Ook bijbelteksten vallen onder auteursrechtelijke bescherming en dus is voor openbaar maken en verveelvoudigen toestemming nodig van de auteursrechthebbenden
Zie ook:
Voor het publiceren van tekst en muziek op een website, in beeld en geluid (openbaar maken en/of verveelvoudigen) is altijd toestemming nodig van auteursrechthebbenden
Zie vraag:
In een gemeente is het delen met elkaar en het omzien naar elkaar een belangrijke pijler in de gemeenschap. Vaak worden daarom (in kerkdiensten en kerkbladen) mededelingen gedaan over het wel en wee van gemeenteleden: jubilea, geboorten en ziekten worden vermeld met het oog om er voor elkaar te zijn, elkaar op te dragen in gebed en met elkaar mee te leven. Kerken en gemeenten mogen een gemeenschap vormen die naar elkaar omziet en met elkaar meeleeft. Dat zijn immers ‘gerechtvaardigde activiteiten’ van een kerk. Ook als het gaat om zieke gemeenteleden. Daar moet wel zorgvuldig mee worden omgegaan.
Allereerst vanuit een eigen kerkelijke verantwoordelijkheid: hoe staat de persoon van wie de gegevens gedeeld worden erin, en hoe wordt vormgegeven aan de plaatselijke gemeenschap en het omzien naar elkaar? Maar ook vanuit de privacywetgeving: natuurlijk mag in een kerk voor elkaar worden gebeden (dat zijn immers de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk), maar het is goed te denken aan de privacybelangen van iemand die ziek is. Als de kerkdienst niet online te volgen is, blijft het gebed binnen de gemeente. Gaat de kerkdienst wel online, dan kan iedereen horen wie er ziek is. De gemeente doet er dan goed aan bijvoorbeeld alleen voornamen te noemen of het geluid van de opname even op stil te zetten. Hetzelfde geldt voor het kerkblad. Als deze alleen naar gemeenteleden gaat, valt deze onder de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente. Als iedereen op internet het kerkblad kan downloaden, valt te overwegen om toestemming te vragen aan de persoon die ziek is.
In het kerkblad staat naast openbare stukken over de kerkdiensten en andere activiteiten van de kerk, vaak ook erg persoonlijke informatie over gemeenteleden. Dat kan een verjaardagslijstje met adressen (voor het verzenden van een verjaardagskaartje) of een lijstje met zieken in de gemeente zijn. Zorg ervoor dat dergelijke informatie alleen beschikbaar is voor leden van de gemeente. Zet uw kerkblad dus niet op een website als er dergelijke informatie in voorkomt, maar selecteer de geschikte kopij die op de website kan worden geplaatst. Let er ook op dat bijvoorbeeld lokale journalisten geabonneerd kunnen zijn op het kerkblad: denk na of deze groep ook echt toegang moet kunnen krijgen tot alle informatie in het kerkblad.
De gemeente is een gemeenschap die (onder andere) op zondag samenkomt in een viering. Vaak wordt er bij een viering ook een zondagsbrief uitgedeeld met informatie over de viering, informatie over zieken of jarigen in de gemeente en informatie over aankomende activiteiten met (e-mail)adressen van de organisatoren. Het delen van deze informatie kan een belangrijk onderdeel zijn van uw kerkelijke gemeente: aandacht voor elkaar is in de kerk belangrijk! Indien u deze gegevens in een zondagsbrief wilt opnemen, zorg er dan voor dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de informatie die openbaar wordt gemaakt. Als u toestemming vraagt aan mensen om hun gegevens in de zondagsbrief neer te zetten, zorg er dan voor dat u dit schriftelijk (bijvoorbeeld via de e-mail) doet en dat mensen zich vrij voelen om ‘nee’ te zeggen.
De website van de kerk is een uitgelezen kans om iedereen te informeren over de gemeente. Alle informatie is daarmee openbaar. Let daarom goed op de privacy en zorg ervoor dat namen van mensen die geen functie hebben in de kerk niet op de website staan. Zorg er ook voor dat bijzondere persoonsgegevens, zoals pastorale informatie, niet op een openbaar gedeelte van de website staan. Gebruik zoveel mogelijk e-mailadressen die gebonden zijn aan een functie (bijvoorbeeld scriba@gemeentenaam.nl) in plaats van persoonlijke e-mailadressen.
Let ook op foto’s op de website: zodra personen herkenbaar in beeld zijn, worden zij beschermd door de privacywetgeving. Vraag de personen die herkenbaar in beeld zijn uitdrukkelijk om (schriftelijke) toestemming. Foto’s waar mensen niet herkenbaar in beeld zijn (bijvoorbeeld op de rug) mogen wel. Lees ook de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk.
