Beroepingscommissie stappenplan

1. De beroepingscommissie wordt ingesteld (door de kerkenraad): 

De kerkenraad draagt de eindverantwoordelijkheid maar hoeft het beroepingswerk niet alleen te doen. Hij delegeert taken aan commissies en gemeenteleden. 

Samenstelling en benoeming van de beroepingscommissie

Er moet worden nagedacht over de samenstelling van de beroepingscommissie. De kerkorde geeft aan dat er naast kerkenraadsleden ook andere gemeenteleden zitting hebben. 

Bevoegdheden en randvoorwaarden

De beroepingscommissie werkt volgens de bevoegdheden en de randvoorwaarden die haar door de kerkenraad zijn toegekend. 

Zorgvuldigheid en geheimhouding

Binnen het beroepingswerk gaat het om het belang van de gemeente én om dat van de predikanten en proponenten met wie contact ontstaat. Dit vraagt zorgvuldigheid en correctheid in de omgang.  

Ook geheimhouding en vertrouwelijke omgang met informatie zijn in het hele beroepingsproces van toepassing, maak hierover goede afspraken. 

Belangrijk!
Voor het beroepen van een predikant of proponent zijn de artikelen 3, 4, 5, 16, 17 en 18 van ordinantie 3 van de kerkorde van de Protestantse Kerk richtinggevend. 

Rol van consulent in beroepingsproces
Zodra een gemeente vacant is, speelt de consulent een belangrijke rol als adviseur van de kerkenraad en begeleider van het beroepingswerk. De kerkenraad nodigt een predikant uit om de rol van consulent van de gemeente te vervullen (ord. 4-10-1). 

In de kerkorde staan de taken van de consulent duidelijk omschreven in ord. 3-3-4 en 4-10-3. De consulent begeleidt het beroepingswerk, bewaakt de procedure en heeft in vergaderingen van kerkenraad en moderamen een adviserende stem. In generale regeling 5, art. 17 wordt een en ander nader geregeld. 

2. De beroepingscommissie aan de slag

Nu aan bepaalde voorwaarden is voldaan en de beroepingscommissie is geformeerd, wordt de eerste vergadering gepland. Het is belangrijk dat op deze eerste bijeenkomst alle leden aanwezig zijn omdat er afspraken gemaakt worden en de gevolgde werkwijze en werkzaamheden worden besproken.

Verkennen van de opdracht zoals opgesteld door de kerkenraad

De beroepingscommissie heeft tot taak om zelfstandig het beroepingswerk te organiseren, onderzoek te verrichten en de kerkenraad een advies te verstrekken voor het vervullen van de predikantsvacature in de gemeente. Doelstelling van de commissie is dat de beoogde predikant(e) of proponent zo veel mogelijk voldoet aan de door de kerkenraad opgestelde profielschets van de te beroepen predikant(e) of proponent. 

Teamvorming (teambuiling)

Het is belangrijk om elkaar als commissieleden goed te leren kennen en het geloofsgesprek met elkaar te voeren. Het beroepingsproces is ook een geestelijk proces. Het is goed om te zoeken naar en bidden om Gods leiding. 

De beroepingscommissie stelt haar werkzaamheden vast

Om het werk van het beroepingswerk goed te organiseren legt de beroepingcommissie haar werkwijze vast in een op te stellen document. Denk hierbij aan: 

• Afspraken over de besluitvorming.
• Afspraken over de werkmethode in de beroepingsprocedure (bijv. eerst horen en dan gesprekken of andersom, wel/niet online ‘horen’)
• Tijdpad beroepsproces bespreken en vaststellen (incl. de communicatie hierover). 

Handig!
Werkvormen voor teambuilding/ kennismaken. Letten op: elkaar geestelijk leren kennen, hoe staat eenieder in het geloof en in de kerk. 

Tip!
Laat de procedure(s) niet te lang duren. Communiceer het tijdpad met alle betrokken partijen. Wijs iemand aan die het hele proces en de data bewaakt. 

3. Start selectieprocedure 

De beroepingscommissie start met het verkennen van het profiel van de te beroepen predikant/proponent zoals opgesteld door de kerkenraad. 

