Meestgestelde vragen aan de dienstenorganisatie
Hoe gaat de verkiezing van ambtsdragers?De kerkenraad legt in de plaatselijke regeling vast hoe de verkiezing van ambtsdragers plaatsvindt. In ordinantie 3-6-2 en 3-6-3 van de kerkorde staat de verkiezingsprocedure beschreven. Er zijn twee vormen van verkiezingsprocedure: de reguliere (ord. 3-6-2) en de verkiezingsprocedure door middel van dubbeltallen (ord. 3-6-3).
Zie https://www.protestantsekerk.nl/thema/kerkorde voor de meest actuele versie van de kerkorde en modellen voor de plaatselijke regeling.
Een solvabiliteitsverklaring is een jaar geldig en geldt voor een specifieke predikantsvacature.
Om een predikant te kunnen beroepen is toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering (ord. 3-3-1). Bij de aanvraag moet onder meer een verklaring worden meegestuurd van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), waarin staat dat de gemeente aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Die verklaring heet 'solvabiliteitsverklaring' en wordt vooraf door de kerkenraad aangevraagd via het mailadres van het betreffende CCBB.
Vanaf 1 april 2022 is de richtlijn solvabiliteitsverklaring van kracht. Hierin wordt aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat de aanvraag voor een solvabiliteitsverklaring door het CCBB beoordeeld kan worden.
Voor een solvabiliteitsaanvraag levert de gemeente de volgende stukken aan:
- Wie de aanvrager is.
- Welke vacature het betreft, in welke omvang.
- De meest recente (en actuele) jaarrekening en begroting volgens de regels in de kerkorde (ordinantie 11-7-1). Als deze al in FRIS aanwezig is, hoeft deze niet aangeleverd te worden.
- De meerjarenraming zoals geregeld in de Richtlijn meerjarenraming.
- Een toelichting op de uitgangspunten die gebruikt zijn in de meerjarenraming.
- Een vigerend beleidsplan voor 4 jaar. De ingediende meerjarenraming dient aan te sluiten op dit beleidsplan.
Voor de digitale versie van de kerkorde zie www.protestantsekerk.nl/kerkorde.
De paperback en het e-book zijn te koop via KokBoekencentrum. De kerkorde wordt regelmatig geactualiseerd. Wijzigingen ten opzichte van de gedrukte versie zijn hier te vinden.
Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.
Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke ambten personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:
- Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
- De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
- Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid legt tijdens de bevestigingsdienst, voorafgaand aan de bevestiging in het ambt, de openbare belijdenis af. Dit gebeurt door de kandidaat-ambtsdrager de vraag te laten beantwoorden of deze de geloofsbelijdenis onderschrijft.
- De aanbevelingen worden schriftelijk en ondertekend ingediend bij de kerkenraad. Hoewel digitale aanbevelingen niet zijn verboden, zijn aanbevelingen via de digitale weg wel lastiger te duiden omdat de persoonlijke ondertekening vaak ontbreekt. Een foto of scan van een ondertekend formulier is wel mogelijk.
Stap 2: Het opstellen van de kieslijst.
Na het inwinnen van de aanbevelingen gaat de kerkenraad over tot de kandidaatstelling (ord. 3-6-2). Daarbij geldt:
a) De kerkenraad is verplicht personen, die door meer dan 10 gemeenteleden zijn aanbevolen, kandidaat te stellen.
b) Daarnaast kan de kerkenraad andere personen (met minder dan 10 aanbevelingen en eigen kandidaten van de kerkenraad) kandidaat stellen.
Het is denkbaar dat de kerkenraad ongelukkig is met de personen die zij verplicht op de kieslijst moet plaatsen. Bijvoorbeeld omdat zij (en de gemeenteleden niet) op de hoogte is van tuchtwaardig gedrag. Het is niet de bevoegdheid van de kerkenraad de persoon van de kieslijst af te halen. Wel kan de kerkenraad in gesprek met de kandidaat over de wenselijkheid van het aanvaarden van het ambt. Mochten partijen het erover eens zijn dat aanvaarding van een eventuele verkiezing van de desbetreffende persoon wellicht niet gewenst is, dan kan iemand bijvoorbeeld op de verkiezingsbijeenkomst aangeven dat hij/zij niet voornemens is zijn/haar verkiezing te aanvaarden.
Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)
Na het opstellen van de kieslijst organiseert de kerkenraad de verkiezingen.
Als er niet meer kandidaten zijn dan vacatures, hoeft er geen verkiezing plaats te vinden. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.
Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:
- Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
- Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
- Blanco stemmen tellen niet mee.
- De standaard-verkiezingsregeling is:
a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
- diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
- die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.
Stap 4: Aanvaarding/bedanken
Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt.
|
Wat als de verkozen kandidaat-ambtsdrager voor zijn benoeming bedankt? Er blijft op die manier een vacature. Moet de kerkenraad dan weer ‘helemaal opnieuw beginnen’ – dus aanbevelingen vragen, een kandidatenlijst opstellen en een verkiezing beleggen? Of mag de kerkenraad dan ‘gewoon een ander benoemen’? Het zal ervan afhangen. We noemen ter bepaling van de gedachten enkele mogelijkheden: a) Tijdens de verkiezingen volgens het gewone systeem was er een kandidaat (A) die op zich ook de meerderheid had, maar afviel, omdat de andere kandidaat (B) meer stemmen had. Als B dan bedankt is het mogelijk om alsnog A verkozen te verklaren. A had immers ook een meerderheid. b) Als in hetzelfde voorbeeld ook C kandidaat was, maar C geen meerderheid had, kan C niet alsnog benoemd worden. Daarvoor kreeg hij onvoldoende draagvlak. c) Als er nog voldoende ‘ongebruikte’ aanbevelingen zijn kan de kerkenraad daarmee nogmaals een verkiezing beleggen. d) Als er geen ‘ongebruikte’ aanbevelingen meer zijn, maar de gemeente wel animo heeft getoond door aanbevelingen te doen, zal de kerkenraad opnieuw aanbevelingen moeten vragen (en vervolgens verkiezingen beleggen). e) Als de gemeente eerder ook al geen aanbevelingen deed kan de kerkenraad zelf voorzien. |
Stap 5: Bezwaren
Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.
Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend. Bij herverkiezing is alleen bezwaar tegen de procedure mogelijk, niet tegen ‘leer en leven’ van de betreffende ambtsdrager.
Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.
Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden. Indien bezwaarde niet intrekt, zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.
Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.
Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.
Stap 6: Bevestiging/verbintenis
De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen.
De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.
In het Dienstboek wordt - in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers - over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.
Arbeidsvoorwaarden kerkelijk werkers
Wanneer mag een kerkelijk werker de sacramenten (avondmaal, doop) bedienen?- De kerkelijk werker heeft een preekconsent in uw gemeente.
- De kerkelijk werker is benoemd als kerkelijk werker-ouderling of kerkelijk werker-diaken in uw gemeente.
- De kerkenraad vraagt de sacramentsbevoegdheden aan bij het breed moderamen van de classicale vergadering.
- Het breed moderamen van de classicale vergadering toetst (volgens de generale regeling kerkelijk werkers) of de gemeente in ‘bijzondere omstandigheden’ verkeert. Hiervan is sprake als a) de gemeente niet genoeg financiële middelen heeft om een predikant voor ten minste een derde van de volledige werktijd te beroepen; b) kerkordelijke vormen van samenwerking, zoals de vorming van een combinatie- of streekgemeente, dan wel samenvoeging met een andere gemeente, niet toepasbaar zijn of er niet toe leiden dat alsnog een predikant kan worden beroepen; en c) de gemeente, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten, in staat is om voor ten minste 36 maanden een kerkelijk werker voor ten minste een derde van de volledige werktijd aan te stellen.
- Het breed moderamen van de classicale vergadering vraagt in haar beoordeling of er sprake is van bijzondere omstandigheden advies aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (en in voorkomende gevallen van de evangelisch-lutherse synode).
- De kerkelijk werker die sacramentsbevoegdheden heeft ontvangen ontvangt supervisie van een door het breed moderamen van de classicale vergadering aangewezen predikant.
Arbeidsvoorwaarden kerkelijk medewerker algemeen
Mag een gemeente ook gebruik maken van een zzp’er als kerkelijk medewerker?U mag niet in elke situatie gebruik maken van een zzp’er. De kerkorde kent voor sommige functies in de kerk opleidings- en/of registratie-eisen, in die functies mag geen zzp’er worden aangesteld. Dat geldt voor de predikanten, de kerkelijk werkers, koster(-beheerders) en de kerkmusici.
Voor andere functies in de kerk bent u vrij om gebruik te maken van een zzp’er, waarbij u er wel op moet letten dat u geen schijnconstructie aangaat. De dienstenorganisatie raadt u aan gebruik te maken van de modelcontracten van de site van de Belastingdienst en samen met uw zzp’er na te denken over hoe de samenwerking van de zzp’er en de kerkenraad eruit ziet (zonder dat er sprake is van werkgeversgezag).
Het spreekt voor zich dat er tegen het inzetten van schilders, loodgieters, etc. geen bezwaren vanuit de kerkorde zijn.
AVG
Aan wie mag de nieuwsbrief van de gemeente verzonden worden?Voor leden van de gemeente geldt dat er geen toestemming hoeft te worden gevraagd: het valt binnen de gerechtvaardigde activiteiten en de gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om hen via een nieuwsbrief op de hoogte te stellen van de activiteiten van hun kerkelijke gemeente. Wel moeten leden zich kunnen uitschrijven voor de nieuwsbrieven.
Voor anderen moet u toestemming vragen. Toestemming moet expliciet en vrij worden gegeven. Zorg er dus voor dat iemand zich actief moet aanmelden (bijvoorbeeld via e-mail) voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Het beste kunt u deze aanmeldingen (het liefst veilig en digitaal) bewaren. Bij aanmelding mogen niet meer gegevens worden gevraagd dan nodig zijn en de gegevens die u heeft ontvangen voor de aanmelding voor de nieuwsbrief mag u niet voor een ander doel gebruiken.
Beroepingswerk en hulpdiensten
Hoe is vervanging van de predikant bij ziekte, zwangerschap, verlof of vacature geregeld?Bij (langdurige) afwezigheid van de predikant (bijvoorbeeld vanwege ziekte, zwangerschap, verlof of vacature) moet elke gemeente een consulent om bijstand vragen (ord. 4-10). Deze consulent adviseert de kerkenraad in haar bestuurlijke taken en begeleidt zo nodig het proces van het beroepingswerk. De consulent zal in de regel geen pastorale, diaconale of missionaire taken op zich nemen, en ook niet (elke keer) in de gemeente kunnen voorgaan. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk om vervanging te regelen.
De kerkorde biedt een aantal mogelijkheden om tijdelijk te voorzien in de werkzaamheden. De mogelijkheden hieronder worden het meest ingezet in situaties van ziekte, zwangerschap, verlof of vacature. In deze mogelijkheden wordt een predikant niet in de gemeente beroepen; een eventuele vacature blijft bestaan tot een predikant is beroepen.
- Een kerkelijk werker kan tijdelijk voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Of via een tijdelijk arbeidscontract, of via een tijdelijke uitbreiding van zijn uren. Een kerkelijk werker heeft niet standaard de bevoegdheid om voor te gaan in een gemeente of om sacramenten te bedienen.
