Het archief van een gemeente bevat vergaderstukken, correspondentie, jaarverslagen, financiële stukken, kerkbladen en foto's, en daarnaast het doopboek, het belijdenisboek en het trouwboek. Deze pagina beschrijft wie voor die archieven verantwoordelijk is, wat er bewaard moet worden en hoe lang, wanneer stukken openbaar mogen worden en hoe een archief wordt overgebracht naar een archiefdienst.
De onderwerpen op deze pagina:
- Waarom archiveren in de kerk belangrijk is
- Wie verantwoordelijk is voor het kerkelijk archief
- Wat er in het kerkelijk archief thuishoort
- De drie fasen van archivering
- Papieren archief bewaren
- Digitaal archiveren
- Doopboek, belijdenisboek en trouwboek
- Een doopbewijs aanvragen of afgeven
- Privacy en het kerkelijk archief
- Bewaartermijnen en openbaarheidstermijnen
- Model archiefbeheer: mappenstructuur en termijnen
- Het archief overbrengen naar een archiefdienst
- Geldt de Archiefwet voor kerkelijke archieven?
- Het archief van de landelijke kerk tot 2004
Waarom archiveren in de kerk belangrijk is
Het archief is het geheugen van de gemeente. Wie is wanneer gedoopt, welke afspraak is destijds gemaakt over dat stuk grond, hoe is een besluit tot stand gekomen: zonder archief zijn die vragen na een paar ambtstermijnen niet meer te beantwoorden.
Archiveren dient drie doelen die elkaar aanvullen. Het centraliseert informatie die tijdens een ambtstermijn verspreid raakt over verschillende ambtsdragers, zodat hun opvolgers ermee verder kunnen. Het maakt verantwoording mogelijk richting subsidieverstrekkers, de Belastingdienst en gemeenteleden, en het levert het bewijs bij afspraken over personen of gebouwen die tientallen jaren doorlopen. En het bewaart geschiedenis: kerkelijke archiefstukken zijn bronnen voor de geschiedschrijving van de eigen gemeente, en ook voor de sociale en culturele geschiedenis van de plaats en de streek.
Wie verantwoordelijk is voor het kerkelijk archief
Het college van kerkrentmeesters beheert de archieven van de gemeente (ordinantie 11-2-7). Dat betreft niet alleen het archief van het college zelf, maar ook dat van de kerkenraad, het college van diakenen en de commissies en werkgroepen van de kerkenraad. Hetzelfde artikel geeft het college de taak om de registers van de gemeente, het doopboek, het belijdenisboek en, als dat er is, het trouwboek bij te houden.
De kerkenraad legt in zijn regeling voor de wijze van werken vast hoe het beheer van zijn eigen archief geregeld is (ordinantie 4-8-7). In de praktijk berust het lopende archief van de kerkenraad vaak bij de scriba, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van het college van kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente als geheel.
Archief en documenten blijven eigendom van de gemeente. Dat geldt ook voor stukken die bij een ambtsdrager thuis liggen of op een persoonlijke computer staan. Alleen de kerkenraad of het college van kerkrentmeesters beslist over overdracht of vernietiging.
Het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB) ziet toe op het beheer van de archieven (ordinantie 11-21-2).
Ouderling-kerkrentmeester met archief in portefeuille
Het ligt voor de hand dat één kerkrentmeester het archief in portefeuille heeft. Die rol is vooral organiserend: afspraken maken over wie wat opslaat, de colleges en commissies aansporen hun werkarchief over te dragen, en het contact onderhouden met de archiefdienst. Ordinantie 3-10-2 noemt het bijhouden van het lokale ledenregister en van het doopboek, het belijdenisboek en het trouwboek als taak van de ouderlingen-kerkrentmeester. De Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer werkt de rol verder uit in het hoofdstuk over archief uit de handleiding voor kerkrentmeesters.
