Generale regeling 2 - Ledenregistratie

I. Algemeen

GR 2-1. Begripsomschrijving

1. In deze regeling wordt verstaan onder:
   • registratie: de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming, art. 4;
   • verwerkingsverantwoordelijke: de ambtelijke vergadering die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
   • verwerker: het orgaan van de gemeente of van de kerk dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
   • betrokkene of geregistreerde: degene van wie persoonsgegevens worden c.q. zijn opgenomen in een register.

GR 2-2. De zorg voor de ledenregistratie

1. De verwerkingsverantwoordelijke is:
   • voor het lokale ledenregister: de (algemene) kerkenraad;
   • voor het lokale ledenregister van de huisgemeente die geen deel uitmaakt van een gemeente: de ambtelijke vergadering die de huisgemeente heeft ingesteld;
   • voor het landelijk ledenregister: de generale synode;
   • voor het register van evangelisch-lutherse leden: de evangelisch-lutherse synode.
2. De verwerker is:
   • voor het lokale ledenregister: het college van kerkrentmeesters;
   • voor het lokale ledenregister van de huisgemeente die geen deel uitmaakt van een gemeente: de commissie die is aangewezen door de ambtelijke vergadering die de huisgemeente heeft ingesteld;
   • voor het landelijk ledenregister en voor het register van evangelisch-lutherse leden: het daartoe aangewezen en afgezonderde onderdeel van de dienstenorganisatie van de kerk.
3. Toegang tot de registers hebben uitsluitend zij die ter uitoefening van hun taak daartoe toestemming hebben verkregen van de verwerkingsverantwoordelijke ambtelijke vergadering.
4. De verwerkingsverantwoordelijke ambtelijke vergaderingen dragen er zorg voor dat organisatorische en technische maatregelen worden getroffen ter bescherming van de gegevens tegen:
   • kwaadwilligheid, onachtzaamheid en verkeerd gebruik door de personen die met de bewaring of verwerking zijn belast;
   • verlies of beschadiging, onder meer door brand of water;
   • verlies, beschadiging of ongeoorloofde kennisneming door derden.
   Tevens worden voorzieningen getroffen die waarborgen dat bij verlies of beschadiging van gegevens herstel kan plaatsvinden.
5. Verwerking van de persoonsgegevens, onder meer door koppeling van het register of een deel daarvan met enige andere gegevensverzameling, voor een doel dat niet verenigbaar is met het doel van de registratie als bedoeld in ordinantie 2-3-1 is niet toegestaan.

II. DE LOKALE LEDENREGISTRATIE

GR 2-3. De te registreren c.q. geregistreerde gegevens

1. In het lokale ledenregister worden opgenomen:
   • alle in dit artikel aangegeven burgerlijke gegevens, alsmede
   • alle kerkelijke gegevens, voor zover daarmee de in ordinantie 4-2 voorgeschreven geheimhouding niet wordt geschonden.
2. Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
   • naam en voornamen c.q. voorletters;
   • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
   • geboortedatum en -plaats;
   • geslacht;
   • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
   alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
   • doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
   • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
   • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
   • kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
   • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
   • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
     • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
     • datum van overlijden,
     • datum van vertrek naar het buitenland,
     • datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
     • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
     • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
   • datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
   • de aard van de verbondenheid met de gemeente, onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.
3. Aan de in het vorige lid bedoelde gegevens van de leden van de gemeente worden toegevoegd:
   • gegevens over de samenstelling van het gezin, gezinsverband of andere samenlevingsvorm, met vermelding van de gegevens betreffende de burgerlijke staat en
   • gegevens ten aanzien van de leden van het gezin, gezinsverband of ander samenlevingsverband die geen lid zijn van de kerk, met vermelding - indien van toepassing van de kerkgemeenschap waartoe deze behoren, een en ander tenzij van de zijde van betrokkenen daartegen bezwaar wordt gemaakt.

GR 2-4. De wijze van registratie

1. Het inrichten en bijhouden van de registers vindt plaats met inachtneming van de door of van-wege de generale synode gegeven richtlijnen.
2. De (algemene) kerkenraad doet het lokale ledenregister bijhouden door het college van kerk-rentmeesters, met dien verstande dat dit college bevoegd is de verwerking van de gegevens in de registratie op te dragen aan daartoe door dit college aangewezen kerkelijke functionarissen.

