Generale regeling 8 - Dienstenorganisatie | Protestantse Kerk in Nederland

GR 8-1. Dienstenorganisatie

1. Ten behoeve van de arbeid van de kerk onderhoudt de generale synode een dienstenorganisatie. Deze dienstenorganisatie is een kerkelijke instelling als bedoeld in ordinantie 11-24 en bezit - als zelfstandig onderdeel van de kerk - rechtspersoonlijkheid.

2. De dienstenorganisatie wordt bestuurd door een bestuur als bedoeld in artikel 3 van deze regeling.

GR 8-2. Taak dienstenorganisatie

1. De dienstenorganisatie heeft tot taak het ondersteunen van het werk van kerk en gemeenten. De ondersteuning betreft:

a. de dienstverlening ten behoeve van de opbouw van de gemeenten;
b. de advisering van de generale synode inzake de plaats en functie van predikanten en kerkelijk werkers met het oog op een optimale vervulling van het ambt en de bediening;
c. de advisering over de wijziging en vaststelling van generale regeling 4;
d. de zorg voor de opleiding en begeleiding van predikanten en kerkelijke werkers voor zover niet aan anderen toevertrouwd;
e. de theologische arbeid van de kerk;
f. de missionaire, diaconale en oecumenische opdracht van de kerk;
g. het werk van en ten behoeve van de generale synode, de evangelisch-lutherse synode en de classicale vergaderingen en haar organen van bijstand en colleges.

2. De dienstenorganisatie heeft met het oog op de in lid 1 genoemde taken mede de opdracht zorg te dragen voor de fondsenwerving binnen en buiten de kerk.

GR 8-3. Bestuur

1. Het bestuur van de dienstenorganisatie bestaat uit zes leden.

2. De leden van het bestuur worden benoemd door de generale synode, met dien verstande dat:
a. de scriba van de generale synode en één door de generale synode aangewezen ander lid van het moderamen van de generale synode tot lid van het bestuur van de dienstenorganisatie worden benoemd;
b. de overige vier leden van het bestuur, op aanbeveling van het bestuur en gehoord het moderamen van de generale synode, worden benoemd uit de leden van de kerk.

3. De leden van het bestuur als bedoeld in lid 2 sub a worden benoemd voor de duur van hun zittingstijd in het moderamen van de generale synode. De leden van het bestuur als bedoeld in lid 2 sub b worden benoemd voor een periode van vier jaar; zij kunnen éénmaal voor een aansluitende periode worden herbenoemd en voor hen wordt een rooster van aftreden opgesteld.

4. De bestuursleden zijn geen partner dan wel bloed- of aanverwant tot en met de derde graad van elkaar.

5. Het is niet mogelijk tegelijk lid te zijn van het bestuur van de dienstenorganisatie en:
- van - voor wat betreft de leden van het bestuur als bedoeld in lid 2 sub b - de generale synode of van de evangelisch-lutherse synode;
- van de generale raad van advies als bedoeld in ordinantie 4-27-3, van de raad van advies voor het gereformeerd belijden als bedoeld in ordinantie 4-27-4, van de raad van toezicht voor de Protestantse Theologische Universiteit of het college van bestuur als bedoeld in ordinantie 13;
- op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaam te zijn ten behoeve van een meerdere ambtelijke vergadering of een orgaan van bijstand van zulk een vergadering;
- als lid van een werk- of beraadsgroep als bedoeld in artikel 11-4 van deze generale regeling betrokken te zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden van de dienstenorganisatie.

6. De generale synode wijst, gehoord het bestuur, de voorzitter en secretaris van het bestuur aan.

7. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt tussentijds door:
a. het niet langer voldoen aan de eisen als bedoeld in lid 2 sub a die aan dit lidmaatschap zijn gesteld;
b. schriftelijke opzegging door het bestuurslid;
c. verlies door een bestuurslid van het vrije beheer over zijn/haar vermogen door onder curatele stelling als bedoeld in artikel 1:378 Burgerlijk Wetboek dan wel onder bewind stelling als bedoeld in artikel 1:409 Burgerlijk Wetboek;
d. ontslag door de generale synode, gehoord het bestuur.

