Veelgestelde vragen

De WBTR is niet van toepassing op kerkelijke rechtspersonen naar artikel 2 boek 2 BW (dus gemeenten en diaconieën).

De WBTR heeft wel gevolgen voor aan de kerk gelieerde stichtingen (stichtingen conform Generale regeling 13 Stichtingen). Mocht dit van toepassing zijn op uw situatie, kijk dan naar de checklist die de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) op haar website heeft gepubliceerd: https://nov.nl/themas/wettenenregels/dossiers/bestuur+en+toezicht/checklist+wbtr/default.aspx

De kerkenraad legt in de plaatselijke regeling vast op welke wijze de verkiezing van ambtsdragers plaatsvindt. In ordinantie 3-6-2 en 3-6-3 van de kerkorde staat de verkiezingsprocedure beschreven. Er zijn twee vormen van verkiezingsprocedure: de reguliere (ord. 3-6-2) en de verkiezingsprocedure door middel van dubbeltallen (ord. 3-6-3). 

De kerkorde en modellen voor de plaatselijke regeling vindt u via: https://www.protestantsekerk.nl/thema/kerkorde/.

Voor verdere vragen over de verkiezing van ambtsdragers kunt u contact opnemen met 030 880 1880 of info@protestantsekerk.nl.

Voor de digitale versie van de Kerkorde (editie 2019) zie www.protestantsekerk.nl/kerkorde. De paperback en het e-book zijn beschikbaar via Kok Boekencentrum: https://www.kokboekencentrum.nl/?s=kerkorde

Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden.

Op 9 juni 2020 is het nieuwe jaarboek verschenen. Scriba's hebben een brief ontvangen met daarin een persoonlijke code waarmee ze het boek kunnen bestellen.

Mocht u scriba zijn en deze brief niet ontvangen hebben, stuur dan een mail naar info@protestantsekerk.nl. 

Helaas is het jaarboek - in verband met de privacy regels - niet te verkrijgen via de boekhandel.

U mag niet in elke situatie gebruik maken van een zzp’er. De kerkorde kent voor sommige functies in de kerk opleidings- en/of registratie-eisen, in die functies mag geen zzp’er worden aangesteld. Dat geldt voor de predikanten, de kerkelijk werkers, koster(-beheerders) en de kerkmusici.

Voor andere functies in de kerk bent u vrij om gebruik te maken van een zzp’er, waarbij u er wel op moet letten dat u geen schijnconstructie aangaat. De dienstenorganisatie raadt u aan gebruik te maken van de modelcontracten van de site van de Belastingdienst en samen met uw zzp’er na te denken over hoe de samenwerking van de zzp’er en de kerkenraad eruit ziet (zonder dat er sprake is van werkgeversgezag).

Het spreekt voor zich dat er tegen het inzetten van schilders, loodgieters, etc. geen bezwaren vanuit de kerkorde zijn.

In artikel VII van de kerkorde staat dat ‘de eredienst wordt geleid door hen die daartoe in de orde van de kerk zijn aangewezen. De inrichting van de eredienst wordt vastgesteld door de kerkenraad met inachtneming van de bijzondere verantwoordelijkheid van de voorgangers en hen die zorgdragen voor de kerkmuziek’. In ordinantie 5-6 staat in de leden 2 en 3 dat ‘de kerkmusicus wordt benoemd door de kerkenraad na overleg met het college van kerkrentmeesters, bij voorkeur uit de leden van de kerk.

De aanstelling van de kerkmusicus geschiedt door het college van kerkrentmeesters. De kerkmusicus wordt hetzij op arbeidsovereenkomst hetzij op basis van vrijwilligheid aangesteld volgens de bepalingen van de generale regeling voor de kerkmusici’. Een kerkmusicus dient een bevoegdheidsverklaring te halen bij het Protestants Centrum voor Toerusting en Educatie (PCTE). In de Generale Regeling Kerkmusici is de positie van de kerkmusicus verder uitgewerkt.

Voor leden van de gemeente geldt dat er geen toestemming hoeft te worden gevraagd: het valt binnen de gerechtvaardigde activiteiten en de gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om hen via een nieuwsbrief op de hoogte te stellen van de activiteiten van hun kerkelijke gemeente. Wel moeten leden zich kunnen uitschrijven voor de nieuwsbrieven.

Voor anderen moet u toestemming vragen. Toestemming moet expliciet en vrij worden gegeven. Zorg er dus voor dat iemand zich actief moet aanmelden (bijvoorbeeld via e-mail) voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Het beste kunt u deze aanmeldingen (het liefst veilig en digitaal) bewaren. Bij aanmelding mogen niet meer gegevens worden gevraagd dan nodig zijn en de gegevens die u heeft ontvangen voor de aanmelding voor de nieuwsbrief mag u niet voor een ander doel gebruiken.

U mag ook onder de nieuwe privacy-wetgeving gebruik maken van Dropbox of Google Drive. Dropbox, Google Drive en andere aanbieders van cloud-opslagdiensten zijn aparte partijen bij wie u bijvoorbeeld documenten opslaat. In deze documenten kunnen persoonsgegevens zitten: bijvoorbeeld een adreslijst van kerkenraadsleden of kerkenraadsnotulen. Dropbox en Google Drive zijn Amerikaanse partijen die allebei deelnemen aan het EU-VS privacy shield en daarom ook onder de nieuwe privacy-wetgeving afdoende bescherming bieden en gebruikt mogen worden. 

Als u gebruikt maakt van Dropbox of Google Drive moet u wel de volgende aandachtspunten in ogenschouw nemen:

• Lees de gebruikersovereenkomst en de privacy-documentatie van Dropbox en/of Google.
• Zorg ervoor dat de toegang tot (gedeelde) mappen goed in de gaten wordt gehouden: als iemand zijn functie heeft neergelegd mag die bijvoorbeeld niet meer in de map.
• Maak geen gebruik van een algemeen account waarvan meerdere mensen de inloggegevens hebben.
• Houd de inloggegevens geheim en verander regelmatig van wachtwoord.
• Verwijder oude bestanden.

Bij (langdurige) afwezigheid van de predikant (bijvoorbeeld vanwege ziekte, zwangerschap, verlof of vacature) moet elke gemeente een consulent om bijstand vragen (ord. 4-10). Deze consulent adviseert de kerkenraad in haar bestuurlijke taken en begeleidt zo nodig het proces van het beroepingswerk. De consulent zal in de regel geen pastorale, diaconale of missionaire taken op zich nemen, en ook niet (elke keer) in de gemeente kunnen voorgaan. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk om vervanging te regelen.

De kerkorde biedt een aantal mogelijkheden om tijdelijk te voorzien in de werkzaamheden. De mogelijkheden hieronder worden het meest ingezet in situaties van ziekte, zwangerschap, verlof of vacature. In deze mogelijkheden wordt een predikant niet in de gemeente beroepen; een eventuele vacature blijft bestaan tot een predikant is beroepen.

• Een kerkelijk werker kan tijdelijk voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Of via een tijdelijk arbeidscontract, of via een tijdelijke uitbreiding van zijn uren. Een kerkelijk werker heeft niet standaard de bevoegdheid om voor te gaan in een gemeente of om sacramenten te bedienen.
• Een predikant, proponent en emeritus kan door het verrichten van incidentele hulpdiensten voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Per incidentele hulpdienst mag maximaal 40 uur werk worden verricht. Meest voorkomende vormen van incidentele hulpdiensten zijn het doen van een (gast)preekbeurt en het voorzien in kortstondig crisispastoraat. Lees meer over hoe spreek ik een incidentele hulpdienst af?
• Een predikant, proponent en emeritus kan door het verrichten van structurele hulpdiensten voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Een structurele hulpdienst duurt tussen de 40 uur en 2 jaar en mag voor elk werktijdpercentage worden afgesproken. Meest voorkomende vormen van structurele hulpdiensten zijn invalwerk bij ziekte, zwangerschap of vacature. Lees meer over hoe spreek ik een structurele hulpdienst af?
• Een predikant of kerkelijk werker kan ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente. In dat geval loopt de facturering en de rechtspositie van de predikant via de dienstenorganisatie. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie. 

