Collecteren is een belangrijk onderdeel van de eredienst. Het is het moment in de dienst waarop je concreet de zorg voor een ander kunt uitdrukken. Het college van diakenen draagt de verantwoordelijkheid voor het organiseren, uitvoeren en verantwoorden van de collectes tijdens de kerkdiensten.
Deze pagina behandelt twee kanten van hetzelfde onderwerp: de beleidsvragen die een college van diakenen zich stelt bij het collectebeleid, en de praktische stappen voor de diaken die de collecte voorbereidt, organiseert en verantwoordt. Wil je weten hoe het landelijke collecterooster van Kerk in Actie werkt? Dat lees je bij 'Het kiezen van collectedoelen'.
Op deze pagina:
- Beleidsvragen voor het college
- De rol van de collecte in de eredienst
- Het kiezen van collectedoelen
- Het toelichten van collectedoelen
- Organiseren van de collecte
- Tellen van het geld
- Communicatie en verantwoording
- Noodhulpcollectes: vooraf een plek geven
Beleidsvragen voor het college
Drie vragen helpen een college om het collectebeleid scherp te krijgen.
Welke diaconale visie en doelstellingen sturen ons collectebeleid? Het college bepaalt welke diaconale waarden en prioriteiten leidend zijn bij het kiezen van collectedoelen. Gaat de voorkeur uit naar structurele armoedebestrijding of naar incidentele hulp? Ligt de focus op lokale hulp, op wereldwijde rechtvaardigheid, of op een combinatie? En hoe verhouden de gekozen doelen zich tot de missionaire en pastorale doelstellingen van de gemeente? In plaatsen met meerdere wijkgemeenten stemmen wijkraden dit af met het algemene college van diakenen: voor welke doelen wordt gezamenlijk gecollecteerd en waar maakt een wijkgemeente eigen keuzes?
Hoe organiseren we de collecte zodat deze bijdraagt aan gemeenschapsvorming en betrokkenheid? De manier waarop collectes georganiseerd worden, beïnvloedt hoe betrokken gemeenteleden zich voelen bij de diaconale roeping. Het college beslist over de verhouding tussen het landelijke collecterooster van de Protestantse Kerk en eigen lokale keuzes, over de wijze van communicatie en toelichting, en over hoe zowel traditionele als digitale gevers goed bereikt worden. Hoe beter de keuzes aansluiten bij thema's die voor gemeenteleden belangrijk zijn, hoe groter de betrokkenheid.
Hoe maken we van het collecteren een transparant proces van kiezen, inzamelen en rapporteren? Voor een effectief collectebeleid zijn heldere afspraken nodig over financiële procedures, rapportage aan de gemeente en, idealiter, evaluatie van gesteunde organisaties. Het college bepaalt hoe vaak en op welke wijze verantwoording wordt afgelegd, welke criteria gelden voor het beoordelen van organisaties, en hoe de effectiviteit van het collectebeleid zelf wordt geëvalueerd en bijgestuurd.
De rol van de collecte in de eredienst
De collecte heeft een vaste liturgische plaats in de protestantse eredienst en is meer dan een praktische handeling om geld in te zamelen. Traditioneel vindt de collecte plaats na de preek en het dankgebed, als onderdeel van de 'antwoord-beweging' van de gemeente op Gods Woord. Dit moment symboliseert dat de gemeente antwoordt op wat er gehoord is door te geven. In veel gemeenten wordt de collecte gecombineerd met of gevolgd door de voorbeden, zodat het collectedoel wordt meegenomen in de gebeden.
De geestelijke betekenis van de collecte is divers:
- een daad van dankbaarheid naar God voor wat Hij gegeven heeft;
- een concrete manier om naastenliefde te tonen, waarin geloof zich uit in daden;
- een verbinding tussen de gemeente en mensen in nood, dichtbij of elders in de wereld.
Voor diakenen is het van belang te beseffen dat de collecte een wezenlijk onderdeel is van de liturgie. Samen met de predikant of voorganger kan het collectemoment passend worden ingepast in de dienst. De predikant kan de gemeente er ook aan herinneren dat geven een geestelijke daad is, zodat de collecte meer wordt dan alleen geld inzamelen.
Het kiezen van collectedoelen
Het college van diakenen ontwikkelt beleid voor het kiezen van collectedoelen. Criteria daarbij kunnen zijn:
- aansluiting bij de diaconale visie van de gemeente;
- betrouwbaarheid en transparantie van de organisatie, bijvoorbeeld via het CBF-keurmerk en jaarverslagen;
- spreiding tussen lokale, nationale en internationale doelen, en projecten waar gemeenteleden zelf bij betrokken zijn;
- variatie tussen structurele en incidentele ondersteuning, met ruimte om eenmalige doelen op te nemen in het rooster;
- wederkerigheid: draagt het collectedoel bij aan een project waarin mensen zelfstandiger en veerkrachtiger worden?
