Veelgestelde vragen

Een solvabiliteitsverklaring is een jaar geldig en geldt voor een specifieke predikantsvacature.

Om een predikant te kunnen beroepen is toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering (ord. 3-3-1). Bij de aanvraag moet onder meer een verklaring worden meegestuurd van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), waarin staat dat de gemeente aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Die verklaring heet 'solvabiliteitsverklaring' en wordt vooraf door de kerkenraad aangevraagd via het mailadres van het betreffende CCBB.

Vanaf 1 april 2022 is de richtlijn solvabiliteitsverklaring van kracht. Hierin wordt aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat de aanvraag voor een solvabiliteitsverklaring door het CCBB beoordeeld kan worden.

Voor een solvabiliteitsaanvraag levert de gemeente de volgende stukken aan: 

1. Wie de aanvrager is.
2. Welke vacature het betreft, in welke omvang.
3. De meest recente (en actuele) jaarrekening en begroting volgens de regels in de kerkorde (ordinantie 11-7-1). Als deze al in FRIS aanwezig is, hoeft deze niet aangeleverd te worden.
4. De meerjarenraming zoals geregeld in de Richtlijn meerjarenraming. 
5. Een toelichting op de uitgangspunten die gebruikt zijn in de meerjarenraming. 
6. Een vigerend beleidsplan voor 4 jaar. De ingediende meerjarenraming dient aan te sluiten op dit beleidsplan.

Een structurele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die schriftelijk wordt afgesproken. Een structurele hulpdienst duurt minimaal 40 uur en maximaal 2 jaar. Het gaat vaak om vervangingswerk of projectmatig werk. De predikant krijgt via de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen traktement betaald. De gemeente krijgt hiervoor een factuur van de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen. Na afloop is er geen sprake van wachtgeld, tijdens de structurele hulpdiensten ontvangt de predikant een tijdelijkheidstoeslag, zolang de AOW-datum nog niet is bereikt. In verband met de toeslag voor de predikant krijgt de gemeente een werktijdafhankelijke opslag op de bezettingsbijdrage, die voor alle gemeenten gelijk is. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om structurele hulpdiensten af te spreken.

Een gemeente kan zelf met de predikant een opdracht tot structurele hulpdiensten overeenkomen (variant 1). Een gemeente kan ook met een andere gemeente afspreken dat zij gebruikmaken van hun predikant (‘detachering’) (Variant 2). Deze twee opties worden hieronder achtereenvolgens toegelicht.
Tevens kan een predikant ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente (Variant 3). De gemeente betaalt hiervoor een bijdrage aan de dienstenorganisatie en de predikant/kerkelijk werker krijgt via de dienstenorganisatie betaald. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie. 

Variant 1: Hoe spreken gemeente en predikant een structurele hulpdienst af? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om structurele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld om een zieke predikant te vervangen, een vacaturetijd op te vangen of een project te starten. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant. Ook kan een predikant zelf aangeven beschikbaar te zijn voor vervangingswerk of een bepaald project.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor structurele hulpdiensten vinden. Op die pagina kunt u ook een rekenblad invullen om de kosten voor de gemeente en het traktement voor de predikant te berekenen. Vergeet niet een afschrift van de opdracht tot het verrichten van structurele hulpdiensten naar bureau predikantstraktementen te sturen, dit bureau zorgt (o.a.) voor de facturering en betaling van het traktement. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Variant 2: Hoe detacheren gemeenten onderling een predikant voor een structurele hulpdienst? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: de gemeenten en predikant vinden elkaar
Wellicht wenst een kerkenraad de een predikant van een andere (naburige) gemeente een opdracht voor structurele hulpdiensten te geven. De gemeente kan in zo’n geval vragen (aan de andere gemeente en de betreffende predikant) of zij de predikant willen detacheren. Detacheren kan alleen binnen de bestaande werktijd van de predikant in een gemeente.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor detachering vinden. De inlenende gemeente betaalt aan de uitlenende gemeente een evenredige vergoeding voor de traktementslasten. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering, de betrokken predikant en gemeente worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden.

Twee of meer gemeenten kunnen door samen te werken samen een predikant beroepen. Zij maken dan gebruik van een samenwerking zoals beschreven in ordinantie 2-7 en generale regeling 1.

Stap 1: De vacature van predikant/geestelijk verzorger: overleg met de instelling 

De vacature voor een predikant of geestelijk verzorger in een instelling zal vaak door de instelling zelf worden geregeld. Het is mogelijk dat de kerkenraad al in een vroegtijdig proces wordt betrokken, maar vaak zal de kerkenraad pas betrokken worden als er al een kandidaat is. De kerkenraad treedt in overleg met de instelling (en als die al aanwezig is, ook met de begeleidingscommissie) en beproeft of het verlenen van een zending (bijzondere opdracht) op zijn plaats is en wat bijvoorbeeld de taakstelling van de predikant gaat worden. In dit eerste overleg kan ook al melding worden gemaakt van de vervolgstappen en de benodigde overeenkomst tussen kerkenraad en instelling.

