Beleidsplan maken - stappenplan

Stappen

Acties & tips 

1. Ontwerp het proces 

Visie en beleid ontwikkelen kun je op allerlei manieren vormgeven. Begin daarom met het maken van een procesontwerp. Belangrijke vragen die je daarbij moet beantwoorden zijn: Wie willen we op welke manier en op welk moment in het proces betrekken? Denk daarbij niet alleen aan de kerkenraad, colleges en taakgroepen, maar ook aan de bredere gemeente.

Juist in dit soort processen geldt het spreekwoord: alleen ga je sneller, samen kom je verder. Hoe groter de betrokkenheid van de gemeente, hoe groter het eigenaarschap en de kans dat beleid ook werkelijkheid wordt.

Heldere en transparante communicatie is ook belangrijk in het vergroten van betrokkenheid. Andere vragen die bij een procesontwerp horen zijn: Wie neemt het voortouw en hoeveel tijd willen we nemen voor dit proces? En kunnen we het op eigen kracht of schakelen we hulp van buiten in? 

• Organiseer gemeentebijeenkomsten, focusgroepsgesprekken, brainstormsessies en/of enquêtes om mensen bij het proces te betrekken. 
• Schakel een externe deskundige in om het proces te begeleiden. 

2. Analyseer de huidige situatie 

Voordat je plannen maakt voor de toekomst, kijk je eerst grondig naar het heden. Hoe gaat het nu met de gemeente en welke vraagstukken spelen daar?

Je kunt daarbij gebruik maken van instrumenten als 'Kerk in kaart' en 'Nieuw kerkelijk Peil'. Bij het maken van een analyse kijk je ook naar wat er in je omgeving en de bredere samenleving speelt.

Ook kijk je terug naar de voorbije beleidsperiode. Wat waren daarin de doelen en beleidsvoornemens? Zijn die gehaald? Waarom wel? Waarom niet? En wat leren we daarvan? Met een goede analyse verzamel je als het ware ingrediënten voor je visie en beleid. 

• Download het analyse-instrument 'Kerk in kaart'. Zie kolom hiernaast.
• Doe het gemeente-onderzoek Nieuw Kerkelijk Peil. 

3. Formuleer de visie 

Met het formuleren van de visie geef je antwoord op de vraag wat je als gemeente voor de komende jaren als je roeping ziet. Het bezig zijn met je visie is daarom ook een geestelijk proces. Daarin komt het aan op 'viervoudig luisteren'. Je luistert daarbij naar God vanuit vier invalshoeken: de Bijbel en gebed, de omgeving, de eigen groep en de bredere kerk.

Een visie geeft de ruimte en richting aan waarbinnen het beleid vorm krijgt. Een visie is tegelijkertijd het cement dat aan de bouwstenen van het beleid samenhang geeft. Een visie houdt het juiste midden tussen algemeenheid (iets wat voor iedere gemeente geldt) en concreetheid (een specifiek beleidsvoornemen). Vaak zal het formuleren van je visie neerkomen op het herijken van de visie van voorbije beleidsperiode. Is die nog steeds relevant of moet die bijgesteld worden? 

• Maak gebruik van de materialen van de modules Viervoudig luisteren. 
• Herijk de visie voor de voorbije beleidsperiode. 

4. Beschrijf de beleidsvoornemens 

In een beleidsplan komen de verschillende aspecten van gemeente-zijn aan bod, waaronder de vijf kerntaken van gemeente-zijn (eredienst, missionair werk, diaconaat, pastoraat en geestelijke vorming) en thema's als bestuur en leiderschap, ontwikkeling van leden en financiën (kerkrentmeesterlijk beheer), cultuur en communicatie en ten slotte samenwerking met anderen.

Voor deze kerntaken en thema's formuleer je beleidsvoornemens voor een periode van vier jaar. De kunst is om die SMART te maken: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Ook is het belangrijk om beleidsvoornemens te prioriteren op basis van beschikbare middelen (mensen, tijd en geld) en de mate waarin ze bijdragen aan het realiseren van de visie. Je kunt daarbij ook onderscheid maken tussen doelen voor de kortere en langere termijn. 

• Beschrijf de beleidsvoornemens voor de kerntaken en thema's van gemeente-zijn. 
• Maak deze doelen SMART. 
• Prioriteer de doelen.  

5. Concretiseer in jaarplannen 

Om uitvoering te kunnen geven aan het beleid heb je naast een beleidsplan voor vier jaar ook jaarplannen nodig. Een jaarplan geeft antwoord op de volgende vragen: Welke beleidsvoornemens uit het beleidsplan worden dit jaar uitgewerkt? Welke activiteiten horen daarbij en wanneer en waar vinden die plaats? Voor welke doelgroep(en) zijn die bedoeld? Hoe communiceren we hierover? Wie is bij de uitvoering waarvoor verantwoordelijk? Wat zijn de kosten en welke middelen zijn beschikbaar? Wanneer zijn we tevreden over een activiteit?    

• Maak voor ieder jaar van de beleidsperiode een jaarplan. 

6. Evalueer op het juiste moment 

Om een beleidsplan en jaarplannen ook daadwerkelijk levende en richtinggevende documenten te laten zijn, is het belangrijk om regelmatig na te gaan of de gestelde doelen behaald worden en of er aanpassingen nodig zijn.

Stel daarom bij de opzet van deze plannen al een evaluatiecyclus vast, zodat je flexibel blijft en snel kunt inspelen op veranderingen. Voor een beleidsplan en jaarplan is een jaarlijks evaluatiemoment aan te raden. Daarnaast is het raadzaam om uitgevoerde activiteiten kort na afloop te evalueren. Daarmee leer je van opgedane ervaringen in de uitvoering van het beleid.