Een tijdelijke dienst ontstaat door aanvaarding van een beroep in tijdelijke dienst. Een tijdelijke dienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die schriftelijk wordt afgesproken. Een tijdelijke dienst duurt minimaal 2 jaar. Het gaat vaak om het uitvoeren van een project of bijvoorbeeld het vervullen van een predikantsbezetting in een gemeente die bezig is in een fusie-proces. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze pagina is een rekenblad beschikbaar om het traktement en de kosten te berekenen. Een gemeente heeft wel voorafgaande toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering om een tijdelijke dienst af te spreken. Bij het beroepen van een predikant in tijdelijke dienst zal, in samenspraak met het breed moderamen van de classicale vergadering, extra aandacht moeten worden besteed waarom tijdelijkheid nodig is. Daarnaast zal de gemeente aan moeten geven hoe lang de tijdelijke dienst moet duren en waarom. Een tijdelijke dienst duurt ten minste 2 jaar, maar kent geen kerkordelijk maximum. Een predikant in tijdelijke dienst is beroepen in een gemeente en maakt deel uit van de kerkenraad. 

Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden. In die gids staat tevens een stappenplan opgenomen.

Een tijdelijke dienst afgesproken met een proponent komt tot stand door het aanvaarden van een beroep. Een tijdelijke dienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een proponent die schriftelijk wordt afgesproken. Een tijdelijke dienst met een proponent duurt minimaal 3 jaar en maximaal 5 jaar met een minimale werktijd van 40%. Dit is zo geregeld om ervoor te zorgen dat de proponent genoeg tijd heeft om werkervaring op te doen en zijn of haar eerste fase van de permanente educatie te volgen. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Een gemeente krijgt bij het beroepen van een proponent (zowel voor onbepaalde tijd als in tijdelijke dienst) een korting op de factuur gedurende vier jaar. Op deze pagina is een rekenblad beschikbaar om het traktement en de kosten te berekenen. Een gemeente heeft wel toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering om een tijdelijke dienst af te spreken. Anders dan bij het beroepen van een predikant toetst het breed moderamen van de classicale vergadering bij een proponent niet of er gezocht is naar samenwerking met een andere gemeente.

Een proponent (dan predikant) in tijdelijke dienst is beroepen in een gemeente en maakt deel uit van de kerkenraad. Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden. In die gids staat tevens een stappenplan opgenomen.

Een structurele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die schriftelijk wordt afgesproken. Een structurele hulpdienst duurt minimaal 40 uur en maximaal 2 jaar. Het gaat vaak om vervangingswerk of projectmatig werk. De predikant krijgt via de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen traktement betaald. De gemeente krijgt hiervoor een factuur van de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen. Na afloop is er geen sprake van wachtgeld, tijdens de structurele hulpdiensten ontvangt de predikant een tijdelijkheidstoeslag, zolang de AOW-datum nog niet is bereikt. In verband met de toeslag voor de predikant krijgt de gemeente een werktijdafhankelijke opslag op de bezettingsbijdrage, die voor alle gemeenten gelijk is. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om structurele hulpdiensten af te spreken.

Een gemeente kan zelf met de predikant een opdracht tot structurele hulpdiensten overeenkomen (variant 1). Een gemeente kan ook met een andere gemeente afspreken dat zij gebruikmaken van hun predikant (‘detachering’) (Variant 2). Deze twee opties worden hieronder achtereenvolgens toegelicht.
Tevens kan een predikant ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente (Variant 3). De gemeente betaalt hiervoor een bijdrage aan de dienstenorganisatie en de predikant/kerkelijk werker krijgt via de dienstenorganisatie betaald. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie. 

Variant 1: Hoe spreken gemeente en predikant een structurele hulpdienst af? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om structurele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld om een zieke predikant te vervangen, een vacaturetijd op te vangen of een project te starten. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant. Ook kan een predikant zelf aangeven beschikbaar te zijn voor vervangingswerk of een bepaald project.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor structurele hulpdiensten vinden. Op die pagina kunt u ook een rekenblad invullen om de kosten voor de gemeente en het traktement voor de predikant te berekenen. Vergeet niet een afschrift van de opdracht tot het verrichten van structurele hulpdiensten naar bureau predikantstraktementen te sturen, dit bureau zorgt (o.a.) voor de facturering en betaling van het traktement. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Variant 2: Hoe detacheren gemeenten onderling een predikant voor een structurele hulpdienst? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: de gemeenten en predikant vinden elkaar
Wellicht wenst een kerkenraad de een predikant van een andere (naburige) gemeente een opdracht voor structurele hulpdiensten te geven. De gemeente kan in zo’n geval vragen (aan de andere gemeente en de betreffende predikant) of zij de predikant willen detacheren. Detacheren kan alleen binnen de bestaande werktijd van de predikant in een gemeente.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor detachering vinden. De inlenende gemeente betaalt aan de uitlenende gemeente een evenredige vergoeding voor de traktementslasten. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering, de betrokken predikant en gemeente worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Een incidentele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die vormvrij mag worden afgesproken. Een incidentele hulpdienst duurt maximaal 40 uur per opdracht. Het gaat vaak om opdrachten voor een preekbeurt, incidenteel crisispastoraat, een avond catechese, etc. De predikant krijgt per opdracht of uur betaald op basis van een tarievenlijst in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om een incidentele hulpdienst af te spreken.

Hoe spreken gemeente en predikant een incidentele hulpdienst af? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er een incidentele hulpdienst nodig is. Dat kan heel specifiek zijn (voor X-activiteit willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen de preekvoorziener het preekrooster in te vullen met gastpredikanten). De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om incidentele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld door een gast-preekbeurt te verzorgen. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via de preekbeurtenzoeker, het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant. 

Stap 3: de afspraken
De afspraken hoeven niet uitgebreider te zijn dan nodig. Een model-overeenkomst is niet beschikbaar omdat het te ver voert om voor een kortdurende opdracht als een preekbeurt of een enkele catechese een schriftelijke overeenkomst te sluiten. De tarieven voor incidentele hulpdiensten worden door het georganiseerd overleg predikanten vastgesteld en staan in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5. De tarieven worden tevens gepubliceert op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/actueel/.

Stap 4: de incidentele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden uitgevoerd.

Stap 5: de betaling
Na de incidentele hulpdienst zal de betaling geschieden. Gemeenten hoeven deze betalingen niet actief door te geven aan de Belastingdienst. Ze hoeven alleen desgevraagd de Belastingdienst bepaalde gegevens (zie hieronder) aan de Belastingdienst te leveren. Het BSN-nummer mag niet worden gevraagd door de gemeente.
Gegevens die (alleen desgevraagd) moeten worden verstrekt aan de Belastingdienst: Naam, Voorletters, Voorvoegsels, Het adres waar de predikant woont, Geboortedatum, Uitbetaald bedrag inclusief alle kostenvergoedingen (in hele euro’s), IBAN bankrekeningnummer waarop is uitbetaald, Startdatum van het tijdvak waarin het inkomen genoten is, Einddatum van het tijdvak waarin het inkomen genoten is.

Stap 6: einde van de incidentele hulpdienst
Na de incidentele hulpdienst loopt deze automatisch af.

Per 1 juli 2021 veranderen er verschillende regelingen ten aanzien van de tijdelijke inzet van predikanten in ordinantie 3-18 en generale regeling 5. Ordinantie 3-24 leden 2 en 3 en ordinantie 3-28 leden 3 en 4 komen te vervallen.

Onder de nieuwe regelingen zijn vier vormen van tijdelijke inzet van predikanten mogelijk. Hieronder staan deze toegelicht, maar u kunt ook bekijken via deze infographic:

Incidentele hulpdiensten (werkzaamheden <40 uur: preekbeurten, etc)

Elke predikant, proponent en emeritus kan incidentele hulpdiensten verrichten. Deze hulpdiensten worden afgesproken tussen de gemeente en predikant en hiervoor is geen toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering. De predikant wordt niet beroepen en maakt dus ook geen onderdeel uit van de kerkenraad, een eventuele vacature blijft dus bestaan. Per incidentele hulpdienst mag maximaal 40 uur werk worden verricht. Meest voorkomende vormen van incidentele hulpdiensten zijn het doen van een (gast)preekbeurt en het voorzien in kortstondig crisispastoraat. Deze incidentele hulpdiensten worden aan de predikant vergoed op basis van tarieven in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5 (de actuele tarieven kunt u hier vinden). Als een incidentele hulpdienst langer duurt dan 40 uur, moet gebruik worden gemaakt van een andere vorm van tijdelijke inzet. Wel mogen er meerdere incidentele hulpdiensten achtereenvolgens worden afgesproken met dezelfde predikant/gemeente, zolang het maar verschillende opdrachten zijn. Natuurlijk ontstaat hierdoor een risico op misbruik door alleen maar te werken met opvolgende incidentele hulpdiensten, maar we vertrouwen erop dat gemeenten dit niet zullen doen. Daarnaast is het erg onaantrekkelijk voor een predikant om hieraan mee te werken omdat een predikant bij incidentele hulpdiensten geen pensioen opbouwt of verzekerd is voor arbeidsongeschiktheid.
Lees meer over hoe spreek ik een incidentele hulpdienst af?

