Taak archiefbeheerders
Archiefbeheerders zijn altijd erg geïnteresseerd in wat er allemaal precies gebeurt in de gemeente, en hoe dat dan in het verleden was. Archiefbeheerders zijn bovendien nauwkeurig en gedisciplineerd: zij gaan op zoek naar belangrijke archiefstukken, zorgen voor een zorgvuldige behandeling en bewerking van de archieven, en dragen archieven tijdig over. In deze tijden moeten zij bovendien op de hoogte zijn van digitale opslag en archivering.
Inhoud kerkelijk archief
Tot het archief van een kerkelijke gemeente horen veel verschillende soorten stukken. Dat kunnen vergaderstukken, correspondentie en jaarverslagen zijn, maar ook stukken over bijzondere onderwerpen, zoals documenten over het grondgebied van de kerkelijke gemeente, en over eigendommen en gebouwen. Ook doopboeken, ledenregisters en trouwboeken horen tot het kerkelijk archief.
Algemene regels kerkelijk archief
Er is een aantal belangrijke regels voor het kerkelijk archief. Zo blijven archief en documenten eigendom van de kerk. Dat geldt dus ook voor archiefstukken die bij kerkenraadsleden thuis liggen, of digitaal in de computer staan. Ook is het de verantwoordelijkheid van de kerkenraad of het college van kerkrentmeesters, wanneer archiefstukken moeten worden overgedragen of vernietigd.
Privacy en doop, belijdenis en trouwboek
Gemeenten van de Protestantse Kerk zijn volgens de Kerkorde verplicht om een aantal belangrijke feiten vast te leggen in een speciaal boek: doop, belijdenis en huwelijk. Deze feestelijke gebeurtenissen worden ook altijd aangekondigd in het eigen kerkblad.
Hoe zit het dan eigenlijk met de privacywetgeving? In dit document zijn een aantal vuistregels hierover te vinden.