Vooraf
De kerkenraad van een gemeente heeft gesignaleerd dat opheffen de beste optie voor de gemeente. Hier is een uitgebreide verkenningsfase aan voorafgegaan. Op deze pagina staat het stappenplan met alle stappen die uiteindelijk leiden tot het besluit van opheffing door de classicale vergadering. Het samenstellen van het opheffingsdossier is een belangrijk onderdeel hiervan, want de classicale vergadering neemt op basis van het opheffingsdossier haar besluit tot opheffing.
Let op: het stappenplan is een algemene richtlijn, geen standaard oplossing voor iedere situatie. Heel belangrijk is dat de classicale vergadering over alle relevante informatie beschikt (het opheffingsdossier) en betrokken is, en dat iedereen de mogelijkheid heeft gehad zijn of haar mening kenbaar te maken.
Daarnaast kan het voorkomen dat tijdens het proces toch nog een samenwerking met een andere gemeente (of gemeenten) ontstaat, of zelfs een fusie. In zo’n geval kan natuurlijk gestopt worden met dit opheffingsstappenplan.
Betrokkenen
Bij opheffen krijg je te maken met de volgende betrokkenen:
Kerkenraad van de op te heffen gemeente
De kerkenraad is, samen met het BMCV, betrokken bij de opheffing van een gemeente. De kerkenraad stelt de gemeenteleden in de gelegenheid hun mening kenbaar te maken over het voortbestaan van de gemeente. Bij een te kleine kerkenraad kan de classis leden toevoegen aan de kerkenraad, zodat de kerkenraad weer bevoegd is om beslissingen te nemen.
Gemeenteleden van de op te heffen gemeente
De gemeenteleden moeten in staat worden gesteld hun mening kenbaar te maken over het opheffen.
Breed moderamen van de classicale vergadering (BMCV)
In de praktijk is het BMCV, samen met de kerkenraad, nauw betrokken bij de opheffing van de gemeente.
Classicale vergadering (CV)
Het besluit tot opheffing van een gemeente wordt genomen door de classicale vergadering. Een classicale vergadering kan besluiten tot het instellen van een commissie die taken verricht rondom de procedure tot opheffing van een gemeente, in het bijzonder bij het samenstellen van een opheffingsdossier.
Commissie van vereffenaars
Na het besluit tot opheffing benoemt het BMCV een commissie van vereffenaars voor de vereffening van het vermogen van de gemeente en van de diaconie van die gemeente. Indien na de vereffening een batig saldo overblijft, dan wordt dit uitgekeerd aan de classicale vergadering ter stimulering van het kerkelijk leven in de regio.
Predikanten, kerkelijk werkers en kerkelijk medewerkers
De opheffing heeft gevolgen voor een predikant die aan de gemeente is verbonden en is ook relevant voor degenen met wie een arbeidsovereenkomst is aangegaan: kerkelijk werkers of kerkelijk medewerkers (ord. 2-10-1). Er moet daarom een regeling worden getroffen voor de predikant, kerkelijk werker of kerkelijk medewerker, voordat de gemeente definitief wordt opgeheven.
Classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB)
Het CCBB adviseert over de opheffing van de gemeente (ord. 2-10-2). Met het CCBB wordt verder overlegd over de benoeming van de commissie van vereffenaars (GR 12-5-2). Het CCBB dient ten slotte het plan van verdeling en de rekening en verantwoording over de uitgevoerde vereffening goed te keuren (GR 12-5-5).
Eventueel: evangelisch-lutherse synode
Indien de opheffing betrekking heeft op een evangelisch-lutherse gemeente wordt de evangelisch-lutherse synode vooraf gehoord.
Stappenplan
Stappen tot opheffen gemeente
|
Materialen & tips
|
1. Samenstellen opheffingsdossier
|
- Het BMCV besluit wie het opheffingsdossier samenstelt. Het BMCV kan het opheffingsdossier zelf samenstellen. Het BMCV kan het opheffingsdossier ook laten samenstellen door een commissie die door het CV is ingesteld.
- Het BMCV stelt het opheffingsdossier samen. Het BMCV heeft overleg met de kerkenraad van de gemeente over de inhoud van het opheffingsdossier.
- Het BMCV heeft contact met LRP over wat er nodig is om de gemeente op te heffen.
- Indien nodig besluit het BMCV of een door het CV te nemen besluit tot vorming van een huisgemeente, na opheffing van de gemeente, wordt voorbereid.
|
- Hierna wordt steeds gesproken van het BMCV. Waar relevant kan in plaats daarvan worden gelezen: de door de CV ingestelde commissie.