GR 2-5. Verwijdering uit de registers

1. De gegevens van degenen die niet meer voldoen aan de criteria op grond waarvan de registra-tie heeft plaatsgevonden worden zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee jaar nadat de desbetref-fende melding is ontvangen, uit het lokale ledenregister verwijderd.
2. Indien iemand die als lid is ingeschreven in het register van een gemeente tegenover de ker-kenraad of één van zijn leden uitdrukkelijk verklaart, dat betrokkene zichzelf wil onttrekken aan de gemeenschap van de kerk respectievelijk zich daaraan reeds heeft onttrokken respectieve-lijk niet tot de gemeenschap van de kerk behoort, maar niet bereid is een schriftelijke verklaring daaromtrent af te geven, kan de kerkenraad in het uiterste geval het besluit nemen het lidmaat-schap te beëindigen.
   Betrokkene wordt vanwege de generale synode in kennis gesteld van het voornemen tot be-eindiging van het lidmaatschap en wordt in de gelegenheid gesteld kenbaar te maken dat het lidmaatschap moet worden gehandhaafd. Maakt betrokkene dit kenbaar, dan blijft deze beho-ren tot de gemeente - en daarmee tot de kerk - en blijft deze opgenomen in de registers.
3. De verwijdering uit de registers van de gemeente (en mitsdien uit de andere registers) laat on-verlet de aantekening van de feitelijke gegevens die zijn opgenomen in de doopboeken, belij-denisboeken en trouwboeken.

GR 2-6. Rechten van de geregistreerde

1. Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op inzage van alle gegevens die omtrent betrokkene in de registers van de (wijk)gemeente zijn geregistreerd. Een verzoek om inzage van de geregistreerde gegevens dient door de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger ingediend te worden bij de kerkenraad, die de verwerkingsverant-woordelijke is voor het desbetreffende register. Deze kerkenraad dient ervoor zorg te dragen dat aan het verzoek om inzage binnen een maand na ontvangst van het verzoek is voldaan. De wijze van inzage kan bij plaatselijke regeling nader worden geregeld.
2. Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op correctie van onjuistheden in de geregistreerde gegevens. Een verzoek om correctie van de geregistreerde gegevens dient door de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger schriftelijk en ge-motiveerd ingediend te worden bij de kerkenraad, die de verwerkingsverantwoordelijke is voor het desbetreffende register. Deze kerkenraad dient ervoor zorg te dragen dat binnen een periode van drie maanden:
   • aan het verzoek om correctie gevolg wordt gegeven dan wel
   • indien er reden is de gevraagde correctie niet of slechts ten dele aan te brengen, aan degene die het verzoek heeft gedaan schriftelijk en gemotiveerd daaromtrent mededeling wordt gedaan.
3. Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op kennisneming van verstrekking van gegevens die omtrent betrokkene zijn geregistreerd, aan (interkerkelijke) instellingen die als zodanig niet behoren tot of deel uitmaken van de kerk, maar - op verzoek van dan wel met medewerking van kerkelijke lichamen - werkzaamheden verrichten binnen het kader van het doel van de registratie als omschreven in ordinantie 2-3-1.
   De verwerkingsverantwoordelijke voor het desbetreffende register dient ervoor zorg te dragen dat op een verzoek om informatie over verstrekking van gegevens aan derden binnen een maand na ontvangst van het verzoek daaromtrent mededeling wordt gedaan.

III. De landelijke ledenregistratie

GR 2-7. Verstrekking van gegevens

1. Van de gegevens van de registers kan uitsluitend gebruik gemaakt worden overeenkomstig het - in ordinantie 2-3-1 omschreven - doel van de registratie.
2. Van de gegevens van het lokale ledenregister wordt geen gebruik gemaakt dan met voorafgaande toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke voor het desbetreffende register.
3. Verstrekking van gegevens aan (interkerkelijke) instellingen als bedoeld in artikel 6-3, kan alleen plaatsvinden onder de voorwaarde dat van deze gegevens geen ander gebruik wordt gemaakt dan voor de werkzaamheden waarvoor de gegevens zijn verstrekt.
4. Verstrekking van de gegevens van de registers van de gemeente aan derden, anders dan de in artikel 6-3 bedoelde (interkerkelijke) instellingen, is niet toegestaan dan met toestemming van de geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger.