Stap 2: Het besluit van de kerkenraad om tot een bijzondere opdracht te komen

Nadat het eerste contact is geweest met de instelling is het goed om als kerkenraad een besluit te nemen of de gemeente kan voorzien in de bijzondere opdracht. Daarbij kunnen veel overwegingen meespelen, zoals: past het in het beleid van de gemeente, is er draagvlak in de gemeente, passen de werkzaamheden die de predikant/geestelijk-verzorger gaat doen bij het ambt, is de eventuele kandidaat wel bevoegd, is er voldoende bestuurskracht om de begeleidingscommissie te vormen?

Bij het beroepen van een predikant met een bijzondere opdracht is het niet nodig om een verkiezing in de gemeente te houden of de gemeente op een andere wijze te betrekken (tenzij u dit in uw plaatselijke regeling heeft opgenomen).

Stap 3: Het (laten) toetsen van de werkzaamheden en bevoegdheden

Het oordeel dat de werkzaamheden passen bij het ambt van predikant(-geestelijk verzorger) moet de kerkenraad laten toetsen door of vanwege de kleine synode. 

In de vacature kan worden gevraagd naar een predikant of naar een predikant-geestelijk verzorger. Dit zijn verschillende functies met verschillende (vereiste) vooropleidingen. Tot predikant zijn beroepbaar beroepbare predikanten of proponenten van de kerk; tot predikant-geestelijk verzorgers zijn beroepbaar zij die daarvoor de specifieke opleiding hebben gehad en beroepbaar zijn. Pas na aanvullende opleiding of met ontheffing van de kleine synode kan een predikant als predikant-geestelijk verzorger worden beroepen, en een predikant-geestelijk verzorger als predikant. Ook een kerkelijk werker kan een bijzondere opdracht krijgen.

De kerkorde gaat ervan uit dat de predikant(-geestelijk verzorger) een arbeidsovereenkomst krijgt met de instelling. Wil de instelling en/of de predikant de aanstelling op een andere basis vormgeven (bijvoorbeeld op basis van een zzp-constructie)? Dan is het raadzaam contact op te nemen met de dienstenorganisatie.

Stap 4: Het instellen van een begeleidingscommissie

De kerkorde verplicht tot het instellen van een begeleidingscommissie. Het is mogelijk deze al in een eerder stadium in te stellen, of pas in een later stadium. Hoe eerder de begeleidingscommissie wordt betrokken, hoe meer (voorbereidende) werkzaamheden deze kan verrichten bij de beroeping. De kans is echter aanwezig dat een begeleidingscommissie aan het werk gaat en er in het proces blijkt dat de kerkenraad toch niet in staat is een bijzondere opdracht te verlenen; dan kunnen de leden van de begeleidingscommissie natuurlijk het idee hebben voor niks te zijn benoemd in de commissie. 

Voor de begeleidingscommissie is een model taakomschrijving beschikbaar.

Stap 5: Het sluiten van de overeenkomst met de instelling

De kerkorde verplicht de kerkenraad tot het sluiten van een overeenkomst met de instelling waarin geregeld wordt dat de kerkenraad verantwoordelijk is voor het ambtelijke deel (waaronder evt. kerkdiensten, maar ook het feit dat de kerk opzicht en tucht uitoefent over de predikant) en de instelling voor de rechtspositie en het salaris (waaronder dus ook bijv. schorsing, vakantie, etc).

Voor deze overeenkomsten zijn modellen beschikbaar afhankelijk van welke ambtelijke vergadering de predikant beroept (kerkenraad of classicale vergadering): 

a - modelovereenkomst tussen instelling en kerkenraad

b - modelovereenkomst tussen instelling en classicale vergadering  

Lees tevens de aandachtspunten bij deze regelingen:

a - aandachtspunten rondom de taken;

b - aandachtspunten voor de verdeling van verantwoordelijkheden tussen kerkenraad en instelling.

Stap 6: Toetsing door het breed moderamen van de classicale vergadering 

Als het een kerkenraad is die een predikant met bijzondere opdracht beroept, toetst het breed moderamen van de classicale vergadering of de (in stap 5) beschreven overeenkomst tussen kerkenraad en instelling (afdoende) is getroffen.

Voor deze beoordeling zijn aandachtspunten beschikbaar:

a - aandachtspunten rondom de taken;

b - aandachtspunten voor de verdeling van verantwoordelijkheden tussen kerkenraad en instelling.

Stap 7: De beroepingsbrief, de datum van bevestiging/verbintenis en de bevestigings-/verbintenisdienst

Als het breed moderamen van de classicale vergadering zich ervan heeft vergewist dat er een afdoende regeling tussen de kerkenraad en de instelling is gesloten, dan kan de beroeping plaatsvinden.

De kerkenraad stelt de predikant een beroepingsbrief ter hand (zie model hiervoor) waarin (nogmaals) duidelijk wordt gemaakt dat de rechtspositie van de predikant(-geestelijk verzorger) bij de instelling rust.

De kerkenraad en de predikant komen een datum overeen wanneer de bevestiging/verbintenis ingaat. Deze datum zal overeenkomen met de datum van de bevestigings-/verbintenisdienst.