8. Het bestuur heeft het recht een bestuurslid te schorsen en voor ontslag door de generale synode voor te dragen, wanneer deze handelingen verricht in strijd met deze generale regeling of met het algemene belang van de dienstenorganisatie. De schorsing wordt beëindigd indien de generale synode in haar eerstvolgende vergadering niet overgaat tot ontslag van het bestuurslid.

9. Leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de kosten door hen in de uitoefening van hun bestuursfunctie gemaakt.

GR 8-4. Taken van het bestuur

1. Het bestuur van de dienstenorganisatie is een orgaan van bijstand als bedoeld in ordinantie 4-27.

2. Het bestuur heeft tot taak:
a. het besturen van de dienstenorganisatie met inachtneming van het door de generale synode vastgestelde beleidsplan voor de dienstenorganisatie en de door de kleine synode vastgestelde begroting;
b. het (doen) voorbereiden van het door de generale synode vast te stellen beleid, met name ter zake van de in artikel 2 genoemde taken van de dienstenorganisatie;
c. het (doen) uitvoeren van dit beleid en het toezien daarop;
d. het zorgdragen voor de arbeidsrechtelijke aangelegenheden van hen die werkzaam zijn krachtens een arbeidsovereenkomst met de kerk;
e. het fungeren als opdrachtgever van hen die werkzaam zijn bij de dienstenorganisatie;
f. de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de dienstenorganisatie;
g. het (doen) zorgdragen voor de uitvoering van kerkordelijke regelingen voor zover dit door de generale synode aan het bestuur is opgedragen.

3. Het bestuur heeft mede tot taak:
- het in opdracht van de generale synode beheren van het vermogen van de Protestantse Kerk in Nederland met inachtneming van het bepaalde in de kerkordelijke regelingen en de door de generale synode vastgestelde instructie.
- Het in dit lid bepaalde is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van het vermogen van de evangelisch-lutherse synode.

GR 8-5. Werkwijze van het bestuur

1. Het bestuur vergadert ten minste zes maal per jaar en voorts zo dikwijls het bestuur dit nodig oordeelt.

2. De vergaderingen worden door of in opdracht van de voorzitter bijeengeroepen, met inachtneming van een termijn van ten minste tien dagen. In spoedeisende gevallen kan deze termijn door de voorzitter worden bekort.

3. Bij de oproeping ter vergadering wordt de agenda vermeld.

4. Elk bestuurslid kan voorstellen doen, welke mits tijdig ingediend, door de voorzitter op de agenda worden geplaatst. Ook bij de aanvang van de vergadering kunnen onderwerpen met een spoedeisend karakter aan de agenda worden toegevoegd, mits alle aanwezigen hiermede instemmen.

5. De voorzitter leidt de vergaderingen; bij afwezigheid wordt deze vervangen door één van de leden.

6. De vergaderingen van het bestuur zijn besloten. Het bestuur kan anderen dan bestuursleden tot de vergadering toelaten; de algemeen directeur woont als adviseur de vergaderingen van het bestuur bij, tenzij het bestuur anders besluit.

7. Bestuursleden houden geheim alles wat hen in de uitoefening van hun functie vertrouwelijk ter kennis is gekomen.

8. Het bestuur waakt tegen verstrengeling van belangen tussen die van de dienstenorganisatie en die van bestuursleden en/of medewerkers. Bij strijdigheid van belangen dienen betrokken bestuurders zich van besluitvorming te onthouden.

GR 8-6. Besluitvorming door het bestuur

1. De voorzitter en de overige leden zijn stemgerechtigd en nemen deel aan de besluitvorming. Ieder bestuurslid brengt één stem uit.

2. In de vergadering van het bestuur kunnen slechts besluiten worden genomen, indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

3. Indien van het bestuur niet meer dan de helft van de leden aanwezig is, kan ten aanzien van een voor die vergadering geagendeerd voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is.

