. Daarvoor kun je als gemeente het beste een veiligheidsplan maken. In een veiligheidsplan staat het volgende:

• Een inventarisatie van mogelijke veiligheidsrisico's. Het is dan handig om het lijstje langs te lopen van punt 1. Het ene risico zal voor uw gemeente veel urgenter zijn dan het andere.
• De afspraken die u als gemeente (kerkenraad / kerkrentmeesters) hebt gemaakt om 1) de kans op onveilige situaties te verkleinen (preventie) en 2) te weten hoe u moet handelen wanneer zich een onveilige situatie dreigt voor te doen of voordoet. Maak daarvoor eventueel een routekaart: Wie moet wat wanneer doen? En wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Een communicatie-paragraaf: Onderwerpen: 1) wat doet u om de gemeente vertrouwd te maken met het onderwerp veiligheidsbeleid, 2) wat is de regelmaat waarin oefeningen worden gehouden (brandoefening, ontruimingsoefening); 3) wie is verantwoordelijk voor de interne communicatie, mocht zich daadwerkelijk een onveilige situatie voordoen, en wie voor de externe communicatie? Vraag u als kerkenraad ook af hoe uw veiligheidsbeleid zich verhoudt tot de wens om gastvrij te zijn, open voor gasten en belangstellenden.

In dat veiligheidsplan kunnen verder een hoop praktische zaken worden opgenomen:

• Waar zijn blusmiddelen? Hoe werken ze? Door wie worden ze onderhouden? Hoe vaak? Download hier de poster: Maak uw Kerk Brandbewust.
• Waar is de dichtst bij zijnde AED? Wie kunnen er reanimeren, hebben er een EHBO-diploma? Eventueel kunt u gemeenteleden / kerkenraadsleden verzoeken om zo' diploma te halen.
• Wat zijn de vluchtroutes? In welke ruimtes zijn standaard mensen/kinderen aanwezig? Wie waarschuwt hen, zorgt dat zij op een ordelijke wijze het gebouw verlaten als dat aan de orde is.
• Is er een lijst met nood/alarmnummers? En waar is die te vinden? Wie houdt de lijst actueel?
• Wat is er geregeld om in de kerkzaal de veiligheid optimaal te houden? Denk aan: een duidelijke vluchtroute, gekoppelde stoelen (per rij; verplicht bij meer dan 100 zitplaatsen); gebruik van en toezicht op branden van kaarsen.
• Zijn er voorzieningen om inbraak / vernieling zoveel mogelijk te voorkomen?
• Hoe is het toezicht op de ingang/uitgang van de kerk geregeld? Is het deurenbeleid helder (welke deuren open/gesloten tijdens een kerkdienst). Is er een welkomstcomite? En welke instructie hebben zij?
• Mocht u camera's bij/rond uw kerkgebouw hebben: Wie beheert de beelden? Hoe zorgt u ervoor geen inbreuk te maken op de privacy?
• Wat is het sleutelbeleid? Wie hebben er een sleutel van het kerkgebouw? Wie heeft de bevoegdheid om zonodig sleutels bij te maken?
• Zijn / voelen vrijwilligers zich voldoende toegerust om om te gaan met een onveilige situatie? Denk daarbij ook aan leiding van kindernevendienst, zondagschool, creche.

Denk verder nog aan het volgende:

• Bespreek het (concept) veiligheidsplan in het college van kerkrentmeesters en daarna in de kerkenraad
• deel de hoofdlijnen van het veiligheidsplan met de gemeente; laat de gemeente zonodig ook meedenken; dat vergroot het draagvlak en het bewustzijn
• controleer elk jaar of het veiligheidsplan nog actueel is en pas het zonodig aan

Zie voor meer informatie ook de publicaties van de VKB (www.kerkrentmeester.nl)

Een ongeluk zit in een klein hoekje. De kans op brand, inbraak, stormschade of andere onveilige situaties in een kerkelijke omgeving, die kans is maar klein. Toch is het verstandig om preventief een aantal zaken te regelen. Want liever onnodig iets geregeld dan met een mond vol tanden staan als er wel iets vervelends gebeurt.

