Onderhoudsvoorziening maken in de begroting, waarom en hoe?

Wim Oosterom

Voorzitter van het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB)

Uitleg & Achtergrond

In deze serie zijn artikelen gebundeld die een bepaald onderwerp uitleggen of achtergrondinformatie bieden.

In de richtlijn begroting en jaarverslaggeving van de Protestantse Kerk worden voorschriften gegeven aan plaatselijke gemeenten voor de ‘voorziening onderhoud’. Wat houdt dit begrip precies in? Wim Oosterom, voorzitter van het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB), legt het uit.

In hoofdstuk C.1 van de richtlijn begroting en jaarverslaggeving van de Protestantse Kerk worden de ‘materiële vaste activa’ behandeld. Daarbij worden ook voorschriften gegeven voor de voorziening onderhoud.

Voorzieningen in het algemeen

In C.7 (Voorzieningen) wordt het begrip ‘voorzieningen’ als volgt gedefinieerd: onder een voorziening wordt een onderdeel van het vreemd vermogen verstaan waarvan de omvang en/of het moment van afwikkeling onzeker is, maar wel redelijkerwijs in te schatten. Het gaat om vreemd vermogen, dus een verplichting. De voorziening is dus duidelijk geen eigen vermogen. Het gaat altijd om een schatting, want een verplichting die voor honderd procent duidelijk is, is een schuld.

De onderhoudsvoorziening is een bijzondere voorziening, bedoeld om kosten te spreiden. Het is een zogenaamde kostenegalisatierekening. 

Waarom een onderhoudsvoorziening en voor welke activa?

De onderhoudsvoorziening is voorgeschreven voor de kerkgebouwen en alle overige gebouwen. Hoewel alle onroerende activa, behalve de kerkgebouwen, sinds 2020 worden gewaardeerd op actuele waarde, is toch een onderhoudsvoorziening voorgeschreven. Waarom is het goed een onderhoudsvoorziening te treffen?

• Het gaat bij kerkgebouwen en overige kerkelijke gebouwen om activa die we inzetten voor de doelstelling van de kerk. Dan is het ‘in goede staat van onderhoud’ houden van deze activa een voorwaarde om de doelstelling te bereiken.
• Hetzelfde geldt voor overige niet-kerkelijke activa: de vastgoedbeleggingen. Ook die hebben onderhoud nodig om de waarde ervan niet te laten afnemen. 
• Doordat de onderhoudsvoorziening het karakter heeft van een egalisatierekening, geven we bij zowel de begroting als bij de jaarrekening middels de onderhoudsdotatie een goed inzicht in de structurele lasten die het eerder genoemde goede onderhoud van deze activa met zich meebrengen.
• Aangezien de onderhoudsvoorziening niet negatief mag worden, sparen we gemiddeld gezien voor het groot onderhoud en geven we het pas uit als we voldoende hebben gespaard. Deze benadering zorgt ervoor dat het eigen vermogen van de gemeente niet te hoog wordt weergegeven.  

Uitgangspunten

Bij de onderhoudsvoorziening gaat het om groot onderhoud, waarbij je bij een kerkgebouw kunt denken aan het schilderwerk dat eens in de vijf tot acht jaar moet plaatsvinden, groot onderhoud aan dakgoten, de gevel of het dak. Bij het schilderwerk buiten gaat het al gauw om bedragen van € 20.000 à € 30.000 of meer.

De gedachte achter een egalisatierekening is dat de verwachte uitgaven voor de komende tien jaar geëgaliseerd worden over de jaren. Dit geeft rust in de begroting en het voorkomt dat de jaarrekening jarenlang een redelijk gunstig resultaat laat zien en dan ineens - in het jaar waarin het groot onderhoud wordt uitgevoerd - een groot tekort verschijnt. Zoals hiervoor aangegeven, je laat daardoor ook niet een te hoog eigen vermogen zien. Als de liquide middelen - begrepen in dat vermogen - aan andere doeleinden worden uitgegeven, is er op het moment dat groot onderhoud nodig is geen geld om dat onderhoud uit te voeren.

Een tweede aspect is dat door middel van de jaarlijkse dotatie gespaard wordt voor de uitvoering van groot onderhoud. Dat sparen hoeft niet per onderhoudsonderdeel (schilderen, dak, gevel) en per gebouw precies te kloppen. Het gaat erom dat in de meerjarenraming van het groot onderhoud, de onderhoudsvoorziening in zijn totaliteit nooit negatief wordt. 

Hoe werkt een egalisatierekening?

Ik leg het uit aan de hand van een voorbeeld: stel, het is nu 2021 en we starten met het berekenen van de dotatie en het vormen van een onderhoudsvoorziening. Het schilderwerk is net achter de rug en dat kostte € 20.000. We verwachten dat we in 2027 opnieuw het schilderwerk moeten uitvoeren en dat de kosten dan - door inflatie - € 24.000 zijn. De dotatie is dan € 24.000 gedeeld door 6, is € 4.000 per jaar. 

De dotatie van € 4.000 is in de jaren 2021 t/m 2027 een last van € 4.000 per jaar en de voorziening groeit in dit voorbeeld elk jaar met € 4.000, zodat er in 2027 € 24.000 in de voorziening zit. Daarnaast moeten er voldoende middelen zijn op het moment van groot onderhoud. Simpel gezegd zetten we de € 4.000 elk jaar op de bank, zodat we in 2027 ook de liquiditeit hebben om de rekening te betalen. De lasten zijn in dit voorbeeld elk jaar € 4.000, zodat zowel kerkrentmeesters als gemeenteleden een redelijk stabiel beeld van de lasten ‘groot onderhoud’ hebben. 