Structurele hulpdiensten (werkzaamheden >40 uur-2 jaar: invalwerk, projecten, etc)

Elke predikant, proponent en emeritus kan structurele hulpdiensten verrichten. Deze hulpdiensten worden afgesproken door de gemeente en predikant en hiervoor is geen toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering. De predikant wordt bij structurele hulpdiensten niet beroepen en maakt dus ook geen onderdeel uit van de kerkenraad, een eventuele vacature van de predikantsplaats in de gemeente blijft dus bestaan. Een structurele hulpdienst duurt tussen de 40 uur en 2 jaar en mag voor elk werktijdpercentage worden afgesproken. Meest voorkomende vormen van structurele hulpdiensten zijn invalwerk bij ziekte, zwangerschap of vacature. De nieuwe -betere- rechtspositie kan predikanten ook aanmoedigen om projecten te ontwikkelen die zij (ook) in andere gemeenten kunnen uitvoeren. De beloning van structurele hulpdiensten verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente bij elke hulpdienst altijd even hoog is. Structurele hulpdiensten zijn ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze manier is vooraf duidelijk hoeveel de structurele hulpdienst de gemeente kost (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een structurele hulpdienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Een gemeente mag na het inzetten van een structurele hulpdienst, pas na een jaar na het aflopen van de structurele hulpdienst een nieuwe structurele hulpdienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant).
Lees meer over hoe spreek ik een structurele hulpdienst af?

Voor structurele hulpdiensten kan ook worden afgesproken dat de dienstenorganisatie (de mobiliteitspool) een predikant aan de gemeente uitleent tegen een vergoeding. In dat geval loopt de facturering en de rechtspositie van de predikant via de dienstenorganisatie.

Tijdelijke dienst (>2 jaar: een tijdelijk beroepen predikant in de gemeente)

Een predikant (niet proponent, niet emeritus) kan een beroep in tijdelijke dienst krijgen. Hier geldt de procedure voor het beroepingswerk (inclusief de verkiezingsprocedure in de gemeente) met voorafgaande toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering op basis van een solvabiliteitsverklaring van het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Een beroep in tijdelijke dienst duurt ten minste twee jaar, maar heeft geen maximale termijn. Het breed moderamen van de classicale vergadering ziet toe op misbruik van de regeling, waardoor de termijn van de tijdelijke dienst (of deze nu 3 jaar, 5 jaar of 8 jaar duurt) voldoende beredeneerd moet zijn. Anders dan bij een beroep voor onbepaalde tijd, kan met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering de werktijd van de predikant ook op minder dan 33% worden vastgesteld. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze manier weet u vooraf altijd zeker hoeveel de tijdelijke dienst de gemeente kost (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een tijdelijke dienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 6 jaar, als de tijdelijke dienst aanvankelijk korter dan 6 jaar duurde. Een gemeente mag na het inzetten van de tijdelijke dienst, pas na een jaar na het aflopen van de tijdelijke dienst een nieuwe structurele hulpdienst of tijdelijke dienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant). Wel mag een gemeente na afloop van de tijdelijke dienst, met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering, de tijdelijke dienst van de predikant omzetten in een beroep voor onbepaalde tijd.
Lees meer over hoe spreek ik een tijdelijke dienst met een predikant af?

Tijdelijke dienst voor proponenten (3-5 jaar: een tijdelijk beroepen predikant in de gemeente)

Een proponent (niet predikant, niet emeritus) kan ook een beroep in tijdelijke dienst krijgen, maar onder bijzondere voorwaarden. Hier geldt de procedure voor het beroepingswerk (inclusief de verkiezingsprocedure in de gemeente) met voorafgaande toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering op basis van een solvabiliteitsverklaring van het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Anders dan bij de tijdelijke dienst van een predikant hoeft een gemeente niet naar samenwerking met andere gemeenten te hebben gezocht voorafgaande aan het beroepingswerk. Het bieden van een plek om werkervaring op te doen is voldoende reden voor een beroep in tijdelijke dienst. Een beroep in tijdelijke dienst voor een proponent duurt ten minste drie jaar en maximaal 5 jaar. De werktijd van de proponent moet ten minste 40% bedragen, zodat de proponent voldoende tijd heeft werkervaring op te doen en zijn permanente educatie te volgen. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Bij het beroepen van een proponent (zowel tijdelijk als voor onbepaalde tijd) krijgt een gemeente gedurende vier jaar een korting. De korting is net zo hoog als de opslag voor de tijdelijkheid. Hierdoor is een proponent in vaste dienst 4 jaar lang goedkoper dan een andere predikant en is een proponent in tijdelijke dienst 4 jaar lang net zo duur als een andere predikant (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een tijdelijke dienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 6 jaar, als de tijdelijke dienst aanvankelijk korter dan 6 jaar duurde. Een gemeente mag na het inzetten van de tijdelijke dienst, pas na een jaar na het aflopen van de tijdelijke dienst een nieuwe structurele hulpdienst of tijdelijke dienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant). Wel mag een gemeente na afloop van de tijdelijke dienst, met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering, de tijdelijke dienst van de predikant omzetten in een beroep voor onbepaalde tijd.
Lees meer over hoe spreek ik een tijdelijke dienst met een proponent af?

Om een predikant te kunnen beroepen is toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering (ord. 3-3-1). Bij de aanvraag moet onder andere een verklaring worden meegestuurd van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), waarin staat dat de gemeente aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Die verklaring heet 'solvabiliteitsverklaring' en wordt dus vooraf door de kerkenraad aangevraagd bij het CCBB.

Voor een solvabiliteitsaanvraag levert u de volgende stukken aan: gevraagde omvang (werktijdpercentage) van de te vervullen vacature, een actueel beleidsplan, de verwachte ontwikkeling van ledental, leeftijdsopbouw en jaarlijkse bijdragen. De jaarrekening, begroting en de meerjarenraming dienen via FRIS te zijn ingediend. Het CCBB kan aanvullende informatie vragen. Als alles in orde is, duurt de procedure ongeveer drie weken. Een solvabiliteitsverklaring is een jaar geldig en geldt voor een specifieke predikantsvacature.

Adressen van alle CCBB’s:

Stap 1: De vacature van predikant/geestelijk verzorger: overleg met de instelling 

De vacature voor een predikant of geestelijk verzorger in een instelling zal vaak door de instelling zelf worden geregeld. Het is mogelijk dat de kerkenraad al in een vroegtijdig proces wordt betrokken, maar vaak zal de kerkenraad pas betrokken worden als er al een kandidaat is. De kerkenraad treedt in overleg met de instelling (en als die al aanwezig is, ook met de begeleidingscommissie) en beproeft of het verlenen van een zending (bijzondere opdracht) op zijn plaats is en wat bijvoorbeeld de taakstelling van de predikant gaat worden. In dit eerste overleg kan ook al melding worden gemaakt van de vervolgstappen en de benodigde overeenkomst tussen kerkenraad en instelling.

Stap 2: Het besluit van de kerkenraad om tot een bijzondere opdracht te komen

Nadat het eerste contact is geweest met de instelling is het goed om als kerkenraad een besluit te nemen of de gemeente kan voorzien in de bijzondere opdracht. Daarbij kunnen veel overwegingen meespelen, zoals: past het in het beleid van de gemeente, is er draagvlak in de gemeente, passen de werkzaamheden die de predikant/geestelijk-verzorger gaat doen bij het ambt, is de eventuele kandidaat wel bevoegd, is er voldoende bestuurskracht om de begeleidingscommissie te vormen?

Bij het beroepen van een predikant met een bijzondere opdracht is het niet nodig om een verkiezing in de gemeente te houden of de gemeente op een andere wijze te betrekken (tenzij u dit in uw plaatselijke regeling heeft opgenomen).

Stap 3: Het (laten) toetsen van de werkzaamheden en bevoegdheden

Het oordeel dat de werkzaamheden passen bij het ambt van predikant(-geestelijk verzorger) moet de kerkenraad laten toetsen door of vanwege de kleine synode. 

In de vacature kan worden gevraagd naar een predikant of naar een predikant-geestelijk verzorger. Dit zijn verschillende functies met verschillende (vereiste) vooropleidingen. Tot predikant zijn beroepbaar beroepbare predikanten of proponenten van de kerk; tot predikant-geestelijk verzorgers zijn beroepbaar zij die daarvoor de specifieke opleiding hebben gehad en beroepbaar zijn. Pas na aanvullende opleiding of met ontheffing van de kleine synode kan een predikant als predikant-geestelijk verzorger worden beroepen, en een predikant-geestelijk verzorger als predikant. Ook een kerkelijk werker kan een bijzondere opdracht krijgen.