Wat er in het kerkelijk archief thuishoort
Tot het archief van een gemeente horen de vergaderstukken en notulen van de kerkenraad, het college van kerkrentmeesters, het college van diakenen en de commissies, de correspondentie, de jaarverslagen, de beleidsplannen, de begrotingen en jaarrekeningen, de personeelsdossiers en de stukken over gebouwen, grondgebied en overige eigendommen. Daarnaast horen het doopboek, het belijdenisboek, het trouwboek en de ledenregisters tot het kerkelijk archief.
Het model archiefbeheer verderop op deze pagina geeft per categorie aan wat bewaard wordt, tot welke fase, hoe lang en vanaf wanneer stukken openbaar worden. Het model is een handreiking: de kerkelijke instantie blijft zelf verantwoordelijk voor de indeling, de termijnen en al het overige, en mag ervan afwijken. Categorieën die ontbreken, kunnen worden toegevoegd.
De drie fasen van archivering
Documenten doorlopen drie fasen, en per fase verandert wie het beheert en hoe toegankelijk het is. Wie de overgang tussen die fasen vooraf regelt, voorkomt dat het archief later alsnog gereconstrueerd moet worden uit mailboxen en privécomputers.
Fase 1: het werkarchief
De fase waarin documenten nog bij de colleges, ambtsdragers, vrijwilligers en bureaus liggen. Denk aan vergaderstukken van het lopende jaar. Dossiers die nog actueel zijn, blijven in het werkarchief zolang zij actueel zijn.
Maak voor deze fase de volgende afspraken:
- Spreek af wie per college, commissie of taakgroep in elk geval alle documenten opslaat.
- Leg vast wie toegang krijgt tot welke documenten en waar die worden opgeslagen. Zo kan de afspraak zijn dat ieder commissielid de agenda en bijbehorende stukken per mail ontvangt, terwijl de secretaris één archief bijhoudt dat ook voor de andere leden toegankelijk is. Dat voorkomt dat er meerdere dossiers naast elkaar ontstaan.
- Spreek af welke documenten daartoe bevoegden na een bepaalde periode zelf mogen verwijderen, en welke documenten aan het einde van die periode naar het semi-statische archief gaan.
- Schoon elk jaar, of elke twee tot drie jaar, het werkarchief van het voorgaande jaar op dubbelen en concepten.
Voorkom zo veel mogelijk dat mailboxen het archief vormen. Wie in deze fase al de mappenstructuur uit het model aanhoudt, heeft bij de overgang naar de volgende fase veel minder werk.
Fase 2: het semi-statische archief
De fase waarin het archief geschoond en meer gecentraliseerd is, bijvoorbeeld in één archief van de gemeente of per college. Dit archief gaat over de laatste jaren en is makkelijk in te zien. Conceptdocumenten en onbelangrijke correspondentie zijn verwijderd en het geheel heeft een duidelijke structuur.
Alle vrijwilligers, ambtsdragers, colleges en commissies schonen hun werkarchief aan de hand van het model, beschrijven het en dragen het over. Het ligt voor de hand dat het college van kerkrentmeesters het semi-statische archief beheert en zorgt dat het toegankelijk is voor de ambts- en taakdragers die toegang moeten krijgen.
Fase 3: het statische archief
In de statische fase wordt het archief nog slechts incidenteel geraadpleegd en zijn de voor vernietiging in aanmerking komende stukken verwijderd. Het archief heeft op één plaats zijn definitieve vorm, vaak bij een archiefdienst in de regio.
De gemeente bepaalt zelf wanneer dit moment is aangebroken, maar in ieder geval niet voordat de fiscale bewaartermijn van 7 jaar is verstreken. De gebruikelijke termijn is 10 jaar. Voor digitaal archief is 10 jaar ook het advies, vanwege de beperkte houdbaarheid van gegevensdragers en archiefsystemen.
Papieren archief bewaren
Papier gaat eeuwen mee, mits het onder de juiste omstandigheden ligt en er geen metaal, plastic of plakband bij zit.
Bewaar archiefstukken in een verwarmde, droge ruimte met een relatieve vochtigheid tussen 30 en 55% en een constante temperatuur tussen 16 en 20 graden Celsius. Verpak de stukken in mappen of omslagen, tegen stof en licht.