Bepalen van de totale dotatie en de voorziening

De dotatie aan een voorziening laten we niet afhangen van het resultaat in een bepaald jaar. Door het maken van een schema van alle belangrijke posten voor groot onderhoud in de komende 5 à 10 jaar en te kijken wanneer dat groot onderhoud uitgevoerd gaat worden, kunnen we zien hoeveel we per jaar denken uit te geven. Deze bedragen tellen we op en delen dat door het aantal jaren van de raming en dan hebben we de dotatie per jaar berekend. Sommige grote posten spelen maar eens in de 20 jaar, bijvoorbeeld groot onderhoud aan het dak. Het is verstandig om ook voor die post een dotatie te bepalen. Groot onderhoud aan het dak kost bijvoorbeeld € 100.000 en is eens in de 20 jaar nodig. De extra dotatie is dan € 5.000 per jaar. 

Een professioneel meerjaren-onderhoudsplan, gecombineerd met een liquiditeitsbegroting,  is de mooiste manier om een dotatie te berekenen, maar dat kost geld en het kan ook best wat praktischer. Het blijft tenslotte een schatting.

Afgezien van het dak komen de meeste posten in het groot onderhoud in 10 jaar één of twee keer voor. Op basis van de uitgaven aan groot onderhoud in de laatste jaren en ervaringscijfers over hoe vaak schilderwerk moet gebeuren, is zelf een redelijke schatting te maken van de verwachte uitgaven en dus van de dotatie. Hierbij moet wel een duidelijke correctie voor jaarlijkse kostenstijgingen worden meegenomen.

De voorziening blijft een schatting en als rekening wordt gehouden met een post ‘onvoorzien’ om aan de veilige kant te zitten, kan de dotatie redelijk goed en gemakkelijk worden bepaald.

Het werkelijke groot onderhoud zal waarschijnlijk altijd later of vroeger plaatsvinden dan we in de raming dachten. In de praktijk middelt dit zich vaak uit tussen de verschillende posten. Het is wel van belang om elke vier à vijf jaar te kijken naar de meerjarenraming van het onderhoud. Was de schilderbeurt ook inderdaad zo duur? Moet het echt elke zes jaar gebeuren of kan er ook acht jaar tussen zitten? 

Omdat het om een schatting gaat zit er speelruimte in de omvang van de onderhoudsvoorziening. Het minimum is een positie waarin de komende tien jaar de onderhoudsvoorziening niet negatief wordt. Dan kijken we met name naar het aspect van de egalisatie van lasten en durven we het aan de onderhoudsvoorziening ook een jaar nul te laten zijn. Bijvoorbeeld als alle groot onderhoud net achter de rug is en er in de komende jaren weer een voorziening opgebouwd kan worden. 

Het maximum is een positie waarbij voor alle posten genoeg is gespaard om het onderhoud - in het verwachte uitvoeringsjaar - ook te kunnen doen en de middelen dus aanwezig zijn. 

Voorbeeld uitwerking egalisatie / sparen

Ik leg de egalisatie uit aan de hand van een voorbeeld. Stel, in 2021 is gebouw 1 voor € 20.000 geschilderd. Die uitgave zouden we ook hebben gehad als we geen onderhoudsvoorziening hadden. We kiezen ervoor om dat bedrag ineens te doteren aan de voorziening en niet rechtstreeks te boeken als onderhoud. Zoals eerder aangegeven verwachten we dat gebouw 1 in 2027 weer geschilderd moet worden, maar in verband met verwachte inflatie schatten we de kosten dan op € 24.000 in. We verwachten dat gebouw 3 in 2023 voor € 24.000 wordt geschilderd en gebouw 2 in 2024 ook voor € 24.000. Uitgaande van een schilderbeurt eens in de zes jaar is de dotatie € 4.000 per gebouw.

Als we starten met de onderhoudsvoorziening moeten we de niet-gespaarde bedragen voor gebouw 2 en 3 in één keer in de onderhoudsvoorziening opnemen. Dat is in dit voorbeeld een bedrag van € 28.000 (gebouw 2 voor 12.000 en gebouw 3 voor 16.000). Vanaf 2021 is de jaarlijkse dotatie € 12.000 en zit er steeds voldoende in de voorziening om de schilderbeurten te betalen.

Wat opvalt is dat de voorziening zelfs na twee schilderbeurten in de jaren 2023 en 2024 nog steeds positief staat, namelijk op € 16.000. Als we alleen voor egalisatie zouden gaan, dan zouden we in het begin met € 16.000 lager kunnen starten. Alleen staat de onderhoudsvoorziening dan in jaar 2024 op nul en als er dan maar iets tegenvalt, moeten we uit het resultaat extra doteren. 

Door de besteding in de verschillende jaren zit er al een marge in de voorziening. Het is aan te bevelen om deze marge aan te houden, omdat iets altijd eerder kan komen dan verwacht of duurder uitvalt dan geraamd. Het betekent ook dat - als één bedrag een keer tegenvalt - er niet direct een herberekening van de voorziening nodig is.

Het omgekeerde is natuurlijk ook waar: als de schilderbeurt pas na acht jaar nodig is en deze kost € 24.000, dan is er eigenlijk € 8.000 te veel gespaard als je het alleen voor die post bekijkt. 

Kritische evaluatie

Zoals gezegd, eens in de vier à vijf jaar weer eens kritisch kijken is meestal voldoende, zolang de voorziening maar niet negatief wordt. Aan de andere kant is een onderhoudsvoorziening die alleen maar groeit ook niet juist. Ook dan is kritische evaluatie nodig en moet de dotatie wellicht bijgesteld of verlaagd worden.