Protestantse Kerk
Doorgaan naar hoofdinhoud
Vindplaats van geloof, hoop en liefde
infopagina

Stappenplan

Stappenplan beroepingswerk voor de kerkenraad

De predikant heeft aangegeven een beroep te hebben aangenomen in een andere gemeente. Of de predikant is wellicht losgemaakt of met emeritaat gegaan. Hoe dan ook: de gemeente is vacant. Wat nu. Dit stappenplan maakt inzichtelijk hoe het beroepingswerk verloopt. Ga ervan uit dat dit proces minstens 9 maanden in beslag neemt.

Stappen Beroepingswerk

Materialen & tips

1. Predikant neemt beroep aan

  • De predikant neemt een beroep aan naar een andere gemeente.
  • De predikant meldt het aannemen van het beroep aan de voorzitter of het moderamen van de kerkenraad van de huidige gemeente.

 

2. Kerkenraad aan zet

  • De voorzitter licht de kerkenraad in.
  • Het is aan te raden dat de voorzitter goed regie houdt in deze situatie. Geen discussies of te snelle conclusies via een appgroep. Verstandig is om een extra kerkenraadsvergadering te houden om de volgende stappen te bespreken.
  • Volg met een aantal leden van de kerkenraad het eerstvolgende webinar 'Vacant, waar start je?'. 

Webinar 'Vacant? Waar start je?'
Dit gratis webinar is bedoeld voor kerkenraadsleden van gemeenten die vacant zijn en zich oriënteren op welke wijze ze deze vacature willen gaan invullen.

Download de gids beroepingswerk. Die geeft een uitgebreide toelichting bij dit stappenplan.

3. Afscheid predikant voorbereiden

  • In samenspraak met de predikant en de roepende gemeente stelt de kerkenraad de datum van verbintenis aan de volgende gemeente vast. In principe vindt de verbintenis aan de nieuwe gemeente plaats binnen 3 maanden nadat het beroep is aangenomen. Mogelijke redenen om daarvan af te wijken zijn de persoonlijke omstandigheden van de predikant (ord 3-5-6).
  • Het afscheid van de predikant vindt doorgaans 1 à 2 weken voor de datum van de verbintenis plaats. Dit afscheid hoeft de kerkenraad niet zelf te organiseren. Daar kan de kerkenraad ook een projectgroep voor in het leven roepen.

Behulpzame documenten

  • Ordinantie 3-5-6 is te vinden in de kerkorde.
  • In het dienstboek van de Protestantse Kerk is een orde van dienst voor het afscheid van een dienaar des woords te vinden. 

4. Communicatie richting gemeente

  • De kerkenraad meldt het aangenomen beroep op de eerstvolgende zondag aan de gemeente. Dit hoort in beide gemeenten, de nieuwe en de 'oude', op dezelfde dag plaats te vinden. 
  • Hierna kan het gemeld worden in de communicatiekanalen van de gemeente. Het is verstandig om dit te doen in afstemming met de predikant.
  • Op redelijke termijn meldt de kerkenraad aan de gemeente hoe hij de ontstane situatie gaat oppakken. Bekijk vooraf de plaatselijke regeling van de gemeente. Wat staat erin over de rol van de gemeente in de verkiezingsprocedure? Mag zij stemmen? Zo ja, wie mag dan stemmen? Alleen belijdende leden of ook anderen? Goed om dit tijdig te melden aan de gemeente, zodat er geen verkeerde verwachtingen ontstaan.

 

5. Advisering door consulent

  • De (wijk)kerkenraad benadert een predikant om als consulent de kerkenraad te adviseren en het beroepingswerk te begeleiden (ord. 3-3-4). De kerkenraad kan daarbij op de voorzitter van de werkgemeenschap van predikanten waartoe de vertrekkende predikant behoort een beroep doen voor advies.
  • NOTA BENE: Ingeval van een evangelisch-lutherse gemeente of een gemeente die uit het samengaan met een lutherse gemeente is ontstaan, overlegt de kerkenraad met de president van de evangelisch-lutherse synode (ord. 3-3-4).

Veelgestelde vragen:

6. Werkzaamheden tijdens vacante periode

Probeer als kerkenraad deze periode als ‘een zegen’ te zien. Wellicht kan de gemeente meer doen dan je dacht, ontstaan er mooie samenwerkingsinitiatieven met buurgemeenten en realiseer je je opnieuw hoe waardevol de voorganger voor de gemeente is.