- Het model opheffingsdossier volgt nog. Het opheffingsdossier is nodig voor het CV om het besluit tot opheffing te kunnen maken.
- In het opheffingsdossier zijn verschillende onderdelen opgenomen. Voor de verschillende onderdelen kan gebruik worden gemaakt van de informatie die reeds in de voorfase is verkregen.
- Zie hier een stappenplan en modelregeling voor de start van een huisgemeente.
|
2. Voorleggen opheffingsdossier aan kerkenraad
|
- Nadat het opheffingsdossier klaar is, legt het BMCV dit dossier voor aan de kerkenraad zodat zij een reactie op het dossier kunnen geven. Het BMCV voegt de reactie van de kerkenraad toe aan het opheffingsdossier.
|
|
3. Horen van gemeenteleden
|
|
- Het BMCV stelt, zo mogelijk samen met de kerkenraad, de gemeente in de gelegenheid om zich uit te laten over het opheffingsdossier. Het BMCV voegt de reactie van de gemeenteleden toe aan het opheffingsdossier.
|
- Tip: een gemeente horen en kennen kan op verschillende manieren: bijvoorbeeld d.m.v. een gemeenteavond of door ruimte te geven voor een reactie per e-mail.
- Tip: dit kan ook een geschikt moment zijn voor de kerkenraad om na te denken over de liturgie van de laatste kerkdienst.
|
4. Oprichting commissie van vereffenaars
|
|
- Het BMCV zoekt tenminste 3 geschikte leden voor de commissie van vereffenaars. De namen hiervan worden opgenomen in het opheffingsdossier.
|
- De keuze voor een bepaalde persoon als vereffenaar is overgelaten aan het BMCV.
- De commissie van vereffenaars werkt onder verantwoordelijkheid van het BMCV.
|
5. Horen CCBB door BMCV
|
|
- Het BMCV hoort het CCBB over het opheffingsdossier en heeft overleg over de commissie van vereffenaars. De reactie van het CCBB wordt toegevoegd aan het opheffingsdossier.
|
|
6. Eventueel: horen evangelisch-lutherse synode
|
- Indien een evangelisch-lutherse gemeente is betrokken: het BMCV hoort de evangelisch-lutherse synode over het opheffingsdossier. De reactie van de evangelisch-lutherse synode wordt toegevoegd aan het opheffingsdossier.
|
|
7. Benoeming commissie van vereffenaars
|
|
- Het BMCV benoemt de commissie van vereffenaars onder de voorwaarde dat de CV het besluit tot opheffing van de gemeente neemt.
|
|
8. Agendering van besluit tot opheffing
|
|
- Het BMCV agendeert het besluit tot opheffing van de gemeente op een vergadering van de CV, en stuurt daarbij het opheffingsdossier mee.
|
|
9. Besluit tot opheffing
|
|
- De CV neemt het besluit tot opheffing.
- Indien het de bedoeling is dat na opheffing van de gemeente een huisgemeente wordt gevormd, neemt de CV hierover ook een besluit.
- De gemeente verkeert na het besluit tot opheffing, in staat van opheffing. In stukken en aankondigingen die van de gemeente of de diaconie van de gemeente uitgaan, wordt aan de naam toegevoegd “in opheffing”. Een gemeente in opheffing heeft geen kerkenraad, geen college van kerkrentmeester en geen college van diakenen.
|
- Tip: aanwezigheid van een kerkenraadslid van de betreffende gemeente bij de vergadering van de CV.
- Tip: de vergadering van de CV kan ruimte bieden aan een kort ritueel met betrekking tot de op te heffen gemeente.
- Tip: in het opheffingsdossier kan het moment van de laatste kerkdienst zijn opgenomen. Indien de laatste kerkdienst nog niet heeft plaatsgevonden, kan de CV ervoor kiezen om het moment van inwerkingtreding van het besluit één of enkele weken na het besluit tot opheffing te plaatsen. Dat biedt de gemeente de kans om met de kerkenraad een laatste kerkdienst te organiseren nadat het besluit tot opheffing is gevallen.
|
10. Eventueel: behandeling van bezwaren
|
|
- Indien aan de orde: behandeling van bezwaren.
- De kerkenraad, colleges of gemeenteleden kunnen gedurende een maand bezwaren indienen bij het CCBG tegen het besluit van de CV.
|
- Tip: het BM en de commissie van vereffenaars denken na over eventueel op te schorten taken.
|
11. Vereffening van het vermogen
|
|
- De commissie van vereffenaars gaat over tot de vereffening van het vermogen van de gemeente en van de diaconie van de gemeente.
