Uitleg & Achtergrond
In deze serie zijn artikelen gebundeld die een bepaald onderwerp uitleggen of achtergrondinformatie bieden.
In september heeft het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) de richtlijn Controle Jaarverslaggeving Protestantse Kerk vastgesteld. Hiermee is een omvangrijk project, de regelgeving voor gemeenten, afgerond. In vier jaar tijd zijn grote stappen gemaakt in het kerkbeheer.
Stappen in het kerkbeheer
In mei 2018 werd het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) opgericht om het financiële beheer van de kerk te laten voldoen aan de maatschappelijke eisen. Deze taak en opdracht zijn te vinden in de kerkorde, ordinantie 11.23.4. Een van de eerste wapenfeiten was de ontwikkeling van een visie op het financieel beheer en beleid van gemeente en diaconie. Kernpunten van de visie zijn eigen verantwoordelijkheid, collectieve verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid richting overheid en maatschappij.
Eigen verantwoordelijkheid
Elke gemeente en elke diaconie is zelf verantwoordelijk voor het financieel beheer en beleid dat wordt gevoerd. Wel is er een aantal basisvoorwaarden waaraan voldaan moet worden.
Collectieve verantwoordelijkheid
Omdat de Protestantse Kerk in Nederland één kerkgenootschap is, hebben individuele gemeenten en diaconieën een verantwoordelijkheid voor elkaar. Als een gemeente niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen, lost het collectief van gemeenten dit op, bijvoorbeeld door de predikant te blijven betalen. Hiervoor kan bijvoorbeeld een beroep worden gedaan op de Solidariteitskas.
Verantwoordelijkheid richting overheid
Als ANBI-organisatie is er ook een verantwoordelijkheid richting de overheid. De Belastingdienst past ‘toezicht op toezicht’ toe. Daarom moet het toezicht door zowel het GCBB als door het CCBB (Classicaal College voor de Behandeling van Beheerszaken) goed geregeld zijn. Als te veel gemeenten en diaconieën zich niet aan de ANBI-regeling houden, loopt de kerk het risico dat alle gemeenten de ANBI-status verliezen of dat de overheid de aftrek van giften gaat heroverwegen.
Verantwoordelijkheid richting maatschappij
Gemeenten en diaconieën hebben ook een verantwoordelijkheid richting de maatschappij. Als één gemeente over de schreef gaat, is er het risico dat de Protestantse Kerk daar als collectief door de maatschappij op wordt aangesproken.
Verbetering financieel beheer en beleid
Het GCBB heeft in de ‘Richtlijn begroting en jaarverslaggeving’ die de basis vormt van andere richtlijnen, een formulier ‘Administratieve Organisatie’ opgenomen. Hiermee verklaart de kerkenraad dat zijn organisatie aan bepaalde minimale eisen van functiescheiding en dergelijke voldoet. Het formulier moet door de voorzitter of secretaris van de kerkenraad worden ondertekend. Ook de controleurs (RA/AA of twee onafhankelijke financieel deskundigen) moeten vaststellen dat aan deze eisen is voldaan.
Vanwege mogelijke financiële risico’s vragen sommige onderwerpen om meer regelgeving. Daarvoor is een aparte ‘Richtlijn beleggingen’ en een ‘Richtlijn begraafplaatsen’ opgenomen.
In de ‘Richtlijn controle jaarverslaggeving’ is een indeling van gemeenten en diaconieën gemaakt in vier controlecategorieën: micro, klein, middelgroot en groot, afgestemd op omvang en complexiteit van de betreffende gemeente of diaconie. Naleving van de richtlijnen zorgt voor betrouwbare informatie.
FRIS voor beter inzicht en toezicht
Met de ‘Richtlijn begroting en jaarverslaggeving Protestantse Kerk’ is de basis voor goede informatie gelegd, noodzakelijk voor goed financieel beleid. De eerste versie van deze richtlijn is vastgesteld in oktober 2018. Middels het Financiële Rapportering en Informatie Systeem (FRIS) leggen gemeenten en diaconieën de begroting en jaarrekening (verplicht) vast. Dit systeem is gebouwd om beter en efficiënter toezicht te houden, en heeft ook voor gemeenten en diaconieën grote voordelen. Door het invoeren van cijfers levert FRIS een begroting en jaarrekening, en hoeven geen interne financiële stukken opgesteld te worden. Dat geeft vooral kleinere gemeenten de mogelijkheid om een goede begroting en jaarrekening aan het college of de kerkenraad aan te bieden, zonder helemaal afhankelijk te zijn van de administrateur of penningmeester. Ook bij overdracht van functies heeft FRIS de informatie over de voorgaande jaren in het gewenste format. Een eventuele opvolger kan daar direct mee door.
