De beroepingscommissie heeft van de kerkenraad de opdracht gekregen op zoek te gaan naar een nieuwe predikant. Zorgvuldigheid, helderheid en integriteit zijn zeer belangrijk in dit proces. Hieronder een stappenplan voor beroepingscommissies.
Alle stappen in dit overzicht
Fase 1 - Instellen en organiseren
Fase 2 - Werving en voorselectie
Fase 3 - Horen en selectie
Fase 4 - Advies en afronding
Fase 1 - Instellen en organiseren (stap 1 t/m 2)
Stap 1 - De beroepingscommissie wordt ingesteld (door de kerkenraad)
De kerkenraad draagt de eindverantwoordelijkheid maar hoeft het beroepingswerk niet alleen te doen. Hij delegeert taken aan commissies en gemeenteleden.
Samenstelling en benoeming van de beroepingscommissie. De kerkenraad denkt na over de samenstelling van de beroepingscommissie. De kerkorde geeft aan dat er naast kerkenraadsleden ook andere gemeenteleden zitting hebben.
Bevoegdheden en randvoorwaarden. De beroepingscommissie werkt volgens de bevoegdheden en de randvoorwaarden die haar door de kerkenraad zijn toegekend.
Zorgvuldigheid en geheimhouding. Binnen het beroepingswerk gaat het om het belang van de gemeente én om dat van de predikanten en proponenten met wie contact ontstaat. Dit vraagt zorgvuldigheid en correctheid in de omgang. Ook geheimhouding en vertrouwelijke omgang met informatie zijn in het hele beroepingsproces van toepassing, maak hierover goede afspraken.
Belangrijk: voor het beroepen van een predikant of proponent zijn de artikelen 3, 4, 5, 16, 17 en 18 van ordinantie 3 van de kerkorde van de Protestantse Kerk richtinggevend.
Hulpmiddelen bij deze stap
- Zodra een gemeente vacant is, speelt de consulent een belangrijke rol als adviseur van de kerkenraad en begeleider van het beroepingswerk. De kerkenraad nodigt een predikant uit om de rol van consulent van de gemeente te vervullen (ord. 4-10-1).
- In de kerkorde staan de taken van de consulent duidelijk omschreven in ord. 3-3-4 en ord. 4-10-3. De consulent begeleidt het beroepingswerk, bewaakt de procedure en heeft in vergaderingen van kerkenraad en moderamen een adviserende stem. In generale regeling 5, art. 17 wordt een en ander nader geregeld.
Stap 2 - De beroepingscommissie aan de slag
Nu aan bepaalde voorwaarden is voldaan en de beroepingscommissie is geformeerd, wordt de eerste vergadering gepland. Op deze eerste bijeenkomst horen alle leden aanwezig te zijn, omdat er afspraken gemaakt worden en de gevolgde werkwijze en werkzaamheden worden besproken.
Verkennen van de opdracht zoals opgesteld door de kerkenraad. De beroepingscommissie heeft tot taak om zelfstandig het beroepingswerk te organiseren, onderzoek te verrichten en de kerkenraad een advies te verstrekken voor het vervullen van de predikantsvacature in de gemeente. Doelstelling van de commissie is dat de beoogde predikant(e) of proponent zo veel mogelijk voldoet aan de door de kerkenraad opgestelde profielschets van de te beroepen predikant(e) of proponent.
Teamvorming (teambuilding). Commissieleden leren elkaar goed kennen en voeren het geloofsgesprek met elkaar. Het beroepingsproces is ook een geestelijk proces. Zoek naar en bid om Gods leiding.
De beroepingscommissie stelt haar werkzaamheden vast. Om het werk van het beroepingswerk goed te organiseren legt de beroepingscommissie haar werkwijze vast in een op te stellen document. Denk hierbij aan:
- Afspraken over de besluitvorming.
- Afspraken over de werkmethode in de beroepingsprocedure (bijv. eerst horen en dan gesprekken of andersom, wel/niet online 'horen').
- Tijdpad beroepsproces bespreken en vaststellen (incl. de communicatie hierover).
Hulpmiddelen bij deze stap
- Laat de procedure(s) niet te lang duren. Communiceer het tijdpad met alle betrokken partijen. Wijs iemand aan die het hele proces en de data bewaakt.
- In het document Materiaal voor beroepingscommissies staan onder andere een voorbeeldbrief, voorbeeldhoorlijsten en allerlei tips en aandachtspunten voor bij de gesprekken.
Fase 2 - Werving en voorselectie (stap 3 t/m 4)
Stap 3 - Start selectieprocedure
De beroepingscommissie start met het verkennen van het profiel van de te beroepen predikant/proponent zoals opgesteld door de kerkenraad.
Om te kunnen selecteren moet de beroepingscommissie beschikken over namen van mogelijk te beroepen predikanten/proponenten. Daarvoor bestaan de volgende werkwijzen die naast elkaar kunnen worden gevolgd:
Advieslijst aanvragen mobiliteitsbureau. Volgens ord. 3-3-2 vraagt de (wijk)kerkenraad advies aan het mobiliteitsbureau welke predikanten/proponenten, passend in het profiel, mogelijk beschikbaar zijn om de betreffende vacature te vervullen. Mail naar arbeidsbemiddeling@protestantsekerk.nl.
