Stappen tot samengaan
|
Materialen & tips
|
1. Oriëntatie op mogelijke gemeente(n) om mee samen te gaan
|
- Zoek de reden tot samengaan. Formuleer het probleem en waarom samengaan met een andere gemeente daarvoor een oplossing is.
- Neem contact op met de classis (de classispredikant of de scriba van de classis). Misschien zijn er andere gemeenten die bereid zijn om samengaan te verkennen.
- Gesprekken voeren met gemeenten met wie u eventueel wilt samengaan.
- Bespreek (met uw classispredikant) welke juridische vorm het beste past in uw context.
- Vraag advies op maat via LRP, lrp-kso@protestantsekerk.nl. Zij weten welke postcodes bij welke gemeente horen, zodat een volledig overzicht van de adressen die behoren tot de betrokken gemeenten (= stratenlijst) samengesteld kan worden.
|
- Tip: oriënteer je ook op andere oplossingen, zoals het specifiek samenwerken met een andere gemeente rondom een bepaald punt, of het opheffen van de gemeente en huisgemeente worden.
- Tip: de classis kan een advies geven voor een externe deskundige die u kan begeleiden bij dit proces.
- Tip: administratief gezien kan er alleen per 1 januari officieel worden samengegaan. Bij het samengaan op elk ander moment moet er wel een jaarrekening en begroting kunnen worden gepresenteerd alsof de nieuwe gemeente al vanaf 1 januari van dat kalenderjaar bestaat.
|
2. Onderzoek en dossieropbouw
|
- Wanneer een andere gemeente deze mogelijkheid wil verkennen, kunnen de (algemene) kerkenraden dit gezamenlijk verder onderzoeken.
- Maak een dossier. In het dossier komen in elk geval de volgende onderdelen:
- Beleidsplan
- Visie
- Activiteiten
- Nieuwe plaatselijke regeling
- De te kiezen fusievorm
- Naam van de nieuwe gemeente
- Invulling kerkenraad en colleges
- Grondgebied van de nieuwe gemeente en inschrijving nieuwe leden
- Gezamenlijke financiën (na advies van uw eigen Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB))
- Regeling rechtspositie betrokken predikanten en medewerkers
|
- Tip: onderzoek kan door:
- Een gemeenteanalyse door te nemen of uit te voeren om inzicht te krijgen in visie, missie, ledenaantal, etc.
- Gesprekken te voeren met naburige gemeenten met wie de gemeente eventueel zou willen samengaan
- Materiaal: een modeldossier is binnenkort beschikbaar. Hierin staan ook alle contactpersonen die in het proces van samengaan voorbijkomen.
- Tip: communiceer naar de gemeente dat er onderzoek gedaan wordt en dat, indien samengaan een reële optie is, de gemeente later in het proces haar mening mag geven.
|
3. Delen uitkomsten onderzoek
|
- Is samengaan een reële optie? Dan wordt de gemeente in de gelegenheid gesteld haar mening kenbaar te maken.
- Zijn er bezwaren vanuit een (wijk)gemeente? Dan moeten deze bezwaren verwerkt worden (zie volgende stap).
- Is samengaan geen reële optie? Dan wordt de gemeente hierover geïnformeerd en stopt het proces.
- In het geval van gemeenten met wijkgemeenten worden de wijkkerkenraden door de algemene kerkenraad geïnformeerd. De wijkkerkenraden informeren vervolgens hun leden.
|
Tip: organiseer een gemeenteavond. Zeker wanneer er ingrijpende veranderingen aan de orde zijn, zoals hoe het avondmaal gevierd zal worden of wie er in het huwelijk ingezegend mogen worden, is het handig om beraad te houden. |
4. Verwerken mening gemeente
|
- De input van de gemeente wordt verwerkt in het gezamenlijke samengaandossier.
- Zijn er zwaarwegende bezwaren vanuit een wijkgemeente, en lukt het niet om deze weg te nemen of op te lossen? De wijkgemeente kan dan een verzoek tot verzelfstandiging bij het BMCV indienen. Maar let op! Een traject tot verzelfstandiging heeft veel voeten in de aarde en duurt lang. Het zal dus ook het traject van het samengaan vertragen.
- Er wordt een concept (voorgenomen) besluit gemaakt, ten behoeve van de afzonderlijke kerkenraden.
|
- Materiaal: model voor concept voorgenomen besluit is binnenkort beschikbaar.
|
5. (Voorgenomen) besluit
|
- Op basis van het concept nemen de (algemene) kerkenraden van de betrokken gemeenten afzonderlijk het (voorgenomen) besluit tot samengaan.