De kerkorde gaat ervan uit dat de predikant(-geestelijk verzorger) een arbeidsovereenkomst krijgt met de instelling. Wil de instelling en/of de predikant de aanstelling op een andere basis vormgeven (bijvoorbeeld op basis van een zzp-constructie)? Dan is het raadzaam contact op te nemen met de dienstenorganisatie.

Stap 4: Het instellen van een begeleidingscommissie

De kerkorde verplicht tot het instellen van een begeleidingscommissie. Het is mogelijk deze al in een eerder stadium in te stellen, of pas in een later stadium. Hoe eerder de begeleidingscommissie wordt betrokken, hoe meer (voorbereidende) werkzaamheden deze kan verrichten bij de beroeping. De kans is echter aanwezig dat een begeleidingscommissie aan het werk gaat en er in het proces blijkt dat de kerkenraad toch niet in staat is een bijzondere opdracht te verlenen; dan kunnen de leden van de begeleidingscommissie natuurlijk het idee hebben voor niks te zijn benoemd in de commissie. 

Voor de begeleidingscommissie is een model taakomschrijving beschikbaar.

Stap 5: Het sluiten van de overeenkomst met de instelling

De kerkorde verplicht de kerkenraad tot het sluiten van een overeenkomst met de instelling waarin geregeld wordt dat de kerkenraad verantwoordelijk is voor het ambtelijke deel (waaronder evt. kerkdiensten, maar ook het feit dat de kerk opzicht en tucht uitoefent over de predikant) en de instelling voor de rechtspositie en het salaris (waaronder dus ook bijv. schorsing, vakantie, etc).

Voor deze overeenkomsten zijn modellen beschikbaar afhankelijk van welke ambtelijke vergadering de predikant beroept (kerkenraad of classicale vergadering): 

a - modelovereenkomst tussen instelling en kerkenraad

b - modelovereenkomst tussen instelling en classicale vergadering  

Lees tevens de aandachtspunten bij deze regelingen:

a - aandachtspunten rondom de taken;

b - aandachtspunten voor de verdeling van verantwoordelijkheden tussen kerkenraad en instelling.

Stap 6: Toetsing door het breed moderamen van de classicale vergadering 

Als het een kerkenraad is die een predikant met bijzondere opdracht beroept, toetst het breed moderamen van de classicale vergadering of de (in stap 5) beschreven overeenkomst tussen kerkenraad en instelling (afdoende) is getroffen.

Voor deze beoordeling zijn aandachtspunten beschikbaar:

a - aandachtspunten rondom de taken;

b - aandachtspunten voor de verdeling van verantwoordelijkheden tussen kerkenraad en instelling.

Stap 7: De beroepingsbrief, de datum van bevestiging/verbintenis en de bevestigings-/verbintenisdienst

Als het breed moderamen van de classicale vergadering zich ervan heeft vergewist dat er een afdoende regeling tussen de kerkenraad en de instelling is gesloten, dan kan de beroeping plaatsvinden.

De kerkenraad stelt de predikant een beroepingsbrief ter hand (zie model hiervoor) waarin (nogmaals) duidelijk wordt gemaakt dat de rechtspositie van de predikant(-geestelijk verzorger) bij de instelling rust.

De kerkenraad en de predikant komen een datum overeen wanneer de bevestiging/verbintenis ingaat. Deze datum zal overeenkomen met de datum van de bevestigings-/verbintenisdienst.

De bevestigings-/verbintenisdienst vindt plaats in een gemeente waarbinnen de predikant(-geestelijk verzorger) werkzaam is. Het is ook mogelijk de kerkdienst te houden in de instelling.

Twee of meer gemeenten kunnen door samen te werken samen een predikant beroepen. Zij maken dan gebruik van een samenwerking zoals beschreven in ordinantie 2-7 en generale regeling 1.

Tegen een besluit (of een verzuim) van de kerkenraad kan een lid van de gemeente (of een kerkelijk lichaam) in bezwaar gaan. Het is ook mogelijk om revisie van een besluit te vragen.

De procedure rondom bezwaar staat stapsgewijs beschreven in dit document.

Een kerkelijk werker mag in de regel niet voorgaan in erediensten. Alleen in het geval dat een kerkelijk werker preekconsent heeft ontvangen, mag een kerkelijk werker dat wel doen. Ook kan een kerkelijk werker voorgaan in bijzondere diensten. Deze bijzondere diensten moeten een bijzonder karakter hebben (denk aan een speciale jeugddienst). Het bijzondere karakter van de dienst mag er niet enkel uit bestaan dat de kerkelijk werker voorgaat.

Zie hier hoe een preekconsent kan worden aangevraagd:

Wat is de procedure om een preekconsent voor een kerkelijk werker aan te vragen of te verlengen?

1. De kerkelijk werker heeft een preekconsent in uw gemeente.
2. De kerkelijk werker is benoemd als kerkelijk werker-ouderling of kerkelijk werker-diaken in uw gemeente.
3. De kerkenraad vraagt de sacramentsbevoegdheden aan bij het breed moderamen van de classicale vergadering.
4. Het breed moderamen van de classicale vergadering toetst (volgens de generale regeling kerkelijk werkers) of de gemeente in ‘bijzondere omstandigheden’ verkeert. Hiervan is sprake als a) de gemeente niet genoeg financiële middelen heeft om een predikant voor ten minste een derde van de volledige werktijd te beroepen; b) kerkordelijke vormen van samenwerking, zoals de vorming van een combinatie- of streekgemeente, dan wel samenvoeging met een andere gemeente, niet toepasbaar zijn of er niet toe leiden dat alsnog een predikant kan worden beroepen; en c) de gemeente, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten, in staat is om voor ten minste 36 maanden een kerkelijk werker voor ten minste een derde van de volledige werktijd aan te stellen.
5. Het breed moderamen van de classicale vergadering vraagt in haar beoordeling of er sprake is van bijzondere omstandigheden advies aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (en in voorkomende gevallen van de evangelisch-lutherse synode).
6. De kerkelijk werker die sacramentsbevoegdheden heeft ontvangen ontvangt supervisie van een door het breed moderamen van de classicale vergadering aangewezen predikant.

Jaargesprekken en functioneringsgesprekken zijn twee verschillende concepten. De jaargesprekken zijn bedoeld als een gesprek van de kerkenraad, een functioneringsgesprek is bedoeld als een gesprek tussen een werkgever en een werknemer. Bij een kerkelijk werker kan het dus goed zijn dat er zowel een jaargesprek is en er daarnaast nog een functioneringsgesprek is.

Het jaargesprek is geregeld in ord. 4-8-6a en is alleen van toepassing op kerkelijk werkers die in het ambt bevestigd zijn. In de jaargesprekken reflecteert de kerkenraad namelijk op de kwaliteit van het werk van de kerkenraad in het geheel en van de betrokken ouderling/diaken-kerkelijk werker in het bijzonder. Ook het welbevinden van de betrokkenen komt aan de orde. De gelijkwaardigheid van de ambten bepaalt het karakter van de jaargesprekken. Een kerkelijk werker die in de bediening is gesteld kan natuurlijk ook een gesprek met de kerkenraad over de inhoud van zijn/haar werk hebben, maar dat heet dan officieel geen jaargesprek. Een jaargesprek is niet een functioneringsgesprek tussen werkgever en werknemer, maar een gesprek tussen ambtsdragers. De jaargesprekken worden gedaan door de kerkenraad (of een afvaardiging daaruit). De jaargesprekken worden verder behandeld in deze brochure.

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen werkgever en werknemer. De werkgeverstaak van een kerkelijk werker wordt door het College van Kerkrentmeesters vervult als de kerkelijk werker in dienst is van de gemeente. Als de kerkelijk werker in dienst is van de diaconie dan is heeft het College van Diakenen de taak als werkgever. Bij een kerkelijk werker is het van belang dat in een functioneringsgesprek het jaargesprek niet over wordt gedaan. Het functioneringsgesprek gaat over de meer arbeidsrechtelijke en -voorwaardelijke vragen, bijvoorbeeld: of de werkzaamheden nog passen in het aantal uren dat de kerkelijk werker heeft.

Een kerkelijk werker die onder de voortgezette nascholing van de Permanente Educatie valt bespreekt ofwel in het jaargesprek, ofwel (indien van toepassing) in een functioneringsgesprek zijn/haar (voortgang in het) studieplan.

