Van visie naar beleidsplan
Een visie moet vertaald worden in een beleidsplan waarin de verschillende aspecten van gemeente-zijn aan bod komen. Daarbij gaat het allereerst om de vijf kerntaken van gemeente-zijn die de kerkorde in artikel IV beschrijft: eredienst, pastoraat, geestelijke vorming (zie de themapagina’s van het cluster ‘Kerk en geloofsgemeenschap’), missionair werk en diaconaat (zie de themapagina’s van het cluster ‘Kerk en wereld’). Daarnaast gaat een beleidsplan ook over andere thema’s die belangrijk zijn voor het leven van de gemeente: bestuur en leiderschap, cultuur en communicatie, kerkbeheer en ten slotte samenwerking met anderen.
Op al deze terreinen zullen beleidsvoornemens geformuleerd moeten worden. De praktijk leert dat deze beleidsvoornemens of doelen vaak in algemene termen worden geformuleerd. Bijvoorbeeld: Wij willen meer jongeren bij de kerkdiensten betrekken. Bij een zó omschreven doel weet je eigenlijk nooit of je het bereikt hebt. Zo’n doel helpt dus niet om als gemeente op koers te blijven. Een bekend hulpmiddel om doelen scherper te krijgen is door ze SMART te maken. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.
Naast het stellen van concrete doelen zullen er ook prioriteiten gesteld moeten worden. Er komt veel af op een gemeente, er is veel waaraan gewerkt moet worden. In een gemeentelijk beleidsplan leidt dat nogal eens tot een waslijst aan beleidsvoornemens. En natuurlijk vinden we ze allemaal belangrijk. Het stellen van prioriteiten is dan nodig, omdat de middelen van een gemeente – tijd, geld en menskracht – niet onbeperkt zijn.
Ook hoeven niet alle doelen ineens gerealiseerd te worden. Een beleidsplan heeft een looptijd van meerdere jaren. Dat geeft de mogelijkheid om te onderscheiden in doelen voor de kortere en langere termijn. Wat ook kan helpen in het maken van keuzes en stellen van prioriteiten is het stellen van de vraag: Welke beleidsvoornemens dragen het meest bij aan het realiseren van de visie op ons gemeente-zijn? Het ligt voor de hand om aan die beleidsvoornemens prioriteit te geven, ook wat betreft inzet van middelen. Een waardevolle vuistregel bij dit alles is: Niet het vele is goed, maar het goede is veel!
Een aandachtspunt bij dit alles is dat we bij het opstellen van een beleidsplan niet de illusie moeten hebben dat we met het plan de werkelijkheid naar onze hand kunnen zetten. Dat staat namelijk op gespannen voet met het geloof dat God werkzaam is in onze werkelijkheid en dat het belangrijk is om daar aandacht voor te hebben en daarop in te spelen. Als het goed is ademt een beleidsplan deze geest.
Van beleidsplan naar jaarplan
Een gemeentelijk beleidsplan bestrijkt een periode van vier jaar. Het is aan te raden om het beleidsplan en de daarin opgenomen beleidsvoornemens verder te concretiseren door middel van jaarplannen voor ieder werkveld
Voorbeeld: het pastoraat. In het beleidsplan van een denkbeeldige gemeente staat als beleidsvoornemen dat het pastoraat bijzondere aandacht geeft aan nieuwe gemeenteleden en aan mensen die aan huis gebonden zijn. Daarnaast staat er dat de pastorale zorg zich uitstrekt tot heel de gemeente door middel van huisbezoek en groothuisbezoek. In de jaarplannen voor pastoraat voor deze beleidsperiode vertaalt zich dat als volgt: In elke vergadering van het overleg van ouderlingen en bezoekmedewerkers lopen we de nieuwe leden van onze gemeente en de mensen die aan huis gebonden zijn langs. Elk voorjaar en elk najaar organiseren we twee groothuisbezoeken, waarvan het thema in de maand mei wordt vastgesteld. In jaar 1 is er een bezoekronde langs 20- tot 35-jarigen, in jaar 2 langs 35- tot 50-jarigen, in jaar 3 langs de 50- tot 70-jarigen en in jaar 4 langs de 70-plussers.
Een jaarplan geeft antwoord op de volgende vragen:
- Welke beleidsvoornemens uit het beleidsplan worden dit jaar uitgewerkt?
- Welke activiteiten horen daarbij en wanneer en waar vinden die plaats?
- Voor welke doelgroep(en) zijn die bedoeld?
- Hoe communiceren we hierover?
- Wie is bij de uitvoering waarvoor verantwoordelijk?
- Wat zijn de kosten en welke middelen zijn beschikbaar?
- Wanneer zijn we tevreden over een activiteit?
Evalueren
Om een beleidsplan en jaarplannen ook daadwerkelijk levende en richtinggevende documenten te laten zijn, is het belangrijk om regelmatig na te gaan of de gestelde doelen behaald worden en of er aanpassingen nodig zijn. Stel daarom bij de opzet van deze plannen al een evaluatiecyclus vast, zodat je flexibel blijft en snel kunt inspelen op veranderingen. Voor een beleidsplan en jaarplan is een jaarlijks evaluatiemoment aan te raden. Daarnaast is het raadzaam om uitgevoerde activiteiten kort na afloop te evalueren. Daarmee leer je van opgedane ervaringen in de uitvoering van het beleid.