Stappen tot samenwerking
|
Materialen & tips
|
1. Inventarisatie mogelijke samenwerkingsgemeente(n)
|
- De kerkenraad van een gemeente neemt contact op met de classis.
- Classis en kerkenraad verkennen met welke gemeente(n) kan worden samengewerkt op basis van een overdracht van alle bevoegdheden aan een samenwerkingsorgaan (gemeenschappelijke kerkenraad, gemeenschappelijke CvK en CvD).
- Samenwerking tussen gemeenten kan ook het gevolg zijn van een besluit van de classicale vergadering. In dat geval zal het BMCV contact zoeken met de kerkenraad en de gemeenteleden. Het BMCV kan waar mogelijk aansluiting zoeken bij de hierna beschreven stappen.
|
- Tip: De classis is een goede gesprekspartner als het gaat om de keuze voor een samenwerkingspartner.
- Samenwerking tussen gemeenten uit verschillende classes is mogelijk, zolang de gemeenten kunnen worden ingedeeld in dezelfde classis.
|
2. Contact leggen met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente
|
- De kerkenraad van een gemeente legt contact met de kerkenraad van een mogelijke samenwerkingsgemeente.
|
- Tip: neem voldoende tijd voor deze stap. Zorg voor een goede kennismaking tussen de verschillende kerkenraden en leer elkaar kennen.
|
3. Informeer de gemeenteleden en de classis over de voorgenomen samenwerking
|
- De kerkenraden informeren de gemeenteleden van de betrokken gemeenten over de voorgenomen samenwerking.
- Voor zover de classis nog niet op de hoogte is, wordt de classis alsnog op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenwerking tussen de gemeenten.
|
- Tip: het informeren kan door middel van een korte mondelinge of schriftelijke mededeling aan de gemeente. Als verwacht wordt dat een dergelijk bericht veel teweeg zal brengen in de gemeente, heeft het houden van een gemeenteavond de voorkeur.
|
4. Besluit kerkenraden instellen werkgroep samenwerking
|
- De kerkenraden besluiten op welke wijze het besluit tot samenwerking met overdracht van alle bevoegdheden wordt voorbereid. Er zijn twee mogelijkheden:
- De kerkenraden bereiden zelfstandig het besluit voor. Het besluit wordt voorbereid door tenminste één kerkenraadslid van iedere gemeente.
- De kerkenraden stellen een gemeenschappelijke werkgroep in, die bestaat uit tenminste één kerkenraadslid en één gemeentelid van iedere gemeente.
|
- De beslissingsbevoegdheid blijft bij de kerkenraad. De werkgroep zorgt ervoor dat de kerkenraden op de hoogte blijven van de voortgang.
- Tip: leg schriftelijk vast op welke wijze de communicatie tussen de werkgroep en de kerkenraden zal verlopen.
- Tip: de kerkenraden kunnen een externe deskundige vragen om een rol te spelen in het toewerken naar samenwerking. Bij aanwezigheid van een classisteam wordt in samenspraak met het classisteam/BMCV een opdracht verstrekt aan een externe deskundige. Aan het inschakelen van een externe deskundige zijn kosten verbonden.
|
5. Opstellen voorstel door werkgroep samenwerking
|
- De door de kerkenraden ingestelde werkgroep voert de opdracht van de kerkenraden uit door het opstellen van een voorstel voor samenwerking.
- In het voorstel van de werkgroep wordt in de eerste plaats ingegaan op alle onderwerpen die zijn genoemd in het model samenwerkingsovereenkomst. Dat gebeurt door het invullen van het model samenwerkingsovereenkomst.
- In de tweede plaats geeft de werkgroep een zo compleet mogelijk overzicht van de rechtsgevolgen van de samenwerking en de gevolgen daarvan voor het gemeentelijke leven.
.
|
- Het model samenwerkingsovereenkomst gemeenschappelijke kerkenraad en colleges met behoud van plaatselijke vierplekken staat hier.
- Tip: laat de samenwerkingsovereenkomst in principe ingaan op 1 januari, zodat er met één begroting en één jaarrekening gewerkt kan worden.
- In de schriftelijke overeenkomst wordt ten minste het volgende vastgelegd:
- De aard en omvang van de bevoegdheid;
- De duur van de overdracht;
- De wijze van werken van het samenwerkingsorgaan, en
- De wijze waarop de overdracht tussentijd beëindigd kan worden.