- Een predikant, proponent en emeritus kan door het verrichten van incidentele hulpdiensten voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Per incidentele hulpdienst mag maximaal 40 uur werk worden verricht. Meest voorkomende vormen van incidentele hulpdiensten zijn het doen van een (gast)preekbeurt en het voorzien in kortstondig crisispastoraat. Lees meer over hoe spreek ik een incidentele hulpdienst af?
- Een predikant, proponent en emeritus kan door het verrichten van structurele hulpdiensten voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Een structurele hulpdienst duurt tussen de 40 uur en 2 jaar en mag voor elk werktijdpercentage worden afgesproken. Meest voorkomende vormen van structurele hulpdiensten zijn invalwerk bij ziekte, zwangerschap of vacature. Lees meer over hoe spreek ik een structurele hulpdienst af?
- Een predikant of kerkelijk werker kan ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente. In dat geval loopt de facturering en de rechtspositie van de predikant via de dienstenorganisatie. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie.
Een structurele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die schriftelijk wordt afgesproken. Een structurele hulpdienst duurt minimaal 40 uur en maximaal 2 jaar. Het gaat vaak om vervangingswerk of projectmatig werk. De predikant krijgt via de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen traktement betaald. De gemeente krijgt hiervoor een factuur van de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen. Na afloop is er geen sprake van wachtgeld, tijdens de structurele hulpdiensten ontvangt de predikant een tijdelijkheidstoeslag, zolang de AOW-datum nog niet is bereikt. In verband met de toeslag voor de predikant krijgt de gemeente een werktijdafhankelijke opslag op de bezettingsbijdrage, die voor alle gemeenten gelijk is. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om structurele hulpdiensten af te spreken.
Een gemeente kan zelf met de predikant een opdracht tot structurele hulpdiensten overeenkomen (variant 1). Een gemeente kan ook met een andere gemeente afspreken dat zij gebruikmaken van hun predikant (‘detachering’) (Variant 2). Deze twee opties worden hieronder achtereenvolgens toegelicht.
Tevens kan een predikant ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente (Variant 3). De gemeente betaalt hiervoor een bijdrage aan de dienstenorganisatie en de predikant/kerkelijk werker krijgt via de dienstenorganisatie betaald. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie.
Variant 1: Hoe spreken gemeente en predikant een structurele hulpdienst af?
Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.
Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om structurele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld om een zieke predikant te vervangen, een vacaturetijd op te vangen of een project te starten. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant. Ook kan een predikant zelf aangeven beschikbaar te zijn voor vervangingswerk of een bepaald project.
Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor structurele hulpdiensten vinden. Op die pagina kunt u ook een rekenblad invullen om de kosten voor de gemeente en het traktement voor de predikant te berekenen. Vergeet niet een afschrift van de opdracht tot het verrichten van structurele hulpdiensten naar bureau predikantstraktementen te sturen, dit bureau zorgt (o.a.) voor de facturering en betaling van het traktement.
Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.
Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.
Variant 2: Hoe detacheren gemeenten onderling een predikant voor een structurele hulpdienst?
Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.
Stap 2: de gemeenten en predikant vinden elkaar
Wellicht wenst een kerkenraad de een predikant van een andere (naburige) gemeente een opdracht voor structurele hulpdiensten te geven. De gemeente kan in zo’n geval vragen (aan de andere gemeente en de betreffende predikant) of zij de predikant willen detacheren. Detacheren kan alleen binnen de bestaande werktijd van de predikant in een gemeente.
|
Voorbeeld A: gemeente A wilt tijdens het zwangerschapsverlof van haar predikant ‘Anja’ gebruikmaken van de werkzaamheden van predikant ‘Dirk’ die in de naburige gemeente B beroepen is. Gemeente A wil graag voor 30% van de werktijd voor 3 maanden gebruikmaken van de diensten van Dirk. Dirk is voor 100% beroepen in gemeente B. Zowel Dirk als gemeente B vinden het goed dat Dirk voor drie maanden 30% minder inzetbaar is in gemeente B, omdat hij in gemeente A het zwangersschapsverlof opvangt. In dit voorbeeld kan een succesvolle detachering tot stand komen. Voorbeeld B: gemeente A is vacant en wil tijdens deze periode gebruik maken van de werkzaamheden van predikant ‘Jan’ die in de naburige gemeente B beroepen is. Gemeente A wil graag voor 50% van de werktijd voor 2 jaar gebruikmaken van de diensten van Jan. Jan is voor 60% beroepen in gemeente B. De kerkenraad van gemeente B wilt niet dat haar predikant maar 10% van de tijd beschikbaar is voor gemeente B. In dit voorbeeld kan daarom geen detachering tot stand komen. Wel kan Jan een opdracht tot het verrichten van structurele hulpdiensten ontvangen van gemeente A voor 40% van de werktijd. Dit regelt gemeente A direct met Jan via variant 1 (zie hierboven) en niet via detachering. De werktijd van Jan kan niet ten behoeve van deze structurele hulpdienst in gemeente B worden verhoogt, omdat Jan dan geen toeslag krijgt voor de structurele hulpdiensten. |
Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor detachering vinden. De inlenende gemeente betaalt aan de uitlenende gemeente een evenredige vergoeding voor de traktementslasten.
Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.
Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering, de betrokken predikant en gemeente worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.
Een incidentele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die vormvrij mag worden afgesproken. Een incidentele hulpdienst duurt maximaal 40 uur per opdracht. Het gaat vaak om opdrachten voor een preekbeurt, incidenteel crisispastoraat, een avond catechese, etc. De predikant krijgt per opdracht of uur betaald op basis van een tarievenlijst in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om een incidentele hulpdienst af te spreken.
Hoe spreken gemeente en predikant een incidentele hulpdienst af?
Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er een incidentele hulpdienst nodig is. Dat kan heel specifiek zijn (voor X-activiteit willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen de preekvoorziener het preekrooster in te vullen met gastpredikanten). De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.
Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om incidentele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld door een gast-preekbeurt te verzorgen. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via de preekbeurtenzoeker, het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant.
Stap 3: de afspraken
De afspraken hoeven niet uitgebreider te zijn dan nodig. Een model-overeenkomst is niet beschikbaar omdat het te ver voert om voor een kortdurende opdracht als een preekbeurt of een enkele catechese een schriftelijke overeenkomst te sluiten. De tarieven voor incidentele hulpdiensten worden door het georganiseerd overleg predikanten vastgesteld en staan in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5. De tarieven worden tevens gepubliceerd op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/actueel/.
Stap 4: de incidentele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden uitgevoerd.
Stap 5: de betaling
Na de incidentele hulpdienst zal de betaling geschieden.
Gemeenten die een loonheffingsnummer hebben (dat zijn gemeenten die ook een werknemer in dienst hebben) zijn per 1 januari 2022 verplicht de betaling van de incidentele hulpdienst als 'betaling aan derde' aan de belastingdienst door te geven. Hiervoor moeten zij de volgende gegevens aanleveren: het bedrag dat is uitbetaald, de datum waarop is uitbetaald, het burgerservicenummer (BSN), de naam, het adres en de geboortedatum van degene die uitbetaald wordt. Deze gemeenten mogen dus een BSN-nummer van de predikant vragen. Gemeenten die geen loonheffingsnummer hebben hoeven deze betalingen niet actief door te geven aan de Belastingdienst en mogen daarom ook niet vooraf het BSN-nummer van de predikant vragen. Indien de Belastingdienst verzoekt om de betalingen door te geven, kan de gemeente alsnog het BSN-nummer bij de predikant opvragen.
Stap 6: einde van de incidentele hulpdienst
Na de incidentele hulpdienst loopt deze automatisch af.
Deze informatie is laatst bijgewerkt op 25-02-2022
Per 1 juli 2021 veranderen er verschillende regelingen ten aanzien van de tijdelijke inzet van predikanten in ordinantie 3-18 en generale regeling 5. Ordinantie 3-24 leden 2 en 3 en ordinantie 3-28 leden 3 en 4 komen te vervallen.
Onder de nieuwe regelingen zijn vier vormen van tijdelijke inzet van predikanten mogelijk. Hieronder staan deze toegelicht, maar u kunt ook bekijken via deze infographic:
Incidentele hulpdiensten (werkzaamheden <40 uur: preekbeurten, etc)
Elke predikant, proponent en emeritus kan incidentele hulpdiensten verrichten. Deze hulpdiensten worden afgesproken tussen de gemeente en predikant en hiervoor is geen toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering. De predikant wordt niet beroepen en maakt dus ook geen onderdeel uit van de kerkenraad, een eventuele vacature blijft dus bestaan. Per incidentele hulpdienst mag maximaal 40 uur werk worden verricht. Meest voorkomende vormen van incidentele hulpdiensten zijn het doen van een (gast)preekbeurt en het voorzien in kortstondig crisispastoraat. Deze incidentele hulpdiensten worden aan de predikant vergoed op basis van tarieven in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5 (de actuele tarieven kunt u hier vinden). Als een incidentele hulpdienst langer duurt dan 40 uur, moet gebruik worden gemaakt van een andere vorm van tijdelijke inzet. Wel mogen er meerdere incidentele hulpdiensten achtereenvolgens worden afgesproken met dezelfde predikant/gemeente, zolang het maar verschillende opdrachten zijn. Natuurlijk ontstaat hierdoor een risico op misbruik door alleen maar te werken met opvolgende incidentele hulpdiensten, maar we vertrouwen erop dat gemeenten dit niet zullen doen. Daarnaast is het erg onaantrekkelijk voor een predikant om hieraan mee te werken omdat een predikant bij incidentele hulpdiensten geen pensioen opbouwt of verzekerd is voor arbeidsongeschiktheid.
Lees meer over hoe spreek ik een incidentele hulpdienst af?
Structurele hulpdiensten (werkzaamheden >40 uur-2 jaar: invalwerk, projecten, etc)
Elke predikant, proponent en emeritus kan structurele hulpdiensten verrichten. Deze hulpdiensten worden afgesproken door de gemeente en predikant en hiervoor is geen toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering. De predikant wordt bij structurele hulpdiensten niet beroepen en maakt dus ook geen onderdeel uit van de kerkenraad, een eventuele vacature van de predikantsplaats in de gemeente blijft dus bestaan. Een structurele hulpdienst duurt tussen de 40 uur en 2 jaar en mag voor elk werktijdpercentage worden afgesproken. Meest voorkomende vormen van structurele hulpdiensten zijn invalwerk bij ziekte, zwangerschap of vacature. De nieuwe -betere- rechtspositie kan predikanten ook aanmoedigen om projecten te ontwikkelen die zij (ook) in andere gemeenten kunnen uitvoeren. De beloning van structurele hulpdiensten verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente bij elke hulpdienst altijd even hoog is. Structurele hulpdiensten zijn ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze manier is vooraf duidelijk hoeveel de structurele hulpdienst de gemeente kost (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een structurele hulpdienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Een gemeente mag na het inzetten van een structurele hulpdienst, pas na een jaar na het aflopen van de structurele hulpdienst een nieuwe structurele hulpdienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant).
Lees meer over hoe spreek ik een structurele hulpdienst af?
Voor structurele hulpdiensten kan ook worden afgesproken dat de dienstenorganisatie (de mobiliteitspool) een predikant aan de gemeente uitleent tegen een vergoeding. In dat geval loopt de facturering en de rechtspositie van de predikant via de dienstenorganisatie.