Om te kunnen selecteren moet de beroepingscommissie beschikken over namen van mogelijk te beroepen predikanten/proponenten. Daarvoor bestaan de volgende werkwijzen die naast elkaar kunnen worden gevolgd: 

Advieslijst aanvragen mobilisatiebureau

Conform het bepaalde in ord. 3-3-2 vraagt de (wijk)kerkenraad advies aan het mobiliteitsbureau welke predikanten/proponenten, passend in het profiel, mogelijk beschikbaar zijn om de betreffende vacature te vervullen. Mail naar arbeidsbemiddeling@protestantsekerk.nl

Gemeenteleden noemen namen

Gemeenteleden voelen zich vaak zeer betrokken bij het beroepingswerk. Het is van belang - en volgens ord. 3-3-6 kerkordelijk voorgeschreven - gemeenteleden in de gelegenheid te stellen aan de kerkenraad namen door te geven van door hen geschikt geachte predikanten/proponenten. 

Plaatsen van een advertentie

Naast de kerkordelijk verplichte adviesaanvraag en het noemen van namen door gemeenteleden, kan besloten worden tot het plaatsen van een advertentie. Het werven van een predikant middels een advertentie en een daarbij behorende procedure wordt in de kerkorde niet genoemd en is dus ook niet verplicht. 

Behulpzame informatie over:

• Beschikken over namen te beroepen predikant/proponenten  
• Advertentie maken en plaatsen
• Voorbeeld opmaak advertentie 

Zie 'Welke dominees zijn beroepbaar?'

4. Voorselectie

Voorselectie (optie 1) 

De lijst van het mobilisatiebureau is binnen en er zijn diverse namen van te beroepen predikanten/proponenten door de gemeenteleden genoemd. 

Criteria bespreken en vaststellen om tot een goede afgewogen selectie uit de groslijst van kandidaten te kunnen komen. 

Beslissen welke predikanten / proponenten te benaderen, hoe en door wie. 

Communicatie met de kandidaten die wel/niet op gesprek mogen komen. 

Aan de uit te nodigen kandidaten voor een gesprek kan informatiemateriaal worden toegezonden en met hen kunnen afspraken gemaakt worden over hoe het contact verder gaat. 

Voorselectie (optie 2) 

De advertentie is geplaats en de brieven komen binnen.  

Een effectieve en objectieve briefselectie maken. 

Maak een scoringsblad of een formulier briefselectie zodat de leden van de beroepingscommissie op een uniforme manier de brieven lezen en een scoring kunnen plaatsen bij de verschillende inhoudelijke criteria van taken en andere relevante aspecten uit de profielschets en de vacaturetekst. 

Beslissen welke predikanten / proponenten te benaderen, hoe en door wie. 

Communicatie met de kandidaten die wel/niet op gesprek mogen komen.  

Aan de uit te nodigen kandidaten voor een gesprek kan informatiemateriaal worden toegezonden en met hen kunnen afspraken gemaakt worden over hoe het contact verder gaat. 

Tips

• De selectiecriteria zijn voor een deel af te leiden uit de profielschets, het beleidsplan en de financiële mogelijkheden.
• Aan de hand van de scores van de kandidaten uit de groslijst, wordt een top-3 van de kandidaten gemaakt waarmee de procedure verder wordt gelopen.   

Behulpzame documenten bij optie 2

• Voorbeeldbrief aan de kandidaat die wordt uitgenodigd voor een gesprek
• Voorbeeldbrief aan de kandidaat die wordt uitgenodigd voor een gesprek 

De ontvangstbevestiging toesturen. Ook wordt aangegeven hoe de procedure verder gaat.

• Effectieve en objectieve briefselectie
• Scoringsblad briefselectie 

Aan de hand van de door iedereen ingevulde formulier briefselectie worden de scores besproken. Wordt er een top 3 van de kandidaten gemaakt waarmee de procedure verder wordt gelopen. 

5. Voortgezette selectie

Eerste (oriënterend) gesprek met de kandidaten voeren

Het is mogelijk om met meer dan één predikant/proponent een oriënterend gesprek te voeren. Meld dit wel aan de betrokken predikanten en zorg voor een goede communicatie over het proces. Probeer het gesprek in tijdsduur beperkt te houden. In een open en ontspannen sfeer kan van gedachten worden gewisseld over onder meer de toegezonden informatie, over visies, over geloof en geloofsbeleving, en over sterke en zwakke kanten van de gemeente en van de predikant/proponent. 

