Dit stappenplan helpt gemeenten die willen nadenken over de toekomst van hun kerkgebouw of kerkgebouwen. Het is bedoeld voor kerkenraden en colleges van kerkrentmeesters, en voor classes vanuit hun toezichthoudende opdracht. Het stappenplan is gezamenlijk ontwikkeld door de VKB Kerkrentmeesters, de CCBB's en de dienstenorganisatie. De elf stappen lopen van het eerste gesprek in de kerkenraad tot het besluit en de nazorg daarna. Bij verschillende stappen staan voorbeelden en werkvormen om te downloaden.
De kerkenraad start de verkenning en betrekt de gemeente er vroeg bij. Over ingrijpende besluiten, zoals verkoop of afbraak van een kerkgebouw, hoort de kerkenraad eerst de gemeente, en het college van kerkrentmeesters besluit pas na instemming van de kerkenraad.
Alle stappen in dit overzicht
- Stap 1 - Start het denkproces in de kerkenraad
- Stap 2 - Ontwerp een proces voor beraad en besluitvorming
- Stap 3 - Informeer de gemeente over het proces
- Stap 4 - Organiseer een startbijeenkomst voor de gemeente
- Stap 5 - Formeer en installeer een commissie
- Stap 6 - Ga als commissie aan de slag met de opdracht
- Stap 7 - Bespreek en weeg het advies van de commissie
- Stap 8 - Hoor de gemeente
- Stap 9 - Neem een besluit over het kerkgebouw
- Stap 10 - Deel het besluit met de gemeente
- Stap 11 - Zorg voor nazorg
Stap 1 - Start het denkproces in de kerkenraad
Een denkproces over de toekomst van het kerkgebouw, of van meerdere kerkgebouwen, begint met het agenderen van dit vraagstuk in de kerkenraad. De aanleiding kan zorg zijn over de financiële situatie van de gemeente, samenwerking of samengaan met een of meer andere gemeenten, of groei of krimp van de gemeente die vraagt om een ander gebouw of een ander gebruik ervan. Er kan ook een andere reden zijn.
Wat de aanleiding ook is, neem in het gesprek meerdere invalshoeken mee. Denk aan de betekenis van het kerkgebouw (theologisch, voor de gemeente, voor de omgeving en voor nieuwe generaties), de financiën, het gebruik en het beheer. Voor dit gesprek kan de kerkenraad het instrument 'Kerkgebouw in kaart' gebruiken.
Tip bij deze stap
- Gebruik het instrument Kerkgebouw in kaart om de verschillende invalshoeken te bespreken van waaruit de kerkenraad naar de toekomst van het kerkgebouw kan kijken.
Stap 2 - Ontwerp een proces voor beraad en besluitvorming
Heeft de kerkenraad de toekomst van het kerkgebouw vanuit verschillende invalshoeken globaal in kaart gebracht, ontwerp dan een proces voor verdiepend beraad en besluitvorming. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de gemeente vroeg in dat proces te betrekken (zie ook de volgende stappen). Het advies is om een commissie in te stellen die dit proces leidt (ord. 4-8-4). Zie hiervoor stap 5.
Voor zo'n procesontwerp zijn verder een omschrijving nodig van het vraagstuk en van wat het proces moet opleveren, bijvoorbeeld een advies of besluit over het al dan niet afstoten van een kerkgebouw. Ook een tijdpad voor de stappen in het proces hoort bij het procesontwerp.
De procesbeschrijving kan ook dienen als opdrachtformulering voor de commissie. Beschrijf daarin ook wat de gewenste samenstelling van de commissie is en hoe de communicatie tussen commissie en kerkenraad verloopt. Beschrijf ten slotte de bronnen die in het advies betrokken moeten worden, zoals het beleidsplan van de gemeente en eerder beraad en eerdere besluitvorming over het kerkgebouw.
Tips bij deze stap
- Gebruik dit stappenplan als input voor het procesontwerp.
- Kerkenraden kunnen een externe deskundige vragen om een rol te spelen in het proces, ter ondersteuning van de kerkenraad of de commissie. Aan het inschakelen van een externe deskundige zijn kosten verbonden. Zie hiervoor het partneroverzicht van VKB Kerkrentmeesters of het overzicht externe deskundigen voor kerkgebouwen.
Stap 3 - Informeer de gemeente over het proces
Informeer de gemeente dat de kerkenraad een proces wil starten om na te denken over de toekomst van het kerkgebouw. Vertel daarbij wat de aanleiding is om met dit thema aan de slag te gaan, en wat het doel en de inrichting van het proces zijn: de inzet van een commissie, de stappen en het beoogde tijdpad. In deze communicatie kan de kerkenraad ook een startbijeenkomst met de gemeente aankondigen, voor een eerste verkenning van het thema.
Stap 4 - Organiseer een startbijeenkomst voor de gemeente
Organiseer een startbijeenkomst voor de gemeente, voor een eerste verkenning van het thema: de toekomst van ons kerkgebouw. In deze bijeenkomst kan de kerkenraad gemeenteleden vragen zich beschikbaar te stellen voor de commissie die het proces gaat leiden.
Tip bij deze stap
- Gebruik dit voorbeeldprogramma voor een startbijeenkomst met gemeenteleden en de werkvorm 'gesprek op voeten' die je daarbij kunt gebruiken.
