Bij het opstellen van een beleidsplan en het aanvragen van een solvabiliteitsverklaring kijk je als gemeente en diaconie financieel vooruit. In het programma FRIS kun je hiervoor een meerjarenraming maken, die ook de basis kan vormen voor de komende begroting.
De cijfers uit de meerjarenraming kunnen eenvoudig worden gekopieerd naar de eerstvolgende begroting, wat veel werk bespaart. Bovendien biedt een meerjarenraming, mede door de gebruikte indexen voor baten en lasten, een veel completer overzicht van toekomstige ontwikkelingen. Hierdoor kunnen tijdig beleidsmaatregelen worden genomen.
Uitgebreide inzichten voor 2025
De meerjarenraming 2025, die kan worden gemaakt zodra de jaarrekening 2024 is ingediend, is op diverse punten uitgebreid en gewijzigd. Dit geeft gemeenten meer inzicht in exploitatie en verdere analyse voor de komende jaren. Naast een scherm voor de balansmutatie is er nu ook een scherm ‘Balans’, waarop de ramingen van de balansen voor de komende acht jaar zichtbaar zijn, nadat alle benodigde gegevens zijn ingevoerd.
Eenvoudige afhandeling van herwaarderingen
De afhandeling van herwaarderingen van vaste activa en van koersresultaten van effecten en beleggingsfondsen is vereenvoudigd. Bij de vaste activa worden de herwaarderingen opgegeven bij ‘Balansmutaties’. Bij de incidentele baten wordt bij de rekeningen voor koersresultaten en herwaarderingen opgegeven welke bedragen direct in het resultaat verwerkt moeten worden. Als het hele bedrag van koersresultaten of herwaarderingen naar de herwaarderingsreserves of de reserves koersverschillen moet, zijn bij de betreffende batenrekeningen geen boekingen nodig. FRIS berekent dan wat er naar de bestemmingsreserves voor koersverschillen of herwaarderingen gaat. Dat bedrag is zichtbaar onder ‘Balansmutaties’. Zie voor meer informatie over de afhandeling van herwaarderingen en koersresultaten de Richtlijn begroting en jaarverslaggeving PKN.
Voordelen van een meerjarenbegroting:
- Elke gemeente heeft een beleidsplan met een financiële paragraaf. De meerjarenraming in FRIS kan worden gebruikt om deze te maken, wat inzicht geeft in de kerkelijke financiële situatie voor de komende acht jaar. Een meerjarenraming in FRIS geeft direct alle uitkomsten, gebaseerd op landelijk verwachte indexcijfers. Open de meerjarenraming in FRIS en je ziet de uitkomsten bij ongewijzigd beleid. Bij een ongewijzigde situatie in het komende jaar hoeft er vaak geen actie meer te worden ondernomen.
- Je krijgt inzicht in de financiële situatie van de komende jaren, zowel voor exploitatie als voor de balans.
- Aan de hand van een meerjarenraming kun je het beleid aanpassen of andere maatregelen nemen die de continuïteit van de gemeente beïnvloeden.
- Je kunt de meerjarenraming in FRIS kopiëren naar de begroting voor het komende jaar, wat dubbel werk voorkomt.
Praktisch Voorbeeld: Gemeente X
Gemeente X heeft de jaarrekening 2024 ingediend. Vanaf dat moment kan de meerjarenraming 2025 worden geopend. Hierin staan (voor zover beschikbaar) de balanscijfers van minimaal de laatste drie jaren (tot en met 2024), de begroting 2025, de begroting 2025 voor gewenste aanpassingen, het voorstel voor 2026 en een kolom begroting 2026. In het scherm ‘totaal’ staan de exploitatiecijfers en de gevolgen voor vrije buffer en liquiditeit. Bovendien is er een scherm waarin je balansmutaties kunt verwerken, waarna FRIS een volledige balans berekent.
Stappen voor aanpassing en analyse
Deze cijfers gaan uit van ongewijzigd beleid, maar wel gecorrigeerd met de gevolgen van inflatie via de indexcijfers die op het scherm ‘variabelen’ staan. Omdat er soms eenmalige bijzonderheden zijn, moeten de cijfers wel beoordeeld worden. De begroting 2025 kan als gevolg van onverwachte ontwikkelingen gedurende het jaar worden aangepast. Ook de begroting 2026 kan naar eigen inzicht worden aangepast. Dat werkt als volgt:
- Scherm Variabelen: Controleer of de predikantsbezetting en de index onder D (voor de opbrengst levend geld) juist zijn. Pas ze eventueel aan.
- Scherm Baten: Corrigeer per scherm eventuele eenmalige bijzonderheden en vermeld alleen de mutatie. Door het knopje ‘raming’ (links bovenin) naar rechts te schuiven, is te zien of de cijfers voldoen aan de eigen verwachting.
- Scherm Lasten: Hier geldt hetzelfde als bij het scherm baten. Beoordeel of er op de activa niet méér wordt afgeschreven dan de boekwaarde van de activa.
- Scherm Balansmutatie: Hier worden de mutaties op de balansrekeningen opgegeven, bijvoorbeeld als er activa worden gekocht of verkocht, aflossingen op uitstaande leningen worden ontvangen of betaald, en als er onttrekkingen/betalingen worden gedaan uit de voorzieningen. Al deze mutaties werken door op de liquiditeiten.
- Eventueel kun je herwaarderingen toepassen op de activa. Zowel voor bij- of afboekingen naar aanleiding van waardestijgingen of -dalingen als voor afboekingen naar aanleiding van verkopen zijn per rekening aparte regels beschikbaar.
- Voor de mutaties in de vaste activa zijn aparte kolommen beschikbaar voor investeringen en desinvesteringen. Bij desinvesteringen kun je dan meteen de vrijval van de herwaarderingen verwerken.
- Op het scherm Balans is de geraamde ontwikkeling voor de komende negen balansen zichtbaar.
- Ga tot slot naar het scherm Analyse en bekijk de cijfers. Kijk ook naar het verloop van de voorzieningen: zijn die voldoende gebleken of is er te veel onttrokken zodat een extra dotatie nodig is?
- Tot slot: noteer nooit eindtotalen, altijd mutaties.
Belangrijke aandachtspunten bij verkoop van activa
Een bijzonder punt van aandacht is de verkoop van activa (punt 4). Bij verkoop zullen over het algemeen de volgende mutaties moeten worden uitgevoerd:
- De boekwaarde als desinvestering opnemen in de kolom desinvestering.
- Bepaling van het resultaat (netto-opbrengst minus boekwaarde) en dat boeken als incidentele bate of last in rubriek 95 of 65.
- Vrijval van de herwaardering boeken in rubriek 00 en rubriek 21.
- Eventueel via incidentele baten vrij laten vallen van een voorziening die op het verkochte actief betrekking heeft.
- Zorgen dat eventuele baten (bijvoorbeeld huren) en lasten (bijvoorbeeld afschrijvingen en onderhoud), die vervallen door de verkoop, weggehaald worden bij de baten en lasten voor toekomstige jaren na de verkoop.
Een soortgelijke oplossing doet zich voor bij de verkoop van effecten. In de handleiding en onder de vraagtekentjes op de schermen staan andere voorbeelden.
Als alles beoordeeld is en er akkoord is gegeven, volgt het scherm 'Afronden en kopiëren'. Daar kunnen de gegevens gekopieerd worden naar de begroting voor het komende jaar.
Lees ook:
