Kerkelijke gemeenten en diaconieën zijn bezig met het opstellen van de jaarrekening over 2023. Uiterlijk 15 juni moeten alle stukken ingeleverd zijn. Deze handige tijdlijn en aandachtspunten helpen je op weg naar de deadline.
Over een paar maanden wordt het boekjaar 2023 afgesloten. De Classicale Colleges voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB’s)zijn, mede in verband met de ANBI-status van de Protestantse Kerk, verplicht een strak schema aan te houden voor de inleverdatum van de jaarrekening. Uiterlijk 15 juni 2024 moeten de jaarrekeningen over 2023 ingeleverd zijn. Daarvoor is het goed dat gemeenten intern maatregelen treffen. In onderstaand overzicht een tijdlijn, die je ook kunt afstemmen met een extern boekhoud- of accountantskantoor.
Tijdlijn 2024
- 29 februari 2024: afsluiting van het grootboek;
- maart-april: verwerking van gegevens in FRIS en ontwerp van het bestuursverslag;
- mei: bespreking en controle van de jaarstukken in controlecommissie, colleges en kerkenraad;
- juni: jaarstukken ter inzage voor de gemeente;
- vóór 15 juni 2024: jaarrekening indienen bij CCBB;
- vóór 1 juli 2024: gegevensverwerking op de ANBI-pagina van de website van de gemeente.*
Deze tijdlijn is een advies. Je kunt de tijdlijn aanpassen aan de vergaderdata van je colleges. De einddatum is wel van belang; alleen om gegronde redenen kan uitstel worden aangevraagd bij het CCBB.
ANBI
Vrijwel alle gemeenten en diaconieën hebben informatie op de ANBI-pagina van hun website staan. Volgens de ANBI-regels is het noodzakelijk dat deze informatie actueel is, dat er een up-to-date beleidsplan te vinden is, en dat het KvK-nummer wordt vermeld. De link die onder Ai2 in FRIS getoond wordt en die in LRP is opgegeven, moet rechtstreeks naar de ANBI-pagina van de gemeente leiden. Check de website of alles goed is ingevuld. Zie voor een verdere toelichting en eventuele automatische koppeling de handleiding.
* In verband met de ANBI-status van de Protestantse Kerk is het verplicht dat de gegevens vóór 1 juli 2024 op de website van de plaatselijke gemeenten zijn bijgewerkt. Lees er hier meer over.
Aandachtspunten bij jaarrekening 2023
1. Maak een juiste waardering voor vaste activa en beleggingen
Vrijwel alle gemeenten hebben inmiddels de stap naar de nieuwe waarderingsgrondslagen gemaakt. Daarbij moeten herwaarderingen en koersverschillen, die door FRIS als incidentele baten worden verantwoord, nog worden toegevoegd aan de bestemmingsreserves op de balans. Let op de splitsing van onroerende zaken en de daarmee verband houdende herwaarderingsreserves in kerkelijke (21.95) en niet-kerkelijke activa (21.94). Mogelijk moeten zowel in de eigen administratie als in FRIS overboekingen gedaan worden.
2. Verantwoord de voorzieningen
De voorzieningen op de jaarrekening moeten toereikend zijn en gebaseerd op een onderhoudsplan. Deze vallen niet onder de bestemmingsreserves in rubriek 21 maar onder de voorzieningen in rubriek 22. Als ze wel in rubriek 21 staan, moeten ze worden overgeboekt. Zie de handleiding onder ‘Balans C5 Eigen vermogen’.
3. Voeg een bestuursverslag toe
Bij de jaarrekening moet een bestuursverslag worden gevoegd met daarin een toelichting op de financiële cijfers, op bijzondere ontwikkelingen in het afgelopen jaar en op mogelijke ontwikkelingen in 2024.
4. Schrijf een beleggingsstatuut
Elke gemeente, diaconie of protestantse stichting die belegt moet vrijwel altijd een of meerdere beleggingsstatuten hebben en naar het CCBB sturen. Het CCBB beoordeelt of het statuut voldoet aan de richtlijn beleggingen van de Protestantse Kerk in Nederland. Deze richtlijn, met een toelichting en een aantal voorbeelden van beleggingsstatuten, is te vinden op de themapagina Beleggen. Het beleggingsstatuut is pas definitief als het CCBB akkoord is en dit schriftelijk heeft meegedeeld aan de (algemene) kerkenraad.
5. Voeg financieel overzicht bij eigen begraafplaats toe
Gemeenten met een eigen begraafplaats voegen een financieel overzicht van de begraafplaats als bijlage aan de jaarrekening toe. Een sjabloon hiervoor is, net als het controleprogramma, te downloaden op de website of in FRIS onder de bijlagen.
Zoekfuncties en hulp in FRIS
Op elk FRIS-scherm kun je het vraagtekentje en de betreffende handleiding aanklikken voor een toelichting. Daar vind je informatie over onder meer jaarrekeningen, meerjarenramingen en de richtlijnen. Als je ‘richtlijnen GCBB’ hebt aangeklikt kun je daarna met Ctrl-F onder A, B, C, D en E zoeken op het woord ‘naam’. Voor andere vragen en verdere ondersteuning kun je terecht bij de FRIS-helpdesk via fris-help@protestantsekerk.nl.