Enkele praktische regels:
- Kies papier dat voldoet aan NEN-norm 2728. Vraag bij aankoop bij de kantoorboekhandel of het papier volgens die norm is goedgekeurd.
- Bewaar stukken niet langer dan nodig in ordners. Roestvorming aan de beugel, uitzakken van de stukken en zuurvorming door het materiaal veroorzaken schade. Zuurvrije mappen, omslagen en dozen zijn in de handel verkrijgbaar en schelen werk bij een latere herverpakking.
- Verwijder nietjes, snelhechters en paperclips voordat stukken worden opgeborgen. Gebruik ook geen kunststof paperclips of klemmen, en geen plastic mappen of hoezen: die bevatten weekmakers of vormen zuren.
- Repareer scheuren niet met huishoudplakband. Dat is zwaar zuurhoudend en laat binnen afzienbare tijd bruine sporen na. Voor archieven is zuurvrije tape verkrijgbaar.
Begin niet zelf aan restauratie en conservering. De lokale of regionale archiefdienst kan doorverwijzen naar een gekwalificeerd restauratieatelier, en kan ook adviseren over goedgekeurd opbergmateriaal.
Digitaal archiveren
Een mappenstructuur met pdf's is geen digitaal archief. Zonder metadata is zo'n structuur onvoldoende voor langdurige bewaring, en archiefbewaarplaatsen nemen digitaal archief dat daar niet aan voldoet niet op.
Digitale opslag vraagt extra aandacht omdat gegevensdragers en bestandsformaten snel verouderen. Wie kiest voor digitaal archiveren, neemt daarom het beste al bij de vorming van het archief contact op met een archiefdienst, die kan informeren over de technologische en metadata-eisen die zij stelt.
Twee bronnen helpen bij de inrichting. Het Handboek kerkelijk informatiebeheer van de Stichting Kerkelijk Informatiebeheer is een digitale kennisbank met vragen en antwoorden over papieren en digitale archivering, toegespitst op kerkelijke gemeenten; de stichting bemiddelt ook naar archiefconsulenten. Het Nationaal Archief biedt algemene handleidingen over duurzaam en digitaal archiveren, waaronder 'Eerste hulp bij digitaal archiveren voor particulieren'.
Welke vorm de gemeente ook kiest, papier of digitaal, in eigen beheer of uitbesteed: zorg dat er binnen het archief een kenbare structuur met eventuele metadata is aangebracht die ook de integriteit van het archief veiligstelt.
Doopboek, belijdenisboek en trouwboek
De kerkorde schrijft voor dat bepaalde feiten uit het leven van gemeenteleden worden vastgelegd:
- de doop in het doopboek, verplicht op grond van ordinantie 6-4-1;
- de openbare geloofsbelijdenis in het belijdenisboek, verplicht op grond van ordinantie 9-5-8;
- de inzegening van een huwelijk in het trouwboek, facultatief op grond van ordinantie 5-3-7.
De kerkenraad draagt er zorg voor dat de namen worden ingeschreven; het college van kerkrentmeesters houdt de boeken bij en bewaart ze (ordinantie 11-2-7 en 3-10-2).
Deze boeken zijn geen ledenregistratie, maar registratie van feiten. Dat iemand gedoopt is, staat ook in het ledenregister, maar wie niet langer in de registers voorkomt, bijvoorbeeld na vertrek naar het buitenland, is alleen via het doopboek nog te vinden. Het feit dat iemand gedoopt is, belijdenis heeft gedaan of kerkelijk is getrouwd, is bovendien niet ongedaan te maken. Daarom worden deze boeken onbeperkt bewaard.
Een doop-, belijdenis- of trouwboek gaat pas mee naar het statische archief wanneer het is afgesloten. Vanaf dat moment geldt dezelfde route als voor het overige archief, met de openbaarheidstermijnen die de kerkenraad bij de overdracht meegeeft.