- Rechtsgevolgen van de samenwerking en de gevolgen daarvan voor het gemeentelijke leven die kunnen worden benoemd, zijn:
- Een regeling ten aanzien van de positie van de betrokken predikant(en) en de kerkelijke (mede)werkers;
- Een regeling ten aanzien van de diaconale en andere vermogensrechtelijke aangelegenheden van de betrokken gemeenten;
- Op welke wijze wordt zorggedragen dat de plaatselijke regelingen t.z.t. zijn aangepast aan de samenwerkingsovereenkomst;
- Voor zover daarvan sprake is, wordt in de samenwerkingsovereenkomst de taak van de werkgroep vierplek verder uitgewerkt.
|
6. Beoordeling voorstel door kerkenraden
|
- De kerkenraden beoordelen het voorstel voor samenwerking van de werkgroep samenwerking. De kerkenraden gaan akkoord met het voorstel of verzoeken de werkgroep om het voorstel aan te passen.
|
- Tip: bespreek het voorstel in een vergadering waar alle kerkenraden aanwezig zijn. De werkgroep kan het voorstel dan in één keer aan alle betrokken kerkenraadsleden presenteren.
- Je kunt er ook voor kiezen om het voorstel in de afzonderlijke kerkenraadsvergaderingen te bespreken.
|
7. Eventueel: wijzigen voorstel door werkgroep samenwerking en opnieuw voorleggen aan de kerkenraden voor akkoord.
|
| |
|
8. Horen van gemeenteleden
|
- Nadat de kerkenraden akkoord zijn met het voorstel, besluiten de afzonderlijke kerkenraden op welke wijze de gemeenteleden in iedere gemeente hierover worden gekend en gehoord.
- Indien sprake is van een gemeente met wijkgemeenten, hoort de algemene kerkenraad ook de wijkkerkenraden.
- De werkgroep samenwerking bepaalt de einddatum voor het indienen van bezwaren.
|
- Tip: organiseer hiervoor een gemeenteavond.
|
9. Eventuele wijzigingen voorstel door werkgroep samenwerking n.a.v. de inbreng van gemeenteleden en opnieuw voorleggen aan de kerkenraden voor een voorgenomen besluit.
|
| |
|
10. Toezenden voorstel aan BMCV door kerkenraden
|
- Nadat alle betrokken kerkenraden akkoord zijn gegaan, sturen de kerkenraden het voorstel toe aan het BMCV voor instemming.
|
|
11. Horen CCBB door BMCV
|
- Het BMCV hoort, voordat zij het besluit neemt, het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB).
|
|
12. Eventueel: horen evangelische-lutherse synode
|
- Indien een evangelisch-lutherse gemeente is betrokken, hoort het BMCV de evangelisch-lutherse synode.
|
|
13. Instemming BMCV
|
- Het BMCV stemt in met het voorstel van de kerkenraden.
|
|
14. Ondertekening samenwerkingsovereenkomst
|
- De kerkenraden besluiten over het voorstel en gaan over tot ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.
|
- Tip: Kies samen één datum van ondertekening.
|
15. Toezenden samenwerkingsovereenkomst aan BMCV
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- De samenwerking tussen de gemeenten is een feit, dus dat kan gevierd worden!
- Organiseer bijvoorbeeld een feestelijk moment waarbij de samenwerkingsorganen zich presenteren en gemeenteleden uit de verschillende gemeenten elkaar (beter) kunnen leren kennen.
|
- Tip: werk er actief aan dat gemeenteleden uit de samenwerkende gemeenten elkaar leren kennen. Op die manier kan het vertrouwen groeien en blijft het draagvlak voor de samenwerking behouden.
|
18. Vervolg
|
|
- Zorg ervoor dat de gemeenschappelijke kerkenraad en de gemeenschappelijke colleges in staat zijn hun bevoegdheden op te pakken.
- Indien op een gegeven moment een wijziging van de samenwerkingsovereenkomst nodig is, dan kan opnieuw dit stappenplan worden gevolgd. Dat geldt ook als op een gegeven moment ervoor wordt gekozen om een samenwerkingsorgaan op te heffen.
|
- Tip: Plan regelmatige evaluatiemomenten in om samenwerking te bespreken.
- Een beëindiging van de overdracht van bevoegdheden aan het samenwerkingsorgaan kan alleen met goedvinden van het BMCV.
- Een besluit tot wijziging van de overeenkomst dan wel opheffing van het samenwerkingsorgaan wordt niet genomen dan nadat de leden van de gemeenten daarin zijn gekend en daarover zijn gehoord.
|