Aan welke veiligheidsricico's moet je als kerkelijke gemeente zoal denken? Het is handig om een onderscheid te maken tussen:

• Risico's op materiële schade (lopen het kerkgebouw, andere bezittingen van de gemeente kans op beschadiging / ontvreemding?)
• Persoonlijke risico's van kerkgangers, bezoekers van een kerkgebouw. Welk gevaar lopen zij op persoonlijke, psychische of materiële schade?

Bij een inventarisatie van veiligheidsrisico's kun je aan het volgende denken:

• Overlast (brand, overstromingen) door mankementen aan de eigen installaties van een kerkgebouw. Denk aan meterkasten, elektrische bedrading, bliksemafleiders, waterleiding e.d.
• Lokale en regionale (industriële) ongelukken (brand, smog-alarm, ongelukken met kerncentrales)
• Natuurgeweld  (overstromingen, storm, aardbeving e.d.)
• Inbraak, vernieling (aan kerkgebouw of bezittingen van de gemeente en gemeenteleden)
• Verstoring door verwarde personen, baldadigheid
• Bewuste aanval/aanslag door personen op kerkgebouw, gemeente en voorgangers.
• En als gevolg van het optreden van genoemde zaken: angst, paniek, met als nieuw risico: mensen/kinderen die in het gedrang komen bij het ontruimen van een gebouw of ruimte.
• Onvolkomenheden van/bij het kerkgebouw: brokstenen van een kerktoren die naar beneden vallen, stoeptegels die scheef liggen (struikelgevaar), gevaarlijke afstapjes.

De vraag is uiteraard: Hoe groot is de kans dat deze risico's zich echt voordoen? Want onnodige focus op veiligheidsrisico's leidt juist zelf weer makkelijk tot het gevoel van onveiligheid en veroorzaakt ook makkelijker onnodig paniek.

• Om maar meteen met het heetste hangijzer te beginnen: De kans op aanslagen: bewust gebruik van geweld door personen gericht op een kerkgebouw en haar bezoekers. Dit is een risico waar de landelijke overheid veel toezicht op houdt. Al geruime tijd geldt voor heel Nederland een veiligheidsrisico van nivo 4 (nivo 5 geeft het grootste risico aan.) De NCTV (Nationaal Coordinator Terrorisme en Veiligheid) geeft echter aan dat het risico van een aanslag op een kerk erg klein is. Dus geen paniek. Niettemin is het goed om toch op het ergste voorbereid te zijn. We komen daar later op terug.
• De kans op natuurgeweld. Ook hier is de kans klein, maar niet denkbeeldig. Denk aan het gevaar van aardbevingen in Groningen of een zware storm  in de kuststreek.
• Gifwolken en grote industriële branden kwamen in de afgelopen jaren enkele malen voor. In principe word je dan gewaarschuwd via een NL.alert. Is er net een kerkdienst aan de gang, dan moet je weten wat je het beste kunt doen. Maar ook kan in een kerk zelf brand ontstaan. Door blikseminslag, brandende kaarsen, fouten bij het herstellen van een dak. Dit soort situaties zijn in principe te voorkomen.
• Kans op vandalisme, diefstal, inbraak, insluiping. Dit komt toch geregeld voor. De totale schade zal meevallen, maar de impact op een gemeente kan groot zijn.
• Verwarde personen. De kans hierop is in de ene gemeente groter dan de andere. Het is handig om te weten hoe je het beste met zo'n situatie om kunt gaan.
• Onvolkomenheden van/bij het kerkgebouw: met goed onderhoud kun je onveilige situaties zo veel mogelijk voorkomen. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het is goed om hier aandacht voor te houden.

Contact met CCBB:

Dit is de verdeling van de werkgebieden van de beleidsmedewerkers ondersteuning van de CCBB's:

• Andele Hellema: Flevoland, Overijssel (West), Friesland
• Frans Knuit: Delta
• Gerrit Oosterwijk: Zuid-Holland Noord en Zuid-Holland Zuid
• Hendrik van Essen: Gelderland Zuid, Noord-Holland, Utrecht
• Peter Wildschut: Brabant/Limburg, Gelderland Oost, Gelderland Veluwe
• Theo Trox: Groningen-Drenthe, Overijssel (Oost)

Contact: info@protestantsekerk.nl of (030) 880 1880

Alle gemeenten maken gebruik van FRIS, het Financieel Rapportage en Informatie Systeem van de Protestantse Kerk. De data zijn vastgelegd in de kerkorde (ord. 11-7): de begroting moet 15 december in FRIS staan, de jaarrekening uiterlijk 15 juni. 

Voor meer informatie: https://www.protestantsekerk.nl/thema/fris

Wanneer een gemeente wil gaan beleggen zal er goed nagedacht moeten worden over het te voeren beleggingsbeleid en over de verantwoordelijkheden rondom de beleggingen. Het moet breed gedragen worden en mag niet leiden tot speculatief handelen. Bedenk ook als gemeente waarin u wilt beleggen. Wees voorzichtig met eenzijdig beleggen, bijvoorbeeld alleen in landbouwgrond (stel dat het minder waard wordt, heeft dit invloed op heel het vermogen). 

Daarom dienen de afspraken vastgelegd te worden in een beleggingsstatuut. Het beleggingsstatuut moet door de kerkenraad goedgekeurd te zijn. Risicovolle en speculatieve beleggingen dienen vermeden te worden.

Voor vragen over de werking van FRIS kan contact opgenomen worden met de FRIS-helpdesk: fris-help@protestantsekerk.nl

De meerjarenraming in FRIS is bedoeld om te ondersteunen bij de ontwikkeling van het beleid voor de gemeente en de diaconie. 

Een meerjarenraming hoeft  niet ingediend te worden bij het CCBB, behalve in een aantal gevallen die vastgelegd zijn in een richtlijn van het GCBB (generale college voor de behandeling van beheerszaken). Zo zal het CCBB bij een aanvraag voor een solvabiliteitsverklaring altijd om een meerjarenraming in FRIS vragen. In andere gevallen, zoals bijvoorbeeld bij aanvragen in verband met investeringen of wanneer er een aanzienlijk risico op financiële problemen is, kan het CCBB ook om een meerjarenraming vragen. 

In een meerjarenraming wordt acht jaar vooruit gekeken. De gegevens van het eerste jaar daarvan kunnen vanuit de meerjarenraming eenvoudig gekopieerd worden naar de begroting voor het volgende jaar, die vervolgens via het normale proces in FRIS afgerond en bij het CCBB (classicale college voor de behandeling van beheerszaken) ingediend kan worden.

Hiermee biedt de meerjarenraming een goed beeld van het langetermijneffect van de beslissingen voor de begroting van het volgende jaar. In plaats van één jaar vooruitkijken wordt acht jaar vooruitgekeken.

Het advies is om de meerjarenraming te gebruiken bij de opstelling van de begroting. 

Voor alle gemeenten en diaconieën zijn nieuwe meerjarenramingen klaargezet in FRIS.

Voordat een meerjarenraming in FRIS gestart kan worden moet er een ‘Indiener’ opgegeven worden in LRP. Dat werkt op dezelfde manier als voor jaarrekeningen en begrotingen. De lokale beheerder van LRP kan de indieners in LRP opgeven.

Hoe de meerjarenraming in FRIS werkt is beschreven in de FRIS-handleiding. 

Geadviseerd wordt dat iedereen die betrokken is bij de opstelling van de meerjarenraming in ieder geval de inleiding leest. Degene met de rol ‘Indiener’ voor de meerjarenraming zou het hele onderwerp in de handleiding moeten lezen, voordat met het invullen van de meerjarenraming in FRIS begonnen wordt.

In 2019 heeft de Protestantse Kerk in Nederland alle rechtspersonen van haar gemeenten (gemeente en diaconie) laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Gemeenten en diaconieën die zich via LRP hebben aangemeld, krijgen van de KvK een bevestiging van inschrijving met - voor elk - een eigen inschrijvingsnummer. Aan dit KvK-nummer is het reeds bestaande RSIN van de gemeente, respectievelijk de diaconie gekoppeld. Mocht u nog geen bevestiging van inschrijving hebben ontvangen, neemt u dan contact op met (030) 880 1880 of info@protestantsekerk.nl

Het KvK-nummer kan gebruikt worden als hiernaar wordt gevraagd door leveranciers, zoals energie- en telecombedrijven. De rijksoverheid gebruikt voor de digitale communicatie met rechtspersonen, zoals gemeenten en diaconie, het systeem van eHerkenning. Dit is te vergelijken met de DigiD voor een natuurlijk persoon. Om eHerkenning te kunnen aanvragen is een KvK-nummer noodzakelijk. Een KvK-nummer is ook nodig als de gemeente of diaconie bijvoorbeeld aandelen of obligaties bezit. Zij hebben daarvoor een LEI-nummer nodig, dat alleen verkrijgbaar is als zij een KvK-nummer hebben.

De meeste gemeenten en diaconieën beschikken inmiddels over een eigen KvK-nummer. Hiermee kan eHerkenning worden aangevraagd tot en met betrouwbaarheidsniveau 2+ (bijvoorbeeld om omgevingsvergunningen aan te vragen of in te loggen op het digitale loket van de (burgerlijke) gemeente). Zie voor meer informatie over eHerkenning en de verschillende betrouwbaarheidsniveaus: https://www.eherkenning.nl/

eHerkenning via KPN
Het is vanaf nu mogelijk om eHerkenning op niveau 3 aan te vragen. U heeft eHerkenning niveau 3 nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de belastingdienst zakelijk. Wanneer in uw gemeente ook het college van diakenen personeel in loondienst heeft en zelf aangifte loonheffing doet is dit nodig. eHerkenning kunt u via verschillende leveranciers aanvragen. Met KPN voert het CIO (overleg van verschillende kerkgenootschappen) overleg over de dienstverlening aan kerken, maar u bent vrij zelf een aanbieder te kiezen. Alle CvK's hebben hierover een schrijven ontvangen. Download hier de presentatie voor verdere toelichting.

eHerkenning is een digitaal hulpmiddel om veilig met de overheid te kunnen communiceren via internet. eHerkenning is nodig als u bepaalde wijzigingen op een internetpagina of -portal met bijvoorbeeld de Belastingdienst, het UWV of de gemeente wil regelen. 

eHerkenning is een digitaal hulpmiddel om veilig met de overheid te kunnen communiceren. 

Om eHerkenning aan te kunnen vragen dient de gemeente of diaconie geregistreerd te staan bij de Kamer van Koophandel. Via de dienstenorganisatie/LRP kunt u deze inschrijving het makkelijkst regelen.

Een gemeente of diaconie heeft eHerkenning nodig om via internet zaken te doen met de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van VOG’s voor werknemers. 

Een gemeente en diaconie kunnen worden geregistreerd (in het handelsregister) bij de Kamer van Koophandel (KvK). Een gemeente en/of diaconie worden dan als rechtspersoon ingeschreven. De bestuurders van religieuze organisaties (kunnen) niet (worden ingeschreven). 

Voor 2019 was het beleid van de Protestantse Kerk in Nederland om gemeenten en diaconieën niet bij de KvK in te schrijven, maar gelet op maatschappelijke ontwikkelingen (zoals eHerkenning) is besloten alsnog alle gemeenten en diaconieën in te (laten) schrijven. 

De inschrijving bij de KvK kan een gemeente of diaconie het beste via de dienstenorganisatie/LRP regelen. Dit om te voorkomen dat er problemen ontstaan met (de nummering van) de ANBI-regeling. Voor inschrijving is bepaalde informatie nodig zoals een bezoekadres. In het gemeentedossier van LRP is daarom onder tabblad Bestuurlijke gegevens hiervoor ruimte gemaakt. De lokaal beheerder en de ledenadministrateur kunnen als bezoekadressen van de colleges van kerkrentmeesters en diaconie één van de in LRP opgenomen kerkgebouwen aanwijzen. De keus is bewust beperkt tot kerkgebouwen, omdat bezoekadressen niet naar natuurlijke personen mogen leiden.

Als een gemeente of een diaconie een onderneming drijft, kan het zijn dat er aanvullende inschrijvingsvereisten in de KvK gelden.