Gemeenteleden noemen namen. Gemeenteleden voelen zich vaak zeer betrokken bij het beroepingswerk. Ord. 3-3-6 schrijft voor dat gemeenteleden in de gelegenheid worden gesteld aan de kerkenraad namen door te geven van door hen geschikt geachte predikanten/proponenten.
Plaatsen van een advertentie. Naast de kerkordelijk verplichte adviesaanvraag en het noemen van namen door gemeenteleden, kan besloten worden tot het plaatsen van een advertentie. Het werven van een predikant via een advertentie en een daarbij behorende procedure wordt in de kerkorde niet genoemd en is dus ook niet verplicht.
Hulpmiddelen bij deze stap
Stap 4 - Voorselectie
De lijst van het mobiliteitsbureau is binnen, de kerkenraad heeft wellicht namen van kandidaten en er zijn diverse namen van te beroepen predikanten/proponenten door de gemeenteleden genoemd. Vanaf dat punt zijn er twee werkwijzen.
Voorselectie (optie 1)
- Criteria bespreken en vaststellen om tot een goede afgewogen selectie uit de groslijst van kandidaten te kunnen komen.
- Vooronderzoek door kandidaten te gaan beluisteren in een kerkdienst of door online onderzoek te doen.
- Beslissen welke predikant(en) / proponent(en) te benaderen, hoe en door wie.
- Aan de uit te nodigen kandidaat voor een gesprek kan informatiemateriaal worden toegezonden en met hem/haar kunnen afspraken gemaakt worden over hoe het contact verder gaat. Het ligt voor de hand om een oriënterend gesprek te voeren na het bijwonen van een kerkdienst.
Voorselectie (optie 2)
Ook de advertentie is geplaatst en de brieven komen binnen.
- Een effectieve en objectieve briefselectie maken. Maak een scoringsblad of een formulier briefselectie zodat de leden van de beroepingscommissie op een uniforme manier de brieven lezen en een scoring kunnen plaatsen bij de verschillende inhoudelijke criteria van taken en andere relevante aspecten uit de profielschets en de vacaturetekst.
- Vooronderzoek door kandidaten te gaan beluisteren in een kerkdienst of door online onderzoek te doen.
- Beslissen welke predikanten / proponenten te benaderen, hoe en door wie.
- Communicatie met kandidaten met wie de commissie wel/niet in gesprek wil gaan.
- Aan de uit te nodigen kandidaten voor een gesprek kan informatiemateriaal worden toegezonden en met hen kunnen afspraken gemaakt worden over hoe het contact verder gaat.
Hulpmiddelen bij deze stap
- De selectiecriteria zijn voor een deel af te leiden uit de profielschets, het beleidsplan en de financiële mogelijkheden. Aan de hand van de scores van de kandidaten uit de groslijst, wordt een top-3 van de kandidaten gemaakt waarmee de procedure verder wordt gelopen.
- Handig bij optie 2: het document Materiaal voor beroepingscommissies, met daarin een voorbeeldbrief aan de kandidaat die wordt uitgenodigd voor een gesprek. De ontvangstbevestiging toesturen. Ook wordt aangegeven hoe de procedure verder gaat. Daarnaast tips voor effectieve en objectieve briefselectie.
Fase 3 - Horen en selectie (stap 5 t/m 7)
Stap 5 - Horen
De beste indruk van een mogelijke kandidaat krijg je door het fysiek bijwonen van een kerkdienst en eventueel aansluitend een gesprek. Dat kan in een oriënterend stadium plaatsvinden door een paar verkenners of in een later stadium door de commissie of een deel daarvan.
Enige aandachtspunten:
- Bepaal bij het fysiek horen of de hele commissie alle geselecteerde kandidaten gaat horen of dat er een verdeling wordt gemaakt.
- De hoorcommissie gaat de kandidaat horen en geeft dit vooraf aan de kandidaat te kennen.
- Bedenk op welke dingen gelet gaat worden bij het horen en hoe wordt teruggekoppeld naar de hele commissie.
- Stel een lijst samen van aandachtspunten bij het horen: waarop letten tijdens het 'horen' (de hoorlijst).
- Kom eerst als hoorcommissie tot een eindoordeel door wat er aan aantekeningen in de hoorlijst is genoteerd. Bespreek de uitkomsten van het horen binnen de hele beroepingscommissie.
Hulpmiddelen bij deze stap
- In het document Materiaal voor beroepingscommissies staan meer tips voor het horen en twee voorbeeldhoorlijsten.