Iemand mag maximaal 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager zijn. Een ambtsdrager wordt benoemd voor een termijn van ten minste 2 jaar. Normaal duurt een ambtsperiode 4 jaar. Bij herverkiezing na de eerste periode is een ambtsdrager direct herkiesbaar voor een periode tussen de twee en vier jaar, totdat iemand 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager is geweest. Nadat iemand 11 maanden geen ambtsdrager is geweest in een gemeente (de ambtsvrije periode), start de termijn opnieuw.

De regels voor de ambtstermijn zijn opgenomen om te voorkomen dat de gemeente telkens maar dezelfde leiding heeft en om de ambtsdragers die een taak hebben gedaan ook de ruimte te geven hun taak weer af te leggen. Indien het niet lukt nieuwe ambtsdragers te vinden en de ambtstermijnen (dreigen) te worden overschreden, is het advies om contact op te nemen met de classis om met elkaar te zoeken naar een oplossing.

Er zijn twee bijzondere situaties:

1. de ambtsdrager is afgevaardigd naar de classis en/of synode

Als een ambtsdrager is afgevaardigd in een meerdere vergadering (naar de classis en/of synode), dan mag de termijn van de ambtsdrager worden verlengd tot het einde van de termijn waarin de ambtsdrager bij de meerdere vergadering is benoemd.

2. als er geen opvolger is

Als in een gemeente het niet mogelijk is een vervanger voor de ambtsdrager te vinden, maar de ambtsdrager al aan de maximale termijn van 12 jaar zit, mag de ambtsdrager nog maximaal 6 maanden na het verloop van de termijn zitting blijven houden in de kerkenraad. De ambtsvrije periode van 11 maanden begint te lopen bij het formele aflopen van de termijn. Dat betekent dus dat na de 6 extra maanden omdat er geen vervanging is, de (afscheidnemende) ambtsdrager nog 5 maanden ambtsvrije periode heeft te gaan voordat de persoon weer benoemd/verkozen kan worden.

Voor de verkiezing van ouderlingen en diakenen zijn twee procedures beschikbaar: de ‘reguliere’ procedure en de ‘dubbeltallen’-procedure.  Beide procedures staan beschreven in ord. 3-6. 

In de plaatselijke regeling is voorzien in een ‘verkiezings-regeling’ (ord. 3-2). Daarin is opgenomen welke verkiezingsprocedure in de gemeente van toepassing is, hoe de verkiezingen in zijn werk gaan (bijvoorbeeld wie er stemgerechtigd zijn en of er per volmacht mag worden gestemd) en hoeveel ambtsdragers er (moeten) zijn. 

Daarnaast is er in een gemeente altijd een rooster van aftreden, afhankelijk van de ambtstermijn van de gekozen ambtsdragers.

In aparte vragen op deze pagina staan de stappenplannen voor verkiezingen bij beide procedures. Het verschil tussen de ‘reguliere’ procedure en de ‘dubbeltallen’-procedure staat hieronder kort aangegeven. De ‘reguliere’ procedure heet zo, omdat voor de ‘dubbeltal’-procedure de gemeente elke 6 jaar een mandaat moet geven.

De ‘reguliere’ procedure

In de ‘reguliere’ procedure
- kiest de gemeente uit de totaal beschikbare kandidaten voor een ambt de ambtsdragers (‘meeste stemmen gelden’);
- moet de kerkenraad personen met 10 of meer aanbevelingen op de kandidatenlijst plaatsen. De gemeente verkiest vervolgens de ambtsdragers op basis van de kandidatenlijst, tenzij er niet meer kandidaten zijn dan vacatures. In het laatste geval worden de kandidaten verkozen verklaard. 

De ‘dubbeltal’-procedure

In het dubbeltalsysteem
- kiest de gemeente per vacature uit twee personen, die daarvoor door de kerkenraad gekandideerd zijn; bij de verkiezing valt er per tweetal dus ook steeds één af;
- is de kerkenraad volkomen vrij om - na kennisgenomen te hebben van de aanbevelingen - zelf de kandidaten te stellen.
Voor de dubbeltal-procedure moet de gemeente elke 6 jaar kiezen, omdat in de dubbeltalprocedure de kerkenraad iets meer vrijheid heeft om de kandidatenlijst samen te stellen. De gemeenteleden kunnen namelijk wel afdwingen dat er een dubbeltal gesteld wordt (dus dat er een keuze komt), maar niet tussen wie de gemeente kan kiezen. Bij de ‘reguliere’ verkiezingsprocedure kunnen leden wel afdwingen dat iemand op de kandidatenlijst wordt geplaatst.

De kerkorde verbiedt niet dat familieleden in de kerkenraad zitten. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om daar met wijsheid mee om te gaan. Voorkomen moet worden dat de bevoegdheden in een gemeente berusten bij (de leden van) slechts enkele families.

Staken de stemmen in de kerkenraad (dat wil zeggen dat zowel de voorstanders als de tegenstanders van het besluit geen meerderheid hebben)? Dan vindt herstemming plaats. Dat kan direct, maar ook in een volgende vergadering (na eventueel nieuw overleg).

Staken de stemmen dan weer? Dan is het voorstel (in de kerkenraad) verworpen.

In een kerkenraad zitten alle ambtsdragers van een gemeente. In een kerkenraad zitten ten minste 1 predikant, 2 ouderlingen, 2 ouderlingen-kerkrentmeesters en 2 diakenen (ord. 4-6-3). 

Gemeenten besluiten zelf in hun plaatselijke regeling of zij een kerkenraad van 7 personen hebben of van meer. Als in de plaatselijke regeling is besloten om meer dan het minimum van 7 te gebruiken, dan moet een kerkenraad uit ten minste zoveel mensen bestaan.

Mensen die geen ambtsdrager zijn in de gemeente zitten niet in de kerkenraad. In bepaalde gevallen kunnen bepaalde mensen worden uitgenodigd als vaste adviseur van de kerkenraad, maar de kerkenraad kan ook per geval mensen uitnodigen als adviseur. De kerkenraad besluit zelf in een wijze van werken over het bijeenroepen van zijn vergaderingen, de agendering, de openbaarmaking van zijn besluiten, de toelating van niet-leden van de kerkenraad tot zijn vergaderingen en het beheer van zijn archieven (ord. 4-8-7).

Meer lezen over hoeveel mensen er in een kerkenraad dienen te zitten? Lees het verdiepingsartikel:

Uit hoeveel leden moet een kerkenraad minimaal bestaan?

6 mrt 2019

In het college van diakenen zitten alle diakenen samen met de diaconaal-rentmeesters. Een college bestaat uit ten minste drie leden, waaronder ten minste twee ambtsdragers.

Indien het college minder dan drie leden telt, overleggen de kerkenraad en het breed moderamen van de classicale vergadering op welke wijze de taken van het college worden verricht, naar regels bij generale regeling gesteld.

Het is afhankelijk van wat plaatselijk is afgesproken in hoeverre de vergaderingen en stukken van de kerkenraad openbaar zijn. De kerkenraad besluit zelf in een wijze van werken over de openbaarmaking van zijn besluiten en de toelating van niet-leden van de kerkenraad tot zijn vergaderingen en het beheer van zijn archieven (ord. 4-8-7).

Plaatselijk kan men bijvoorbeeld afspreken per agendapunt te bepalen of het openbaar wordt behandeld of standaard in een vergadering een gesloten (comité)gedeelte te hebben en (vanaf een bepaalde tijd) een openbaar gedeelte. Men kan besluiten om bepaalde besluiten integraal en andere besluiten slechts beschrijvend aan de gemeente kenbaar te maken.

Bij het vaststellen van de wijze van werken heeft de kerkenraad te maken met de kerkelijke geheimhouding (ord. 4-5) en met bijvoorbeeld de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Nee, in een kerkenraad mag niet met volmachten worden gewerkt. De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen. Blijkt dat eenparigheid niet bereikbaar is, dan wordt er besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen (ord. 4-5).

Gemeenschappelijk overleg is niet mogelijk als iemand niet aanwezig is en zich door middel van een volmacht laat vertegenwoordigen.

Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben (ord. 3-2).

Nee, een kerkenraad mag in principe niet via e-mail (of digitale weg) besluiten nemen. De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen (ord. 4-5). Gemeenschappelijk overleg is onvoldoende mogelijk bij besluitvorming via e-mail (of digitale weg).

Als gemeenschappelijk overleg wel mogelijk is via de digitale weg, dan is het toegestaan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld vergaderingen van kleinere groepen zoals het moderamen van de kerkenraad. De kerkorde voorziet in het afhandelen van tussentijdse (spoedeisende) zaken door het moderamen (ord. 4-8-3). Er kan dus altijd (ook op afstand) besluitvorming plaatsvinden als dat nodig is. Er is niets op tegen dat het moderamen daarbij de mening van de kerkenraadsleden (via digitale weg) peilt.

Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.

Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke ambten personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:

• Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
• De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
• Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid legt tijdens de bevestigingsdienst, voorafgaand aan de bevestiging in het ambt, de openbare belijdenis af. Dit gebeurt door de kandidaat-ambtsdrager de vraag te laten beantwoorden of deze de geloofsbelijdenis onderschrijft.
  
• De aanbevelingen worden schriftelijk en ondertekend ingediend bij de kerkenraad. Hoewel digitale aanbevelingen niet zijn verboden, zijn aanbevelingen via de digitale weg wel lastiger te duiden omdat de persoonlijke ondertekening vaak ontbreekt. Een foto of scan van een ondertekend formulier is wel mogelijk.

Stap 2: Het opstellen van de kieslijst.

Na het inwinnen van de aanbevelingen gaat de kerkenraad over tot de kandidaatstelling (ord. 3-6-2). Daarbij geldt:

a) De kerkenraad is verplicht personen, die door meer dan 10 gemeenteleden zijn aanbevolen, kandidaat te stellen.

b) Daarnaast kan de kerkenraad andere personen (met minder dan 10 aanbevelingen en eigen kandidaten van de kerkenraad) kandidaat stellen.

Het is denkbaar dat de kerkenraad ongelukkig is met de personen die zij verplicht op de kieslijst moet plaatsen. Bijvoorbeeld omdat zij (en de gemeenteleden niet) op de hoogte is van tuchtwaardig gedrag. Het is niet de bevoegdheid van de kerkenraad de persoon van de kieslijst af te halen. Wel kan de kerkenraad in gesprek met de kandidaat over de wenselijkheid van het aanvaarden van het ambt. Mochten partijen het erover eens zijn dat aanvaarding van een eventuele verkiezing van de desbetreffende persoon wellicht niet gewenst is, dan kan iemand bijvoorbeeld op de verkiezingsbijeenkomst aangeven dat hij/zij niet voornemens is zijn/haar verkiezing te aanvaarden.

Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)

Na het opstellen van de kieslijst organiseert de kerkenraad de verkiezingen. 

Als er niet meer kandidaten zijn dan vacatures, hoeft er geen verkiezing plaats te vinden. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.

Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:

• Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
• Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
• Blanco stemmen tellen niet mee.
• De standaard-verkiezingsregeling is:
  a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
  - diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
  - die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
  b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
  c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.

Stap 4: Aanvaarding/bedanken

Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt. 

Stap 5: Bezwaren

Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.

Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend. Bij herverkiezing is alleen bezwaar tegen de procedure mogelijk, niet tegen ‘leer en leven’ van de betreffende ambtsdrager.

Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.

Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden. Indien bezwaarde niet intrekt zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.

Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.

Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.

Stap 6: Bevestiging/verbintenis

De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen.

De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.

In het Dienstboek wordt -in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers- over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.

Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.

Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke vacatures (vacature broeder X) personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:

• Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
• De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
• Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid zal door het ambt te aanvaarden daarmee een soort van belijdenis afleggen.

Stap 2: Het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen

Bij het dubbeltalsysteem geldt, dat de kerkenraad nooit verplicht is een door de gemeente aanbevolen kandidaat op de kieslijst te plaatsen (op het dubbeltal te stellen). 

Als de gemeente vijf aanbevelingen voor een persoon doet, dan is de kerkenraad verplicht is een dubbeltal te stellen. De kerkenraad is echter vrij te bepalen welke personen op het dubbeltal worden gezet.

Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)

Na het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen organiseert de kerkenraad de verkiezingen. 

Als er niet meer dan vijf aanbevelingen vanuit de gemeente zijn binnengekomen, dan is de kerkenraad niet verplicht een dubbeltal te stellen. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.

Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:

• Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
• Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
• Blanco stemmen tellen niet mee.
• De standaard-verkiezingsregeling is:
  a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
  - diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
  - die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
  b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
  c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.

Stap 4: Aanvaarding/bedanken

Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt. 

Stap 5: Bezwaren

Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.

Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend.

Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.

Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden.

Indien bezwaarde niet intrekt zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.

Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.

Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.

Stap 6: Bevestiging/verbintenis

De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen. De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.

In het Dienstboek wordt -in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers- over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.

Een kerkenraad dient uit tenminste 1 predikant, 2 ouderlingen, 2 ouderlingen-kerkrentmeesters en 2 diakenen (dus uit tenminste 7 personen) te bestaan (ord. 4-6-3). 

Gemeenten besluiten zelf in hun plaatselijke regeling of zij een kerkenraad van 7 personen hebben of van meer. Als in de plaatselijke regeling is besloten om meer dan het minimum van 7 te gebruiken, dan moet een kerkenraad uit tenminste zoveel mensen bestaan.

Meer lezen over hoeveel mensen er in een kerkenraad dienen te zitten? Lees het verdiepingsartikel:

Uit hoeveel leden moet een kerkenraad minimaal bestaan?

6 mrt 2019

In het college van kerkrentmeesters zitten alle ouderling-kerkrentmeesters samen met de kerkrentmeesters (niet ouderlingen). Een college bestaat uit ten minste drie leden, waaronder ten minste twee ambtsdragers.

Indien het college minder dan drie leden telt, overleggen de kerkenraad en het breed moderamen van classicale vergadering op welke wijze de taken van het college worden verricht, naar regels bij generale regeling gesteld.

Ja, een kerkenraad mag een gekwalificeerde meerderheid voorschrijven als die niet in de kerkorde staat. Dit is in lijn met de Nieuwe Toelichting op de kerkorde (p. 118) en de uitspraak van het RCBG Utrecht van 22 september 2012 (nummer 042).

De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen. Blijkt eenparigheid niet mogelijk, dan worden besluiten genomen met een gewone meerderheid (de helft + 1) (ord. 4-5). In sommige gevallen staat er in de kerkorde zelf een gekwalificeerde meerderheid (bijvoorbeeld in ord. 3-4-7), dan gaat die specifieke regeling voor op de regeling van ord. 4-5. 

De kerkenraad kan vooraf besluiten (in principe met een gewone meerderheid) dat er voor een bepaald onderwerp/besluit een gekwalificeerde meerderheid moet zijn. Het past overigens terughoudend te zijn in deze zaken: het voorschrijven van een gekwalificeerde meerderheid kan toekomstige besluitvorming bemoeilijken.

Het is de bedoeling van de kerkorde dat er in een kerkdienst ten minste één ouderling en één diaken aanwezig zijn. Dat blijkt uit ord. 3-10-1 (voor ouderlingen) en ord. 3-11-1 (voor diakenen). Dezelfde conclusie kan ook verbonden worden aan artikel V lid 3 van de kerkorde, terwijl ord. 5-1-5 spreekt over de ambtelijke aanwezigheid van leden (meervoud) van de kerkenraad in een kerkdienst.

Het feit echter, dat ord. 5-1-5 in het algemeen spreekt over leden, en niet over ‘ten minste één ouderling en één diaken’ geeft ruimte voor de uitleg, dat indien er in bijzondere gevallen niet voldoende ambtsdragers beschikbaar zijn (zoals bij rouw- en trouwdiensten) het mogelijk is te volstaan met één ambtsdrager naast de voorganger.

In veel gemeenten leeft deze vraag. Voordat u direct aan de slag gaat met het organiseren van activiteiten, is het goed te starten met bezinning op een aantal kernvragen. Hieronder vindt u een aantal vragen die u helpen in het bezinningsproces. Bespreek ze bijvoorbeeld in uw kerkenraad of een missionair team.

1. Wat verstaan we onder missionair; hoe zouden we het woord, onze missie willen omschrijven? 
2. Hoe laten we ons inspireren door de wegen die de Geest ons wijst? Hoe zijn we op zoek naar wat God van ons vraagt in onze situatie? 
3. Welke relaties hebben we met mensen om ons heen? Wat inspireert hen en wat zijn hun noden? 
4. Wat doen we al? Hoe zijn we al van betekenis voor onze omgeving? 
5. Hoe ziet onze context eruit? Wat gebeurt er in onze stad, wijk, dorp? 
6. Wat doen andere kerken, andere organisaties? Is samenwerking mogelijk? Kunnen we ergens aanhaken?  
7. Wat is onze unieke rol? 

Wanneer u deze vragen bespreekt krijgt u vanzelf bouwstenen in handen voor het vormen van een missie en een visie op missionair werk. Daarin kunt u verwoorden waarom u missionair wilt zijn en wat u graag wilt betekenen voor mensen en met hen wilt delen. Ook kunt u daarin opnemen op welke doelgroep u zich wilt gaan richten en met wie u samen wilt werken.

De verleiding is groot om dit vervolgens meteen om te gaan zetten in concrete activiteiten.  Maar we we willen u uitdagen om eerst te gaan luisteren. Luisteren naar mensen in uw omgeving, naar hoe zij in het leven staan en welke vragen en verlangens ze hebben. En luisteren naar signalen van de Geest van God, en naar uw eigen gemeente. De vruchten van het luisteren kunnen u vervolgens helpen bij het bijstellen van uw visie en het ontwikkelen van concrete activiteiten.

Het mentoraat, de primaire en de voortgezette nascholing worden in werktijd gevolgd.

Voor predikanten is de permanente educatie opgenomen in de uitvoeringsbepalingen van de Generale regeling rechtspositie predikanten.

Voor kerkelijk werkers is de permanente educatie een nadere invulling van de 'Regeling Studiefaciliteiten' binnen de 'Arbeidsvoorwaardenregeling voor kerkelijke medewerkers'. Daarin staat in artikel 5 dat ´indien zowel in diensttijd als daarbuiten de studie in opdracht van de werkgever wordt gevolgd, de voor de lessen benodigde tijd als werktijd aangemerkt worden´.

De nascholing is verplicht. Daarom mag de kerkelijk werker ook de studietijd buiten de lessen om in werktijd doen tot een maximum van de toegestane tijd voor PE.

In ordinantie 4-2 staat dat eenieder die vanuit een functie gegevens uit de kerk krijgt, gebonden is aan geheimhouding. Dat wil zeggen dat iemand in welke hoedanigheid ook - bijvoorbeeld als vrijwilliger, medewerker of kerkenraadslid - een geheimhoudingsplicht heeft. De geheimhoudingsplicht is ook van toepassing zonder dat iemand hiervoor getekend heeft. En ook als iemand slechts eenmalig gegevens heeft ontvangen.

Het model-privacystatement is een belangrijk middel voor een kerkenraad om na te gaan welke gegevens zij op welke manier verwerkt en wat daar de (wettelijke en kerkordelijke) grondslagen voor zijn.

Door het invullen van het model-privacystatement kunnen kerkenraden nagaan op welke grondslagen zij gegevens verwerken en of er nog nadere acties nodig zijn voor het verwerken van de gegevens. Het model-privacystatement kan vervolgens worden gepubliceerd zodat belanghebbenden kunnen weten hoe de kerkgemeente omgaat met persoonsgegevens.

Meer informatie over de Verklaring Omtrent Gedrag is hier te vinden.

In een gedragscode staat wat de kerkenraad van de vrijwilligers en beroepskrachten verwacht, welk gedrag wel en welk gedrag niet geaccepteerd wordt. Een gedragscode is een officieel document dat door vrijwilligers en beroepskrachten bij de start van hun werk ondertekend wordt. Wie dat zijn wordt door de kerkenraad bepaald. Je belooft je aan deze regels te houden. De kerkenraad grijpt in als ze worden overschreden.

Voorbeelden van gedragscodes en omgangsregels

• Gedragscode van de Protestantse Gemeente Borger
• Gedragscode voor vrijwilligers in het jeugdwerk in de Protestantse Gemeente Oisterwijk

Hierbij een mogelijke structuur voor het opzetten van plaatselijk beleid voor een veilige gemeente.

Inleiding

Redenen waarom de kerkenraad kiest voor een beleid Veilige Gemeente.

Bewustwording

De basis voor het beleid is bewustwording binnen de gemeente. Bewust zijn van machtsongelijkheid onder gemeenteleden en de effecten daarvan. Machtsverschillen tussen groepsleiding en deelnemers in het jeugdwerk, tussen ouderling en pastorant, tussen diaken en cliënt, tussen vrijwilliger voor hand- en spandiensten en gemeentelid. Het effect kan zijn dat iemand met meer macht grensoverschrijdend gedrag vertoond. De ander ervaart dat in eerste instantie niet als storend of wil daar geen aandacht aan besteden. Tot het gevoel van veiligheid wordt aangetast.

• Erkennen dat dit grensoverschrijdend gedrag ook in de eigen gemeente voorkomt.
• Bewust zijn dat alle gemeenteleden recht hebben op een veilig gemeente.
• Vasthouden van de aandacht voor het onderwerp: op beleidsniveau regelmatig agenderen van ‘veilig jeugdwerk’ en ‘veilige gemeente’; wat doen we, gaat het goed en wat kan beter
• Erop toezien dat in bijeenkomsten (gespreksgroepen, clubwerk, catechese, vieringen) zo nu en dan gebruikgemaakt wordt van activiteiten en werkvormen die bewustwording over veiligheid bij de gemeenteleden, van oud tot jong, vergroot.

Preventie

Instrumenten

• Benoemen van vertrouwenspersonen die zichtbaar zijn voor gemeenteleden, laagdrempelig te benaderen en functioneren als ‘ambassadeur’ voor veilige gemeente en veilig jeugdwerk.
• Zorgvuldige selectie van vrijwilligers en hun geschiktheid periodiek vaststellen.
  VOG’s vragen aan vrijwilligers en beroepskrachten die werken met minderjarigen en mensen in een kwetsbare positie.
• Vrijwilligers en beroepskrachten een gedragscode laten ondertekenen (voor predikanten en kerkelijk werkers is een door de synode vastgestelde gedragscode, deze geldt al voor hen).

Interventie

Zie routekaart voor vertrouwenspersonen en plaatselijk meldprotocol

(Na)zorg

• In preek en liturgie rekening houden met slachtoffers van machtsmisbruik of andere misstanden (woordkeuze in gebeden, liedkeuze).
• Nazorg en pastorale zorg geven aan slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag in de gemeente.
• Nazorg en pastorale zorg geven aan daders van grensoverschrijdend gedrag in de gemeente. Dit kan niet dezelfde persoon zijn die het slachtoffer begeleidt.

Sommige gemeenteleden zijn slachtoffers of daders van incest, huiselijk geweld, vormen van machtsmisbruik en bedreigende situaties in het werk (ambulancepersoneel, militairen, politie, werkenden in de zorg en hulpverlening) of elders of van criminaliteit. Zorg ervoor dat ook zij zich in uw gemeente veilig voelen. Zij willen gehoord, gezien en erkend worden. We hebben vaak de neiging weg te kijken of niet het geduld op te brengen hen blijvende aandacht en zorg te geven.

Communicatie

Beschrijf via welke communicatiemiddelen en op welk moment u dit beleid onder de aandacht van uw gemeenteleden brengt. En in welke communicatiemiddelen informatie een vaste plek krijgt, bijvoorbeeld de namen en contactgegevens van de vertrouwenspersonen.

Vasthouden van beleid

Beschrijf ook op welke manier u de aandacht voor een veilige gemeente vasthoudt. Bijvoorbeeld door het onderwerp te agenderen in de jaargesprekken, op de kerkenraad te bespreken aan de hand van het jaarverslag van de vertrouwenspersonen, een themadienst, onderwerp in de catechese, enz.

De veiligheid in en om het kerkgebouw is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de kerkrentmeesters van de gemeente. Heeft u als gemeentelid een vraag over de veiligheid van uw kerkgebouw, neemt u dan contact met hen op.

Landelijk is de vereniging van kerkrentmeesters een logische instantie voor tips en adviezen. De Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB) heeft een website/kennisbank waar veel tips over veiligheid op staan. Ook geven ze een blad uit (Kerkbeheer) dat regelmatig aandacht geeft aan veiligheid in en om het kerkgebouw. 

Kerkgebouwen zijn als het goed is verzekerd. Ook verzekeraars kunnen tips geven over de veiligheid van kerkgebouwen. Dit gaat dan vooral over zaken als brandveiligheid en maatregelen om inbraak en vernielingen tegen te gaan. 

Tenslotte: 31 kerkgenootschappen werken samen in het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken (CIO). CIO overlegt regelmatig met de landelijke overheid over kerkelijke gebouwen. CIO heeft een factsheet "kerk en veiligheid" beschikbaar. Het geeft een beknopt overzicht van de zaken die te maken hebben met Kerk en Veiligheid.

