Meestgestelde vragen aan de dienstenorganisatie
Hoe gaat de verkiezing van ambtsdragers?De kerkenraad legt in de plaatselijke regeling vast hoe de verkiezing van ambtsdragers plaatsvindt. In ordinantie 3-6-2 en 3-6-3 van de kerkorde staat de verkiezingsprocedure beschreven. Er zijn twee vormen van verkiezingsprocedure: de reguliere (ord. 3-6-2) en de verkiezingsprocedure door middel van dubbeltallen (ord. 3-6-3).
Zie https://www.protestantsekerk.nl/thema/kerkorde voor de meest actuele versie van de kerkorde en modellen voor de plaatselijke regeling.
Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.
Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke ambten personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:
- Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
- De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
- Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid legt tijdens de bevestigingsdienst, voorafgaand aan de bevestiging in het ambt, de openbare belijdenis af. Dit gebeurt door de kandidaat-ambtsdrager de vraag te laten beantwoorden of deze de geloofsbelijdenis onderschrijft.
- De aanbevelingen worden schriftelijk en ondertekend ingediend bij de kerkenraad. Hoewel digitale aanbevelingen niet zijn verboden, zijn aanbevelingen via de digitale weg wel lastiger te duiden omdat de persoonlijke ondertekening vaak ontbreekt. Een foto of scan van een ondertekend formulier is wel mogelijk.
Stap 2: Het opstellen van de kieslijst.
Na het inwinnen van de aanbevelingen gaat de kerkenraad over tot de kandidaatstelling (ord. 3-6-2). Daarbij geldt:
a) De kerkenraad is verplicht personen, die door meer dan 10 gemeenteleden zijn aanbevolen, kandidaat te stellen.
b) Daarnaast kan de kerkenraad andere personen (met minder dan 10 aanbevelingen en eigen kandidaten van de kerkenraad) kandidaat stellen.
Het is denkbaar dat de kerkenraad ongelukkig is met de personen die zij verplicht op de kieslijst moet plaatsen. Bijvoorbeeld omdat zij (en de gemeenteleden niet) op de hoogte is van tuchtwaardig gedrag. Het is niet de bevoegdheid van de kerkenraad de persoon van de kieslijst af te halen. Wel kan de kerkenraad in gesprek met de kandidaat over de wenselijkheid van het aanvaarden van het ambt. Mochten partijen het erover eens zijn dat aanvaarding van een eventuele verkiezing van de desbetreffende persoon wellicht niet gewenst is, dan kan iemand bijvoorbeeld op de verkiezingsbijeenkomst aangeven dat hij/zij niet voornemens is zijn/haar verkiezing te aanvaarden.
Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)
Na het opstellen van de kieslijst organiseert de kerkenraad de verkiezingen.
Als er niet meer kandidaten zijn dan vacatures, hoeft er geen verkiezing plaats te vinden. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.
Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:
- Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
- Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
- Blanco stemmen tellen niet mee.
- De standaard-verkiezingsregeling is:
a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
- diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
- die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.
Stap 4: Aanvaarding/bedanken
Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt.
|
Wat als de verkozen kandidaat-ambtsdrager voor zijn benoeming bedankt? Er blijft op die manier een vacature. Moet de kerkenraad dan weer ‘helemaal opnieuw beginnen’ – dus aanbevelingen vragen, een kandidatenlijst opstellen en een verkiezing beleggen? Of mag de kerkenraad dan ‘gewoon een ander benoemen’? Het zal ervan afhangen. We noemen ter bepaling van de gedachten enkele mogelijkheden: a) Tijdens de verkiezingen volgens het gewone systeem was er een kandidaat (A) die op zich ook de meerderheid had, maar afviel, omdat de andere kandidaat (B) meer stemmen had. Als B dan bedankt is het mogelijk om alsnog A verkozen te verklaren. A had immers ook een meerderheid. b) Als in hetzelfde voorbeeld ook C kandidaat was, maar C geen meerderheid had, kan C niet alsnog benoemd worden. Daarvoor kreeg hij onvoldoende draagvlak. c) Als er nog voldoende ‘ongebruikte’ aanbevelingen zijn kan de kerkenraad daarmee nogmaals een verkiezing beleggen. d) Als er geen ‘ongebruikte’ aanbevelingen meer zijn, maar de gemeente wel animo heeft getoond door aanbevelingen te doen, zal de kerkenraad opnieuw aanbevelingen moeten vragen (en vervolgens verkiezingen beleggen). e) Als de gemeente eerder ook al geen aanbevelingen deed kan de kerkenraad zelf voorzien. |
Stap 5: Bezwaren
Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.
Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend. Bij herverkiezing is alleen bezwaar tegen de procedure mogelijk, niet tegen ‘leer en leven’ van de betreffende ambtsdrager.
Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.
Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden. Indien bezwaarde niet intrekt, zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.
Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.
Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.
Stap 6: Bevestiging/verbintenis
De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen.
De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.
In het Dienstboek wordt - in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers - over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.
Kerkenraad en het bestuur van een gemeente
Hoe verloopt de verkiezingsprocedure met dubbeltallen voor ouderlingen en diakenen?Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.
Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke vacatures (vacature broeder X) personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:
- Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
- De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
- Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid zal door het ambt te aanvaarden daarmee een soort van belijdenis afleggen.
Stap 2: Het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen
Bij het dubbeltalsysteem geldt, dat de kerkenraad nooit verplicht is een door de gemeente aanbevolen kandidaat op de kieslijst te plaatsen (op het dubbeltal te stellen).
Als de gemeente vijf aanbevelingen voor een persoon doet, dan is de kerkenraad verplicht is een dubbeltal te stellen. De kerkenraad is echter vrij te bepalen welke personen op het dubbeltal worden gezet.
Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)
Na het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen organiseert de kerkenraad de verkiezingen.
Als er niet meer dan vijf aanbevelingen vanuit de gemeente zijn binnengekomen, dan is de kerkenraad niet verplicht een dubbeltal te stellen. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.
Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:
- Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
- Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
- Blanco stemmen tellen niet mee.
- De standaard-verkiezingsregeling is:
a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
- diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
- die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.
Stap 4: Aanvaarding/bedanken
Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt.
|
Wat als de verkozen kandidaat-ambtsdrager voor zijn benoeming bedankt? Er blijft op die manier een vacature. Moet de kerkenraad dan weer ‘helemaal opnieuw beginnen’ – dus aanbevelingen vragen, een kandidatenlijst opstellen en een verkiezing beleggen? Of mag de kerkenraad dan ‘gewoon een ander benoemen’? Het zal ervan afhangen. We noemen ter bepaling van de gedachten enkele mogelijkheden: a) Als er nog voldoende ‘ongebruikte’ aanbevelingen zijn kan de kerkenraad daarmee nogmaals een verkiezing beleggen. b) Als er geen ‘ongebruikte’ aanbevelingen meer zijn, maar de gemeente wel animo heeft getoond door aanbevelingen te doen, zal de kerkenraad opnieuw aanbevelingen moeten vragen (en vervolgens verkiezingen beleggen). c) Als de gemeente eerder ook al geen aanbevelingen deed kan de kerkenraad zelf voorzien. |
Stap 5: Bezwaren
Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.
Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend.
Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.
Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden.
Indien bezwaarde niet intrekt zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.
Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.
Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.
Stap 6: Bevestiging/verbintenis
De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen. De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.
In het Dienstboek wordt -in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers- over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.
Diaconaal-rentmeesters zijn leden van het college van diakenen die geen ambtsdrager zijn. De diaconaal-rentmeesters worden door de kerkenraad benoemd uit degenen die tot de gemeenschap van de gemeente behoren. Diaconaal-rentmeesters kunnen dus (doop- en belijdende) leden, gastleden of vrienden zijn.
De namen voor diaconaal-rentmeesters worden voorgedragen aan de gemeente om haar goedkeuring te verkrijgen.
Diaconaal-rentmeesters kunnen in de gemeente niet tegelijkertijd een ambt dragen en kunnen evenmin tegelijkertijd kerkrentmeester en diaconaal-rentmeester zijn.
In een kerkenraad zitten alle ambtsdragers van een gemeente. In een kerkenraad zitten ten minste 1 predikant, 2 ouderlingen, 2 ouderlingen-kerkrentmeesters en 2 diakenen (ord. 4-6-3).
