eHerkenning is een veilig en betrouwbaar inlogmiddel waarmee ambts- en taakdragers in gemeenten worden gemachtigd als gebruiker om namens de gemeente handelingen bij de overheid uit te voeren.
Waar heeft een gemeente of diaconie eHerkenning voor nodig?
Een gemeente of diaconie heeft eHerkenning nodig om online zaken te doen met de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van VOG’s voor werknemers.
Er zijn twee verschillende niveau’s van eHerkenning: 2+ en 3. Zie voor meer informatie over eHerkenning en de verschillende betrouwbaarheidsniveaus: www.eherkenning.nl. eHerkenning kan via verschillende leveranciers aangevraagd worden.
eHerkenning niveau 2+
eHerkenning niveau 2+ is goedkoper dan niveau 3, maar biedt ook beperkter toegang. Niveau 2+ is voldoende om bijvoorbeeld omgevingsvergunningen aan te vragen, een VOG aan te vragen of in te loggen op het digitale loket van de burgerlijke gemeente.
eHerkenning niveau 3
eHerkenning op niveau 3 is nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de Belastingdienst Zakelijk. Dit is nodig wanneer bijvoorbeeld het college van diakenen personeel in loondienst heeft en aangifte loonheffing doet.
Hoe vraag ik eHerkenning aan?
Voor het aanvragen van eHerkenning bij KPN of andere aanbieders is het volgende nodig:
1. Voorbereiding van de aanvraag
Je vraagt bij de dienstenorganisatie een verklaring van rechtspersoonlijkheid t.b.v. eHerkenning aan via het mailadres: rechtspersoonlijkheid@protestantsekerk.nl.
In deze e-mail vermeld je de onderstaande gegevens:
- De officiële naam van de gemeente
- Jouw inschrijvingsnummer in het handelsregister (Kamer van Koophandel)
- Het correspondentieadres (beide zoals vermeld in het handelsregister)
- Het e-mailadres waaraan de verklaring kan worden toegezonden
- De naam van de contactpersoon en een telefoonnummer voor eventuele vragen
- Het niveau van eHerkenning dat wordt aangevraagd
2. Verklaringen A en B
Je krijgt deze verklaring van rechtspersoonlijkheid (verklaring A) per e-mail (binnen vijf werkdagen) toegezonden met daarbij gevoegd een invulformulier voor identificatie van bevoegde personen (verklaring B). Dit betreft een verklaring die je zelf dient te printen en in te vullen met onderstaande gegevens:
- De naam van de voorzitter van het CvK of CvD
- De naam van de secretaris van het CvK of CvD
- De namen van 3 andere kerkenraads- of collegeleden (evt. gemeenteleden)
- De naam van degene die door het CVK wordt gemachtigd om eHerkenning aan te vragen (de gebruiker). NB: dit mag ook een van de 5 bovengenoemde personen zijn.
3. Kopieën identiteitsbewijs van de vertegenwoordigers van uw gemeente
Bij de ingevulde verklaring over de identiteit van de vertegenwoordigers van de gemeente (verklaring B) dient van elk van de in verklaring B genoemde personen een kopie van de voorzijde van het identiteitsbewijs bijgevoegd te worden (foto, nationaliteit en BSN mogen onzichtbaar worden gemaakt). Elk van de in verklaring B genoemde personen zet een originele handtekening achter zijn/haar gegevens.
4. Gebruiker van eHerkenning
Het verdient aanbeveling om in de gemeente goed te overwegen en ook vast te leggen wie als gebruiker van het eHerkenning wordt aangewezen. Deze gebruiker is de gemachtigde voor alle aanvragen die met deze eHerkenning worden gedaan. Het kan bijvoorbeeld de secretaris van het CvK of CvD zijn, of een hoofd-/medewerker van het kerkelijk bureau. Aangeraden wordt om deze gebruiker te laten vastleggen op welke data en voor welk doel hij/zij de eHerkenning heeft gebruikt en dit overzicht/logboek regelmatig te laten inzien door voorzitter en secretaris van het CvK of CvD. Wij adviseren om een persoon als gebruiker te kiezen waarvan mag worden aangenomen dat hij/zij ten minste gedurende de tijd waarvoor de eHerkenning is aangevraagd, bijvoorbeeld de komende 3 jaar, deze rol kan vervullen.
5. Praktische aandachtspunten bij de aanvraag
- Tijdens de aanvraag hoef je géén uittreksel handelsregister (KvK) te uploaden. (De verklaring rechtspersoonlijkheid (Verklaring A) en het ingevulde formulier (Verklaring B) komen hiervoor in de plaats.
- De gebruiker vult in dat hij/zij niet zelfstandig bevoegd is. Slechts 1 persoon kan geregistreerd worden als gebruiker/gemachtigde.
- Het KvK-nummer dat in de verklaring rechtspersoonlijkheid staat vermeld dient te worden ingevuld.
- De voorzitter en de secretaris van het CvK of CvD dienen te worden ingevuld als de bevoegde vertegenwoordigers van de gemeente.
- Als PO/referentienummer dient het nummer te worden vermeld dat in de verklaring van rechtspersoonlijkheid staat vermeld (PKN2020XXXX).
- De gebruiker van de eHerkenning zal “fysiek worden geïdentificeerd”. Dit betekent dat er iemand bij hem/haar langskomt. Aan het einde van de aanvraagprocedure kan hiervoor een afspraak worden gemaakt.
Aangeraden wordt om het eHerkenning voor 3 jaar aan te vragen; vanuit onze ervaring met (de frequentie van) mutaties in gemeenten en de daarbij horende kosten van nieuwe aanvragen voor eHerkenning, adviseert de dienstenorganisatie deze termijn van 3 jaar aan te houden. Maar het is ook mogelijk eHerkenning voor 5 jaar aan te vragen (je kunt hiervoor kiezen tijdens de aanvraagprocedure). Deze keuze is dus vrij.
Let op: Alleen het aanvraagformulier (pdf) dient geprint, ondertekend en verstuurd te worden.
6. Kosten
Aan het aanvragen van een eHerkenningsmiddel zijn kosten verbonden. Deze moeten worden voldaan aan de leverancier (bij KPN bedraagt dit circa € 150,- ex. btw voor 5 jaar en ca. € 100,- voor 3 jaar). Let erop dat je bij de online-aanvraagprocedure het juiste factuuradres voor deze kosten opgeeft. Vaak is dit een ander adres dan dat van de aanvrager.