GR 2-8. Het landelijke ledenregister

1. Het landelijke ledenregister bevat persoonsgegevens en gegevens van de (wijk)gemeenten en de kerkelijke indeling.
2. In het landelijke ledenregister worden de gegevens samengevoegd van hen die tot een gemeente van de Protestantse Kerk behoren, zoals deze zijn opgenomen in het desbetreffende lokale register, onder vermelding van de (wijk)gemeente waartoe zij behoren.
3. In het landelijke ledenregister worden de volgende gegevens van de (wijk)gemeenten en de kerkelijke indeling opgenomen:
   • naam (plaatsnaam of combinatie van plaatsnamen, met eventuele toevoeging voor de (wijk)gemeenten van bijzondere aard);
   • soort (protestants, hervormd, gereformeerd of evangelisch-luthers);
   • aard (gemeente al dan niet met wijkgemeenten, huisgemeente, (wijk)gemeente van bijzondere aard, e.a.);
   • adres voor correspondentie met de betreffende (wijk)gemeente;
   • de postcodegebieden die de omvang en de grenzen van de (wijk)gemeente bepalen;
   • indeling bij classis en - voor zover van toepassing - ringverband;
   • administratienummers van de gemeente;
   • SILA-nummer.
4. In het landelijke ledenregister worden eveneens opgenomen de gegevens van:
   • de leden van geassocieerde kerken en gemeenten als bedoeld in ordinantie 14-5, indien dit is overeengekomen;
   • leden van de kerk die naar het buitenland vertrekken en zich niet kunnen aansluiten bij een kerk waarmee de Protestantse Kerk in Nederland een samenwerking als bedoeld in ordinantie 14-3 dan wel een bijzondere betrekking als bedoeld in ordinantie 14-4 onderhoudt, indien deze leden daartoe een verzoek richten tot de kleine synode;
   • leden van de kerk die na opheffing van de gemeente zich nog niet hebben aangesloten bij een andere gemeente dan wel zich als gastlid aansluiten bij een gemeente van een ander kerkgenootschap.
5. De gegevens van leden van de kerk die naar het buitenland vertrekken kunnen - vanuit de landelijke ledenregistratie - worden toegezonden aan een door of vanwege de generale synode aangewezen instantie in het land van vestiging.

GR 2-9. Uitwisseling gegevens

1. De gemeenten zijn gehouden om geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand, alle mutaties die haar ter kennis komen, op de gegevens die in de lokale ledenregisters zijn opgenomen, ten behoeve van het landelijke ledenregister aan de generale synode ter beschikking te stellen, zulks met inachtneming van de door de generale synode gegeven richtlijnen.
2. De gemeenten ontvangen geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand, een opgave van de mutaties, die in het landelijke ledenregister zijn aangebracht en gegevens betreffen die in de lokale ledenregisters van de desbetreffende gemeenten zijn opgenomen.
3. De gemeenten kunnen - naast de in het vorige lid bedoelde maandelijks te ontvangen mutaties - op verzoek gebruik maken van de dienstverlening van de verwerker van het landelijke ledenregister voor het opzetten en onderhouden van lokale registers dan wel ten behoeve van het gebruik van de gegevens van deze registers.
4. Indien de dienstverlening als bedoeld in lid 3 een continu karakter heeft, wordt daartoe tussen de desbetreffende gemeente en de verwerker van het landelijke ledenregister als bedoeld in artikel 2-2, een overeenkomst opgesteld.
5. De in lid 3 bedoelde dienstverlening vindt plaats voor rekening van de desbetreffende gemeente, tegen tarieven die de kosten van deze dienstverlening dekken, welke tarieven jaarlijks door of vanwege de generale synode worden vastgesteld.

