Stappenplan samenwerken gemeenten

Een samenwerkingsverband van gemeenten met plaatselijke vierplekken

Dit stappenplan beschrijft hoe gemeenten kunnen samenwerken met overdracht van alle bevoegdheden aan gezamenlijke organen: een gemeenschappelijke kerkenraad, een gemeenschappelijk college van kerkrentmeesters (CvK) en een gemeenschappelijk college van diakenen (CvD). Gemeenten kiezen voor deze vorm na een verkenningsfase waarin ze geestelijke, financiële en bestuurlijke aspecten hebben afgewogen, en willen daarbij de plaatselijke vierplekken van de afzonderlijke gemeenten behouden. De pagina doorloopt de stappen van het eerste contact tot en met de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst en het vervolg daarna.

Meer weten over de verkenningsfase? Lees meer over samenwerken en samengaan. Twijfel je nog over de beste manier van samenwerken voor jullie gemeenten? Diezelfde pagina zet de mogelijkheden op een rij.

In grote lijnen doorlopen de betrokken gemeenten drie fasen: verkennen en een gezamenlijk voorstel opstellen, dat voorstel laten beoordelen door de kerkenraden, de gemeenteleden en het breed moderamen van de classicale vergadering (BMCV), en na instemming de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen. Elke fase staat hieronder uitgewerkt in genummerde stappen.

Dit stappenplan is bedoeld voor:

• gemeenten en colleges die willen samenwerken;
• het BMCV, dat toestemming moet geven;
• het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), dat moet adviseren over de samenwerking;
• eventueel de classicale vergadering, indien de samenwerking het gevolg is van een besluit van de classicale vergadering.

Inhoudsopgave

• Fase 1: verkennen en contact leggen (stap 1-3)
• Fase 2: voorstel opstellen en beoordelen (stap 4-9)
• Fase 3: instemming en ondertekening (stap 10-16)
• Fase 4: vieren en vervolg (stap 17-18)

Fase 1: verkennen en contact leggen

Stap 1 - Inventarisatie mogelijke samenwerkingsgemeente(n)

De kerkenraad van een gemeente neemt contact op met de classis. Classis en kerkenraad verkennen samen met welke gemeente(n) kan worden samengewerkt op basis van een overdracht van alle bevoegdheden aan een samenwerkingsorgaan: een gemeenschappelijke kerkenraad, gemeenschappelijke CvK en gemeenschappelijke CvD. Samenwerking tussen gemeenten kan ook het gevolg zijn van een besluit van de classicale vergadering; in dat geval zoekt het BMCV contact met de kerkenraad en de gemeenteleden, en sluit het waar mogelijk aan bij de hierna beschreven stappen.

Tip: de classis is een goede gesprekspartner bij de keuze voor een samenwerkingspartner. Samenwerking tussen gemeenten uit verschillende classes is mogelijk, zolang de gemeenten kunnen worden ingedeeld in dezelfde classis.

Stap 2 - Contact leggen met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente

De kerkenraad van een gemeente legt contact met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente.

Tip: neem voldoende tijd voor deze stap. Zorg voor een goede kennismaking tussen de verschillende kerkenraden en leer elkaar kennen.

Stap 3 - Informeer de gemeenteleden en de classis over de voorgenomen samenwerking

De kerkenraden informeren de gemeenteleden van de betrokken gemeenten over de voorgenomen samenwerking. Voor zover de classis nog niet op de hoogte is, stellen de kerkenraden de classis alsnog op de hoogte.

Tip: het informeren kan via een korte mondelinge of schriftelijke mededeling aan de gemeente. Verwacht je dat een dergelijk bericht veel teweegbrengt in de gemeente? Dan heeft een gemeenteavond de voorkeur.

Fase 2: voorstel opstellen en beoordelen

Stap 4 - Besluit kerkenraden instellen werkgroep samenwerking

De kerkenraden besluiten op welke wijze ze het besluit tot samenwerking met overdracht van alle bevoegdheden voorbereiden. Er zijn twee mogelijkheden: de kerkenraden bereiden het besluit zelfstandig voor, met ten minste één kerkenraadslid van iedere gemeente; of de kerkenraden stellen een gemeenschappelijke werkgroep in, bestaand uit ten minste één kerkenraadslid en één gemeentelid van iedere gemeente.