Waarom een fysiek boek aan te bevelen is
Een papieren doop-, belijdenis- of trouwboek dat chronologisch wordt bijgehouden, is geen bestand in de zin van de privacywetgeving, omdat het niet systematisch doorzoekbaar is. De AVG blijft dan buiten toepassing. Daarnaast blijven de gegevens in een fysiek boek goed bewaard, terwijl over de houdbaarheid van digitale bestanden op deze termijn nog te veel onzeker is. De kerkelijke status van een lid wordt daarnaast bijgehouden in de ledenregistratie.
Begraafboek
De kerkorde verplicht niet tot het bijhouden van een begraafboek. Een gemeente die er wel een bijhoudt, bepaalt zelf wat zij registreert. Op overleden personen is de AVG niet van toepassing.
Een gemeente met een eigen begraafplaats houdt daarnaast de wettelijk voorgeschreven administratie bij. Die administratie kan niet zonder meer openbaar worden gemaakt. Het ligplaatsenregister is wel een openbaar register (artikel 27, tweede lid, Wet op de lijkbezorging).
Een doopbewijs aanvragen of afgeven
De kerkenraad geeft bij de doop een verklaring af dat de doop bediend is, en kan later op verzoek een afschrift daarvan verstrekken (ordinantie 6-4-2 en 6-4-3). Zo'n afschrift wordt vaak een doopbewijs genoemd. Het wordt bijvoorbeeld gevraagd bij een huwelijk in een andere kerk, bij toelating tot een sacrament elders of voor een genealogisch onderzoek in de eigen familie.
Een afschrift wordt alleen afgegeven voor doeleinden waarvan is aangetoond dat zij niet strijdig zijn met het belijden van de kerk. Wie een doopbewijs nodig heeft, vraagt dat aan bij de kerkenraad of het kerkelijk bureau van de gemeente waar de doop is bediend. Is dat archief inmiddels overgebracht naar een archiefdienst, dan verloopt de aanvraag via die dienst, binnen de openbaarheidstermijn die de kerkenraad heeft meegegeven.
Voor gegevens van personen die nog in leven zijn, geldt dat alleen de betrokkene zelf, of in het geval van een kind de ouders, een afschrift kan krijgen. Aan derden worden deze gegevens niet verstrekt.
Privacy en het kerkelijk archief
De AVG geldt ook voor persoonsgegevens in archieven, maar alleen voor gegevens van levende personen. Op overleden personen is de privacywetgeving niet van toepassing. De AVG verbiedt het hebben van archieven niet.
Gegevens waaruit de godsdienst van iemand kan worden afgeleid, zijn bijzondere persoonsgegevens. De AVG verbiedt het openbaar maken van zulke gegevens buiten de kerk, tenzij de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven. Binnen de eigen kerkelijke gemeenschap mag de kerk deze gegevens wel verwerken, op grond van de uitzondering voor kerkgenootschappen in artikel 9, tweede lid, onder d, van de AVG.
Voor het archief betekent dat het volgende:
- Zolang de gemeente een eigen archiefruimte of gesloten archieven gebruikt, vraagt de AVG vooral om de juiste afspraken en om beveiliging die op orde is.
- Wordt het archief toegankelijk voor derden, dan moet eerst worden nagegaan of die gegevens openbaar gemaakt mogen worden. Vanwege deze zware eis worden bestanden met persoonsgegevens in het model pas openbaar na een termijn waarbij het waarschijnlijk is dat de betrokkenen zijn overleden.
- Bij inzage in het doopboek, het belijdenisboek en het trouwboek zorgt de kerkenraad ervoor dat derden pas inzage krijgen vanaf het moment dat duidelijk is dat de vermelde personen niet meer in leven zijn.
Persoonsgegevens in het kerkblad
Gegevens over doop, belijdenis en huwelijk werden en worden regelmatig in het kerkblad vermeld. Dat is verantwoord zolang het kerkblad alleen binnen de gemeente wordt verspreid. De kerkenraad ziet daarop toe, en werkt er niet aan mee dat een kerkblad door derden wordt geraadpleegd zolang er nog levende personen in vermeld staan. Dat geldt ook voor oudere jaargangen: over dit punt werd vroeger anders gedacht, maar naar de huidige maatstaven blijft de zorgvuldigheidseis staan.
