Elke protestantse gemeente, klein of groot, moet haar financiële zaken op orde hebben en daarover transparant zijn naar haar leden. Vanwege de verschillen in omvang van gemeenten heeft het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) een nieuwe richtlijn Controle Jaarverslaggeving PKN uitgebracht: een indeling naar risicoprofiel.
Transparante financiën
Goed financieel inzicht helpt gemeenten zich bewust te zijn van financiële risico's van het kerkbeheer. Heldere verslaggeving op basis van betrouwbare cijfers maakt kerkbeheer beheersbaar en geeft de mogelijkheid beleid te maken. Daarover transparant zijn is niet alleen voor de colleges en de kerkenraad maar ook voor leden belangrijk.
De kerkorde geeft aan dat gemeenten en diaconieën enkele keren per jaar naar de leden moeten communiceren hoe de financiële zaken ervoor staan, in ieder geval bij de vaststelling van de begroting en de jaarrekening. Gemeenteleden zijn immers gezamenlijk verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de gemeente. Het financieel beheer hoort daarbij. Als de kerkenraad het overzicht heeft waar zijn gemeente beheersmatig staat, kan het beleid maken waar de gemeenteleden op mogen rekenen. Het vormt de basis voor het gezamenlijk vaststellen van beleid en beleidsplannen.
Financiële verslaglegging
Ordinantie 11.6.4 van de kerkorde regelt dat de financiële administratie moet worden gecontroleerd. Vanwege grote verschillen in omvang van gemeenten en diaconieën is er nu een nieuwe richtlijn die recht doet aan die verschillen, aan de hand van een risicoprofiel.
Een kleine gemeente of diaconie met weinig bijzondere risico’s kan volstaan met een beperkte controle door twee financieel deskundigen. Een grote gemeente of diaconie met meer risico’s moet een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent aanstellen.
Vragenlijsten nu digitaal
Er zijn nu vier controlecategorieën: micro, klein, middelgroot en groot. Bij de bepaling van het risicoprofiel wordt gekeken naar een aantal aspecten die in de richtlijn worden genoemd. Door deze aspecten te voorzien van wegingsfactoren met een totaalscore wordt een gemeente ingedeeld in een controlecategorie en een daarmee samenhangend controleprogramma met vragenlijsten. Deze vragenlijsten konden tot nu toe handmatig worden ingevuld. Vanaf nu kan dat uitsluitend digitaal in FRIS. Dat vereenvoudigt het werk van de financieel deskundigen die de controle uitvoeren, vooral omdat er steeds adviezen worden gegeven bij bevindingen.
Categorie bepalen
De gebruikte aspecten, wegingen en controle-indeling tref je aan in de richtlijn. Aan de hand van de jaarrekening 2021 kan een gemeente zelf nagaan in welke categorie ze straks valt. FRIS berekent dat vanaf de jaarrekening 2022. De groepen 'micro, klein en middelgroot' kunnen volstaan met een controleprogramma en een verklaring van twee financieel deskundigen. De groep 'groot' moet een opdracht verstrekken aan een accountantskantoor die minimaal tot een beoordelingsverklaring leidt.
Online informatiebijeenkomsten
Er geldt een overgangsperiode van twee jaar, dus voor de jaarrekeningen 2022 en 2023. Als een gemeente volgens de richtlijn een accountant moet aanstellen, heeft ze tot boekjaar 2024 de tijd om dit te regelen. De handleiding zal, inclusief voorbeelden, aan deze richtlijn worden aangepast. In de eerste helft van 2023 worden hierover online informatiebijeenkomsten georganiseerd.
Downloads bij dit bericht
Richtlijn controle jaarverslaggeving PKN 2022 (vastgesteld 15 september 2022)
Voorbeeld indeling controlecategorie als toelichting op richtlijn
Bijlage - Criteria controlecategorie, intervallen en wegingsfactoren voor richtlijn
Lees ook:
