Wat is een UBO?
UBO staat voor "Ultimate Beneficial Owner", wat in het Nederlands betekent: "uiteindelijk belanghebbende". Dit is de persoon die de eigenaar is van of de zeggenschap heeft over een organisatie.
De overheid is begonnen met het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner-register) om meer transparantie te creëren over wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn van een organisatie. Het UBO-register is ingevoerd op basis van de Europese anti-witwasrichtlijnen. Nederland is dus verplicht dit register te hebben. De gegevens van de UBO’s dienen in het UBO-register van de Kamer van Koophandel (KvK) te worden opgenomen.
Voor kerken geldt een speciale regeling. Gemeenten en diaconieën van de Protestantse Kerk hoeven geen UBO’s in te schrijven bij de KvK. Alleen op het hoogste (landelijke) niveau is een inschrijving in het UBO-register bij de KvK vereist.
Wie is de UBO binnen een gemeente of diaconie?
Banken of andere financiële instellingen kunnen vragen wie de UBO is in een gemeente of diaconie. De reden is dat elke financiële instelling op grond van Antiwitwaswetgeving een onderzoek moet uitvoeren naar klanten.
In dat geval geef je een zogenaamde "pseudo-UBO" op. Dat zijn personen die als bestuurder staan vermeld in het statuut of andere documenten van de organisatie. Voor de Protestantse Kerk gaat het daarbij om de natuurlijke personen die, op grond van de kerkorde, de gemeente of de diaconie kunnen vertegenwoordigen. Voor gemeenten en diaconieën zijn dit:
Voor de gemeente: de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters.
Voor de diaconie: de voorzitter en secretaris van het college van diakenen.
Het kan overigens zijn dat de bank meer UBO's vraagt, bijvoorbeeld de gegevens van alle leden van de colleges. Banken hebben het recht om dit te vragen.
Wat heb je nodig bij het invullen van een UBO-formulier?
Wanneer je een UBO-formulier moet invullen, bijvoorbeeld voor de bank, heb je de volgende gegevens nodig:
- Rechtsvorm: Gemeente of diaconie van het kerkgenootschap Protestantse Kerk in Nederland.
- KvK-nummer: Het nummer van de gemeente of diaconie, zodra deze is ingeschreven bij de KvK.
- UBO of pseudo-UBO: Pseudo-UBO.
- Identiteit van de pseudo-UBO's: De namen van de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters (voor gemeenten) of van het college van diakenen (voor diaconieën).
- Aantekening of aanvulling: Vermeld dat deze personen de vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders zijn volgens de kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland. Voeg indien mogelijk een kopie van de notulen toe waarin hun benoeming staat.
- Aard van belang: Zeggenschap.
Wat als de voorzitter of secretaris verandert?
Als de voorzitter of secretaris van het college wijzigt, moet je opnieuw een UBO-formulier invullen. Het is belangrijk om dit soort wijzigingen zo snel mogelijk door te geven aan bijvoorbeeld de bank, zodat zij altijd over de juiste informatie beschikken. Anders loop je het risico niet erkend te worden als bevoegd bestuurder.