Keuze maken

Vervolgens moet een keuze worden gemaakt voor - bij voorkeur - één predikant/proponent. 

'Klikgesprek’  

Wanneer de commissie tot de keuze van één kandidaat komt, is het aan te raden hem of haar te bellen met de vraag of de interesse in een beroep zodanig is dat de commissie het zich kan veroorloven alleen met hem/haar verder te gaan. En vervolgens de kandidaat uit te nodigen voor het zogenaamde ‘klikgesprek’. 

Terugkoppeling naar de kandidaten van uitkomst gesprekken.

Behulpzaam document 
Eerste (oriënterend) gesprek met de kandidaten 

Tips!

• Aan de hand van de door iedereen gedane observaties en gemaakte aantekeningen tijdens de gesprekken worden de bevindingen besproken en wordt een keuze gemaakt voor de kandidaat waarmee de procedure verder wordt gelopen.
• In deze fase is het goed om de kandidaat ruimte te bieden voor een gesprek met mogelijk toekomstige collega’s om te bezien of een vruchtbare samenwerking mogelijk is, het zogenaamde ‘klikgesprek’.
• Alle predikanten/proponenten waarmee contact was, krijgen zo snel mogelijk bericht over de uitkomst van de gesprekken. Wil je als beroepingscommissie de redenen daarvoor niet in de brief vermelden, dan moeten betrokkenen in de gelegenheid worden gesteld daar telefonisch naar te informeren. Ook hier gaat het om zorgvuldigheid. 

6. Eindselectie

Bij de eindselectie komt het bezoeken van een eredienst (het ‘horen’) en het opvragen van referenties aan de orde. 

Horen  

Bepaal bij het fysiek horen of de hele commissie alle geselecteerde kandidaten gaat horen of dat er een verdeling wordt gemaakt.  

De hoorcommissie gaat de kandidaat horen en geeft dit vooraf aan de kandidaat te kennen. 

Bedenk op welke dingen gelet gaat worden bij het horen en hoe wordt teruggekoppeld naar de hele commissie. 

Stel een lijst samen van aandachtspunten bij het horen: waarop letten tijdens het ‘horen’. (de hoorlijst) 

Eindoordeel hele hoorcommissie

Kom eerst als hoorcommissie tot een eindoordeel door wat er aan aantekeningen in de hoorlijst is genoteerd. Bespreek de uitkomsten van het horen binnen de hele beroepingscommissie. 

Referenties opvragen  

In deze laatste fase wordt geadviseerd referenties in te winnen over de overgebleven kandidaat. Het is verhelderend als de beroepingscommissie eerst bespreekt over welke punten ze van de referenten aanvullende informatie zou willen krijgen.  

Het is aan te bevelen verkregen referenties pas ter tafel te brengen als de beroepingscommissie tot een zekere afronding is gekomen, zodat de verkregen informatie niet van tevoren van invloed is. 

7. Advies aan de kerkenraad

Opstellen advies van de beroepingscommissie aan de kerkenraad (in het licht van de profielschets en de opdracht beroepingswerk van de kerkenraad). 

De beroepingscommissie zal in dit advies haar keuze verantwoorden aan de kerkenraad. 

Streef naar unanimiteit en/of stel een criterium vast waaraan het advies aan de kerkenraad dient te voldoen, bijvoorbeeld dat 80% van de leden van de beroepingscommissie het advies onderschrijft. 

8. Afronding en evaluatie

Evaluatieverslag over het beroepingsproces maken

Het kan goed zijn om als beroepingscommissie, na afsluiting van de procedure, de gevolgde werkwijze nog eens positief-kritisch te beoordelen en met elkaar door te praten. De evaluatie kan worden vastgelegd in een eindverslag voor de kerkenraad. Bij een volgende gelegenheid kan dit verslag, samen met de ‘Gids voor het beroepingswerk’, wellicht worden gebruikt als handleiding voor toekomstige beroepingscommissies. Geadviseerd wordt het verslag van de evaluatie van het beroepingswerk aan de kerkenraad aan te bieden. 

Afspraken maken over documenten bewaren en opruimen.