Het heeft zin om voorbereid te zijn op onveilige situaties in en om een kerkgebouw. Daarvoor kun je als gemeente het beste een veiligheidsplan maken. In een veiligheidsplan staat het volgende:

• Een inventarisatie van mogelijke veiligheidsrisico's. Het is dan handig om het lijstje langs te lopen van punt 1. Het ene risico zal voor uw gemeente veel urgenter zijn dan het andere.
• De afspraken die u als gemeente (kerkenraad / kerkrentmeesters) hebt gemaakt om 1) de kans op onveilige situaties te verkleinen (preventie) en 2) te weten hoe u moet handelen wanneer zich een onveilige situatie dreigt voor te doen of voordoet. Maak daarvoor eventueel een routekaart: Wie moet wat wanneer doen? En wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Een communicatie-paragraaf: Onderwerpen: 1) wat doet u om de gemeente vertrouwd te maken met het onderwerp veiligheidsbeleid, 2) wat is de regelmaat waarin oefeningen worden gehouden (brandoefening, ontruimingsoefening); 3) wie is verantwoordelijk voor de interne communicatie, mocht zich daadwerkelijk een onveilige situatie voordoen, en wie voor de externe communicatie? Vraag u als kerkenraad ook af hoe uw veiligheidsbeleid zich verhoudt tot de wens om gastvrij te zijn, open voor gasten en belangstellenden.

In dat veiligheidsplan kunnen verder een hoop praktische zaken worden opgenomen:

• Waar zijn blusmiddelen? Hoe werken ze? Door wie worden ze onderhouden? Hoe vaak? Download hier de poster: Maak uw Kerk Brandbewust.
• Waar is de dichtst bij zijnde AED? Wie kunnen er reanimeren, hebben er een EHBO-diploma? Eventueel kunt u gemeenteleden / kerkenraadsleden verzoeken om zo' diploma te halen.
• Wat zijn de vluchtroutes? In welke ruimtes zijn standaard mensen/kinderen aanwezig? Wie waarschuwt hen, zorgt dat zij op een ordelijke wijze het gebouw verlaten als dat aan de orde is.
• Is er een lijst met nood/alarmnummers? En waar is die te vinden? Wie houdt de lijst actueel?
• Wat is er geregeld om in de kerkzaal de veiligheid optimaal te houden? Denk aan: een duidelijke vluchtroute, gekoppelde stoelen (per rij; verplicht bij meer dan 100 zitplaatsen); gebruik van en toezicht op branden van kaarsen.
• Zijn er voorzieningen om inbraak / vernieling zoveel mogelijk te voorkomen?
• Hoe is het toezicht op de ingang/uitgang van de kerk geregeld? Is het deurenbeleid helder (welke deuren open/gesloten tijdens een kerkdienst). Is er een welkomstcomite? En welke instructie hebben zij?
• Mocht u camera's bij/rond uw kerkgebouw hebben: Wie beheert de beelden? Hoe zorgt u ervoor geen inbreuk te maken op de privacy?
• Wat is het sleutelbeleid? Wie hebben er een sleutel van het kerkgebouw? Wie heeft de bevoegdheid om zonodig sleutels bij te maken?
• Zijn / voelen vrijwilligers zich voldoende toegerust om om te gaan met een onveilige situatie? Denk daarbij ook aan leiding van kindernevendienst, zondagschool, creche.

Denk verder nog aan het volgende:

• Bespreek het (concept) veiligheidsplan in het college van kerkrentmeesters en daarna in de kerkenraad
• deel de hoofdlijnen van het veiligheidsplan met de gemeente; laat de gemeente zonodig ook meedenken; dat vergroot het draagvlak en het bewustzijn
• controleer elk jaar of het veiligheidsplan nog actueel is en pas het zonodig aan

Zie voor meer informatie ook de publicaties van de VKB (www.kerkrentmeester.nl)

Wat u het beste kunt doen wanneer zich een onveilige situatie voordoet, hangt natuurlijk sterk af van de aard van de situatie. Is er bijvoorbeeld sprake van een industrieel ongeluk bij u in de regio of buurt, dan is het vooral belangrijk om de aanwijzingen van de regionale of plaatselijke overheid op te volgen. Komt een verward persoon tijdens de dienst uw kerk binnen, dan komt het vooral aan op persoonlijke tact van bijvoorbeeld de koster of een kerkenraadslid.

In het algemeen gelden de volgende tips:

• Allereerst: blijf rustig, voorkom paniek
• Probeer zonodig te de-escaleren (zinvol bij verwarde personen, inbrekers, vandalen)
• Zorg ervoor dat iemand (predikant, kerkenraadslid) meteen de leiding neemt en aangeeft wat er moet gebeuren
• Zorg voor een snelle, kalme ontruiming bij bijvoorbeeld brand; zorg dat helder is wie daarvan de leiding heeft/hebben. Denk daarbij ook en vooral aan gemeenteleden/kinderen die zich in andere ruimtes bevinden. Spreek af dat bij een ontruiming de kinderen door de leiding van de creche of kindernevendienst naar buiten worden gebracht.

Aandacht voor de veiligheid in en rond een kerkgebouw is belangrijk. Tegelijk levert al te nadrukkelijke aandacht voor veiligheid een aantal risico's op:

• Voor de eigen gemeente: aandacht voor allerlei maatregelen kan juist een gevoel van onveiligheid oproepen ('waar rook is, daar is vuur'). Daarom is de interne communicatie in de gemeente extra belangrijk. Het is essentieel dat de veiligheid 'achter de schermen' goed geregeld is, maar zonder dat de maatregelen afbreuk doen aan uw gemeente-zijn of onnodig angst of paniek oproepen.
• Voor gasten/bezoekers: kerkdeuren die gesloten zijn, beveiligingscamera's, eventueel zelfs beveiligers, dat draagt allemaal niet bij aan een gastvrij beeld dat we ook graag van de kerk willen neerzetten ("vindplaats van geloof, hoop en liefde"). Het is belangrijk dat u bij het invullen van een veiligheidsplan een goede afweging maakt, die past bij de situatie van uw gemeente: het doel moet de middelen heiligen.

Belangrijk is ook dat u als gemeente in contact blijft met de samenleving. Al is dat soms best lastig. Heeft uw gemeente last van baldadige jongeren? Het werkt het beste om contact met hen te leggen en hen uit te nodigen de kerk eens van binnen te komen bekijken en uit te leggen wat daar gebeurt? Zijn er in uw (burgerlijke) gemeente spanningen tussen bevolkingsgroepen? Probeer dan een bijdrage te leveren om met elkaar in gesprek te gaan. Leg bijvoorbeeld zelf als kerkenraad contact met een moskee in de buurt. Elkaar kennen en begrijpen draagt veel bij aan het wegnemen van vooroordelen.

De kerkenraad benoemt iemand die dit coördineert. Het werk kan goed van huis uit via de computer gedaan worden, dus u kunt binnen andere dan de gebruikelijke groep mensen zoeken. Deze coördinator krijgt van degenen die een vrijwilliger benoemen te horen dat er een VOG aangevraagd moet worden en vraagt die aan bij Justis. De vrijwilliger krijgt een link van Justis om de aanvraag verder in te vullen en geeft de VOG na ontvangst aan de VOG-coördinator. De coördinator houdt een administratie bij van de aanvragen. Het is goed af en toe stil te staan wanneer een hernieuwde aanvraag nodig zou zijn.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. De aanvrager wordt gescreend op het hebben gepleegd van strafbare feiten.

Een gedragscode wordt door de kerkenraad opgesteld en moet door mensen met een specifieke taak in de kerk worden ondertekend. Wie dat zijn wordt door de kerkenraad bepaald. Je belooft je aan deze regels te houden. De kerkenraad grijpt in als ze worden overschreden. 

Nee, de visitatoren leveren hun visitatieverslag in bij het college voor de visitatie. Dit college deelt het verslag met de betrokken kerkenraad (ord. 10-5-10).

De kerkenraad kan vervolgens besluiten dat de gemeente ook op de hoogte moet zijn van de inhoud van het visitatieverslag. 

Gaat de kerkenraad de bevindingen van het college delen met de gemeente en hoe?
Soms betreft de visitatie alleen de kerkenraad inclusief predikant en weet de gemeente er niet van, vaker betreft zij de gehele gemeente. In het laatste geval is in principe informatie aan de gemeente geboden, in het eerste geval kan de kerkenraad besluiten dit niet te doen.

Delen met de gemeente kan in de vorm van een samenvatting of een mondelinge toelichting. Verstrekken van het gehele rapport is meestal niet wijs en is ook niet verplicht. Het visitatierapport is geen openbaar stuk. Het dient zeker niet buiten de kring van de gemeente te worden verspreid (dus ook geen plaatsing op de openbare website of in het kerkblad als de ook bij de bibliotheek ligt). Steeds moet de kerkenraad rekening houden met de privacy van alle betrokkenen. 

Lees over het visitatieverslag en privacy meer in de vraag:

Hoe zit het met het visitatieverslag en privacy?