- Gemeenteleden hebben de mogelijkheid om een revisie in te dienen of bezwaar aan te tekenen tegen het (voorgenomen) besluit.
|
- Materiaal: conceptregelingen
|
6. Breed moderamen van de classicale vergadering
|
- De (algemene) kerkenraden vragen gezamenlijk toestemming aan het breed moderamen van de classicale vergadering (BMCV) over het (voorgenomen) besluit. Hierbij wordt ook het onderzoeksdossier aangeleverd.
- Het BMCV vraagt advies aan het Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB). Na het advies van het CCBB zal het BMCV het (voorgenomen) besluit en de voorgestelde regelingen goedkeuren of afwijzen. Bij een positief besluit van het BMCV kan de gemeente door met de volgende stap in het proces.
- Is er geen positief besluit vanuit het BMCV?
- Bij kanttekeningen van het BMCV kunnen de kerkenraden wijzigingen aanbrengen en (in de regel) de gemeente weer naar haar mening vragen, voordat de kerkenraden de wijzigingen weer voorleggen aan het BMCV.
- De gemeente kan bezwaar aantekenen tegen het negatieve besluit van het BMCV.
- De gemeente kan besluiten te stoppen met het gehele proces na een negatief besluit van het BMCV.
|
- Materiaal: een modelbesluit van het BMCV is binnenkort beschikbaar.
|
7. Publicatie van het (voorgenomen) besluit
|
- Zodra het BMCV de regelingen goedkeurt, is er een (voorgenomen) besluit tot samengaan van de gemeenten.
- Het (voorgenomen) besluit tot samengaan moet worden gepubliceerd in een dagblad dat verschijnt in de regio waartoe de gemeenten die samengaan behoren.
- De documenten omtrent het samengaan zijn beschikbaar ter inzage. Dit zijn de besluittekst, de voorgenomen regelingen en de relevantie financiële stukken. Men heeft een maand de tijd om te reageren, vragen te stellen of bezwaar te maken tegen het samengaan via de scriba van de classicale vergadering.
- Zijn er vragen of bezwaren? Dan moeten die eerst worden beantwoord, verduidelijkt of afgewezen. Daarna volgt de definitieve goedkeuring tot samengaan.
|
- Tip: vraag aan de scriba van de classis welke notaris veel in uw classis werkt. Neem vervolgens contact op met de notaris bij wie de akte tot samengaan zal worden gepasseerd.
- Tip: neem (weer) contact op met de dienstenorganisatie omtrent de veranderingen bij de ledenregistratie via lrp-kso@protestantsekerk.nl.
- Materiaal: een voorbeeld voor een publicatie staat hier.
|
8. Definitief besluit tot samengaan
|
- Wanneer er na een maand geen bezwaren zijn binnengekomen, of de bezwaren zijn weggenomen, wordt er een definitief positief besluit tot samengaan genomen.
|
|
9. Ondertekening bij de notaris
|
- Met een notaris wordt een afspraak gemaakt voor het opmaken en het passeren van de akte van samengaan. De volgende bijlagen horen bij de akte:
- Besluit van samengaan
- Overgangsregeling
- Lijst van bezittingen
- Plaatselijke regeling
- Kopie aankondiging dagblad
- Goedkeuring van het BMCV
- Besluiten tot samengaan van de afzonderlijke kerkenraden
- Eventuele volmachten
- Op de dag nadat de akte is gepasseerd, is het samengaan een feit.
|
|
10. Ledenregistratie
|
- Na de notariële akte heeft LRP van de dienstenorganisatie de volgende gegevens nodig van de kerkenraad van de nieuwe gemeente:
- Besluit tot samengaan
- Notariële akte
- Goedkeuringsbesluit van het BMCV tot samengaan, inclusief een door het BMCV gewaarmerkt postcodeoverzicht van het grondgebied van de nieuwe gemeente
- Stratenlijsten waarop aangegeven is welke (wijk)grenswijzigingen zijn overeengekomen
- In het geval van een nieuwe wijkgemeente heeft LRP de volgende gegevens nodig van de algemene kerkenraad:
- Besluit tot samengaan
- Overzicht van de nieuwe wijkgrenzen
- In beide gevallen neemt een gemeenteadviseur van LRP contact op met de gemeente om de procedure door te spreken en afspraken te maken over eventueel af te nemen diensten.
|
|
11. Feest!
|
|
- Het samengaan tussen de gemeenten is een feit, dus dat kan gevierd worden! Organiseer bijvoorbeeld een feestelijke dienst waarvoor alle betrokken partijen worden uitgenodigd.
|
|
