Het waarom en hoe van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)  

Waarom een VOG?

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. De aanvrager wordt gescreend op het hebben gepleegd van strafbare feiten. 

VOG’s zijn met name van belang voor vrijwilligers en beroepskrachten die een-op-een contacten hebben met kwetsbare groepen – zoals minderjarigen, ouderen, mensen met een verstandelijke beperking of mensen in een afhankelijkheidssituatie –, die vertrouwelijke gegevens (persoonsregistratie) verwerken of met financiën omgaan.  
 
Een VOG geeft geen garantie dat iemand geen fout gedrag heeft vertoond of zal vertonen. Iemand kan een strafbaar feit hebben gepleegd waarvan geen aangifte is gedaan bij de politie; een VOG wordt aan ongeveer 2 op de 1000 personen geweigerd. Daarnaast geldt dat een VOG bij de betrokkenen een moment van bewustwording creëert: iemand gaat met kwetsbare mensen werken. 

Is een VOG verplicht?  

In april 2024 besloot de generale synode dat een VOG per 1 juli 2025 verplicht wordt voor medewerkers en vrijwilligers van gemeenten binnen de Protestantse Kerk. De verplichting geldt nu dus nog niet, maar het is wel verstandig om het aanvragen van VOG’s tijdig te regelen.  

Voor wie wordt de VOG verplicht per 1 juli 2025? 

In de nieuwe generale regeling 16 (artikel 2, lid 2) staat een lijstje met personen waarvoor de VOG verplicht wordt: 

1. alle ambtsdragers
2. alle anderen die namens de gemeente pastorale taken hebben
3. mensen in functies die daarmee op regelmatige basis (bege)leidinggeven aan minderjarigen of kwetsbare mensen zodat een persoonlijke band kan ontstaan  
4. mensen in functies waarin men herhaaldelijk als enige volwassene samen is met minderjarigen of kwetsbare mensen  
5. vertrouwenspersonen als bedoeld in art. 3  
6. mensen in overige functies waarbij de genoemde verklaring door de kerkenraad als zinvol preventief middel wordt geacht.  

De kerkorde is duidelijk, maar geeft ook ruimte voor eigen invulling. Moet een organist bijvoorbeeld een VOG ontvangen? In beginsel niet, maar als de organist lesgeeft aan kinderen uit de kerk, uit hoofde van zijn functie bij de gemeente, dan wel. Hij of zij valt dan onder categorie 4. Voor de vrijwilliger die koffie schenkt na de dienst of als notulist aanwezig is bij kerkenraadsvergaderingen is de VOG niet verplicht. En degene die de bloemen wegbrengt na de dienst? Dat hangt ervan af hoe regelmatig deze taak wordt uitgeoefend, en of de bloemen steeds aan verschillende personen worden afgeleverd of niet. Als er regelmatig persoonlijk contact is met één of meer kwetsbare personen, op zo’n manier dat er een persoonlijke band kan ontstaan, dan is een VOG verplicht, anders niet. 

Wat kost een VOG?

Voor vrijwilligers is een VOG gratis. Een aanvraag voor een gratis VOG verloopt via Regeling voor vrijwilligers | Gratis VOG. Voor beroepskrachten is de VOG niet gratis. De aanvraag voor beroepskrachten verloopt via Justis. 

Een vrijwilliger kan geen VOG inleveren die hij of zij via een andere organisatie heeft gekregen. Omdat de VOG voor specifieke werkzaamheden wordt aangevraagd, moet de VOG per organisatie worden aangevraagd. 

Hoe vraag je een gratis VOG aan?  