- De vereffening houdt in dat de activa van de gemeente en de diaconie worden verkocht en de schulden van de gemeente en de diaconie worden betaald. De commissie van vereffenaars maakt daarvoor een plan van verdeling en de rekening en verantwoording.
|
- De verplichting tot betaling van de schuldeisers rust op de gemeente en de diaconie van die gemeente. De commissie van vereffenaars is belast met de uitvoering van deze verplichtingen.
- Voor enkele rechtshandelingen – waaronder de verkoop van het kerkgebouw of een orgel van cultuurhistorische of architectonische waarde – dient de commissie van vereffenaars voorafgaande toestemming te krijgen van het CCBB.
- Uitgangspunt is dat het gebruik van het kerkgebouw door de gemeente eindigt op het moment van (de inwerkingtreding van) het besluit tot opheffing. De gemeente en de commissie van vereffenaars kunnen overleggen of er ruimte is voor de gemeente om tijdens de vereffening gebruik te maken van het kerkgebouw.
|
12. Plan van verdeling voorleggen aan CCBB
|
|
- De commissie van vereffenaars legt namens het BMCV het plan van verdeling en de rekening en verantwoording over de uitgevoerde vereffening ter goedkeuring voor aan het CCBB.
- Het CCBB beoordeelt het plan van verdeling en de rekening en verantwoording en keurt het goed.
|
- Het model plan van verdeling en de rekening en verantwoording volgt nog.
|
13. Publicatie voorgenomen besluit
|
|
- De commissie van vereffenaars publiceert het voorgenomen besluit inzake het plan van verdeling en de rekening en verantwoording in een regionaal dagblad.
|
- In de mededeling wordt aangegeven waar het plan van verdeling en de rekening en verantwoording ter inzage liggen. In de mededeling is tevens het adres van de scriba van het BMCV opgenomen en tot wie men zich kan wenden om nadere inlichtingen te verkrijgen.
|
14. Eventueel: behandeling van bezwaren
|
|
- Indien aan de orde: behandeling van bezwaren. Schuldeisers van de betrokken gemeente of diaconie in opheffing kunnen gedurende een maand bezwaar indienen bij het BMCV.
- Het BMCV stuurt in dat geval het bezwaar toe aan de commissie van vereffenaars.
- De commissie van vereffenaars wijzigt, indien nodig, het besluit inzake het plan van verdeling en de rekening en verantwoording.
- De commissie van vereffenaars reageert naar de indiener van het bezwaar en informeert de schuldeisers die worden geraakt door het gewijzigde plan van verdeling.
|
- Na de bezwaarfase is het plan van verdeling en de rekening en verantwoording definitief.
|
15. Betalen van schuldeisers
|
|
- De commissie van vereffenaars gaat over tot het betalen van de schuldeisers op basis van het vastgestelde plan van verdeling en de rekening en verantwoording.
- Saldo dat overblijft na betaling van de schuldeisers wordt uitgekeerd aan de classis waarin de gemeente en de diaconie van die gemeente zijn gelegen.
|
- Tip: indien het vermogen dat toelaat, kan de commissie van vereffenaars ook al eerder aan de schuldeisers een uitkering bij voorbaat doen voor een deel of het geheel van de vordering.
|
16. Informering van betrokkenen
|
|
- De commissie van vereffenaars informeert betrokkenen, voor zover nodig, over de afronding van de vereffening. Daaronder kunnen vallen:
- BMCV. Het BMCV informeert de CV over de afronding van de vereffening.
- LRP. LRP zorgt voor de uitschrijving van de gemeente en de diaconie van de gemeente uit het handelsregister van de KvK en doet hetzelfde voor het ANBI-register van de Belastingdienst. LRP verwijdert alle verwijzingen naar de opgeheven gemeente uit de ledenregistratie na de datum dat de gemeente definitief is opgeheven.
- Schuldeisers om hen te informeren dat de vereffening is afgerond.
- De commissie van vereffenaars bepaalt tevens:
- hoe wordt omgegaan met de archivering;
- de datum waarop de vereffening is afgerond en de gemeente en de diaconie als rechtspersoon definitief zijn opgeheven.
|
- Op de datum van de definitieve opheffing dienen geen aan de commissie van vereffenaars bekende baten meer aanwezig te zijn.
- De boeken en bescheiden van de opgeheven gemeente en diaconie van die gemeente worden ten minste zeven jaren in bewaring genomen.
|
