Moet je gemeente of diaconie een UBO opgeven bij de Kamer van Koophandel? Voor de meeste kerkelijke organisaties is dat niet nodig. Deze pagina legt uit wat een UBO is, wie binnen je gemeente of diaconie als UBO geldt en wat je nodig hebt als een bank daarnaar vraagt.
Wat is een UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, in het Nederlands: 'uiteindelijk belanghebbende'. Dat is de persoon die eigenaar is van een organisatie of daar zeggenschap over heeft. De overheid houdt op basis van de Europese antiwitwasrichtlijnen een UBO-register bij bij de Kamer van Koophandel (KvK), zodat duidelijk is wie de uiteindelijke belanghebbenden van een organisatie zijn.
Voor kerken geldt een uitzondering: gemeenten en diaconieën van de Protestantse Kerk hoeven zelf geen UBO's in te schrijven bij de KvK. Alleen op het landelijke niveau is een inschrijving in het UBO-register verplicht.
Wie is de UBO binnen een gemeente of diaconie?
Banken en andere financiële instellingen vragen soms zelf wie de UBO is binnen een gemeente of diaconie. Dat komt doordat elke financiële instelling op grond van de antiwitwaswetgeving een onderzoek moet doen naar haar klanten.
In dat geval geef je een zogenoemde 'pseudo-UBO' op: een persoon die volgens de kerkorde bevoegd is de gemeente of diaconie te vertegenwoordigen.
Voor de gemeente zijn dit de voorzitter en de secretaris van het college van kerkrentmeesters. Voor de diaconie zijn dit de voorzitter en de secretaris van het college van diakenen.
Een bank kan ook om meer UBO's vragen, bijvoorbeeld de gegevens van alle leden van het college. Dat mag.
Wat heb je nodig bij een UBO-formulier?
Vraagt de bank om een UBO-formulier, dan heb je de volgende gegevens nodig:
- rechtsvorm: gemeente of diaconie van het kerkgenootschap Protestantse Kerk in Nederland;
- KvK-nummer van de gemeente of diaconie, zodra die is ingeschreven bij de KvK;
- UBO of pseudo-UBO: pseudo-UBO;
- identiteit van de pseudo-UBO's: de namen van de voorzitter en de secretaris van het betreffende college;
- aantekening of aanvulling: vermeld dat deze personen volgens de kerkorde vertegenwoordigingsbevoegd zijn, en voeg zo mogelijk een kopie van de notulen van hun benoeming toe;
- aard van belang: zeggenschap.
Wat als de voorzitter of secretaris wijzigt?
Wijzigt de voorzitter of de secretaris van het college, vul dan opnieuw een UBO-formulier in. Geef die wijziging zo snel mogelijk door, bijvoorbeeld aan de bank, zodat de juiste gegevens bekend zijn. Gebeurt dat niet, dan loop je het risico dat de nieuwe bestuurder niet wordt erkend als bevoegd.