Stap 6 - Voortgezette selectie
Eerste (oriënterend) gesprek met de kandidaten voeren. Het is mogelijk om met meer dan één predikant/proponent een oriënterend gesprek te voeren. Meld dit wel aan de betrokken predikanten en zorg voor een goede communicatie over het proces. Probeer het gesprek in tijdsduur beperkt te houden. In een open en ontspannen sfeer kan van gedachten worden gewisseld over onder meer de toegezonden informatie, over visies, over geloof en geloofsbeleving, en over sterke en zwakke kanten van de gemeente en van de predikant/proponent.
Keuze maken. Vervolgens moet een keuze worden gemaakt voor, bij voorkeur, één predikant/proponent. Wanneer de commissie tot de keuze van één kandidaat komt, bel hem of haar dan met de vraag of de interesse in een mogelijk beroep zodanig is dat de commissie het zich kan veroorloven alleen met hem/haar verder te gaan. Nodig de kandidaat vervolgens uit voor het bijwonen van (opnieuw) een kerkdienst en een vervolggesprek. Koppel de uitkomst van de gesprekken terug naar de eventuele overige kandidaten.
Het vervolggesprek. In dit gesprek kan mede aan de hand van de bijgewoonde kerkdienst dieper op zaken worden ingegaan of thema's worden besproken die eerder niet aan de orde waren gekomen.
Hulpmiddelen bij deze stap
- In het document Materiaal voor beroepingscommissies staan tips voor een eerste (oriënterend) gesprek met de kandidaten.
- Aan de hand van de door iedereen gedane observaties en gemaakte aantekeningen tijdens de gesprekken worden de bevindingen besproken en wordt een keuze gemaakt voor de kandidaat waarmee de procedure verder wordt gelopen.
- Alle predikanten/proponenten waarmee contact was, krijgen zo snel mogelijk bericht over de uitkomst van de gesprekken. Wil je als beroepingscommissie de redenen daarvoor niet in de brief vermelden, dan moeten betrokkenen in de gelegenheid worden gesteld daar telefonisch naar te informeren. Ook hier gaat het om zorgvuldigheid.
Stap 7 - Eindselectie
Bij de eindselectie komt het bezoeken van een eredienst (het 'horen', zie stap 5) en het opvragen van referenties aan de orde.
Referenties en VOG opvragen. Win in deze laatste fase referenties in over de overgebleven kandidaat. Het is verhelderend als de beroepingscommissie eerst bespreekt over welke punten ze van de referenten aanvullende informatie zou willen krijgen. Breng verkregen referenties pas ter tafel als de beroepingscommissie tot een zekere afronding is gekomen, zodat de verkregen informatie niet van tevoren van invloed is.
Daarnaast moet een predikant een actuele VOG-verklaring kunnen overleggen. Dit is verplicht sinds 1 juli 2025. Vraag de scriba, in vertrouwen, om dit aan te vragen.
Fase 4 - Advies en afronding (stap 8 t/m 9)
Stap 8 - Advies aan de kerkenraad
Opstellen advies van de beroepingscommissie aan de kerkenraad (in het licht van de profielschets en de opdracht beroepingswerk van de kerkenraad). De beroepingscommissie zal in dit advies haar keuze verantwoorden aan de kerkenraad.
Streef naar unanimiteit en/of stel een criterium vast waaraan het advies aan de kerkenraad dient te voldoen, bijvoorbeeld dat tachtig procent van de leden van de beroepingscommissie het advies onderschrijft.
Stap 9 - Afronding en evaluatie
Evaluatieverslag over het beroepingsproces maken. Het kan goed zijn om als beroepingscommissie, na afsluiting van de procedure, de gevolgde werkwijze nog eens positief-kritisch te beoordelen en met elkaar door te praten. Leg de evaluatie vast in een eindverslag en bied dat aan de kerkenraad aan. Bij een volgende gelegenheid kan dit verslag, samen met de 'Gids voor het beroepingswerk', wellicht worden gebruikt als handleiding voor toekomstige beroepingscommissies.
Afspraken maken over documenten bewaren en opruimen. Volgens de richtlijnen uit de handreiking archief geldt het volgende:
- Algemene informatie, zoals vacatureteksten en profielschetsen, kan naar eigen inzicht worden bewaard, bijvoorbeeld als basis voor een toekomstige procedure.
- Sollicitatiebrieven, formulieren, correspondentie, getuigschriften en VOG's mogen maximaal vier weken worden bewaard zonder toestemming van de kandidaat, en maximaal één jaar mét expliciete toestemming. Deze documenten zijn dus niet bedoeld om langdurig of onbeperkt te bewaren. In het kader van de privacywetgeving in Nederland moet alle persoonlijke correspondentie rondom deze procedure worden verwijderd van alle apparatuur en ook uit eventuele cloud-opslag.
- Belangrijke informatie rondom de besluitvorming wordt besproken in de kerkenraad en vastgelegd in de notulen. Deze notulen worden wél bewaard. De stukken van de sollicitatiecommissie zelf hoeven echter niet blijvend gearchiveerd te worden.
- Van de predikant die het beroep aanneemt is het goed de beroepsbrief met de bijlagen te bewaren, plus een document of e-mails met eventuele andere gemaakte afspraken rondom pastorie/onkostenvergoeding of anderszins.