Tijdelijke dienst (>2 jaar: een tijdelijk beroepen predikant in de gemeente)
Een predikant (niet proponent, niet emeritus) kan een beroep in tijdelijke dienst krijgen. Hier geldt de procedure voor het beroepingswerk (inclusief de verkiezingsprocedure in de gemeente) met voorafgaande toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering op basis van een solvabiliteitsverklaring van het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Een beroep in tijdelijke dienst duurt ten minste twee jaar, maar heeft geen maximale termijn. Het breed moderamen van de classicale vergadering ziet toe op misbruik van de regeling, waardoor de termijn van de tijdelijke dienst (of deze nu 3 jaar, 5 jaar of 8 jaar duurt) voldoende beredeneerd moet zijn. Anders dan bij een beroep voor onbepaalde tijd, kan met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering de werktijd van de predikant ook op minder dan 33% worden vastgesteld. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze manier weet u vooraf altijd zeker hoeveel de tijdelijke dienst de gemeente kost (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een tijdelijke dienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 6 jaar, als de tijdelijke dienst aanvankelijk korter dan 6 jaar duurde. Een gemeente mag na het inzetten van de tijdelijke dienst, pas na een jaar na het aflopen van de tijdelijke dienst een nieuwe structurele hulpdienst of tijdelijke dienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant). Wel mag een gemeente na afloop van de tijdelijke dienst, met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering, de tijdelijke dienst van de predikant omzetten in een beroep voor onbepaalde tijd.
Lees meer over hoe spreek ik een tijdelijke dienst met een predikant af?
Tijdelijke dienst voor proponenten (3-5 jaar: een tijdelijk beroepen predikant in de gemeente)
Een proponent (niet predikant, niet emeritus) kan ook een beroep in tijdelijke dienst krijgen, maar onder bijzondere voorwaarden. Hier geldt de procedure voor het beroepingswerk (inclusief de verkiezingsprocedure in de gemeente) met voorafgaande toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering op basis van een solvabiliteitsverklaring van het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Anders dan bij de tijdelijke dienst van een predikant hoeft een gemeente niet naar samenwerking met andere gemeenten te hebben gezocht voorafgaande aan het beroepingswerk. Het bieden van een plek om werkervaring op te doen is voldoende reden voor een beroep in tijdelijke dienst. Een beroep in tijdelijke dienst voor een proponent duurt ten minste drie jaar en maximaal 5 jaar. De werktijd van de proponent moet ten minste 40% bedragen, zodat de proponent voldoende tijd heeft werkervaring op te doen en zijn permanente educatie te volgen. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Bij het beroepen van een proponent (zowel tijdelijk als voor onbepaalde tijd) krijgt een gemeente gedurende vier jaar een korting. De korting is net zo hoog als de opslag voor de tijdelijkheid. Hierdoor is een proponent in vaste dienst 4 jaar lang goedkoper dan een andere predikant en is een proponent in tijdelijke dienst 4 jaar lang net zo duur als een andere predikant (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een tijdelijke dienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 6 jaar, als de tijdelijke dienst aanvankelijk korter dan 6 jaar duurde. Een gemeente mag na het inzetten van de tijdelijke dienst, pas na een jaar na het aflopen van de tijdelijke dienst een nieuwe structurele hulpdienst of tijdelijke dienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant). Wel mag een gemeente na afloop van de tijdelijke dienst, met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering, de tijdelijke dienst van de predikant omzetten in een beroep voor onbepaalde tijd.
Lees meer over hoe spreek ik een tijdelijke dienst met een proponent af?
Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden.
Twee of meer gemeenten kunnen door samen te werken samen een predikant beroepen. Zij maken dan gebruik van een samenwerking zoals beschreven in ordinantie 2-7 en generale regeling 1.
Kerkenraad en het bestuur van een gemeente
Hoe lang mag men ambtsdrager zijn?Iemand mag maximaal 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager zijn. Een ambtsdrager wordt benoemd voor een termijn van ten minste 2 jaar. Normaal duurt een ambtsperiode 4 jaar. Bij herverkiezing na de eerste periode is een ambtsdrager direct herkiesbaar voor een periode tussen de twee en vier jaar, totdat iemand 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager is geweest. Nadat iemand 11 maanden geen ambtsdrager is geweest in een gemeente (de ambtsvrije periode), start de termijn opnieuw.
De regels voor de ambtstermijn zijn opgenomen om te voorkomen dat de gemeente telkens maar dezelfde leiding heeft en om de ambtsdragers die een taak hebben gedaan ook de ruimte te geven hun taak weer af te leggen. Indien het niet lukt nieuwe ambtsdragers te vinden en de ambtstermijnen (dreigen) te worden overschreden, is het advies om contact op te nemen met de classis om met elkaar te zoeken naar een oplossing.
Er zijn twee bijzondere situaties:
1. de ambtsdrager is afgevaardigd naar de classis en/of synode
Als een ambtsdrager is afgevaardigd in een meerdere vergadering (naar de classis en/of synode), dan mag de termijn van de ambtsdrager worden verlengd tot het einde van de termijn waarin de ambtsdrager bij de meerdere vergadering is benoemd.
2. als er geen opvolger is
Als in een gemeente het niet mogelijk is een vervanger voor de ambtsdrager te vinden, maar de ambtsdrager al aan de maximale termijn van 12 jaar zit, mag de ambtsdrager nog maximaal 6 maanden na het verloop van de termijn zitting blijven houden in de kerkenraad. De ambtsvrije periode van 11 maanden begint te lopen bij het formele aflopen van de termijn. Dat betekent dus dat na de 6 extra maanden omdat er geen vervanging is, de (afscheidnemende) ambtsdrager nog 5 maanden ambtsvrije periode heeft te gaan voordat de persoon weer benoemd/verkozen kan worden.
