Begeleiden van vrijwilligers
Goed nieuws: er is weer iemand gevonden die een taak of ambt op zich wil nemen! Nu begint het mooie werk: ervoor zorgen dat deze nieuwe medewerker zich welkom voelt en succesvol kan zijn in de rol. Goede begeleiding vanaf het begin zorgt ervoor dat vrijwilligers zich gewaardeerd voelen en langer betrokken blijven.
Een effectieve vrijwilligerstrategie bestaat uit drie onderdelen: mensen enthousiasmeren, ondersteunen en waardig afscheid nemen. Kort samengevat gaat het bij begeleiden om IETS:
- Inwerken: uitleg over de gang van zaken, procedures en manieren van werken. Misschien eerst proefdraaien of een snuffelstage? Een mentor die meedenkt en beschikbaar is voor vragen?
- Evaluatie: hoe gaat het? Doen we de dingen goed? Doen we de goede dingen? Zijn we nog betrokken bij het werk?
- Toerusting: trainingen en cursussen, zodat kennis en vaardigheden worden vergroot.
- Samenwerken: bemoedigen en scheppen van een bevestigend klimaat.
1. Inwerken
Welke mogelijkheden zijn er om in te werken?
Een inwerkperiode voor elke nieuwe vrijwilliger is vanzelfsprekend. Een goede kennismaking met het werk en de mensen hoort daarbij. Gun elkaar de tijd om te zien hoe het loopt. Soms wordt de vrijwilliger geconfronteerd met een nieuwe situatie, nieuwe mensen en gewoonten.
Is er een heldere taakomschrijving voor handen? Hoe wordt de nieuwe vrijwilliger voorgesteld? Valt er verder nog iets (graag duidelijk en beknopt!) te lezen waardoor de vrijwilliger snel meer zicht kan krijgen op zijn of haar taak? Wat is de huidige manier van werken binnen de betreffende werkgroep, commissie of college?
We noemen enkele specifieke mogelijkheden:
Snuffelstage of proefperiode
Mensen draaien tijdelijk mee om te kijken of het iets voor hen is. Zo'n periode mag niet geruisloos overgaan in een min of meer vaste 'aanstelling', onder het motto: 'wie zwijgt stemt toe'. Neem het initiatief om te evalueren.
Mentoraat
Een plek waar ervaringen kunnen worden gedeeld en mogelijke problemen besproken. Waar kan iemand terecht als hij of zij vragen heeft? Bijvoorbeeld over dingen waar tegenaan wordt gelopen of over het niet aansluiten van de verwachtingen en motivatie bij het vrijwilligerswerk. Kan dat bij de commissie of een coördinator Vrijwilligersbeleid? Of bij een medekerkenraadslid of werkgroeplid? Misschien heeft de betreffende vrijwilliger zelf een voorkeur.
Aanpassingsmogelijkheden
Is er tijd en ruimte om zelf te bepalen welke werkzaamheden het best bevallen? Gaandeweg kan iemand ontdekken dat een deel van de taak aanspreekt en een ander deel minder. Kan de inhoud van de taak worden aangepast aan de gaven en mogelijkheden van de vrijwilliger?
Een apart onderdeel van het inwerken is het kennismaken met de diverse mogelijkheden van onkostenvergoedingen en regelgevingen.
2. Evaluatie
Hoe gaat het? Lukt het een beetje? Waar loop je tegenop?
Eenvoudige vragen, maar je moet ze wel stellen. Het kan de taak zijn van de mentor (zie 1) of van de werkgroep vrijwilligersbeleid. Maar ze kunnen evenzogoed aan de orde worden gesteld in elke werkgroep of elk bestuur waar de vrijwilliger deel van uitmaakt. Zitten mensen nog lekker op hun plek en in hun vel? Worden er, als daar tijd en behoefte voor is, af en toe ontmoetingen georganiseerd buiten de betreffende functie, zodat men elkaar op een andere manier leert kennen?
Evaluatie is niet alleen nodig voor de vrijwilliger, maar ook voor het werk. Wat leveren de ervaringen en invalshoeken van de vrijwilliger op voor het werk en het toekomstig beleid? Wat wordt er bijvoorbeeld gedaan met verzuchtingen over weinig inspirerende vergaderingen?
3. Toerusten
Voor welke toerustingsmogelijkheden moet worden gezorgd?
Welke vaardigheden wil de nieuwe vrijwilliger aanleren? Welke kennis ontbreekt er? Welke trainingen of deskundigheidsbevorderingen zijn nodig? Denk bijvoorbeeld aan een cursus voor de medewerkers van het inloophuis, nieuwe ouderlingen (inclusief de kerkrentmeesters), diakenen, pastorale medewerkers en leden van een liturgiecommissie. Deze cursussen worden gegeven vanuit de dienstenorganisatie.
4. Samenwerken
Op welke manieren kan worden samengewerkt?
Een hartelijk klimaat stimuleert de nieuwkomer. Maar er kan ook worden gedacht aan ontmoetingen buiten de direct functionele en taakgerichte aspecten.