Het landelijke collecterooster van de Protestantse Kerk in Nederland en Kerk in Actie vormt een goede basis voor de planning. Het rooster biedt een spreiding over het jaar met aandacht voor verschillende thema's en seizoenen, is beschikbaar via de website van Kerk in Actie en wordt jaarlijks bijgewerkt. Werken met dit collecterooster heeft een aantal voordelen:
- professionele voorlichtingsmaterialen en achtergrondinformatie zijn beschikbaar;
- de organisaties zijn betrouwbaar, en Kerk in Actie werkt er vaak al lange tijd mee samen;
- er is spreiding over verschillende thema's en doelgroepen;
- de opbrengst is groter, doordat veel gemeenten tegelijk voor hetzelfde doel collecteren.
Bekijk het collecterooster van Protestantse Kerk en Kerk in Actie
Bij het maken van een jaarplan is het verstandig om het landelijke collecterooster te combineren met lokale doelen. Wil je werken aan draagvlak? Communiceer het plan met de gemeente via het kerkblad, de website of mededelingen tijdens de dienst. Zo worden gemeenteleden meegenomen in de gemaakte keuzes en raken ze nog meer betrokken.
Het toelichten van collectedoelen
Een heldere en inspirerende toelichting ondersteunt een collecte. Een goede voorbereiding begint met het tijdig verzamelen van informatie over het collectedoel, via websites, folders of direct contact met de organisatie. Voor collectes uit het landelijke collecterooster van Kerk in Actie zijn vaak professionele voorlichtingsmaterialen beschikbaar, zoals presentaties, filmpjes en achtergrondinformatie, te downloaden van de website van Kerk in Actie.
Zoek bij de voorbereiding naar concrete voorbeelden en verhalen: hoe concreter, hoe beter. Licht de collecte waar mogelijk kort toe, ondersteund met een dia of een collectefilmpje. Leg uit waarom voor dit specifieke doel is gekozen en hoe het aansluit bij de diaconale visie van de gemeente. Vertel wat er met het geld gebeurt en geef daar zo mogelijk een voorbeeld bij.
Organiseren van de collecte (fysiek en digitaal)
Bij de praktische organisatie van de collecte komt het volgende kijken. Zorg voor een team van collectanten en geef hun vooraf duidelijke instructies: waar ze staan, hoe ze de zakken of mandjes doorgeven en wat ze doen bij vragen van gemeenteleden. Bedenk ook of er jongeren zijn die het leuk vinden om mee te helpen.
Naast collectezakken wordt er steeds meer digitaal gecollecteerd. Dit vraagt om een andere aanpak. Werkt de gemeente met een collecte-app, zorg dan voor een heldere uitleg en hulp bij het installeren. Niet iedereen pakt dit vanzelf op, dus neem een aantal weken de tijd om de app te introduceren.
Tellen van het geld
Het tellen en administreren van het collectegeld vraagt om zorgvuldigheid:
- laat het geld altijd door minimaal twee personen tellen;
- gebruik standaard telformulieren met datum, doel en bedrag;
- bewaar het geld veilig tot het gestort kan worden;
- houd een nauwkeurig overzicht bij van de opbrengsten van de collecten.
Een goede administratie bestaat uit een systematische registratie waarbij elke collecte met datum, doel en opbrengst in een logboek wordt genoteerd, met een duidelijk onderscheid tussen fysieke en digitale giften. Een back-up van alle administratie is belangrijk, evenals regelmatige rapportage aan de kerkenraad over de collecteopbrengsten.
Let daarnaast op de volgende punten:
- gebruik voor elke collecte een aparte kostenplaats in de administratie;
- maak het geld binnen een afzienbare tijd over naar het betreffende doel;
- bewaar bewijsstukken voor de financiële administratie;
- maak giften over op naam van de gemeente, nooit vanaf een eigen rekeningnummer.
Communicatie en verantwoording
De communicatie naar de gemeente en naar gesteunde organisaties is een vast onderdeel van het collectewerk. Deel de collecteopbrengsten met de gemeente, in het kerkblad of de app, eventueel aangevuld met verhalen over de besteding van het geld. Wordt er regelmatig voor hetzelfde doel gecollecteerd, of is er veel betrokkenheid bij een bepaalde organisatie? Overweeg dan om een consulent van Kerk in Actie of een vertegenwoordiger van die organisatie iets te laten vertellen, gecombineerd met een collecte voor dat doel.
Noodhulpcollectes: vooraf een plek geven
Noodhulpcollectes dienen zich vaak onverwacht aan. Maak daarom vooraf, bij het opstellen van het jaarplan, afspraken over hoe de gemeente hiermee omgaat: neemt een noodhulpcollecte de plaats in van een al geplande collecte, of wordt er op dat moment een extra collecte georganiseerd? Door deze keuze vooraf vast te leggen, hoeft het college er niet ad hoc over te beslissen op het moment dat de noodhulp actueel wordt.