GR 2-10. Verhuizing en overschrijving

1. De gegevens van geregistreerden die opgenomen zijn in het landelijke ledenregister ingeschreven zijn in de (wijk)gemeente binnen het gebied waarvan zij woonachtig zijn, en verhuizen naar het gebied van een andere (wijk)gemeente worden vanuit het landelijke ledenregister toegezonden aan de gemeente in de plaats van vestiging.
2. Indien er in de plaats van vestiging meer dan één gemeente is vindt inschrijving plaats met inachtneming van het hierna bepaalde:
   • Zij die ingeschreven waren in het register van een protestantse gemeente, worden ingeschreven in het ledenregister van de protestantse gemeente in de plaats van vestiging.
   • Zij die ingeschreven waren in het ledenregister van een hervormde gemeente respectievelijk een gereformeerde kerk, worden ingeschreven in het ledenregister van de hervormde gemeente respectievelijk de gereformeerde kerk in de plaats van vestiging. Is in de plaats van vestiging geen hervormde gemeente respectievelijk gereformeerde kerk, dan vindt de inschrijving plaats in het ledenregister van de protestantse gemeente in de plaats van vestiging.
   • Zij die ingeschreven zijn in het register van de evangelisch-lutherse leden als bedoeld in artikel 12, worden ingeschreven in het register van de evangelisch-lutherse gemeente in de plaats van vestiging dan wel van de protestantse gemeente die door vereniging met een evangelisch-lutherse gemeente is ontstaan.
   • Indien op grond van bovenstaande regels geen eenduidige inschrijving mogelijk is, ontvangen betrokkenen bericht vanwege de generale synode dat zij zullen worden ingeschreven in het ledenregister van de daartoe - volgens een door het moderamen van de classicale vergadering te maken regeling - aangewezen gemeente in de plaats van vestiging, onder vermelding van de andere tot de kerk behorende gemeenten ter plaatse. Indien betrokkenen binnen een maand geen voorkeur kenbaar maken, worden zij ingeschreven in de door het breed moderamen van de classicale vergadering aangewezen gemeente.
3. Bij overgang naar een andere gemeente als bedoeld in ord. 2-3-2 en 3 worden de gegevens van betrokkene vanuit het landelijke ledenregister toegezonden aan de gekozen gemeente.

GR 2-11. De uitvoering van de landelijke ledenregistratie

1. De generale synode doet het landelijke ledenregister onderhouden door een daartoe aangewezen en afgezonderde afdeling van de dienstenorganisatie van de kerk, die te dien aanzien zelfstandig fungeert en verantwoordelijk is voor een juiste uitvoering en die als verwerker fungeert.
2. De dienstenorganisatie draagt zorg voor het ter beschikking stellen van de benodigde gegevens aan het koppelcentrum van de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie en ontvangt een opgave van de in het koppelcentrum van deze stichting betreffende de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten aangebrachte mutaties.
3. De in lid 1 genoemde afdeling van de dienstenorganisatie is verantwoordelijk voor de bediening, de controle op de goede werking en het onderhoud van de programmatuur en van de apparaten, die deze onder zich heeft en waarmee de landelijke ledenregistratie plaatsvindt.

IV. De registratie van evangelisch-lutherse leden

GR 2-12. Het register van evangelisch-lutherse leden

1. In het register van de evangelisch-lutherse leden van de kerk worden opgenomen de burgerlijke en kerkelijke gegevens als bedoeld in artikel 3 van deze generale regeling
   • van hen die als lid zijn ingeschreven in het register van een evangelisch-lutherse gemeente en
   • van hen die als lid in het register van een andere tot de kerk behorende gemeente zijn ingeschreven
   en - op een daartoe strekkend verzoek - zijn ingeschreven door de evangelisch-lutherse synode, een en ander met vermelding van de gegevens van de betrokken gemeenten.
2. De evangelisch-lutherse synode doet het register van evangelisch-lutherse leden onderhouden door de in artikel 11-1 genoemde afdeling van de dienstenorganisatie van de kerk.
3. Het in artikel 6 bepaalde met betrekking tot de rechten van de geregistreerde is — voor zover niet uitsluitend van toepassing op de registers van de gemeenten en de taak van de kerkenraad die de verwerkingsverantwoordelijke is voor deze registers - van overeenkomstige toepassing op het register van evangelisch-lutherse leden.