In een kerkenraad zitten alle ambtsdragers van een gemeente. In een kerkenraad zitten ten minste 1 predikant, 2 ouderlingen, 2 ouderlingen-kerkrentmeesters en 2 diakenen (ord. 4-6-3).
Gemeenten besluiten zelf in hun plaatselijke regeling of zij een kerkenraad van 7 personen hebben of van meer. Als in de plaatselijke regeling is besloten om meer dan het minimum van 7 te gebruiken, dan moet een kerkenraad uit ten minste zoveel mensen bestaan.
Mensen die geen ambtsdrager zijn in de gemeente zitten niet in de kerkenraad. In bepaalde gevallen kunnen bepaalde mensen worden uitgenodigd als vaste adviseur van de kerkenraad, maar de kerkenraad kan ook per geval mensen uitnodigen als adviseur. De kerkenraad besluit zelf in een wijze van werken over het bijeenroepen van zijn vergaderingen, de agendering, de openbaarmaking van zijn besluiten, de toelating van niet-leden van de kerkenraad tot zijn vergaderingen en het beheer van zijn archieven (ord. 4-8-7).
Meer lezen over hoeveel mensen er in een kerkenraad dienen te zitten? Lees het verdiepingsartikel:
Het is afhankelijk van wat plaatselijk is afgesproken in hoeverre de vergaderingen en stukken van de kerkenraad openbaar zijn. De kerkenraad besluit zelf in een wijze van werken over de openbaarmaking van zijn besluiten en de toelating van niet-leden van de kerkenraad tot zijn vergaderingen en het beheer van zijn archieven (ord. 4-8-7).
Plaatselijk kan men bijvoorbeeld afspreken per agendapunt te bepalen of het openbaar wordt behandeld of standaard in een vergadering een gesloten (comité)gedeelte te hebben en (vanaf een bepaalde tijd) een openbaar gedeelte. Men kan besluiten om bepaalde besluiten integraal en andere besluiten slechts beschrijvend aan de gemeente kenbaar te maken.
Bij het vaststellen van de wijze van werken heeft de kerkenraad te maken met de kerkelijke geheimhouding (ord. 4-5) en met bijvoorbeeld de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Nee, in een kerkenraad mag niet met volmachten worden gewerkt. De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen. Blijkt dat eenparigheid niet bereikbaar is, dan wordt er besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen (ord. 4-5).
Gemeenschappelijk overleg is niet mogelijk als iemand niet aanwezig is en zich door middel van een volmacht laat vertegenwoordigen.
Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben (ord. 3-2).
Nee, een kerkenraad mag in principe niet via e-mail (of digitale weg) besluiten nemen. De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen (ord. 4-5). Gemeenschappelijk overleg is onvoldoende mogelijk bij besluitvorming via e-mail (of digitale weg).
Als gemeenschappelijk overleg wel mogelijk is via de digitale weg, dan is het toegestaan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld vergaderingen van kleinere groepen zoals het moderamen van de kerkenraad. De kerkorde voorziet in het afhandelen van tussentijdse (spoedeisende) zaken door het moderamen (ord. 4-8-3). Er kan dus altijd (ook op afstand) besluitvorming plaatsvinden als dat nodig is. Er is niets op tegen dat het moderamen daarbij de mening van de kerkenraadsleden (via digitale weg) peilt.
Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.
Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke vacatures (vacature broeder X) personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:
- Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
- De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
- Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid zal door het ambt te aanvaarden daarmee een soort van belijdenis afleggen.
Stap 2: Het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen
Bij het dubbeltalsysteem geldt, dat de kerkenraad nooit verplicht is een door de gemeente aanbevolen kandidaat op de kieslijst te plaatsen (op het dubbeltal te stellen).
Als de gemeente vijf aanbevelingen voor een persoon doet, dan is de kerkenraad verplicht is een dubbeltal te stellen. De kerkenraad is echter vrij te bepalen welke personen op het dubbeltal worden gezet.
Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)
Na het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen organiseert de kerkenraad de verkiezingen.
Als er niet meer dan vijf aanbevelingen vanuit de gemeente zijn binnengekomen, dan is de kerkenraad niet verplicht een dubbeltal te stellen. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.
Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:
- Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
- Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
- Blanco stemmen tellen niet mee.
- De standaard-verkiezingsregeling is:
a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
- diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
- die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.
Stap 4: Aanvaarding/bedanken
Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt.
|
Wat als de verkozen kandidaat-ambtsdrager voor zijn benoeming bedankt? Er blijft op die manier een vacature. Moet de kerkenraad dan weer ‘helemaal opnieuw beginnen’ – dus aanbevelingen vragen, een kandidatenlijst opstellen en een verkiezing beleggen? Of mag de kerkenraad dan ‘gewoon een ander benoemen’? Het zal ervan afhangen. We noemen ter bepaling van de gedachten enkele mogelijkheden: a) Als er nog voldoende ‘ongebruikte’ aanbevelingen zijn kan de kerkenraad daarmee nogmaals een verkiezing beleggen. b) Als er geen ‘ongebruikte’ aanbevelingen meer zijn, maar de gemeente wel animo heeft getoond door aanbevelingen te doen, zal de kerkenraad opnieuw aanbevelingen moeten vragen (en vervolgens verkiezingen beleggen). c) Als de gemeente eerder ook al geen aanbevelingen deed kan de kerkenraad zelf voorzien. |
Stap 5: Bezwaren
Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.
Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend.
Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.
Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden.
Indien bezwaarde niet intrekt zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.
Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.
Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.
Stap 6: Bevestiging/verbintenis
De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen. De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.
