Wat is het college van kerkrentmeesters
Het college van kerkrentmeesters draagt de dagelijkse zorg voor de niet-diaconale vermogensrechtelijke zaken (ordinantie 11-1). Het college werkt daarbij binnen de kaders van het beleidsplan en de begroting die de kerkenraad vaststelt, en legt aan de kerkenraad verantwoording af over zijn werk. De kerkenraad is namelijk eindverantwoord voor het vermogen van de gemeente.
Het college bestaat uit ten minste drie leden, van wie ten minste twee ambtsdragers: de ouderlingen-kerkrentmeester (ordinantie 11-2). Daarnaast kan de kerkenraad kerkrentmeesters benoemen die geen ambtsdrager zijn, na voordracht aan de gemeente. Zij zijn volwaardig lid van het college, maar geen lid van de kerkenraad.
Taakverdeling binnen het college
Drie rollen liggen al in de kerkorde vast. Het college wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan; de voorzitter moet een ambtsdrager zijn. Ook is functiescheiding verplicht: de boekhouding en het geldbeheer mogen niet in één hand liggen (ordinantie 11-2-5).
Daarnaast wijst de kerkorde het college een breed takenpakket toe (ordinantie 11-2-7): geldwerving, beheer van gebouwen en overige goederen, personeelsbeleid en het werkgeverschap voor kosters en ander personeel, het bijhouden van de gemeenteregisters en het archief, en het beheer van de verzekeringen. In de praktijk verdeelt een college dat pakket verder uit, bijvoorbeeld in:
- Coördinator geldwerving: trekt de jaarlijkse Actie Kerkbalans en andere wervingsacties.
- Gebouwenbeheerder: onderhoud, verhuur en verzekering van kerkgebouw en eventuele andere panden, zoals een pastorie.
- Ledenadministrateur / FRIS-gebruiker: houdt de financieel-administratieve systemen bij. In FRIS worden begroting, jaarrekening en meerjarenraming opgesteld. Eén vast collegelid als FRIS-gebruiker aanwijzen voorkomt dat de opbouw van de rapportages van jaar op jaar wisselt. Deze rol werkt nauw samen met de ledenadministrateur die in LRP werkt, zie Ledenadministratie (LRP).
- Personeelszaken: aanspreekpunt voor arbeidsvoorwaarden van kosters, organisten en andere medewerkers.
In kleinere gemeenten worden meerdere van deze rollen door één persoon vervuld. In grotere (wijk)gemeenten kan een rol juist worden opgesplitst, bijvoorbeeld door een gebouwencommissie in te stellen die aan het college rapporteert.
Leg de taakverdeling jaarlijks opnieuw vast, bijvoorbeeld bij de constituering na verkiezingen, en zorg voor een goede overdracht bij het wisselen van een rol. Dit geldt met name voor de penningmeester en de FRIS-gebruiker, vanwege de toegang tot financiële systemen.
Het CCBB
Het college van kerkrentmeesters staat er niet alleen voor. Elk jaar legt de kerkenraad de begroting en de jaarrekening voor aan het Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB), dat meekijkt en waar nodig in overleg gaat (ordinantie 11-7). Voor een aantal ingrijpende beslissingen, zoals de verkoop van een cultuurhistorisch kerkgebouw, een overeenkomst met een collegelid, of het oprichten van een stichting, is vooraf toestemming van het CCBB nodig. Ook een solvabiliteitsverklaring voorafgaand aan een beroepingsprocedure loopt via het CCBB.
Pas wanneer begroting of jaarrekening uitblijven, of wanneer overleg niet tot een verantwoord resultaat leidt, kan het CCBB verscherpt toezien instellen (ordinantie 11-8). Die stap komt niet uit de lucht vallen: het CCBB is er primair om gemeenten te ondersteunen bij zorgvuldig financieel beheer, niet om regels op te leggen.
Neem in de taakverdeling van het college op wie het aanspreekpunt is richting het CCBB. Vaak is dat de penningmeester, maar leg dit expliciet vast, zodat het CCBB de gemeente weet te vinden en andersom.
De taak van een kerkrentmeester
Wat een (ouderling-)kerkrentmeester inhoudelijk doet, van gebouwen tot geld tot personeel, staat uitgebreid beschreven in het artikel Wat zijn de taken van een kerkrentmeester?
Informatie voor nieuwe kerkrentmeesters
Wie start als kerkrentmeester, komt terecht in een mooie en soms ook complexe taak. De dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk helpt startende kerkrentmeesters graag op weg.
Op de a-z pagina voor kerkrentmeesters staat praktische informatie over uiteenlopende onderwerpen, van begraafplaatsen tot verzekeringen. Handig om snel iets op te zoeken zonder meteen iemand te hoeven bellen. Er is ook een training over roeping en taak van de kerkrentmeester, speciaal bedoeld om nieuwe kerkrentmeesters wegwijs te maken in wat het ambt inhoudt en wat dit van iemand vraagt. Blijf via de wekelijkse nieuwsbrief van de dienstenorganisatie goed op de hoogte van actuele ontwikkelingen en praktische tips.