Om te voorzien in de werkzaamheden van de predikant die (tijdelijk) niet achterwege kunnen blijven, m.n. pastoraat en eredienst, zijn er de volgende mogelijkheden:

  • Aanstellen ambulant predikant 
  • Benaderen van beschikbare (emeritus) predikant of kerkelijk werker
  • Preekbeurten regelen

Ook is dit wellicht het moment om als gemeente eens te kijken of ‘onderling pastoraat’ bij de gemeente past. Of dat de gemeente kan aanhaken bij kringwerk georganiseerd door een buurgemeente.

Aanstellen ambulant predikant of beschikbare (emeritus)predikant
Neem contact op met de dienstenorganisatie voor meer informatie over het aanstellen van een ambulant predikant.
Bel (030) 880 18 80 of mail naar arbeidsbemiddeling@protestantsekerk.nl.

Ook kun je iemand in de omgeving vragen voor structurele hulpdiensten.

Benaderen kerkelijk werker
Zie gids 'aanstelling kerkelijk werker'

Preekbeurten regelen
Zie preekbeurtenzoeker en/of beschikbaarheidskalender Confessionele Vereniging

Inzetten op onderling pastoraat?
Lees dan deze brochure

7. Bezinningsperiode

Nu de praktische zaken geregeld zijn, is er ruimte voor een bezinningsperiode. De ontstane situatie geeft de kans om opnieuw na te denken welk type voorganger de gemeente het beste met vrucht en vreugde kan dienen.

In sommige kerkenraden en beroepingscommissies bestaat de neiging om zakelijk en strak te werk te gaan bij het beroepen van een (nieuwe) predikant. Het is echter goed om te bedenken dat de relatie tussen kerkenraad en predikant een andere is dan die tussen werkgever en werknemer. Een belangrijk aspect in de relatie tussen kerkenraad/gemeente en predikant is het begrip ‘roeping’.

Zowel predikant als gemeente weten zich ‘geroepen’ van Christuswege. Wat betekent dat voor de gemeente? En welke betekenis heeft dit voor de predikant?

De gemeente die vacant is ziet uit naar een herder en leraar aan wie het ambt wordt toevertrouwd. Iemand die is vrijgesteld om mensen, van binnen en buiten de gemeente, te vergezellen. Om hen te helpen de weg met God te gaan. Wanneer dit besef niet (meer) aanwezig is, komt verzakelijking snel om de hoek kijken. 

Een ander aspect is dat predikanten hun eigen spiritualiteit gebruiken om de gemeenteleden die hem of haar zijn toevertrouwd, in verbinding te brengen met God. Het is belangrijk dat het in het gesprek tussen beroepingscommissie en predikant ook hierover gaat. Welke drijfveren worden over en weer herkend?
 
Begin de bezinning over welke predikant de gemeente op dit moment nodig heeft met een evaluatie van het beleidsplan. Daarin staat - als het goed is - wie je als gemeente bent en wat je plannen zijn. Een nieuwe predikant moet uiteraard passen bij dit beleidsplan. Betrek de gemeente hierbij. Verken eventueel in hoeverre de gemeente open staat voor een niet-traditionele of voor de hand liggende keuze. Uit deze bezinning vloeit het profiel van de gemeente voort dat als uitgangspunt voor de profielschets van de predikant dient.

Tegelijkertijd kan het gesprek met het breed moderamen van de classicale vergadering (BMCV) worden aangegaan. Het BMCV kan meedenken over verschillende soorten scenario’s omdat het goed zicht heeft op de mogelijkheden en op wat er speelt in de classis.

Onderdeel van het gesprek met het BMCV is veelal ook de omvang van de te stellen vacature. Aan het college van kerkrentmeesters kan daarom alvast worden gevraagd om een voorlopig financieel kader aan te geven. Uiteindelijk bepaalt het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB) hoeveel financiële ruimte er daadwerkelijk is. Dit is de zogenaamde solvabiliteitsverklaring. Vraag deze niet te vroeg aan, want deze verklaring is maar een jaar geldig. Uiteraard is het wel mogelijk om verkennend in gesprek te gaan met het CCBB.

