De meeste gemeenten en diaconieën beschikken inmiddels over een eigen KvK-nummer. Hiermee kan eHerkenning worden aangevraagd tot en met betrouwbaarheidsniveau 2+ (bijvoorbeeld om omgevingsvergunningen of een VOG aan te vragen of in te loggen op het digitale loket van de (burgerlijke) gemeente). Zie voor meer informatie over eHerkenning en de verschillende betrouwbaarheidsniveaus: www.eherkenning.nl.
eHerkenning op niveau 3 is nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de belastingdienst zakelijk. Dit is nodig wanneer bijvoorbeeld ook het college van diakenen personeel in loondienst heeft en aangifte loonheffing doet. eHerkenning kan via verschillende leveranciers aangevraagd worden. Met KPN heeft het CIO (overleg van verschillende kerkgenootschappen) afspraken gemaakt over de dienstverlening aan kerken, maar een gemeente is vrij zelf een aanbieder te kiezen.
Voor het aanvragen van eHerkenning niveau 3 bij KPN of andere aanbieders is het volgende nodig:
1. Voorbereiding van de aanvraag
- U vraagt bij de Dienstenorganisatie een verklaring van rechtspersoonlijkheid t.b.v. eHerkenning-3 aan via het mailadres: rechtspersoonlijkheid@protestantsekerk.nl
- In deze e-mail vermeldt u de onderstaande gegevens:
- De officiële naam van de gemeente.
- Uw inschrijvingsnummer in het handelsregister (Kamer van Koophandel).
- Het correspondentieadres (beide zoals vermeld in het handelsregister).
- Het e-mailadres waaraan de verklaring kan worden toegezonden.
- De naam van de contactpersoon en een telefoonnummer voor eventuele vragen.
- De primaire reden waarom u eHerkenning-3 aanvraagt. Is dat vanwege aangifte loonheffing of een andere reden?
2. Verklaringen A en B
U krijgt deze verklaring van rechtspersoonlijkheid (verklaring A) per e-mail (binnen vijf werkdagen) toegezonden met daarbij gevoegd een invulformulier voor identificatie van bevoegde personen (verklaring B). Dit betreft een verklaring die u zelf dient te printen en in te vullen met onderstaande gegevens:
- De naam van de voorzitter van het CVK
- De naam van de secretaris van het CVK
- De namen van 3 andere kerkenraads-of collegeleden (evt. gemeenteleden)
- De naam van degene die door het CVK wordt gemachtigd om eHerkenning aan te vragen (de gebruiker) NB: dit mag ook een van de 5 bovengenoemde personen zijn.
3. Kopieën identiteitsbewijs van de vertegenwoordigers van uw gemeente
Bij de ingevulde verklaring over de identiteit van de vertegenwoordigers van uw gemeente (verklaring B) dient u van elk van de in verklaring B genoemde personen een kopie van de voorzijde van het identiteitsbewijs bij te voegen (foto, nationaliteit en BSN mogen onzichtbaar worden gemaakt). Elk van de in verklaring B genoemde personen zet een originele handtekening achter zijn/haar gegevens.
4. Gebruiker van eHerkenning-3
Het verdient aanbeveling om in uw gemeente goed te overwegen en ook vast te leggen wie als gebruiker van het eHerkenning niveau 3 wordt aangewezen. Deze gebruiker is de gemachtigde voor alle aanvragen die met deze eHerkenning worden gedaan. Het kan bijvoorbeeld de secretaris van het CVK zijn, of een hoofd/medewerker kerkelijk bureau. Aangeraden wordt om deze gebruiker te laten vastleggen op welke data en voor welk doel hij/zij de eHerkenning heeft gebruikt en dit overzicht/logboek regelmatig te laten inzien door voorzitter en secretaris van uw CVK. Wij adviseren om een persoon als gebruiker te kiezen waarvan mag worden aangenomen dat hij/zij ten minste de komende 3 jaren deze rol kan vervullen. Overigens kan eHerkenning-3 ook desgewenst worden aangevraagd voor 5 jaar.
5. Praktische aandachtspunten bij de aanvraag
- Tijdens de aanvraag hoeft u géén uittreksel handelsregister (KVK) te uploaden. (De verklaring rechtspersoonlijkheid (Verklaring A) en het ingevulde formulier (Verklaring B) komen hiervoor in de plaats.
- De gebruiker vult in dat hij/zij niet zelfstandig bevoegd is. Slechts 1 persoon kan geregistreerd worden als gebruiker/gemachtigde.
- Het KVK-nummer dat in de verklaring rechtspersoonlijkheid staat vermeld dient te worden ingevuld
- De voorzitter en de secretaris van het CVK dienen te worden ingevuld als de bevoegde vertegenwoordigers van uw gemeente
- Als PO/referentienummer dient het nummer te worden vermeld dat in de verklaring van rechtspersoonlijkheid staat vermeld (PKN-xxxxx)
- De gebruiker van de eHerkenning zal “fysiek worden geïdentificeerd”. Dit betekent dat er iemand bij hem/haar langskomt. Aan het einde van de aanvraagprocedure kan hiervoor een afspraak worden gemaakt
- Aangeraden wordt om het eHerkenning aan te vragen voor 3 jaar; vanuit onze ervaring met (de frequentie van) mutaties in gemeenten en de daarbij horende kosten van nieuwe aanvragen voor eHerkenning, adviseren wij deze termijn van 3 jaar aan te houden. Maar het is ook mogelijk eHerkenning niveau 3 voor 5 jaar aan te vragen (u kunt hiervoor kiezen tijdens de aanvraagprocedure). Deze keuze is dus vrij.
eHerkenning-3 kan worden gebruikt voor de Belastingdienst i.v.m. loonheffing & alle overige zaken. Alleen als u nu al weet dat u deze eHerkenning voor andere aanvragen wilt gebruiken, kunt u dit aanvinken. Dit kan ook nog op een later moment.
- De presentatie met een uitgebreide toelichting op deze aanvraagprocedure kunt u hier downloaden.
Wij adviseren u deze presentatie te downloaden en te bestuderen voordat u met de online aanvraag begint (https://www.kpn.com/zakelijk/eherkenning/kerkgenootschap.htm).
Let op: Alleen het aanvraagformulier (pdf) dient geprint, ondertekend en verstuurd te worden.
6. Kosten
Aan het aanvragen van een eHerkenningsmiddel zijn kosten verbonden. Deze dient u te voldoen aan de leverancier (bij KPN zal dit circa € 150,- ex. btw bedragen voor 5 jaar (en ca. € 100,- voor 3 jaar). Let er op dat u bij de online-aanvraagprocedure het juiste factuuradres voor deze kosten opgeeft. Vaak is dit een ander adres dan van de aanvrager.
Meer informatie
Wanneer u nog vragen heeft, kunt contact opnemen met ons Contactcentrum. Via een e-mail naar info@protestantsekerk.nl kunt u uw vraag en/of terugbelverzoek voorleggen. Wij doen ons uiterste best uw verzoek zo snel mogelijk te beantwoorden.