De beslissingsbevoegdheid blijft bij de kerkenraad. De werkgroep houdt de kerkenraden op de hoogte van de voortgang.

Tip: leg schriftelijk vast op welke wijze de communicatie tussen de werkgroep en de kerkenraden verloopt.
Tip: de kerkenraden kunnen een externe deskundige vragen een rol te spelen in het toewerken naar samenwerking. Is er een classisteam? Dan verstrekt het classisteam of BMCV in samenspraak de opdracht aan de externe deskundige. Aan het inschakelen van een externe deskundige zijn kosten verbonden.

Stap 5 - Opstellen voorstel door werkgroep samenwerking

De werkgroep voert de opdracht van de kerkenraden uit en stelt een voorstel voor samenwerking op. Het voorstel gaat eerst in op alle onderwerpen uit het model samenwerkingsovereenkomst, door dat model in te vullen. Daarna geeft de werkgroep een zo compleet mogelijk overzicht van de rechtsgevolgen van de samenwerking en de gevolgen daarvan voor het gemeentelijke leven.

De schriftelijke overeenkomst legt ten minste het volgende vast:

• de aard en omvang van de bevoegdheid;
• de duur van de overdracht;
• de wijze van werken van het samenwerkingsorgaan;
• de wijze waarop de overdracht tussentijds kan worden beëindigd.

Rechtsgevolgen die kunnen worden benoemd, zijn onder meer:

• een regeling voor de positie van de betrokken predikant(en) en kerkelijke (mede)werkers;
• een regeling voor de diaconale en andere vermogensrechtelijke aangelegenheden van de betrokken gemeenten;
• de wijze waarop de plaatselijke regelingen te zijner tijd worden aangepast aan de samenwerkingsovereenkomst;
• voor zover van toepassing, een verdere uitwerking van de taak van de werkgroep vierplek.

Download: model samenwerkingsovereenkomst gemeenschappelijke kerkenraad en colleges met behoud van plaatselijke vierplekken

Tip: laat de samenwerkingsovereenkomst in principe ingaan op 1 januari, zodat de gemeenten met één begroting en één jaarrekening kunnen werken.

Stap 6 - Beoordeling voorstel door kerkenraden

De kerkenraden beoordelen het voorstel van de werkgroep. Ze gaan akkoord, of verzoeken de werkgroep het voorstel aan te passen.

Tip: bespreek het voorstel in een vergadering waar alle kerkenraden aanwezig zijn, zodat de werkgroep het in één keer aan alle betrokken kerkenraadsleden kan presenteren. Je kunt er ook voor kiezen het voorstel in de afzonderlijke kerkenraadsvergaderingen te bespreken.

Stap 7 (indien van toepassing) - Voorstel wijzigen en opnieuw voorleggen

Vraagt een kerkenraad om aanpassing? Dan wijzigt de werkgroep het voorstel en legt dit opnieuw voor aan de kerkenraden, ter akkoord.

Stap 8 - Horen van gemeenteleden

Zijn de kerkenraden akkoord met het voorstel? Dan besluiten de afzonderlijke kerkenraden op welke wijze ze de gemeenteleden in iedere gemeente hierover kennen en horen. Is er sprake van een gemeente met wijkgemeenten? Dan hoort de algemene kerkenraad ook de wijkkerkenraden. De werkgroep samenwerking bepaalt de einddatum voor het indienen van bezwaren.

Tip: organiseer hiervoor een gemeenteavond.

Stap 9 (indien van toepassing) - Voorstel wijzigen naar aanleiding van de gemeenteleden

Leidt de inbreng van gemeenteleden tot wijzigingen? Dan past de werkgroep het voorstel aan en legt dit opnieuw voor aan de kerkenraden, voor een voorgenomen besluit.

Fase 3: instemming en ondertekening

Stap 10 - Toezenden voorstel aan BMCV door kerkenraden

Zijn alle betrokken kerkenraden akkoord? Dan sturen ze het voorstel toe aan het BMCV, voor instemming.

Stap 11 - Horen CCBB door BMCV

Het BMCV hoort, voordat het een besluit neemt, het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB).