NOTA BENE: Ingeval het een wijkgemeente betreft, is voorafgaande toestemming van zowel de algemene kerkenraad als het BMCV vereist om de vacature te mogen stellen. In dit geval is het aan te bevelen het gesprek met het BMCV samen met de algemene kerkenraad te organiseren.

Denk ook na over huisvesting. Is er een pastorie beschikbaar? Of is het ook mogelijk dat de predikant zijn/haar eigen huis koopt? En wat doe je dan met de pastorie?

Neem de tijd voor deze stap. Want deze stap is in hoge mate bepalend voor de predikant die jullie uiteindelijk gaan beroepen.

Lees dit artikel als voorbereiding op de bezinning:


Contactgegevens Breed Moderamen van de Classicale Vergadering
Zie https://protestantsekerk.nl/thema/classis/ 

De stappen die hieronder volgen, gaan uit van het beroepen van een predikant.

Het stappenplan voor het aanstellen van een kerkelijk werker is hier te vinden: Gids voor werving en aanstelling van een kerkelijk werker (herzien 2020)

 

8. Profielschets opstellen

  • De kerkenraad is verantwoordelijk voor het opstellen van een profielschets. Dit kan echter ook uitbesteed worden aan de beroepingscommissie. Die koppelt het dan terug aan de kerkenraad. De kerkenraad neemt de uiteindelijke beslissing.
  • Stel een profiel op op basis van de analyse die jullie gedaan hebben. Bij voorkeur onder begeleiding van de consulent, zodat niet emoties en voorkeuren de overhand nemen maar feiten en visie leidend zijn.
  • De kerkenraad informeert de gemeente over de gekozen profielschets.

Suggesties opstellen profielschets
In het werkmateriaal beroepingswerk staan suggesties die kunnen helpen bij het opstellen van het profiel van de gezochte predikant.

9. Solvabiliteitsverklaring aanvragen

In overleg met de kerkenraad vraagt het college van kerkrentmeesters een solvabiliteitsverklaring aan bij het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB) (ord. 3-3-1).

Let op: de solvabiliteitsverklaring is slechts een jaar geldig. Daarom is het aan te bevelen de formele aanvraag pas te doen tegen het eind van de voorbereidingen voor het stellen van de vacature. Het aanvragen van zo’n verklaring is te vergelijken met het aanvragen van een hypotheek. Op papier heb je de ideale voorganger geschetst. De vraag is nu of de gemeente voldoende financiële ruimte heeft om deze voorganger de komende jaren te kunnen betalen. Het CCBB berekent dat voor de gemeente en geeft een bindend advies.

 

10. Instellen beroepingscommissie

De kerkenraad kan zelf de beroepingscommissie vormen of de beroepingscommissie aanstellen. In dat laatste geval is het verstandig om hiervoor een aantal kerkenraadsleden en een aantal gemeenteleden te vragen.

Als er gemeenteleden gevraagd worden, denk dan goed na over representativiteit.

En let ook op de gespreksvaardigheden van de leden. Er moeten commissieleden zijn die een gelijkwaardige gesprekspartner voor een predikant kunnen zijn. Voor een goed proces kan een beroepingscommissie van vijf personen soms effectiever zijn dan een van negen personen. 

Als er een beroepingscommissie wordt ingesteld, dan formuleert de (wijk)kerkenraad de opdracht voor de beroepingscommissie (ord. 3-3-5).

NOTA BENE: Ingeval van een wijkgemeente wijst ook de algemene kerkenraad uit zijn midden een lid van de beroepingscommissie aan.

In het werkmateriaal beroepingswerk is de taakomschrijving en werkwijze van de beroepingscommissie te vinden.

De beroepingscommissie kan een training volgen. In de training wordt gewerkt aan het verkennen van de gehele procedure. De training bestaat uit 2 bijeenkomsten van ongeveer 2 uur en vindt plaats in de gemeente. 

11. Welke dominees zijn beroepbaar?

  • De (wijk)kerkenraad nodigt - in overleg met de beroepingscommissie - de gemeente uit om namen in te dienen van predikanten/proponenten die voor een beroep in aanmerking zouden kunnen komen (ord. 3-3-6). Dit kan bijvoorbeeld via een bericht in het kerkblad of de nieuwsbrief. Maak duidelijk hoe men namen kan doorgeven en wat de sluitingstermijn is. 
  • De (wijk)kerkenraad vraagt - in overleg met de beroepingscommissie - een advieslijst met namen van predikanten/proponenten die voor een beroep in aanmerking komen op bij de dienstenorganisatie (ord. 3-3-2). De dienstenorganisatie doet haar best om een lijst samen te stellen die aansluit bij het profiel dat is opgesteld (zie stap 8). Helaas is bij de dienstenorganisatie niet uitputtend bekend welke predikanten beschikbaar zijn. Zij werkt dus met de informatie die ze op dat moment heeft.
  • De kerkenraad plaatst - indien gewenst en in overleg met de beroepingscommissie - een advertentie op de website van de Protestantse Kerk. De vacature komt daarmee ook in de wekelijkse nieuwsbrief van de Protestantse Kerk te staan. Plaatsing van een advertentie op de website is gratis. De vacatures op deze site worden zeer goed bekeken. Het is daarom niet nodig om de vacature ook in betaalde media te plaatsen. 

    Het is mogelijk om de plaatsing van de vacature te verlengen of de vacature opnieuw te plaatsen.

Advieslijst opvragen
Neem hiervoor contact op met de predikant voor het beroepingswerk van de dienstenorganisatie. Hij denkt met gemeenten mee over geschikte predikanten. 

Bel (030) 880 18 80 of mail naar arbeidsbemiddeling@protestantsekerk.nl.


Vacature plaatsen
Bekijk hier de procedure voor het aanleveren van een vacature op de website van de Protestantse Kerk.

12. Beroepingscommissie aan zet

  • Op basis van de namen die zijn binnengekomen uit de gemeente, via de advieslijst van de predikant voor het beroepingswerk en/of binnengekomen reacties op de vacature, selecteert de beroepingscommissie maximaal 8 personen met wie zij in gesprek gaat. 
  • Na de gesprekken kiest zij een aantal kandidaten die zij gaat horen. 
  • Na het horen stelt de beroepingscommissie een gemotiveerd advies op over de voorkeurskandidaat en biedt dit advies aan de (wijk)kerkenraad aan.

Ook voor de leden van de beroepingscommissie is de gids beroepingswerk van belang. 

Let op! Komt de voorkeurskandidaat uit een ander kerkgenootschap en/of uit het buitenland, dan moet eerst de procedure voor 'overkomst' gevolgd worden. Dit neemt een half jaar tot een jaar in beslag.  

13. Verkiezing of niet?

  • De (wijk)kerkenraad - ingeval van een wijkgemeente: met instemming van de algemene kerkenraad - neemt al dan niet het advies over en stelt de voorgedragene kandidaat (ord. 3-4-5).
  • Afhankelijk van de plaatselijke regeling van de gemeente schrijft de (wijk)kerkenraad een verkiezingsbijeenkomst uit waarop de stemgerechtigde leden van de gemeente hun stem kunnen uitbrengen (ord. 3-4-6).
  • De (wijk)kerkenraad en de beroepingscommissie lichten de voordracht toe op de verkiezingsbijeenkomst, eventueel stelt de voorgedragene zich voor.
  • De (wijk)kerkenraad maakt de naam van de verkozen predikant bekend in de gemeente, waarna de stemgerechtigde leden van de gemeente 5 dagen gelegenheid hebben om (schriftelijk en gemotiveerd) bezwaar te maken tegen de gevolgde procedure (ord. 3-4-10 en ord. 3-4-11).

 

14. Beroep uitbrengen

  • Na het verstrijken van de bezwaartermijn brengt de (wijk)kerkenraad het beroep uit (ord. 3-5-1). Daarbij overhandigt de (wijk)kerkenraad:
    a. de beroepsbrief ondertekend door preses en scriba van de kerkenraad (ord. 3-5-2)
    b. het aanhangsel ondertekend door preses en scriba van de kerkenraad en door voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters (ord. 3-5-3).
  • Na de bedenktijd van maximaal 3 weken neemt de predikant het beroep aan of bedankt ervoor.
  • Na aanneming van het beroep vraagt de (wijk)kerkenraad approbatie (akkoordverklaring) aan bij het breed moderamen van de classicale vergadering (ord. 3-5-6).

    Lees dit verdiepingsartikel:

Benodigde documenten:

Een nieuwe predikant!

Stel een datum vast voor de intrededienst van de nieuwe voorganger.

In het dienstboek van de Protestantse Kerk staat een orde van dienst voor de verbintenis van een dienaar des Woords aan de gemeente.