Honderden gemeenten en diaconieën binnen de Protestantse Kerk beheren een begraafplaats. Het Generale college voor de behandeling van beheerszaken (GCBB) stelde daarvoor een richtlijn vast over administratie en financieel overzicht. Die richtlijn vertaalt bestaande eisen uit de wet en de kerkorde naar een werkbaar model, met een rekeningschema, rekenvoorbeelden en een vaste opbouw voor het financieel overzicht. Deze pagina legt uit waar die eisen vandaan komen en wat de richtlijn concreet voorschrijft.
Waarom deze regels er zijn
De verplichtingen rond een begraafplaats komen niet uit een keuze van de landelijke kerk om extra regels op te leggen. De verplichtingen rond een begraafplaats komen vanuit twee bronnen:
De eerste bron is de overheid. De Wet op de Lijkbezorging verplicht een deugdelijke gravenadministratie. Een grafrecht is bovendien een civielrechtelijk contract: de gemeente belooft daarmee onderhoud voor de duur van dat contract, soms tientallen jaren vooruit. Bestuurders zijn op grond van het Burgerlijk Wetboek persoonlijk aansprakelijk als geld dat voor die verplichting bedoeld was, aantoonbaar aan iets anders is besteed en de gemeente daardoor niet meer aan haar toezeggingen kan voldoen.
De tweede bron is de kerkorde. Ordinantie 11 verplicht de kerkenraad om jaarlijks een begroting en een jaarrekening vast te stellen. Financieel toezicht door de classicale colleges voor de behandeling van beheerszaken (CCBB) en het GCBB is in diezelfde kerkorde afgesproken, juist om gemeenten te ondersteunen bij een zorgvuldig en integer beheer van kerkelijk vermogen.
De richtlijn van het GCBB voegt zelf geen nieuwe verplichting toe aan wat de wet en de kerkorde al vragen; ze zet die eisen om in een model dat een gemeente niet zelf hoeft uit te zoeken. De gemeente draagt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de begraafplaats. Deze richtlijn, de handleiding en de kennisbank van de VKB zijn er om die verantwoordelijkheid haalbaar te maken.
Wat de richtlijn voorschrijft
De richtlijn geldt voor elke gemeente, diaconie en kerkelijke stichting die een of meer begraafplaatsen beheert of bezit, ook geheel of gedeeltelijk gesloten begraafplaatsen zolang er nog financiële of onderhoudsverplichtingen bestaan. Zij schrijft voor:
- een actueel begraafplaatsreglement met uitvoeringsbesluit, waarin is vastgelegd dat er geen grafrechten voor onbepaalde tijd worden uitgegeven en de maximale termijn 20 jaar bedraagt
- een volledige graf- en urnenadministratie
- een meerjarenraming van 20 jaar voor kosten en baten, als basis voor een kostendekkende tariefstelling
- een toereikende voorziening, zodra uit die meerjarenraming blijkt dat de inkomsten van de begraafplaats onvoldoende zijn om de toekomstige onderhoudsverplichtingen te dekken
- een administratie van vooruitontvangen bedragen met vrijvalschema, op een afzonderlijke bank- of spaarrekening voor de begraafplaats
- een jaarlijks financieel overzicht begraafplaats, vastgesteld gelijktijdig met de jaarrekening van de gemeente en verwerkt in FRIS
Bij een gesloten begraafplaats blijven alleen de graf- en urnenadministratie en de voorziening verplicht. Afwijken van de richtlijn kan alleen met voorafgaande toestemming van een CCBB.