In het Dienstboek wordt -in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers- over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.
Kerkdiensten en andere bijzondere momenten
Moeten er ambtsdragers aanwezig zijn bij een kerkdienst?In de regel moeten er één of meer ambtsdragers naast de predikant aanwezig zijn bij een kerkdienst. De kerkorde stelt dat in de ‘ambtelijke aanwezigheid van kerkenraadsleden tijdens de kerkdiensten (…) de verantwoordelijkheid van de kerkenraad tot uitdrukking komt’ (ord. 5-1-5) en stelt dat de ambtelijke tegenwoordigheid in kerkdiensten behoort tot het dienstwerk van de ouderlingen (ord. 3-10–1) en diakenen (ord. 3-11-1).
Hoewel de kerkordetekst in meervoud is opgesteld, kan daar waar de nood daartoe is met één andere ambtsdrager naast de predikant worden volstaan. Het maakt daarbij niet uit of dit een ouderling of diaken is. Hetzelfde geldt voor bijzondere diensten, zoals rouw-en trouwdiensten. In beginsel is er tenminste één ambtsdrager naast de predikant aanwezig.
Als het onverhoopt niet mogelijk is dat er een ambtelijke vertegenwoordiging aanwezig is, dan is dat geen reden om de eredienst niet te laten doorgaan. Zelfs als – bijvoorbeeld door overmacht – helemaal geen ambtsdrager aanwezig is, is dat geen reden de dienst niet te laten doorgaan.
Privacy algemeen
Wie heeft binnen de kerk een geheimhoudingsplicht?In ordinantie 4-2 staat dat eenieder die vanuit een functie gegevens uit de kerk krijgt, gebonden is aan geheimhouding. Dat wil zeggen dat iemand in welke hoedanigheid ook - bijvoorbeeld als vrijwilliger, medewerker of kerkenraadslid - een geheimhoudingsplicht heeft. De geheimhoudingsplicht is ook van toepassing zonder dat iemand hiervoor getekend heeft. En ook als iemand slechts eenmalig gegevens heeft ontvangen.
Het model privacystatement is een belangrijk middel voor een kerkenraad om na te gaan welke gegevens hij op welke manier verwerkt en wat daar de (wettelijke en kerkordelijke) grondslagen voor zijn. Door het invullen van het model privacystatement kunnen kerkenraden nagaan op welke grondslagen zij gegevens verwerken en of er nog nadere acties nodig zijn voor het verwerken van de gegevens. Het model privacystatement kan vervolgens worden gepubliceerd, zodat belanghebbenden kunnen weten hoe de gemeente omgaat met persoonsgegevens.
Veilige gemeente
Waar kan ik meer informatie over de VOG vinden?Meer informatie over de Verklaring Omtrent Gedrag is hier te vinden.
In een gedragscode staat wat de kerkenraad van de vrijwilligers en beroepskrachten verwacht, welk gedrag wel en welk gedrag niet geaccepteerd wordt. Een gedragscode is een officieel document dat door vrijwilligers en beroepskrachten bij de start van hun werk ondertekend wordt. Wie dat zijn wordt door de kerkenraad bepaald. Je belooft je aan deze regels te houden. De kerkenraad grijpt in als ze worden overschreden.
Voorbeelden van gedragscodes en omgangsregels
- Gedragscode van de Protestantse Gemeente Borger
- Gedragscode voor vrijwilligers in het jeugdwerk in de Protestantse Gemeente Oisterwijk
Meer informatie:
Hierbij een mogelijke structuur voor het opzetten van plaatselijk beleid voor een veilige gemeente.
Inleiding
Redenen waarom de kerkenraad kiest voor een beleid Veilige Gemeente.
Bewustwording
De basis voor het beleid is bewustwording binnen de gemeente. Bewust zijn van machtsongelijkheid onder gemeenteleden en de effecten daarvan. Machtsverschillen tussen groepsleiding en deelnemers in het jeugdwerk, tussen ouderling en pastorant, tussen diaken en cliënt, tussen vrijwilliger voor hand- en spandiensten en gemeentelid. Het effect kan zijn dat iemand met meer macht grensoverschrijdend gedrag vertoond. De ander ervaart dat in eerste instantie niet als storend of wil daar geen aandacht aan besteden. Tot het gevoel van veiligheid wordt aangetast.
- Erkennen dat dit grensoverschrijdend gedrag ook in de eigen gemeente voorkomt.
- Bewust zijn dat alle gemeenteleden recht hebben op een veilig gemeente.
- Vasthouden van de aandacht voor het onderwerp: op beleidsniveau regelmatig agenderen van ‘veilig jeugdwerk’ en ‘veilige gemeente’; wat doen we, gaat het goed en wat kan beter
- Erop toezien dat in bijeenkomsten (gespreksgroepen, clubwerk, catechese, vieringen) zo nu en dan gebruikgemaakt wordt van activiteiten en werkvormen die bewustwording over veiligheid bij de gemeenteleden, van oud tot jong, vergroot.
Preventie
Instrumenten
- Benoemen van vertrouwenspersonen die zichtbaar zijn voor gemeenteleden, laagdrempelig te benaderen en functioneren als ‘ambassadeur’ voor veilige gemeente en veilig jeugdwerk.
- Zorgvuldige selectie van vrijwilligers en hun geschiktheid periodiek vaststellen.
VOG’s vragen aan vrijwilligers en beroepskrachten die werken met minderjarigen en mensen in een kwetsbare positie. - Vrijwilligers en beroepskrachten een gedragscode laten ondertekenen (voor predikanten en kerkelijk werkers is een door de synode vastgestelde gedragscode, deze geldt al voor hen).