Meer over dit onderwerp staat op de pagina AVG en privacy, met onder meer het model-privacystatement, het overzicht bewaartermijnen persoonsgegevens en het stappenplan datalekken.
Bewaartermijnen en openbaarheidstermijnen
Twee termijnen lopen door elkaar heen en betekenen iets anders.
De bewaartermijn geeft aan hoe lang stukken bewaard worden. 'Oneindig na ontstaan van documenten' betekent dat de stukken permanent bewaard blijven.
De openbaarheidstermijn geeft aan na hoeveel jaar de stukken openbaar en publiekelijk inzichtelijk worden, eventueel bij een archiefdienst. Vóór die tijd zijn de stukken beperkt openbaar: inzage is alleen mogelijk na toestemming van de kerkelijke instantie. De kerk kan altijd nadere beperkingen opnemen, bijvoorbeeld een verbod op reproductie. De termijnen in het model zijn richtinggevend; de kerk bepaalt de termijn in overleg met de betrokken archiefdienst.
Waarom digitaal een langere openbaarheidstermijn kent
Voor papier gelden kortere openbaarheidstermijnen dan voor digitale bestanden. Papieren informatie is veel lastiger te doorzoeken, waardoor het privacyrisico kleiner is. Digitale bestanden zijn eenvoudig doorzoekbaar, en daarom is gekozen voor een openbaarheidstermijn van 110 jaar. Na 110 jaar zijn de meeste betrokkenen overleden, met als mogelijke uitzondering het doopboek.
Termijnen bij doop-, belijdenis- en trouwboeken
Bij overdracht aan een archiefdienst geeft de kerkenraad expliciet mee dat deze boeken pas na een bepaalde termijn door derden mogen worden ingezien:
| Boek | Openbaar na (papier) | Openbaar na (digitaal) |
|---|---|---|
| Doopboek | 100 jaar na de doop | 110 jaar na ontstaan |
| Belijdenisboek | 75 jaar na de belijdenis | 98 jaar na ontstaan |
| Trouwboek | 75 jaar na het huwelijk | 94 jaar na ontstaan |
Zo maakt de kerkenraad zijn verantwoordelijkheid waar voor een goede omgang met de persoonsgegevens van gemeenteleden.
Model archiefbeheer: mappenstructuur en termijnen
Het onderstaande model combineert vier hulpmiddelen: een mappenstructuur, een selectielijst met de te bewaren documenten en de fase tot waarin ze bewaard worden, de maximale bewaartermijnen en de openbaarheidstermijnen.
Wat ligt vast en wat is advies
Het model is een handreiking, geen voorschrift. De kerkelijke instantie blijft zelf verantwoordelijk voor de indeling van het archief, de bewaartermijnen en de openbaarheidstermijnen, en mag van dit model afwijken. De genoemde bestanden zijn een suggestie: niet alles hoeft bewaard te worden en ontbrekende categorieën kunnen worden toegevoegd. Een deel van wat in de tabellen staat, ligt wel vast.
- Kerkordelijk verplicht zijn het bijhouden van het doopboek (ordinantie 6-4-1) en het belijdenisboek (ordinantie 9-5-8), en het beheren van de archieven van de gemeente (ordinantie 11-2-7). Het trouwboek is uitdrukkelijk facultatief (ordinantie 5-3-7).
- Wettelijk vast liggen de bewaartermijn van ten minste 7 jaar voor de financiële administratie, de 5 jaar voor loonbelastingstukken en het openbare karakter van het ligplaatsenregister. Daarnaast stelt de AVG twee grenzen tegelijk: persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig, en bijzondere persoonsgegevens niet openbaar maken buiten de kerk.
- Advies zijn de mappenstructuur, de indeling in fasen en de genoemde openbaarheidstermijnen; die laatste bepaalt de kerk in overleg met de betrokken archiefdienst. Ook de termijnen bij personeels- en sollicitatiestukken volgen richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en niet een wetsartikel.
Zo lees je de tabellen
De kolom Document bevat het onderdeel uit de mappenstructuur met daaronder de bijbehorende aantekening. De kolom Bewaren geeft aan tot en met welke fase het stuk wordt gearchiveerd en hoe lang het bewaard blijft; 'oneindig' betekent permanent bewaren. De kolom Openbaar na geeft de eerste openbaarheidstermijn, gerekend vanaf het ontstaan van het document.
'Met selectie' betekent dat de stukken gedurende de archieffasen worden geselecteerd op wat de kerkelijke instantie wel of niet bewaart. Bij map 1.2, correspondentie kerkenraad, worden reclame-uitingen bijvoorbeeld direct verwijderd. Wat niet bewaard wordt, wordt vernietigd. 'Geen advies, eigen afweging' betekent dat de aard van de stukken zo sterk verschilt dat de gemeente zelf een bewaar- en openbaarmakingstermijn vaststelt.
Hoofdmap 1. Kerkenraad
| Document | Bewaren | Openbaar na |
|---|---|---|
| 1.1 Vergaderstukken en notulen kerkenraad Verder per jaar en datum onder te verdelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.2 Correspondentie kerkenraad Inclusief postlijst. Verder per jaar of maand onder te verdelen |
Fase 3, met selectie Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.3 Jaarverslagen gemeente Onder te verdelen per jaar |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 20 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.4 Organisatie, beleid, gebied, zaakdossiers Hier onder meer de beleidsplannen |
Fase 3, met selectie Oneindig |
Papier: 20 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.4a Individuele dossiers Dossiers over personen. Bij dossiers over kinderen is de bewaartermijn langer |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.5 Predikanten, ambtsdragers | Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.6 Relaties met meerdere vergaderingen en andere organisaties Archivering is niet noodzakelijk: de meerdere vergadering of andere organisatie doet dat zelf ook |
||
| 1.6.1.1 Vergaderstukken en notulen Raad van Kerken Verder per jaar en datum onder te verdelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.6.1.2 Afvaardigings- en ledenlijsten Verder per jaar en datum onder te verdelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.6.1.3 Overige stukken en dossiers Bewaar alleen de dossiers die impact hebben gehad op de kerk |
Fase 3, met selectie Oneindig |
Papier: 20 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.6.2 Classis, 1.6.3 Ring, 1.6.4 Synode, 1.6.5 Stichtingen Zie voor de onderverdeling 1.6.1 |
||
| 1.7.1 Kerkdiensten Onder meer preken en preekschetsen, zondagsbrieven en liturgieën. Let op auteursrechtelijke zaken |
Geen advies, eigen afweging | Geen advies, eigen afweging |
| 1.7.2 Pastoraat Pastorale notities kunnen het beste in LRP worden verwerkt |
Geen advies, eigen afweging | Geen advies, eigen afweging |
| 1.7.3 Jeugdwerk Stel naar gelang de aard van de stukken zelf een termijn vast |
Geen advies, eigen afweging | Geen advies, eigen afweging |
| 1.7.4 Ouderenzorg Stel naar gelang de aard van de stukken zelf een termijn vast |
Geen advies, eigen afweging | Geen advies, eigen afweging |
| 1.8.1 Kerkblad Afhankelijk van de aard een openbare of een besloten uitgave. De gekozen termijn is gelijk aan die van kranten |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.8.2 Jaargids of jaarboekje Overzicht van leden en taakdragers |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 1.8.3 Foto's Let op auteursrechtelijke zaken |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 0 jaar Digitaal: 50 jaar |
| 1.9 Overige taken en activiteiten Stel naar gelang de aard van de stukken zelf een termijn vast |
Geen advies, eigen afweging | Geen advies, eigen afweging |
Hoofdmap 2. College van kerkrentmeesters
| Document | Bewaren | Openbaar na |
|---|---|---|
| 2.1 Vergaderstukken en notulen college van kerkrentmeesters Verder per jaar en datum onder te verdelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 90 jaar |
| 2.2 Correspondentie Inclusief postlijst. Verder per jaar, maand of adressant onder te verdelen |