Stap 12 (indien van toepassing) - Horen evangelisch-lutherse synode

Is een evangelisch-lutherse gemeente betrokken? Dan hoort het BMCV de evangelisch-lutherse synode.

Stap 13 - Instemming BMCV

Het BMCV stemt in met het voorstel van de kerkenraden.

Stap 14 - Ondertekening samenwerkingsovereenkomst

De kerkenraden besluiten over het voorstel en gaan over tot ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.

Tip: kies samen één datum van ondertekening.

Stap 15 - Toezenden samenwerkingsovereenkomst aan BMCV

De getekende samenwerkingsovereenkomst gaat ter kennisneming naar het BMCV.

Stap 16 (indien van toepassing) - Toezending aan evangelisch-lutherse synodale commissie

Is een evangelisch-lutherse gemeente betrokken bij de samenwerking? Dan gaat de samenwerkingsovereenkomst ook naar de evangelisch-lutherse synodale commissie.

Fase 4: vieren en vervolg

Stap 17 - Feest

De samenwerking tussen de gemeenten is een feit, en dat is een moment om te vieren. Organiseer bijvoorbeeld een feestelijk moment waarop de samenwerkingsorganen zich presenteren en gemeenteleden uit de verschillende gemeenten elkaar beter kunnen leren kennen.

Tip: werk er actief aan dat gemeenteleden uit de samenwerkende gemeenten elkaar leren kennen. Zo groeit het vertrouwen en blijft het draagvlak voor de samenwerking behouden.

Stap 18 - Vervolg

Zorg dat de gemeenschappelijke kerkenraad en de gemeenschappelijke colleges hun bevoegdheden kunnen oppakken. Is op een gegeven moment een wijziging van de samenwerkingsovereenkomst nodig? Dan kan dit stappenplan opnieuw worden gevolgd. Dat geldt ook als de gemeenten op enig moment besluiten een samenwerkingsorgaan op te heffen.

Tip: plan regelmatige evaluatiemomenten in om de samenwerking te bespreken. Een beëindiging van de overdracht van bevoegdheden aan het samenwerkingsorgaan kan alleen met goedvinden van het BMCV. Een besluit tot wijziging van de overeenkomst, of tot opheffing van het samenwerkingsorgaan, wordt pas genomen nadat de leden van de gemeenten daarin zijn gekend en daarover zijn gehoord.

 

----

Een samenwerkingsverband van gemeenten met plaatselijke vierplekken

Een kerkenraad van een gemeente signaleert dat er reden is om samen te werken met een of meer andere gemeenten. Er is daarom een verkenning uitgevoerd op een vervolgtraject, waarbij aandacht is geweest voor geestelijke, financiële en bestuurlijke zaken. Er is besloten dat een samenwerking tussen gemeenten met een overdracht van alle bevoegdheden aan de samenwerkingsorganen van de samenwerkende gemeenten – een gemeenschappelijke kerkenraad, een gemeenschappelijk college van kerkrentmeesters en een gemeenschappelijk college van diakenen – een vervolgstap is die voor deze gemeente passend is en bijdraagt aan de instandhouding van een vierplek. 

Meer weten over de verkenningsfase? Lees hier meer.  

Twijfel je nog over de voor jullie best passende manier van samenwerken? Lees hier meer.  

Dit stappenplan is bedoeld voor:  

• gemeenten en colleges die willen samenwerken; 
• breed moderamen van de classicale vergadering die toestemming moet geven; 
• classicaal college voor de behandeling van beheerszaken dat moet adviseren over de samenwerking; 
• eventueel: classicale vergadering indien samenwerking het gevolg is van een besluit van de classicale vergadering. 

Disclaimer: dit stappenplan schetst de theorie, de praktijk blijkt haast altijd weerbarstiger. Het kan dus zijn dat er zich problemen voordoen, die niet makkelijk op te lossen zijn. 