Interventie
Zie routekaart voor vertrouwenspersonen en plaatselijk meldprotocol
(Na)zorg
- In preek en liturgie rekening houden met slachtoffers van machtsmisbruik of andere misstanden (woordkeuze in gebeden, liedkeuze).
- Nazorg en pastorale zorg geven aan slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag in de gemeente.
- Nazorg en pastorale zorg geven aan daders van grensoverschrijdend gedrag in de gemeente. Dit kan niet dezelfde persoon zijn die het slachtoffer begeleidt.
Sommige gemeenteleden zijn slachtoffers of daders van incest, huiselijk geweld, vormen van machtsmisbruik en bedreigende situaties in het werk (ambulancepersoneel, militairen, politie, werkenden in de zorg en hulpverlening) of elders of van criminaliteit. Zorg ervoor dat ook zij zich in uw gemeente veilig voelen. Zij willen gehoord, gezien en erkend worden. We hebben vaak de neiging weg te kijken of niet het geduld op te brengen hen blijvende aandacht en zorg te geven.
Communicatie
Beschrijf via welke communicatiemiddelen en op welk moment u dit beleid onder de aandacht van uw gemeenteleden brengt. En in welke communicatiemiddelen informatie een vaste plek krijgt, bijvoorbeeld de namen en contactgegevens van de vertrouwenspersonen.
Vasthouden van beleid
Beschrijf ook op welke manier u de aandacht voor een veilige gemeente vasthoudt. Bijvoorbeeld door het onderwerp te agenderen in de jaargesprekken, op de kerkenraad te bespreken aan de hand van het jaarverslag van de vertrouwenspersonen, een themadienst, onderwerp in de catechese, enz.
Veiligheid
Hoe zorgen we ervoor dat we van ons kerkgebouw geen vesting maken?Aandacht voor de veiligheid in en rond een kerkgebouw is belangrijk. Tegelijk levert al te nadrukkelijke aandacht voor veiligheid risico's op:
- Voor de eigen gemeente: aandacht voor allerlei maatregelen kan juist een gevoel van onveiligheid oproepen ('waar rook is, is vuur'). Daarom is de interne communicatie in de gemeente belangrijk. Het is essentieel dat de veiligheid 'achter de schermen' goed geregeld is, maar zonder dat de maatregelen afbreuk doen aan het gemeente-zijn of onnodig angst en paniek oproepen.
- Voor gasten/bezoekers: gesloten kerkdeuren, beveiligingscamera's, eventueel zelfs beveiligers dragen niet bij aan een gastvrij beeld (vindplaats van geloof, hoop en liefde). Maak bij het invullen van een veiligheidsplan een goede afweging die past bij de situatie van de gemeente: het doel moet de middelen heiligen.
Belangrijk is ook dat je als gemeente in contact blijft met de samenleving. Al is dat soms best lastig. Heeft de gemeente last van baldadige jongeren? Het werkt goed om contact met hen te leggen en hen uit te nodigen de kerk eens van binnen te komen bekijken en uit te leggen wat daar gebeurt. Zijn er in de (burgerlijke) gemeente spanningen tussen bevolkingsgroepen? Probeer een bijdrage te leveren door met elkaar in gesprek te gaan. Leg bijvoorbeeld zelf als kerkenraad contact met een moskee in de buurt. Elkaar kennen en begrijpen draagt veel bij aan het wegnemen van vooroordelen.
Verklaringen omtrent gedrag (VOG’s)
Het aanvragen en beheren van VOG's kost veel tijd. Wat is een goede werkwijze?De kerkenraad benoemt iemand die dit coördineert. Het werk kan goed van huis uit via de computer gedaan worden, dus u kunt binnen andere dan de gebruikelijke groep mensen zoeken. Deze coördinator krijgt van degenen die een vrijwilliger benoemen te horen dat er een VOG aangevraagd moet worden en vraagt die aan bij Justis.
De vrijwilliger krijgt een link van Justis om de aanvraag verder in te vullen en geeft de VOG na ontvangst aan de VOG-coördinator . De coördinator houdt een administratie bij van de aanvragen. Het is goed af en toe stil te staan wanneer een hernieuwde aanvraag nodig zou zijn.
Meer informatie:
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. De aanvrager wordt gescreend op het hebben gepleegd van strafbare feiten.
Een gedragscode wordt door de kerkenraad opgesteld en moet door mensen met een specifieke taak in de kerk worden ondertekend. Wie dat zijn wordt door de kerkenraad bepaald. Je belooft je aan deze regels te houden. De kerkenraad grijpt in als ze worden overschreden.
Bekijk ook:
Visitatie
Is het visitatieverslag openbaar?Nee, de visitatoren leveren hun visitatieverslag in bij het college voor de visitatie. Dit college deelt het verslag met de betrokken kerkenraad (ord. 10-5-10).
De kerkenraad kan vervolgens besluiten dat de gemeente ook op de hoogte moet zijn van de inhoud van het visitatieverslag.
Gaat de kerkenraad de bevindingen van het college delen met de gemeente en hoe?
Soms betreft de visitatie alleen de kerkenraad inclusief predikant en weet de gemeente er niet van, vaker betreft zij de gehele gemeente. In het laatste geval is in principe informatie aan de gemeente geboden, in het eerste geval kan de kerkenraad besluiten dit niet te doen.
Delen met de gemeente kan in de vorm van een samenvatting of een mondelinge toelichting. Verstrekken van het gehele rapport is meestal niet wijs en is ook niet verplicht. Het visitatierapport is geen openbaar stuk. Het dient zeker niet buiten de kring van de gemeente te worden verspreid (dus ook geen plaatsing op de openbare website of in het kerkblad als de ook bij de bibliotheek ligt). Steeds moet de kerkenraad rekening houden met de privacy van alle betrokkenen.
Lees over het visitatieverslag en privacy meer in de vraag:
