eHerkenning is een veilig en betrouwbaar inlogmiddel waarmee ambts- en taakdragers namens de gemeente handelingen bij de overheid uitvoeren. De Wet digitale overheid verplicht organisaties om zich hiermee te identificeren bij bepaalde digitale overheidsdiensten. Deze pagina beschrijft de niveaus van eHerkenning, de aanvraagprocedure en de kosten.
Waarom heeft een gemeente of diaconie eHerkenning nodig?
Een gemeente of diaconie gebruikt eHerkenning om online zaken te doen met de overheid. Denk aan het digitaal aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor werknemers of vrijwilligers.
Er bestaan twee niveaus: 2+ en 3. Meer informatie over eHerkenning en de betrouwbaarheidsniveaus staat op eherkenning.nl. eHerkenning kan via verschillende leveranciers aangevraagd worden.
eHerkenning niveau 2+
eHerkenning niveau 2+ kost minder dan niveau 3, maar biedt ook beperktere toegang. Niveau 2+ volstaat bijvoorbeeld voor het aanvragen van een omgevingsvergunning of een VOG, of voor het inloggen op het digitale loket van de burgerlijke gemeente.
eHerkenning niveau 3
eHerkenning niveau 3 is nodig voor de aangifte loonheffing bij de Belastingdienst Zakelijk. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer het college van diakenen personeel in loondienst heeft en aangifte loonheffing doet.
Hoe vraag je eHerkenning aan?
Voor het aanvragen van eHerkenning bij KPN of andere aanbieders doorloop je de volgende stappen. Bekijk voordat je begint eerst deze presentatie met een uitgebreide toelichting op de aanvraagprocedure op de site van KPN.
1. Bereid de aanvraag voor
Je vraagt bij de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk een verklaring van rechtspersoonlijkheid voor eHerkenning aan, via rechtspersoonlijkheid@protestantsekerk.nl. In deze e-mail vermeld je:
- de officiële naam van de gemeente
- het inschrijvingsnummer in het handelsregister van de Kamer van Koophandel
- het correspondentieadres, zoals vermeld in het handelsregister
- het e-mailadres waaraan je de verklaring wilt ontvangen
- de naam van de contactpersoon en een telefoonnummer voor eventuele vragen
- het niveau van eHerkenning dat je aanvraagt
2. Vul verklaring A en B in
Je ontvangt de verklaring van rechtspersoonlijkheid (verklaring A) binnen vijf werkdagen per e-mail, met een invulformulier voor de identificatie van bevoegde personen (verklaring B). Dit formulier print en vul je zelf in met:
- de naam van de voorzitter van het college van kerkrentmeesters (CvK) of het college van diakenen (CvD)
- de naam van de secretaris van het CvK of CvD
- de namen van drie andere kerkenraads- of collegeleden, eventueel gemeenteleden
- de naam van degene die het CvK machtigt om eHerkenning aan te vragen (de gebruiker); dit mag ook een van de vijf bovengenoemde personen zijn
3. Voeg kopieën identiteitsbewijs toe
Voeg bij de ingevulde verklaring B van elk van de genoemde personen een kopie van de voorzijde van het identiteitsbewijs toe. Foto, nationaliteit en burgerservicenummer mag je onzichtbaar maken. Elke genoemde persoon zet een originele handtekening achter zijn of haar gegevens.
4. Wijs de gebruiker van eHerkenning aan
Overweeg in de gemeente goed wie als gebruiker van eHerkenning optreedt en leg dit vast. Deze gebruiker is gemachtigd voor alle aanvragen die met deze eHerkenning plaatsvinden, bijvoorbeeld de secretaris van het CvK of CvD, of een hoofd of medewerker van het kerkelijk bureau. Laat de gebruiker vastleggen op welke data en voor welk doel hij of zij de eHerkenning gebruikt, en laat de voorzitter en secretaris van het CvK of CvD dit overzicht regelmatig inzien. Kies bij voorkeur iemand die deze rol minimaal gedurende de aangevraagde periode kan vervullen, bijvoorbeeld de komende drie jaar.
5. Let op deze praktische punten
- Upload tijdens de aanvraag geen uittreksel handelsregister: de verklaring rechtspersoonlijkheid (verklaring A) en het ingevulde formulier (verklaring B) vervangen dit.
- De gebruiker vult in dat hij of zij niet zelfstandig bevoegd is; je registreert slechts één persoon als gebruiker of gemachtigde.
- Vul het KvK-nummer in dat in de verklaring rechtspersoonlijkheid staat.
- Vul de voorzitter en de secretaris van het CvK of CvD in als bevoegde vertegenwoordigers van de gemeente.
- Vermeld als PO-nummer (referentienummer) het nummer uit de verklaring van rechtspersoonlijkheid (PKN2020XXXX).
- Houd er rekening mee dat iemand de gebruiker van eHerkenning fysiek identificeert; je maakt hiervoor aan het einde van de aanvraagprocedure een afspraak.
We raden aan om eHerkenning voor drie jaar aan te vragen. Uit onze ervaring met de frequentie van mutaties in gemeenten, en de bijbehorende kosten van nieuwe aanvragen, adviseert de dienstenorganisatie deze termijn. Je kunt tijdens de aanvraagprocedure ook kiezen voor vijf jaar.
Let op: alleen het aanvraagformulier (pdf) print, onderteken en verstuur je.
6. Bereken de kosten
Aan het aanvragen van een eHerkenningsmiddel zijn kosten verbonden. Je betaalt deze aan de leverancier: bij KPN circa € 150,- exclusief btw voor vijf jaar en circa € 100,- voor drie jaar. Geef bij de online aanvraagprocedure het juiste factuuradres voor deze kosten op; dit adres wijkt vaak af van het adres van de aanvrager.