Stappen tot samenwerking	Materialen & tips
1. Inventarisatie mogelijke samenwerkingsgemeente(n)
De kerkenraad van een gemeente neemt contact op met de classis.  Classis en kerkenraad verkennen met welke gemeente(n) kan worden samengewerkt op basis van een overdracht van alle bevoegdheden aan een samenwerkingsorgaan (gemeenschappelijke kerkenraad, gemeenschappelijke CvK en CvD). Samenwerking tussen gemeenten kan ook het gevolg zijn van een besluit van de classicale vergadering. In dat geval zal het BMCV contact zoeken met de kerkenraad en de gemeenteleden. Het BMCV kan waar mogelijk aansluiting zoeken bij de hierna beschreven stappen.	Tip: De classis is een goede gesprekspartner als het gaat om de keuze voor een samenwerkingspartner.  Samenwerking tussen gemeenten uit verschillende classes is mogelijk, zolang de gemeenten kunnen worden ingedeeld in dezelfde classis.
2. Contact leggen met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente
De kerkenraad van een gemeente legt contact met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente.	Tip: neem voldoende tijd voor deze stap. Zorg voor een goede kennismaking tussen de verschillende kerkenraden en leer elkaar kennen.
3. Informeer de gemeenteleden en de classis over de voorgenomen samenwerking
De kerkenraden informeren de gemeenteleden van de betrokken gemeenten over de voorgenomen samenwerking. Voor zover de classis nog niet op de hoogte is, wordt de classis alsnog op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenwerking tussen de gemeenten.	Tip: het informeren kan door middel van een korte mondelinge of schriftelijke mededeling aan de gemeente. Als verwacht wordt dat een dergelijk bericht veel teweeg zal brengen in de gemeente, heeft het houden van een gemeenteavond de voorkeur.
4. Besluit kerkenraden instellen werkgroep samenwerking
De kerkenraden besluiten op welke wijze het besluit tot samenwerking met overdracht van alle bevoegdheden wordt voorbereid. Er zijn twee mogelijkheden: De kerkenraden bereiden zelfstandig het besluit voor. Het besluit wordt voorbereid door tenminste één kerkenraadslid van iedere gemeente. De kerkenraden stellen een gemeenschappelijke werkgroep in, die bestaat uit tenminste één kerkenraadslid en één gemeentelid van iedere gemeente.	De beslissingsbevoegdheid blijft bij de kerkenraad. De werkgroep zorgt ervoor dat de kerkenraden op de hoogte blijven van de voortgang. Tip: leg schriftelijk vast op welke wijze de communicatie tussen de werkgroep en de kerkenraden zal verlopen. Tip: de kerkenraden kunnen een externe deskundige vragen om een rol te spelen in het toewerken naar samenwerking. Bij aanwezigheid van een classisteam wordt in samenspraak met het classisteam/BMCV een opdracht verstrekt aan een externe deskundige. Aan het inschakelen van een externe deskundige zijn kosten verbonden.
5. Opstellen voorstel door werkgroep samenwerking
De door de kerkenraden ingestelde werkgroep voert de opdracht van de kerkenraden uit door het opstellen van een voorstel voor samenwerking. In het voorstel van de werkgroep wordt in de eerste plaats ingegaan op alle onderwerpen die zijn genoemd in het model samenwerkingsovereenkomst. Dat gebeurt door het invullen van het model samenwerkingsovereenkomst. In de tweede plaats geeft de werkgroep een zo compleet mogelijk overzicht van de rechtsgevolgen van de samenwerking en de gevolgen daarvan voor het gemeentelijke leven.  .	Het model samenwerkingsovereenkomst gemeenschappelijke kerkenraad en colleges met behoud van plaatselijke vierplekken  Tip: laat de samenwerkingsovereenkomst in principe ingaan op 1 januari, zodat er met één begroting en één jaarrekening gewerkt kan worden. In de schriftelijke overeenkomst wordt ten minste het volgende vastgelegd: De aard en omvang van de bevoegdheid; De duur van de overdracht; De wijze van werken van het samenwerkingsorgaan, en De wijze waarop de overdracht tussentijd beëindigd kan worden.  Rechtsgevolgen van de samenwerking en de gevolgen daarvan voor het gemeentelijke leven die kunnen worden benoemd, zijn: Een regeling ten aanzien van de positie van de betrokken predikant(en) en de kerkelijke (mede)werkers; Een regeling ten aanzien van de diaconale en andere vermogensrechtelijke aangelegenheden van de betrokken gemeenten; Op welke wijze wordt zorggedragen dat de plaatselijke regelingen t.z.t. zijn aangepast aan de samenwerkingsovereenkomst; Voor zover daarvan sprake is, wordt in de samenwerkingsovereenkomst de taak van de werkgroep vierplek verder uitgewerkt.