Fase 3, met selectie Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 90 jaar |
| 2.3.1 Doopboeken Verplicht op grond van ordinantie 6-4-1. Een fysiek boek is aan te bevelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 100 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 2.3.2 Trouwboeken Facultatief op grond van ordinantie 5-3-7. Een fysiek boek is aan te bevelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 94 jaar |
| 2.3.3 Belijdenisboeken Verplicht op grond van ordinantie 9-5-8. Een fysiek boek is aan te bevelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 98 jaar |
| 2.3.4 Begraafboeken Kerkordelijk niet verplicht. Op overleden personen is de AVG niet van toepassing |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 0 jaar Digitaal: 0 jaar |
| 2.3.5 Overige registraties Ledenlijsten, vriendenlijsten en dergelijke. Volledig bijhouden in LRP maakt nadere archivering overbodig |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 2.4.1.1 Personalia, taken en werkrooster Per werknemer. Let op beveiliging en toegang in verband met privacy. Werkrooster en tijdregistratie kunnen weg |
Fase 3, met selectie Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 2.4.1.2 Arbeidsovereenkomst en dergelijke | Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 2.4.1.3 Correspondentie personeel Afhankelijk van de aard |
Fase 2, met selectie 2 jaar na einde dienstverband |
Niet van toepassing |
| 2.4.1.4 Verslagen functioneringsgesprekken | Fase 2 2 jaar na einde dienstverband |
Niet van toepassing |
| 2.4.1.5 Verzuim Inclusief documentatie Wet verbetering poortwachter |
Fase 2 2 jaar na einde dienstverband |
Niet van toepassing |
| 2.4.1.6 Loon Loonstrookjes en dergelijke |
Fase 2 of 3 Tot overlijden werknemer, zie noot |
Niet van toepassing |
| 2.4.1.7 Loonbelasting Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen. Grondslag: artikel 66, vierde lid, Uitvoeringsregeling loonbelasting |
Fase 2 5 jaar na einde dienstverband |
Niet van toepassing |
| 2.4.1.8 Pensioenfonds Bijvoorbeeld het aanmeldingsformulier |
Fase 2 of 3 Tot overlijden werknemer, zie noot |
Niet van toepassing |
| 2.4.2.1 Vacature en teksten | Geen advies, eigen afweging | Niet van toepassing |
| 2.4.2.2 Sollicitaties Sollicitatiebrieven, formulieren, correspondentie, getuigschriften en VOG |
Fase 1 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming na beëindiging van de procedure |
Direct |
| 2.5.1 Verkoop of verhuur onroerend goed | Fase 2 7 jaar na vervallen belang |
Niet van toepassing |
| 2.5.2 Begraafplaatsadministratie Gegevens over rechthebbenden zijn besloten. Het ligplaatsenregister is openbaar (artikel 27, tweede lid, Wet op de lijkbezorging) |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 90 jaar |
| 2.5.3.1.1 Bouwkundige stukken en technische installaties | Fase 2 Ten minste enkele jaren nadat de installaties of gebouwen zijn verwijderd |
Niet van toepassing |
| 2.5.3.1.2 BHV en ontruimingsplan | Fase 1 Houd alleen een actueel exemplaar aan |
Niet van toepassing |
| 2.5.3.1.3 Vergunningen | Fase 1 of 2 1 jaar na vervallen belang |
Niet van toepassing |
| 2.5.3.1.4 Namen en taken kosters, beheerders, vrijwilligers en klusgroep | Fase 3 Oneindig |
Papier: 75 jaar Digitaal: 90 jaar |
| 2.6 Financiën Jaarstukken per jaar onder te verdelen. Grondslag: artikel 2:10 en 2:239 BW, artikel 4:69 Awb, artikel 52 Wet Rijksbelastingen, artikel 8 Douanewet |
Fase 3, met selectie Ten minste 7 jaar vanaf 1 januari na het opstellen |
Papier: 20 jaar Digitaal: 20 jaar |
| 2.7 Verzekeringen Onder te verdelen per verzekering |
Fase 1 of 2 Na verval van de verzekering |
|
| 2.8 Overige taken en activiteiten | Per activiteit te bezien |
Noot bij 2.4.1.6 en 2.4.1.8: deze lange bewaartermijn maakt het mogelijk aan te tonen dat loon is betaald en pensioen is afgedragen, en een oud-medewerker daarover te informeren. Bij een kort dienstverband kan ook worden aangesloten bij de verjaringstermijn van een loonvordering, 5 jaar na de verloningsmaand.