Gemeenten besluiten zelf in hun plaatselijke regeling of zij een kerkenraad van 7 personen hebben of van meer. Als in de plaatselijke regeling is besloten om meer dan het minimum van 7 te gebruiken, dan moet een kerkenraad uit ten minste zoveel mensen bestaan.
Mensen die geen ambtsdrager zijn in de gemeente zitten niet in de kerkenraad. In bepaalde gevallen kunnen bepaalde mensen worden uitgenodigd als vaste adviseur van de kerkenraad, maar de kerkenraad kan ook per geval mensen uitnodigen als adviseur. De kerkenraad besluit zelf in een wijze van werken over het bijeenroepen van zijn vergaderingen, de agendering, de openbaarmaking van zijn besluiten, de toelating van niet-leden van de kerkenraad tot zijn vergaderingen en het beheer van zijn archieven (ord. 4-8-7).
Meer lezen over hoeveel mensen er in een kerkenraad dienen te zitten? Lees het verdiepingsartikel:
Iemand mag maximaal 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager zijn. Een ambtsdrager wordt benoemd voor een termijn van ten minste 2 jaar. Normaal duurt een ambtsperiode 4 jaar. Bij herverkiezing na de eerste periode is een ambtsdrager direct herkiesbaar voor een periode tussen de twee en vier jaar, totdat iemand 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager is geweest. Nadat iemand 11 maanden geen ambtsdrager is geweest in een gemeente (de ambtsvrije periode), start de termijn opnieuw.
De regels voor de ambtstermijn zijn opgenomen om te voorkomen dat de gemeente telkens maar dezelfde leiding heeft en om de ambtsdragers die een taak hebben gedaan ook de ruimte te geven hun taak weer af te leggen. Indien het niet lukt nieuwe ambtsdragers te vinden en de ambtstermijnen (dreigen) te worden overschreden, is het advies om contact op te nemen met de classis om met elkaar te zoeken naar een oplossing.
Er zijn twee bijzondere situaties:
1. de ambtsdrager is afgevaardigd naar de classis en/of synode
Als een ambtsdrager is afgevaardigd in een meerdere vergadering (naar de classis en/of synode), dan mag de termijn van de ambtsdrager worden verlengd tot het einde van de termijn waarin de ambtsdrager bij de meerdere vergadering is benoemd.
2. als er geen opvolger is
Als in een gemeente het niet mogelijk is een vervanger voor de ambtsdrager te vinden, maar de ambtsdrager al aan de maximale termijn van 12 jaar zit, mag de ambtsdrager nog maximaal 6 maanden na het verloop van de termijn zitting blijven houden in de kerkenraad. De ambtsvrije periode van 11 maanden begint te lopen bij het formele aflopen van de termijn. Dat betekent dus dat na de 6 extra maanden omdat er geen vervanging is, de (afscheidnemende) ambtsdrager nog 5 maanden ambtsvrije periode heeft te gaan voordat de persoon weer benoemd/verkozen kan worden.
Kerkdiensten en andere bijzondere momenten
Moeten er ambtsdragers aanwezig zijn bij een kerkdienst?In de regel moeten er één of meer ambtsdragers naast de predikant aanwezig zijn bij een kerkdienst. De kerkorde stelt dat in de ‘ambtelijke aanwezigheid van kerkenraadsleden tijdens de kerkdiensten (…) de verantwoordelijkheid van de kerkenraad tot uitdrukking komt’ (ord. 5-1-5) en stelt dat de ambtelijke tegenwoordigheid in kerkdiensten behoort tot het dienstwerk van de ouderlingen (ord. 3-10–1) en diakenen (ord. 3-11-1).
Hoewel de kerkordetekst in meervoud is opgesteld, kan daar waar de nood daartoe is met één andere ambtsdrager naast de predikant worden volstaan. Het maakt daarbij niet uit of dit een ouderling of diaken is. Hetzelfde geldt voor bijzondere diensten, zoals rouw-en trouwdiensten. In beginsel is er tenminste één ambtsdrager naast de predikant aanwezig.
Als het onverhoopt niet mogelijk is dat er een ambtelijke vertegenwoordiging aanwezig is, dan is dat geen reden om de eredienst niet te laten doorgaan. Zelfs als – bijvoorbeeld door overmacht – helemaal geen ambtsdrager aanwezig is, is dat geen reden de dienst niet te laten doorgaan.