Bij het opstellen van een beleidsplan en het aanvragen van een solvabiliteitsverklaring kijk je als gemeente en diaconie financieel vooruit. In het programma FRIS kun je daarvoor een meerjarenraming maken. Zo’n meerjarenraming heeft veel voordelen.
Bij een predikantsvacature vraagt een gemeente een solvabiliteitsaanvraag aan bij het Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB). Deze gaat vergezeld van een meerjarenraming in FRIS. En ook bij het opstellen van een nieuw beleidsplan is het handig om financieel vooruit te kijken.
Een paar voordelen van een meerjarenbegroting:
- Elke gemeente heeft een beleidsplan waarin een financiële paragraaf is opgenomen. De meerjarenraming in FRIS kan gebruikt worden om deze te maken. Dit laat zien welke uitwerking het beleidsplan heeft op de kerkelijke financiële situatie in de komende acht jaar.
- Een meerjarenraming in FRIS geeft direct alle uitkomsten, een eigen raming in Excel geeft deze niet. Open de meerjarenraming dus in FRIS voor de uitkomsten bij ongewijzigd beleid. Bij een ongewijzigde situatie in het komend jaar hoeft er dan geen actie meer ondernomen te worden.
- Je krijgt inzicht in de financiële situatie van de komende jaren.
- Aan de hand van een meerjarenraming kun je het beleid aanpassen of andere maatregelen nemen die effect hebben op de continuïteit van de gemeente.
- Je kunt de meerjarenraming in FRIS kopiëren naar de begroting voor het komende jaar.
Een voorbeeld ter verduidelijking
Gemeente X heeft de jaarrekening 2023 ingediend. Vanaf dat moment kan de meerjarenraming 2024 worden geopend. Daarin staan de balanscijfers van minimaal de laatste drie jaren (dus tot en met 2023), de begroting 2024, het voorstel voor 2025 en een kolom begroting 2025. In het scherm ‘totaal’ staan de exploitatiecijfers en de gevolgen voor buffer en liquiditeit.
Deze cijfers gaan uit van ongewijzigd beleid, maar wel gecorrigeerd met de gevolgen van inflatie via de indexcijfers die op het scherm ’variabelen’ staan. Omdat er soms eenmalige bijzonderheden zijn, moeten de cijfers wel beoordeeld worden. De begroting 2024 en de begroting 2025 kunnen nog naar eigen inzicht worden aangepast. Dat werkt als volgt:
- Scherm Variabelen: Controleer of de predikantsbezetting en de index onder D juist zijn. Pas ze eventueel aan.
- Scherm Baten: Corrigeer per scherm eventuele eenmalige bijzonderheden en vermeld alleen de mutatie. Door het knopje ‘raming’ naar rechts te schuiven, is te zien of de cijfers voldoen aan de eigen verwachting.
- Scherm Lasten: Hier geldt hetzelfde als bij het scherm baten.
- Scherm Balans: Mutaties op dit scherm doen zich alleen voor als er activa worden gekocht of verkocht, aflossingen op uitstaande leningen worden ontvangen of betaald, en als er onttrekkingen/betalingen worden gedaan uit de voorzieningen. Al deze mutaties werken door op de liquiditeiten.
- Eventueel kun je herwaarderingen toepassen op de activa. Zowel voor herwaardering als voor (des)investeringen zijn per rekening aparte regels beschikbaar.
- Ga tot slot naar het scherm Analyse en bekijk de cijfers. Kijk ook naar het verloop van de voorzieningen: zijn die voldoende gebleken of is er te veel onttrokken zodat een extra dotatie nodig is?
- Tot slot: noteer nooit eindtotalen, altijd mutaties.
Een bijzonder punt van aandacht is de verkoop van activa (punt 4). Bij verkoop zullen over het algemeen de volgende mutaties moeten worden uitgevoerd:
- Bedrag afboeken van de boekwaarde.
- Bepaling van het resultaat (netto-opbrengst minus boekwaarde) en dat boeken als incidentele bate of last.
- Vrijval van de herwaardering boeken in rubriek 00 en rubriek 21.
- Eventueel vrij laten vallen van een voorziening die op het verkochte actief betrekking heeft.
In de handleiding en onder de vraagtekentjes op de schermen staan andere voorbeelden.
Als alles beoordeeld is en er akkoord is gegeven, volgt het scherm Afronden en kopiëren. Daar kunnen de gegevens gekopieerd worden naar de begroting 2025.
>> Op 24 september 2024 is er van 19.30-21.00 uur een webinar van VKB Academy, waarin het opstellen van de meerjarenraming en begroting in FRIS worden toegelicht. Meer informatie en aanmelden
