Elke protestantse gemeente, klein of groot, moet haar financiële zaken op orde hebben en daarover transparant zijn naar haar leden. Deze pagina biedt praktische ondersteuning bij het naleven van de verplichtingen rond financiële verslaggeving, inclusief tijdlijnen, aandachtspunten en toegang tot het digitale systeem FRIS voor het indienen van begrotingen en jaarrekeningen.
Voor kerkenraadsleden is het essentieel om op de hoogte te zijn van de actuele richtlijnen en deadlines, zodat de gemeente voldoet aan de kerkelijke regelgeving en de ANBI-status behouden blijft.
Verantwoordelijkheden kerkenraad
Strategische verantwoordelijkheden
- Vaststelling van financiële kaders en beleid en vastlegging in een beleidsplan
- Bewaking van financiële gezondheid gemeente en diaconie
- Zorgdragen voor transparantie naar gemeente
- Verantwoording afleggen aan gemeentevergadering
- Voldoen aan de ANBI-verplichtingen vanuit de overheid, zoals tijdige publicatie
Operationele verantwoordelijkheden
- Periodieke controle van financiële rapportages
- Goedkeuring van uitgaven boven vastgestelde limieten
- Bewaking van begrotingsdiscipline
- Opstellen en updaten van een meerjarenonderhoudsplan voor onroerende zaken
- Zorgdragen voor adequate interne controle
Governance verantwoordelijkheden
- Aanstelling en instructie van penningmeester en/of (externe) administrateur
- Instelling van kascommissie/controlerend orgaan
- Vaststelling van financieel reglement, waarin opgenomen de interne controle
- Naleving van kerkelijke en wettelijke voorschriften
Communicatie verantwoordelijkheden
- (Regelmatige) Informatievoorziening aan gemeenteleden
- Transparante rapportage over financiële positie
- Uitleg van financiële keuzes en prioriteiten
- Omgang met financiële zorgen van gemeenteleden
- Beleidsontwikkelingen
Begroting
Een begroting is een financieel plan voor het komende jaar waarin de verwachte inkomsten (vrijwillige bijdragen, collectes, contributies, verhuur, subsidies) en uitgaven (personeel, gebouwen, activiteiten) van de gemeente of de diaconie worden geraamd. Het dient als financieel kader en sturingsinstrument voor de kerkenraad.
Begrotingscyclus
September - oktober (jaar N-1): Voorbereiding nieuwe begroting
- Kerkenraad evalueert huidige begrotingsuitvoering
- Eerste gesprekken over prioriteiten en plannen voor komend jaar
- Inventarisatie van gewenste activiteiten en projecten
- Overleg met werkgroepen en commissies over hun behoeften
November (jaar N-1): Opstellen conceptbegroting
- College van kerkrentmeesters en college van diakenen dienen vóór 1 november hun ontwerpbegrotingen bij kerkenraad in
- Ontwerpbegrotingen vergezeld van gemeenschappelijk ontwerpcollecterooster
- Bij wijzigingswensen kerkenraad: eerst overleg met betrokken college
- Bij geen overeenstemming: bemiddeling via het classicaal college voor beheerszaken (CCBB)
December (jaar N-1): Terinzagelegging en vaststelling begroting
- Na voorlopige vaststelling door kerkenraad worden begrotingen:
- In samenvatting in gemeente gepubliceerd
- Gedurende een week in geheel voor gemeenteleden ter inzage gelegd
- Gemeenteleden krijgen gelegenheid mening kenbaar te maken - Definitieve vaststelling begroting en collecterooster door de kerkenraad
- Vóór 15 december indienen bij classicaal college voor beheerszaken
Uitvoeringsfase begroting
Januari - December (jaar N): Begrotingsuitvoering en monitoring
- Maandelijkse/kwartaal/maandelijkse bewaking
- Penningmeester rapporteert regelmatig aan kerkenraad
- Tussentijdse begrotingswijzigingen indien noodzakelijk. In bepaalde situaties is er dan overleg met het CCBB nodig.
- Bewaking van kasstromen en liquiditeitspositie
- Goedkeuring van uitgaven boven bepaalde drempelbedragen
Mei/Juni (jaar N): Tussentijdse evaluatie
- Kerkenraad evalueert eerste jaarhelft
- Eventuele bijstelling begroting tweede helft jaar. In bepaalde situaties is er dan overleg met het CCBB nodig.
- Anticipatie op afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen
Jaarrekening
Een jaarrekening is de financiële verantwoording over het afgelopen jaar, waarin de werkelijke opbrengsten en baten en uitgaven en lasten worden weergegeven, afgezet tegen de begroting. Het toont de financiële positie van de gemeente aan het einde van het boekjaar en vormt de basis voor de décharge van de penningmeester c.q. de administrateur.
Jaarrekeningcyclus
Januari - Maart (jaar N+1): Opstelling jaarrekening
- College van kerkrentmeesters en college van diakenen leggen vóór 1 mei hun ontwerpjaarrekeningen aan kerkenraad voor
- Voorbereiding van accountantscontrole/kascommissiecontrole
April - Mei (jaar N+1): Controle, terinzagelegging en vaststelling
- Financiële administratie gecontroleerd door:
Registeraccountant of accountant-administratieconsulent, OF Twee andere onafhankelijke deskundigen - Jaarrekeningen worden:
In geheel of samenvatting in gemeente gepubliceerd
Gedurende een week in geheel voor gemeenteleden ter inzage gelegd - Gemeenteleden krijgen gelegenheid mening kenbaar te maken
- Kerkenraad stelt jaarrekeningen vast
- Vaststelling strekt tot décharge van kerkrentmeesters/diakenen (tenzij voorbehoud)
Juni (jaar N+1): Afronding en rapportage
- Vóór 15 juni indienen jaarrekeningen bij het classicaal college voor beheerszaken (met controlerapport). Dit controlerapport zit standaard in FRIS, zonder dat rapport kan men niet afronden en indienen.
- Archivering van alle relevante stukken
- Evaluatie van het financiële proces voor verbeteringen