Hoofdmap 3. Diaconie
| Document | Bewaren | Openbaar na |
|---|---|---|
| 3.1 Vergaderstukken en notulen diaconie Verder per jaar en datum onder te verdelen. Langere openbaarheidstermijn vanwege het risico op gevoelige persoonlijke dossiers |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 110 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 3.2 Correspondentie diaconie Inclusief postlijst. Verder per jaar, maand of dossier onder te verdelen |
Fase 3, met selectie Oneindig |
Papier: 110 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 3.3 Dossiers individuele hulpverlening Zo gewenst te anonimiseren. Verder per jaar, maand of dossier onder te verdelen |
Fase 3, met eventuele selectie Oneindig |
Papier: 110 jaar Digitaal: 110 jaar |
Hoofdmap 4. Commissies
| Document | Bewaren | Openbaar na |
|---|---|---|
| 4.1.1 Vergaderstukken en notulen liturgiecommissie Verder per jaar en datum onder te verdelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 50 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 4.1.2 Ledenlijsten Verder per jaar en datum onder te verdelen |
Fase 3 Oneindig |
Papier: 110 jaar Digitaal: 110 jaar |
| 4.1.3 Overige stukken Zo nodig te anonimiseren. Uitgangspunt is dat deze stukken weinig persoonsgegevens bevatten |
Fase 3, met selectie | |
| 4.2 Orgelcommissie, 4.3 andere commissies Zie voor de onderverdeling 4.1 |
Het archief overbrengen naar een archiefdienst
Kerkelijke archieven worden in fase 3 vaak overgedragen aan een lokale of regionale archiefdienst van de overheid, of aan een andere dienstverlener. De dienstenorganisatie adviseert die overbrenging, omdat archiefdiensten beter kunnen zorgen voor het behoud van de archieven en beter zijn uitgerust voor studie en onderzoek.
De kerk blijft eigenaar van de archieven en geeft ze in bruikleen of bewaarneming. Bij de overdracht legt de kerkenraad vast vanaf wanneer de stukken door derden mogen worden ingezien, aan de hand van de openbaarheidstermijnen.
Neem direct bij de start van zo'n traject contact op met de archiefdienst, zodat vooraf afspraken gemaakt kunnen worden over de voorwaarden en de te volgen procedure. Archiefdiensten nemen alleen archieven op die gestructureerd en goed geordend zijn, waarin op vernietiging is geselecteerd, en die zijn voorzien van een deugdelijke toegang. Papier en verpakkingsmateriaal moeten voldoen aan de eisen die de archiefdienst stelt.
Geldt de Archiefwet voor kerkelijke archieven?
De Archiefwet is niet van toepassing op gemeenten en diaconieën van de Protestantse Kerk. Wordt het archief ondergebracht bij een overheidsarchiefdienst of archiefbewaarplaats, dan kan de Archiefwet wel gelden voor die dienst en voor de daar ondergebrachte archieven. Dat kan gevolgen hebben voor de voorwaarden die de archiefdienst stelt, en is dus een gespreksonderwerp bij de overdracht.
Het archief van de landelijke kerk tot 2004
De dienstenorganisatie heeft de archieven van vóór 1 mei 2004, de datum van de fusie van de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland en de Evangelisch-Lutherse Kerk in het Koninkrijk der Nederlanden, ondergebracht bij archiefdiensten van de overheid. Deze archieven zijn daar onder bepaalde voorwaarden te raadplegen.
Overzicht archieven landelijke en provinciale organen Protestantse Kerk tot circa 2004