Rond het online zetten van kerkdiensten spelen niet alleen vragen van privacy, maar ook bijvoorbeeld van auteursrecht. In de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk staat hier informatie over.
Voor leden van de gemeente geldt dat er geen toestemming hoeft te worden gevraagd: het valt binnen de gerechtvaardigde activiteiten en de gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om hen via een nieuwsbrief op de hoogte te stellen van de activiteiten van hun kerkelijke gemeente. Wel moeten leden zich kunnen uitschrijven voor de nieuwsbrieven.
Voor anderen moet u toestemming vragen. Toestemming moet expliciet en vrij worden gegeven. Zorg er dus voor dat iemand zich actief moet aanmelden (bijvoorbeeld via e-mail) voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Het beste kunt u deze aanmeldingen (het liefst veilig en digitaal) bewaren. Bij aanmelding mogen niet meer gegevens worden gevraagd dan nodig zijn en de gegevens die u heeft ontvangen voor de aanmelding voor de nieuwsbrief mag u niet voor een ander doel gebruiken.
Een gemeentegids kent verschillende verschijningsvormen: sommige gemeenten hebben een gemeentegids die bestaat uit een lijst van alle gemeenteleden, anderen hebben een gemeentegids waarin bijvoorbeeld alle activiteiten voor het komend jaar staan (incl. de contactpersonen). Op beide verschijningsvormen is de AVG van toepassing. Dat betekent dat op beide van toepassing is dat de gegevens goed beschermd moeten zijn, dat de gegevens zijn verzameld (mede) met het oog op de verspreiding van de gemeentegids en dat er een grondslag moet zijn om de gegevens te verwerken.
Er zijn in de AVG een zestal grondslagen voor verwerkingen van persoonsgegevens. Wanneer er sprake is van gegevens rondom religie (hetgeen het geval is indien de gemeentegids een ledenlijst van de kerk behelst) is de aangewezen grondslag 'gerechtvaardigd belang/gerechtvaardigde activiteiten'.
Van belang is dat als er een gemeentegids in de vorm van een ledenlijst wordt uitgegeven dat: 1) deze uitgave van de gids daadwerkelijk past in de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente ('we hebben dit altijd gedaan' is onvoldoende argument, er moet worden aangetoond en beschreven dat de uitgifte daadwerkelijk tot het gemeenteleven behoort); 2) er passende waarborgen zijn rond gegevensbescherming; 3) de gegevens in de gids alleen leden (doopleden en belijdende leden) van de gemeente betreffen; 4) er regelmatig contact is met die leden (men mag dus niet gegevens van gemeenteleden die nooit in de kerk komen zomaar in de gemeentegids publiceren); en 5) de gids alleen binnen de gemeente wordt uitgegeven (als u de gids bijvoorbeeld ook aan niet-leden wilt geven of openbaar op de website van de gemeente wilt zetten heeft u expliciete toestemming van alle leden in het boekje nodig).
Wanneer er sprake is van een gemeentegids waarin de activiteiten genoemd staan met contactpersonen is de kring van betrokken personen kleiner. De grondslag van verwerking zal wederom liggen in gerechtvaardigd belang/gerechtvaardigde activiteiten. Ook in deze verschijningsvorm van de gemeentegids is het van belang dat de uitgave van de gids daadwerkelijk past in de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente ('we hebben dit altijd gedaan' is onvoldoende argument, er moet worden aangetoond en beschreven dat de uitgifte daadwerkelijk tot het gemeenteleven behoort). Voorts is van belang dat u in deze gemeentegids niet zomaar gegevens van contactpersonen uit uw ledenadministratie haalt. Immers, die gegevens zijn verzameld met het oog op de ledenadministratie, niet met het oog op het publiceren van contactgegevens in een gemeentegids. Misschien heeft een contactpersoon immers wel een speciaal e-mailadres aangemaakt of gekregen voor een specifieke activiteit (bijvoorbeeld zomerkamp@pgplaatsnaam.nl): vraag dus welke contactgegevens gebruikt moeten worden aan de contactpersoon. Het ligt in het kader van een gemeentegids dat een programmaboekje is eerder voor de hand deze breder te verspreiden dan enkel onder de leden van de gemeente. Dit kan alleen als u het gerechtvaardigd belang van het uitbrengen van deze gemeentegids als programmaboekje kunt plaatsen en beschrijven op zo'n manier dat verspreiding breder dan de gemeenteleden dit rechtvaardigt (als er alleen maar activiteiten in staan die interessant of toegankelijk zijn voor gemeenteleden, kunt u het boekje dus niet zomaar buiten de kring van gemeenteleden uitbrengen).