4. Besluiten van het bestuur worden genomen met inachtneming van de eisen van zorgvuldigheid.

5. Besluiten van het bestuur worden genomen met de meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.

6. Besluitvorming over onderwerpen met een spoedeisend karakter als bedoeld in artikel 5-4 kan slechts geschieden met een meerderheid van ten minste drie stemmen.

7. Stemming over zaken geschiedt mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één van de bestuursleden zulks verlangt. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen.

8. Stemming over personen geschiedt schriftelijk bij ongetekende, gesloten briefjes. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen.

9. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij de voorzitter of een van de andere bestuursleden hoofdelijke stemming verlangt.

10. Zolang in een bestuursvergadering alle bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen, mits met algemene stemmen, omtrent alle aan de orde komende onderwerpen, ook al heeft de oproeping niet op de voorgeschreven wijze plaatsgevonden of is enig ander voorschrift omtrent het oproepen en houden van vergaderingen of een daarmee verband houdende formaliteit niet in acht genomen.

GR 8-7. Bestuursbevoegdheid en vertegenwoordiging

1. Het bestuur is belast met het besturen van de dienstenorganisatie en is in dat kader – met inachtneming van het bepaalde in de ordinanties en generale regelingen – bevoegd tot besluiten over:

a. structuur en organisatorische inrichting van de dienstenorganisatie;
b. uitgaven in het kader van de goedgekeurde begroting.

Een en ander met inachtneming van het goedgekeurde beleidsplan voor de dienstenorganisatie.

2. Het bestuur is alleen na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de kleine synode bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de dienstenorganisatie zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt.

3. De dienstenorganisatie wordt vertegenwoordigd door de voorzitter en secretaris van het bestuur tezamen, dan wel door plaatsvervangers van dezen die door het bestuur uit zijn midden worden aangewezen.

4. Het bestuur kan schriftelijk volmacht verlenen aan de algemeen directeur en/of aan derden, om de dienstenorganisatie – binnen de grenzen van die volmacht – te vertegenwoordigen. Van de verleende volmachten wordt een registratie aangehouden.

GR 8-8. Algemeen directeur

1. De algemeen directeur wordt benoemd door de generale synode op gezamenlijke voordracht van het bestuur van de dienstenorganisatie en het moderamen van de generale synode.

2. De algemeen directeur is belast met de beleidsmatige voorbereiding en uitvoering van bestuursbesluiten, alsmede met de dagelijkse leiding en organisatie van de dienstenorganisatie, zoals nader geregeld in het door het bestuur vastgestelde directiestatuut. In dit directiestatuut wordt tevens aangegeven welke bestuursbevoegdheden aan de algemeen directeur zijn gemandateerd.

GR 8-9. Besturenoverleg

1. Het moderamen van de generale synode en het bestuur van de dienstenorganisatie gezamenlijk dragen er zorg voor dat er ten minste twee maal per jaar een overleg plaatsvindt tussen een delegatie van moderamen en bestuur en een vertegenwoordiging van de classicale vergaderingen ter bespreking van aangelegenheden die hen gemeenschappelijk raken.

2. Het besturenoverleg als bedoeld in lid 1 heeft tot taak het bevorderen van de afstemming van het beleid op classicaal en landelijk niveau.

3. Het besturenoverleg wordt gevormd door:
- de voorzitter en een ander daartoe aangewezen lid van het moderamen van de generale synode;
- de voorzitter en twee andere leden van het bestuur van de dienstenorganisatie, die daartoe door dit bestuur zijn aangewezen;
- een lid van elk van de classicale vergaderingen, daartoe aangewezen door het desbetreffende breed moderamen van de classicale vergadering.
De algemeen directeur neemt als adviseur deel aan het besturenoverleg.

