Wat is een Regionaal Kerkelijk Bureau?
Een Regionaal Kerkelijk Bureau is een professionele organisatie (regionaal binnen de kerk) die lokale gemeenten ondersteunt bij de uitvoering van complexere beheertaken.
Het ontlast colleges van kerkrentmeesters en colleges van diakenen bij administratieve en juridische taken, zodat vrijwilligers zich meer kunnen richten op het gemeenteleven zelf. De dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk en VKB Kerkrentmeesters hebben samen een plan ontwikkeld voor hoe zo'n bureau er in de praktijk uit zou kunnen zien. De daadwerkelijke realisatie is aan de classes en de gemeenten zelf.
Waarom een Regionaal Kerkelijk Bureau?
Kerkbeheer is de afgelopen jaren complexer geworden. Wet- en regelgeving, financieel beheer, gebouwenbeheer en ICT stellen steeds hogere eisen. Tegelijkertijd neemt in een deel van de gemeenten het aantal beschikbare vrijwilligers af en vergrijst het vrijwilligersbestand. Een Regionaal Kerkelijk Bureau biedt uitkomst door taken professioneel en structureel over te nemen.
Wat doet een Regionaal Kerkelijk Bureau?
Het bureau voert complexere beheertaken uit. Eenvoudige taken blijven de verantwoordelijkheid van de lokale gemeente. Het bureau werkt met vaste dienstverlenende pakketten, zodat elke gemeente kan kiezen wat het beste bij haar situatie past. Voorbeelden van taken die een Regionaal Kerkelijk Bureau kan uitvoeren:
- Uitvoeren financiële administratie en boekhouding;
- opstellen jaarrekening, meerjarenraming en begroting,
- opstellen beleggingsstatuten en
- personeelszaken.
De afspraken tussen een college van kerkrentmeesters of college van diakenen en het regionaal kerkelijk bureau worden vastgelegd in een overeenkomst (SLA). Daarin staan ook de financiële afspraken vermeld en aan welke kwaliteitsnormen de aanlevering moet voldoen.
Hoe is een Regionaal Kerkelijk Bureau georganiseerd?
Een regionaal kerkelijk bureau ontstaat door (verdere) uitbreiding van haar dienstverlening aan meerdere gemeenten. De meeste kerkelijk bureaus zijn georganiseerd onder het college van kerkrentmeesters (rechtspersoon). Bij verdere opschaling zou een onafhankelijke rechtsvorm in classicaal verband een overweging kunnen zijn. Daarover wordt nog nagedacht. Een regionaal kerkelijk bureau heeft iemand in dienst die verantwoordelijk is voor de operationele aansturing.
De relatie tussen het regionaal bureau en de aangesloten gemeenten is die van dienstverlener en opdrachtgever. Een gemeente blijft verantwoordelijk voor haar eigen bestuurlijke rol. Het hebben van een eigen bestuur is een voorwaarde om die opdrachtgeversrol te kunnen vervullen.
Voor de toekomst wordt gedacht aan een personeelsbezetting van minimaal vijf medewerkers. Die schaalgrootte is nodig voor continuïteit, onderlinge vervanging en de benodigde breedte aan expertise.
Hoe komt een Regionaal Kerkelijk Bureau tot stand?
Het initiatief voor de oprichting moet komen vanuit een classis of een regionaal overleg van colleges van kerkrentmeesters of college van diakenen. De dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk en VKB Kerkrentmeesters ondersteunen dit proces en vertalen gezamenlijk met de initiatiefmakers de genoemde blauwdruk in een uitgewerkt plan. Die bestaat onder andere uit de structuur, de organisatie, de uit te voeren taken, processen en ICT, een businesscase en de kosten voor de dienstverlening. De verantwoordelijkheid voor de daadwerkelijke realisatie van de samenwerking ligt bij de initiatiefnemers en het participerend bureau zelf.
Voor welke gemeenten is een Regionaal Kerkelijk Bureau bedoeld?
Het bureau staat open voor alle lokale gemeenten binnen de regio (colleges van kerkrentmeesters en diakenen). Deelname is een keuze van de gemeente zelf, er is geen verplichting om aan te sluiten. Wel gelden er voorwaarden voor toetreding, zoals afspraken over aanleverkwaliteit, kosten en een minimale contractduur van twee jaar om de continuïteit voor het bureau te waarborgen.
Wat betekent dit voor vrijwilligers?
Het bureau is er voor gemeenten die ondersteuning nodig hebben of willen, en biedt die op een betrouwbare, professionele manier aan. Gemeenten die beheertaken goed zelf kunnen uitvoeren blijven dat doen.