De bevestigings-/verbintenisdienst vindt plaats in een gemeente waarbinnen de predikant(-geestelijk verzorger) werkzaam is. Het is ook mogelijk de kerkdienst te houden in de instelling.

Wanneer er nog een andere predikant is verbonden aan de (wijk)gemeente dan vervult die doorgaans de rol van consulent. 

Mocht dat niet het geval zijn, dank kunt u iedere (emeritus)predikant vragen om consulent van de gemeente te worden. U kunt ook de voorzitter van de werkgemeenschap van predikanten in uw regio vragen om advies. 

Als het om een Lutherse gemeente gaat of een gemeente die uit het samengaan met een Lutherse gemeente is ontstaan dan kunt u overleggen met de president van de Evangelisch-Lutherse synode.

Vermijd in elk geval de aanstelling van een oud-predikant als consulent.

Vergoeding consulenten

Wanneer de consulent de werkzaamheden verricht in de werktijd van de gemeente waaraan hij
verbonden is, vergoedt de vacante gemeente de uren aan de gemeente van de consulent. Dit gebeurt door de kosten van de predikant, met name de bezettingsbijdrage aan de centrale kas
predikantstraktementen in rekening te brengen. Het gaat in dit geval om maximaal 12 uren per
maand. Daarnaast vergoedt de vacante gemeente de door de consulent gemaakte kosten voor onder meer het vervoer aan de consulent zelf.

Wanneer de consulent de werkzaamheden verricht binnen zijn eigen tijd, dan worden de uren vergoed volgens de regeling voor hulpdiensten.

Wordt verwacht dat de totale opdracht voor de werkzaamheden van de consulent minder dan 40 uren bedraagt, dan vergoedt de vacante gemeente aan de predikant zelf het uurtarief voor incidentele hulpdiensten, waarbij de uren voor het reizen naar en van de gemeente niet declarabel zijn.

Wordt verwacht dat de totale opdracht meer dan 40 uren bedraagt, dan sluit de gemeente met de consulent een opdracht tot het verrichten van structurele hulpdiensten. De verloning hiervan verloopt via de centrale kas predikantstraktementen, nadat de vacante gemeente de aanvang van de structurele hulpdiensten daar heeft gemeld. De predikant geniet het volledige pakket aan arbeidsvoorwaarden en de gemeente draagt aan de centrale kas de naar rato verhoogde
bezettingsbijdrage af.

Daarnaast vergoedt de vacante gemeente de gemaakte onkosten voor onder meer het vervoer in alle gevallen aan de consulent zelf.

Kerkordelijk is het uitgangspunt dat in een kerkenraad alle ambten aanwezig zijn. Wanneer de gemeente vacant is – en geen predikant heeft – dan behoort er een consulent te zijn. Die is er dus ook wanneer er niet direct gezocht wordt om een predikant te beroepen, maar gedacht wordt aan de aanstelling van een kerkelijk werker. Er is, kortom, altijd een predikant betrokken bij een gemeente. Hetzij als dienstdoend predikant verbonden aan de gemeente, hetzij als consulent. Ongeacht of er een kerkelijk werker is of niet.

In de kerkorde staan de taken van de consulent duidelijk omschreven in ordinanties 3-3-4 en 4-10-3.

De consulent begeleidt het beroepingswerk, bewaakt de procedure en heeft in vergaderingen van kerkenraad en moderamen een adviserende stem. De consulent is niet inhoudelijk betrokken bij de keuze van de kandidaat, maar ziet erop toe dat de procedure correct en netjes verloopt. Vragen als 'Hoe onderhoudt de beroepingscommissie de contacten met de kandidaten?' kunnen daarbij aan de orde zijn. Ook kan de consulent de beroepingscommissie desgewenst instrueren over wat wel en niet gangbaar, wenselijk en/of geoorloofd is in de procedure. Daarnaast is de consulent het eerste aanspreekpunt voor vragen die bij de beroepingscommissie opkomen.

In generale regeling 5, artikel 17 wordt een en ander nader geregeld.

Predikanten met een bijzondere opdracht zijn predikanten die werken in en vanuit een instelling (bijvoorbeeld in een ziekenhuis, een verzorgingstehuis of bijvoorbeeld bij defensie). De kerk verleent de ‘zending’ (de kerkorde gebruikt de term ‘bijzondere opdracht’) voor het werk. De kerk kan dat doen vanuit een kerkenraad, een classicale vergadering, de evangelisch-lutherse synode of de generale synode; voor de leesbaarheid gebruiken we hier verder de term kerkenraad.   

De kerkenraad en de instelling maken met elkaar afspraken dat de aanstelling en rechtspositie de verantwoordelijkheid van de instelling is en dat de kerkenraad op het ambtelijke gedeelte toeziet. De kerkenraad zorgt voor een begeleidingscommissie voor de predikant met een bijzondere opdracht.

Voor het beroepen van een predikant met een bijzondere opdracht is een stappenplan en zijn diverse modeldocumenten door de dienstenorganisatie opgesteld.