Je stelt als gemeente één persoon aan die bevoegd is om de VOG’s aan te vragen. Dit hoeft geen kerkenraadslid te zijn. Deze persoon krijgt van de kerkenraad een lijstje met mensen voor wie de VOG verplicht is en vult op gratisvog.nl/aanvraagformulier het aanvraagformulier in. Daarvoor zijn twee vereisten: 

1. De gemeente dient preventief beleid ter voorkoming van grensoverschrijdend gedrag te hebben en dit beleid ook in de praktijk uit te oefenen.  
   Een voorbeeld van dit beleid is een gedragscode. Diverse gemeenten hebben deze (in combinatie met beleid) opgesteld. Zoals de hervormde gemeente Ede en de hervormde gemeente Barneveld. Ook op de website van de Protestantse Kerk is informatie te vinden over hoe je preventiebeleid opstelt. 
2. De gemeente dient een Kamer van Koophandel-nummer hebben én toegang tot de overheid via E-herkenning niveau 2+.
   
   Voor het invullen zijn de volgende gegevens van de vrijwilliger nodig: 
   - voorletter + achternaam 
   - geboortedatum
   De vrijwilliger dient over een DigiD te beschikken.  

Na het invullen van het aanvraagformulier ontvang je, bij goedkeuring van je aanvraag, bericht en kun je via Justis per vrijwilliger een VOG klaarzetten. De gemakkelijkste weg is om te kiezen voor een digitale VOG. De vrijwilliger krijgt hier bericht van. De vrijwilliger logt via zijn of haar DigiD in en voltooit de aanvraag. Als de aanvraag compleet is, beoordeelt Justis de aanvraag. Daarna ontvang je bericht.  

Als de vrijwilliger geen DigiD heeft, dan kan de gemeente een aanvraagformulier schriftelijk invullen. Dit formulier is te downloaden via Justis. Dit aanvraagformulier dient de vrijwilliger in bij de burgerlijke gemeente waar hij of zij ingeschreven staat. 

Je kiest bij het klaarzetten van de VOG het screeningsprofiel waarop de vrijwilliger beoordeeld moet worden. De meest voor de hand liggende screeningsprofielen voor vrijwilligers in de kerk zijn 84 of 85, omdat het daar gaat om kwetsbare personen. Voor de ouderling-kerkrentmeester of de penningmeester kun je ook kiezen voor screeningsprofiel 21 of 22.  

Wat als iemand geen VOG krijgt?  

Het kan zijn dat iemand geen VOG kan overhandigen. De kans is niet groot maar wel aanwezig. Zorg in dat geval voor pastorale zorg voor deze persoon. Het is mogelijk dat een aanvrager wel een VOG krijgt voor de ene functie maar niet voor de andere. Er wordt altijd gekeken naar de specifieke risico's die aan de functie verbonden zijn.  

De terugkijktermijn voor een VOG is 4 jaar. Daarop zijn uitzonderingen: 

• Voor zedendelicten geldt een onbeperkte terugkijktermijn.  
• Voor jongeren tot 23 jaar geldt een terugkijktermijn van 2 jaar, behalve als er sprake is van zedendelicten of zware geweldsdelicten. Een HALT-maatregel is geen reden voor het weigeren van een VOG. 

Bewaren VOG's  

VOG's zijn privacygevoelig en moeten daarom zorgvuldig bewaard worden. Er wordt op dit moment gewerkt aan de mogelijkheid om in het ledenregistratiesysteem (LRP) de VOG's toe te voegen. Dat geeft de kerkenraad de mogelijkheid om de VOG’s veilig en op één centrale plek op te slaan. Als je ervoor kiest om de VOG op een andere plek te bewaren, is het van belang dat je daarmee voldoet aan de AVG-voorwaarden. 

Er is geen termijn tot wanneer de VOG geldig is. Een VOG zegt alleen iets over dat moment. Wel is duidelijk dat wanneer iemand met zijn of haar taken stopt, en daarna de taak weer oppakt of een andere taak krijgt, er een nieuwe VOG moet worden aangevraagd. Dit geldt ook bij herverkiezing van ambtsdragers.  

Tot slot

Bij de bespreking in de synode werd er gesproken over een implementatieplan. Bovenstaande stappen zijn de uitwerking van die belofte.