6. Beoordeling voorstel door kerkenraden
De kerkenraden beoordelen het voorstel voor samenwerking van de werkgroep samenwerking. De kerkenraden gaan akkoord met het voorstel of verzoeken de werkgroep om het voorstel aan te passen.	Tip: bespreek het voorstel in een vergadering waar alle kerkenraden aanwezig zijn. De werkgroep kan het voorstel dan in één keer aan alle betrokken kerkenraadsleden presenteren. Je kunt er ook voor kiezen om het voorstel in de afzonderlijke kerkenraadsvergaderingen te bespreken.
7. Eventueel: wijzigen voorstel door werkgroep samenwerking en opnieuw voorleggen aan de kerkenraden voor akkoord.
8. Horen van gemeenteleden
Nadat de kerkenraden akkoord zijn met het voorstel, besluiten de afzonderlijke kerkenraden op welke wijze de gemeenteleden in iedere gemeente hierover worden gekend en gehoord. Indien sprake is van een gemeente met wijkgemeenten, hoort de algemene kerkenraad ook de wijkkerkenraden.  De werkgroep samenwerking bepaalt de einddatum voor het indienen van bezwaren.	Tip: organiseer hiervoor een gemeenteavond.
9. Eventuele wijzigingen voorstel door werkgroep samenwerking n.a.v. de inbreng van gemeenteleden en opnieuw voorleggen aan de kerkenraden voor een voorgenomen besluit.
10. Toezenden voorstel aan BMCV door kerkenraden
Nadat alle betrokken kerkenraden akkoord zijn gegaan, sturen de kerkenraden het voorstel toe aan het BMCV voor instemming.
11. Horen CCBB door BMCV
Het BMCV hoort, voordat zij het besluit neemt, het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB).
12. Eventueel: horen evangelische-lutherse synode
Indien een evangelisch-lutherse gemeente is betrokken, hoort het BMCV de evangelisch-lutherse synode.
13. Instemming BMCV
Het BMCV stemt in met het voorstel van de kerkenraden.
14. Ondertekening samenwerkingsovereenkomst
De kerkenraden besluiten over het voorstel en gaan over tot ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.	Tip: Kies samen één datum van ondertekening.
15. Toezenden samenwerkingsovereenkomst aan BMCV
De getekende samenwerkingsovereenkomst wordt ter kennisneming toegezonden aan het BMCV.
16. Eventueel: toezending samenwerkingsovereenkomst aan evangelisch-lutherse synodale commissie
Indien een evangelisch-lutherse gemeente betrokken is bij de samenwerking, wordt de samenwerkingsovereenkomst ook toegezonden aan de evangelisch-lutherse synodale commissie.
17. Feest!
De samenwerking tussen de gemeenten is een feit, dus dat kan gevierd worden! Organiseer bijvoorbeeld een feestelijk moment waarbij de samenwerkingsorganen zich presenteren en gemeenteleden uit de verschillende gemeenten elkaar (beter) kunnen leren kennen.	Tip: werk er actief aan dat gemeenteleden uit de samenwerkende gemeenten elkaar leren kennen. Op die manier kan het vertrouwen groeien en blijft het draagvlak voor de samenwerking behouden.
18. Vervolg
Zorg ervoor dat de gemeenschappelijke kerkenraad en de gemeenschappelijke colleges in staat zijn hun bevoegdheden op te pakken. Indien op een gegeven moment een wijziging van de samenwerkingsovereenkomst nodig is, dan kan opnieuw dit stappenplan worden gevolgd. Dat geldt ook als op een gegeven moment ervoor wordt gekozen om een samenwerkingsorgaan op te heffen.	Tip: Plan regelmatige evaluatiemomenten in om samenwerking te bespreken. Een beëindiging van de overdracht van bevoegdheden aan het samenwerkingsorgaan kan alleen met goedvinden van het BMCV. Een besluit tot wijziging van de overeenkomst dan wel opheffing van het samenwerkingsorgaan wordt niet genomen dan nadat de leden van de gemeenten daarin zijn gekend en daarover zijn gehoord.