GR 8-10. Beleidsplanning

1. De voorbereiding van het door de generale synode vast te stellen beleidsplan voor de dienstenorganisatie geschiedt door of vanwege het moderamen van de generale synode en het bestuur van de dienstenorganisatie, die dit gezamenlijk indienen ter behandeling bij de generale synode.

2. De uitvoering van het beleidsplan wordt jaarlijks geëvalueerd door het moderamen van de generale synode en bestuur gezamenlijk. Op basis van deze evaluatie, waarover door moderamen en bestuur aan de generale synode wordt gerapporteerd, kan besloten worden een voorstel tot bijstelling van het beleidsplan aan de generale synode voor te leggen.

GR 8-11. Uitvoering: programma’s en programma-overlegvergaderingen

1. Bij de uitvoering van taken in de dienstenorganisatie kan gebruik worden gemaakt van werkgroepen. Deze werkgroepen bestaan uit deskundige leden van de kerk en interne deskundigen (medewerkers van de dienstenorganisatie); het bepaalde in lid 8 is daarbij van overeenkomstige toepassing.

2. Bij de uitvoering van taken in de dienstenorganisatie kan gebruik worden gemaakt van beraadsgroepen. Deze groepen hebben tot taak inzichten op een bepaald beleidsterrein te ontwikkelen en te verwoorden ten behoeve van de uitvoering van taken op dat betreffende beleidsterrein.

3. Instelling en opheffing van werkgroepen en beraadsgroepen geschiedt door of vanwege het bestuur van de dienstenorganisatie.

4. De leden van de werk- en beraadsgroepen worden benoemd door de algemeen directeur, gehoord de voorzitter van de desbetreffende werk- of beraadsgroep en het hoofd van de betrokken afdeling.

GR 8-12. Begroting en financiering

1. Het bestuur stelt - met inachtneming van het bepaalde in ordinantie 11-17 tot en met 19 - jaarlijks voor 15 november een ontwerpbegroting op voor het komende kalenderjaar, die aan de kleine synode wordt voorgelegd.

2. Voordat de begroting aan de kleine synode wordt voorgelegd, pleegt het bestuur overleg in het kader van het besturenoverleg als bedoeld in artikel 9 over de op te stellen begroting van het komende jaar.

3. De begroting wordt vastgesteld door de kleine synode.

4. De kerk staat - met inachtneming van het bepaalde in ordinantie 11-17 tot en met 19 en in deze generale regeling - garant voor de financiering van de dienstenorganisatie.

GR 8-13. Jaarstukken

1. Jaarlijks voor 1 mei legt het bestuur van de dienstenorganisatie de ontwerprekening over het laatstverlopen kalenderjaar voor aan de kleine synode. In deze ontwerprekening worden de kosten van de diverse projecten als bedoeld in artikel 11 inzichtelijk gemaakt.

2. De rekening wordt - na controle door een door de kleine synode aan te wijzen certificerend accountant - vastgesteld door de kleine synode, hetgeen strekt tot decharge van het bestuur ter zake van het door hem gevoerde beheer, tenzij de kleine synode een voorbehoud maakt.

GR 8-14. Verslag van werkzaamheden

1. Het bestuur van de dienstenorganisatie stelt jaarlijks voor 1 mei een verslag op van zijn werkzaamheden, het gevoerde beleid in zijn algemeenheid en zijn werkwijze in het bijzonder, waarbij tevens aandacht wordt besteed aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Dit verslag wordt ter goedkeuring toegezonden aan de generale synode.

GR 8-15. Klachtenprocedure

1. Het bestuur stelt een regeling voor de behandeling van klachten vast. In deze regeling wordt aangegeven op welke wijze donateurs aan de projecten als bedoeld in artikel 11 hun klachten kenbaar kunnen maken en hoe deze worden behandeld.

2. Deze klachtenregeling laat onverlet de mogelijkheid voor een kerkelijk lichaam of een persoon als bedoeld in ordinantie 12-3-1 om een beroep te doen op de regeling inzake de behandeling van bezwaren en geschillen, een en ander met inachtneming van het bepaalde in genoemde ordinantie.