eHerkenning is een veilig en betrouwbaar inlogmiddel waarmee ambts- en taakdragers in gemeenten worden gemachtigd als gebruiker om namens de gemeente handelingen bij de overheid uit te voeren.
Waar heeft een gemeente of diaconie eHerkenning voor nodig?
Een gemeente of diaconie heeft eHerkenning nodig om via internet zaken te doen met de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van VOG’s voor werknemers.
eHerkenning niveau 2+
De meeste gemeenten en diaconieën beschikken inmiddels over een eigen KvK-nummer. Hiermee kan eHerkenning worden aangevraagd tot en met betrouwbaarheidsniveau 2+. Dit is nodig om bijvoorbeeld omgevingsvergunningen, een VOG aan te vragen of in te loggen op het digitale loket van de burgerlijke gemeente. Zie voor meer informatie over eHerkenning en de verschillende betrouwbaarheidsniveaus: www.eherkenning.nl.
eHerkenning niveau 3
eHerkenning op niveau 3 is nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de belastingdienst zakelijk. Dit is nodig wanneer bijvoorbeeld ook het college van diakenen personeel in loondienst heeft en aangifte loonheffing doet. eHerkenning kan via verschillende leveranciers aangevraagd worden.
Hoe vraag ik eHerkennig niveau 3 aan?
Voor het aanvragen van eHerkenning niveau 3 bij KPN of andere aanbieders is het volgende nodig:
1. Voorbereiding van de aanvraag
Je vraagt bij de dienstenorganisatie een verklaring van rechtspersoonlijkheid t.b.v. eHerkenning-3 aan via het mailadres: rechtspersoonlijkheid@protestantsekerk.nl.
In deze e-mail vermeld je de onderstaande gegevens:
- De officiële naam van de gemeente.
- Jouw inschrijvingsnummer in het handelsregister (Kamer van Koophandel).
- Het correspondentieadres (beide zoals vermeld in het handelsregister).
- Het e-mailadres waaraan de verklaring kan worden toegezonden.
- De naam van de contactpersoon en een telefoonnummer voor eventuele vragen.
- De primaire reden waarom eHerkenning-3 wordt aangevraagd. Is dat vanwege aangifte loonheffing of een andere reden?
2. Verklaringen A en B
Je krijgt deze verklaring van rechtspersoonlijkheid (verklaring A) per e-mail (binnen vijf werkdagen) toegezonden met daarbij gevoegd een invulformulier voor identificatie van bevoegde personen (verklaring B). Dit betreft een verklaring die je zelf dient te printen en in te vullen met onderstaande gegevens:
- De naam van de voorzitter van het CvK of CvD
- De naam van de secretaris van het CvK of CvD
- De namen van 3 andere kerkenraads- of collegeleden (evt. gemeenteleden)
- De naam van degene die door het CVK wordt gemachtigd om eHerkenning aan te vragen (de gebruiker) NB: dit mag ook een van de 5 bovengenoemde personen zijn.
3. Kopieën identiteitsbewijs van de vertegenwoordigers van uw gemeente
Bij de ingevulde verklaring over de identiteit van de vertegenwoordigers van de gemeente (verklaring B) dien je van elk van de in verklaring B genoemde personen een kopie van de voorzijde van het identiteitsbewijs bij te voegen (foto, nationaliteit en BSN mogen onzichtbaar worden gemaakt). Elk van de in verklaring B genoemde personen zet een originele handtekening achter zijn/haar gegevens.
4. Gebruiker van eHerkenning-3
Het verdient aanbeveling om in de gemeente goed te overwegen en ook vast te leggen wie als gebruiker van het eHerkenning niveau 3 wordt aangewezen. Deze gebruiker is de gemachtigde voor alle aanvragen die met deze eHerkenning worden gedaan. Het kan bijvoorbeeld de secretaris van het CvK of CvD zijn, of een hoofd/medewerker kerkelijk bureau. Aangeraden wordt om deze gebruiker te laten vastleggen op welke data en voor welk doel hij/zij de eHerkenning heeft gebruikt en dit overzicht/logboek regelmatig te laten inzien door voorzitter en secretaris van uw CvK of CvD. Wij adviseren om een persoon als gebruiker te kiezen waarvan mag worden aangenomen dat hij/zij ten minste de komende 3 jaren deze rol kan vervullen. Overigens kan eHerkenning-3 ook desgewenst worden aangevraagd voor 5 jaar.
5. Praktische aandachtspunten bij de aanvraag
Tijdens de aanvraag hoef je géén uittreksel handelsregister (KvK) te uploaden. (De verklaring rechtspersoonlijkheid (Verklaring A) en het ingevulde formulier (Verklaring B) komen hiervoor in de plaats.
De gebruiker vult in dat hij/zij niet zelfstandig bevoegd is. Slechts 1 persoon kan geregistreerd worden als gebruiker/gemachtigde.
Het KvK-nummer dat in de verklaring rechtspersoonlijkheid staat vermeld dient te worden ingevuld
De voorzitter en de secretaris van het CvK of CvD dienen te worden ingevuld als de bevoegde vertegenwoordigers van uw gemeente
Als PO/referentienummer dient het nummer te worden vermeld dat in de verklaring van rechtspersoonlijkheid staat vermeld (PKN-xxxxx)
De gebruiker van de eHerkenning zal “fysiek worden geïdentificeerd”. Dit betekent dat er iemand bij hem/haar langskomt. Aan het einde van de aanvraagprocedure kan hiervoor een afspraak worden gemaakt
Aangeraden wordt om het eHerkenning aan te vragen voor 3 jaar; vanuit onze ervaring met (de frequentie van) mutaties in gemeenten en de daarbij horende kosten van nieuwe aanvragen voor eHerkenning, adviseert de dienstenorganisatie deze termijn van 3 jaar aan te houden. Maar het is ook mogelijk eHerkenning niveau 3 voor 5 jaar aan te vragen (je kunt hiervoor kiezen tijdens de aanvraagprocedure). Deze keuze is dus vrij.
eHerkenning-3 kan worden gebruikt voor de Belastingdienst i.v.m. loonheffing & alle overige zaken. Alleen als u nu al weet dat u deze eHerkenning voor andere aanvragen wilt gebruiken, kunt u dit aanvinken. Dit kan ook nog op een later moment.
Let op: Alleen het aanvraagformulier (pdf) dient geprint, ondertekend en verstuurd te worden.
6. Kosten
Aan het aanvragen van een eHerkenningsmiddel zijn kosten verbonden. Deze dien je te voldoen aan de leverancier (bij KPN bedraagt dit circa € 150,- ex. btw voor 5 jaar (en ca. € 100,- voor 3 jaar). Let er op dat je bij de online-aanvraagprocedure het juiste factuuradres voor deze kosten opgeeft. Vaak is dit een ander adres dan van de aanvrager.