Wat is een werkplan?
Het werkplan van een predikant is een document waarin de werkzaamheden van de predikant worden beschreven en verdeeld over de beschikbare werktijd. Het geeft een duidelijk overzicht van de afspraken tussen kerkenraad en predikant over de invulling van het predikantschap.
Ontstaan en doel
Het werkplan is ingevoerd toen er steeds meer part-time predikantsvacatures ontstonden. In het Georganiseerd Overleg Predikanten (GOP) is een normjaartaak afgesproken, waarbij een volledige werkweek op 40 uur is gesteld. Het werkplan helpt om de werkbelasting van de predikant af te stemmen op het aantal beschikbare uren.
Het werkplan heeft meerdere belangrijke functies:
- Het beschermt de predikant tegen een te hoge werkdruk
- Het schept realistische verwachtingen bij gemeente en kerkenraad
- Het vormt een basis voor constructieve gesprekken over de werkzaamheden
- Het biedt houvast bij het beroepingswerk
Het werkplan als startpunt voor het beroepingswerk
Bij de start van het beroepingswerk moet het werkplan worden voorgelegd aan het Breed Moderamen van de Classicale Vergadering (BMCV) (ord. 3-3-1). Dit orgaan toetst of het werkplan realistisch is ingevuld. De kernvraag daarbij is: kan het beschreven werk in redelijkheid van de predikant verwacht worden binnen de beschikbare werktijd?
Opstellen van het werkplan
Het werkplan wordt opgesteld onder begeleiding van de consulent. Het is niet zinvol voor een kerkenraad om dit eenzijdig te maken, omdat predikanten onderling sterk kunnen verschillen in de tijd die ze nodig hebben voor bepaalde taken. Een voorbeeld hiervan is de voorbereiding van een kerkdienst: hiervoor wordt gemiddeld 12 uur gerekend, maar kerkenraden hebben soms de neiging dit te onderschatten (bijvoorbeeld op 4 uur). De daadwerkelijke tijd hangt af van ervaring, lokale verwachtingen en het type dienst. Als de predikant het beroep heeft aangenomen wordt het in overleg met hem of haar definitief vormgegeven en bijgevoegd bij de stukken die ter approbatie naar het breed moderamen van de classis wordt gestuurd.
Opstellen van het werkplan
Het werkplan wordt altijd in overleg tussen kerkenraad/beroepingscommissie en de predikant opgesteld. Het is niet zinvol voor een kerkenraad om dit eenzijdig te maken, omdat predikanten onderling sterk kunnen verschillen in de tijd die ze nodig hebben voor bepaalde taken.
Een voorbeeld hiervan is de voorbereiding van een kerkdienst: hiervoor wordt gemiddeld 12 uur gerekend, maar kerkenraden hebben soms de neiging dit te onderschatten (bijvoorbeeld op 4 uur). De daadwerkelijke tijd hangt af van ervaring, lokale verwachtingen en het type dienst.
Beoordeling en toetsing
Bij het beroepingswerk moet het werkplan worden voorgelegd aan het Breed Moderamen van de Classicale Vergadering (BMCV). Dit orgaan toetst bij de approbatie of het werkplan realistisch is ingevuld. De kernvraag daarbij is: kan het beschreven werk in redelijkheid van de predikant verwacht worden binnen de beschikbare werktijd?
Het werkplan in de praktijk
Het werkplan is niet bedoeld als controlemiddel voor de kerkenraad. In plaats daarvan dient het als bescherming voor de predikant en als basis voor het jaargesprek. Tijdens dit gesprek kan worden besproken of de werkzaamheden nog passen binnen het afgesproken percentage FTE.
De werkzaamheden van een predikant worden in het werkplan meestal verdeeld over zes werkgebieden:
- Eredienst
- Pastoraat
- Catechese/vorming/toerusting
- Missionair/diaconaal werk
- Permanente educatie
- Bestuur/administratie
Relatie met het gemeentebeleid
De invulling van het werkplan hangt nauw samen met het beleidsplan van de gemeente. De prioriteiten die de gemeente stelt, bepalen mede hoe de werktijd van de predikant wordt ingedeeld. Het werkplan is daarom een dynamisch document dat jaarlijks wordt geëvalueerd en zo nodig aangepast aan nieuwe ontwikkelingen in de gemeente en in het leven van de predikant.
Tot slot
Een goed werkplan draagt bij aan een gezonde werkrelatie tussen predikant en gemeente. Het helpt om verwachtingen over en weer duidelijk te maken en schept ruimte voor een predikant om binnen de beschikbare tijd kwaliteit te leveren. Daarmee dient het uiteindelijk de opbouw van de gemeente.