Stap 5 - Formeer en installeer een commissie
Stel als kerkenraad een commissie samen die het proces rond de toekomst van het kerkgebouw of de kerkgebouwen gaat leiden. De kerkenraad kan daarbij gebruikmaken van het aanbod van gemeenteleden uit de startbijeenkomst. Het kan goed zijn om ook een of meer ambtsdragers aan de commissie toe te voegen, bijvoorbeeld een ouderling, diaken, kerkrentmeester of voorganger. De kerkenraad kan de commissie installeren tijdens een startbijeenkomst.
Tip bij deze stap
- Gebruik dit voorbeeldprogramma voor een startbijeenkomst van de commissie.
Stap 6 - Ga als commissie aan de slag met de opdracht
De commissie gaat aan het werk met de opdracht die de kerkenraad heeft meegegeven over de toekomst van het kerkgebouw.
Tips bij deze stap
- Betrek de financieel beleidsadviseur van het CCBB vroeg in het nadenken over de toekomst van het kerkgebouw.
- VKB Kerkrentmeesters heeft veel kennis over alles wat met kerkgebouwen te maken heeft.
Stap 7 - Bespreek en weeg het advies van de commissie
De commissie legt haar bevindingen over de toekomst van het kerkgebouw vast in een schriftelijk advies. Bespreek en weeg dit advies eerst in het college van kerkrentmeesters en daarna in de kerkenraad, bij voorkeur in aanwezigheid van de commissie. Het college van kerkrentmeesters geeft op basis van deze bespreking een advies aan de kerkenraad. De kerkenraad neemt dat advies mee in zijn bespreking en weging van het advies van de commissie.
De kerkenraad besluit of het advies aan de gemeente kan worden voorgelegd of dat er aanpassingen nodig zijn. In dat laatste geval verwerkt de commissie of de kerkenraad de gewenste aanpassingen in het advies. De kerkenraad besluit wanneer het advies rijp is om aan de gemeente voor te leggen.
Leidt de kerkenraad het proces zelf, zonder commissie, dan ziet het begin van deze stap er iets anders uit. De kerkenraad formuleert dan zelf een advies en legt dat voor aan het college van kerkrentmeesters.
Let op: gaat het om een kerkgebouw van cultuurhistorische of architectonische waarde, bijvoorbeeld met een monumentenstatus? Dan is het college van kerkrentmeesters pas na toestemming van het CCBB bevoegd om een definitief besluit te nemen (ord. 11-7-3).
Stap 8 - Hoor de gemeente
Over ingrijpende zaken zoals het verwerven (aankopen, nieuwbouw), ingrijpend verbouwen, afbreken of op een andere wijze vervreemden van een kerkgebouw moet de kerkenraad de gemeenteleden in de gelegenheid stellen hun mening kenbaar te maken (ord. 4-8-9). In een gemeente met wijkgemeenten hoort de algemene kerkenraad ook de wijkkerkenraden.
Bevat het advies meerdere opties, bespreek dan de voor- en nadelen daarvan. De kerkenraad en het college van kerkrentmeesters wegen de reacties uit de gemeente op het advies, met het oog op de besluiten over de toekomst van het kerkgebouw.
Tip bij deze stap
- Organiseer hiervoor een gemeenteberaad.
Stap 9 - Neem een besluit over het kerkgebouw
Voordat het college van kerkrentmeesters een definitief besluit neemt, bijvoorbeeld tot verkoop van een kerkgebouw, legt het eerst een voorgenomen besluit voor aan de kerkenraad (ord. 11-1-5). Pas als de kerkenraad met het voorgenomen besluit instemt, kan het college van kerkrentmeesters een definitief besluit over het kerkgebouw nemen.
Let op: gaat het om een kerkgebouw van cultuurhistorische of architectonische waarde, bijvoorbeeld met een monumentenstatus? Dan is het college van kerkrentmeesters pas na toestemming van het CCBB bevoegd om een definitief besluit te nemen (ord. 11-7-3).
Tips bij deze stap
- Toets het advies aan de uitkomsten van de bespreking in de kerkenraad (stap 7) en van het gemeenteberaad (stap 8).
- Als toestemming nodig is van het CCBB (stap 7), zorg ervoor dat dit besluit er ligt.
Stap 10 - Deel het besluit met de gemeente
Deel een definitief besluit over de toekomst van het kerkgebouw met de gemeente, bijvoorbeeld via het kerkblad. Gemeenteleden kunnen binnen dertig dagen bezwaar indienen tegen dit besluit. Die termijn gaat in op de dag waarop het besluit is genomen of de dag waarop zij er redelijkerwijs kennis van konden nemen (ord. 12-3-4).
Stap 11 - Zorg voor nazorg
Een besluit over de toekomst van een kerkgebouw kan ingrijpende gevolgen hebben, zeker als het gaat om het onttrekken van een gebouw aan de eredienst door verkoop of hergebruik. Gemeenteleden zijn vaak met hart en ziel verbonden aan een gebouw en kunnen dit als een groot verlies ervaren. Besteed in zo'n situatie aandacht aan nazorg. Dat kan door op gepaste wijze afscheid te nemen van het gebouw, bijvoorbeeld door verhalen van gebruikers van het gebouw te verzamelen of met een afscheids- en overgangsritueel.
Evalueer na enige tijd de nieuwe situatie rond het kerkgebouw, in de kerkenraad en met de gemeente, bijvoorbeeld via een enquête of een gemeenteberaad.
Tip bij deze stap
In het dienstboek zijn twee voorbeelden van orden van diensten te vinden bij het buitengebruikstellen van een kerkgebouw.