Meerjarenraming
Onder het motto ‘heldere keuzes maken’ op basis van relevante informatie kent FRIS sinds september 2020 een module meerjarenraming. Door het opstellen van verschillende scenario’s kunnen gemeenten een indruk krijgen van financiële mutaties in de komende acht jaren. Middels deze meerjarenraming kan de gemeente of diaconie zien wat er gebeurt bij ongewijzigd beleid en kan ze meerdere scenario’s doorrekenen op basis van beleidsinterventies. Een belangrijk instrument dus om beleid te formuleren of bij te stellen. Het gekozen scenario kan vervolgens eenvoudig omgezet worden naar de separaat in te dienen jaarbegroting.
Een ander hulpmiddel is de ‘Richtlijn Solvabiliteitsverklaringen’. Daarin wordt aangegeven welke documentatie het CCBB nodig heeft en welke processtappen er zijn om een solvabiliteitsaanvraag te kunnen beoordelen en een verklaring af te geven. Een actuele meerjarenraming is daar een onderdeel van. Bij een dergelijke aanvraag vindt altijd overleg en afstemming plaats tussen classes en CCBB.
Inzicht in vermogen
De ‘Richtlijn begroting en jaarverslaggeving Protestantse Kerk’ schrijft sinds 2020 waardering van de materiële vaste activa op basis van de actuele waarde voor. In de GCBB-visie is ook een hoofdstuk opgenomen inzake het inzicht in het vermogen en het beleid dat een gemeente of diaconie hiervoor zou moeten ontwikkelen. Als vervolg op het rapport ‘Werkzaam vermogen’ heeft het GCBB in de visie aangegeven hoe een gemeente of diaconie naar de vorming van een continuïteitsreserve kan kijken. Ook zijn ijkpunten geformuleerd voor het bestedingscriterium volgens ANBI. Deze worden nog verder uitgewerkt in overleg met de Belastingdienst.
Weten wat de omvang van je vermogen is, is noodzaak. Dan kun je kijken wat nodig is om de kerkelijke activa te financieren, wat als buffer ingezet kan worden om de continuïteit te borgen, en wat al vastligt in bestemmingsfondsen omdat derden daar al een beperkte doelstelling aan hebben gegeven. Wat overblijft is het vrij besteedbaar vermogen. Wordt dat vermogen ingezet, en hoe? Dat is een discussie voor de plaatselijke kerkenraad. Dan komen er vanzelf antwoorden op vragen als ‘Besteden we alleen de opbrengst uit dat vermogen?’ ‘Of zetten we een deel van dat vermogen in voor het evangelie of de noden van de wereld?’ Verder lezen
Zet vermogen gemeente toekomstgericht in
Middels de ‘Richtlijn begroting en jaarverslaggeving’ worden gemeenten en diaconieën gevraagd om dit beleid in het bestuursverslag uit te leggen. Dit laatste vooral om de eigen gemeenteleden goed mee te nemen in de gang van zaken.
Waar staan we nu?
In vier jaar tijd hebben gemeenten grote stappen gemaakt naar transparante en uniforme jaarverslaggeving. In 2018 bestond in de verslaggeving geen eenduidigheid. Er werd gewerkt met verschillende rekeningschema’s, verschillende waarderingen, verschillende rapportages richting de CCBB’s en richting gemeenteleden. Nu dient 98,5 procent van de gemeenten de begroting en jaarrekening in via FRIS.
Er zijn nog wel uitdagingen voor kerkenraden, colleges van kerkrentmeesters en diaconieën: de gemeente moet bijvoorbeeld goed geïnformeerd worden over het gevoerde beheer. De term bestuursverslag wordt vaak als belastend ervaren terwijl het vaak alleen gaat om een korte uitleg bij de cijfers aan gemeenteleden. Die uitleg wordt wel in het kerkblad gegeven. Door deze uitleg op te nemen voldoet de gemeente of diaconie ook aan deze voorwaarde voor de jaarverslaggeving.
Speciale richtlijnen begraafplaats en beleggen
Goed inzicht hebben in de lasten van een begraafplaats is van belang. De regeling inzake begraafplaatsen wordt steeds beter nageleefd. Het GCBB blijft dit als speerpunt volgen en heeft ondersteuning geregeld om aan de regeling te kunnen voldoen.
De ‘Richtlijn beleggingen’ is begin 2022 nog aangepast. Vooral bij het uitbesteden van het vermogensbeheer betekent deze nieuwste richtlijn een verlichting. Per beleggingsonderwerp zijn verschillende voorbeeldstatuten beschikbaar. Plan is om volgend jaar ook aanvragen voor solvabiliteitsverklaringen in FRIS beschikbaar te stellen. Ook dat bespaart gemeenten tijd en zal de aanvraag versnellen.
Naar verwachting zijn vanaf de jaarrekening 2023 kengetallen beschikbaar die betrekking hebben op vermogen, baten en lasten, ledenaantallen en personele bezetting. Hiermee kunnen vergelijkingen met gemeenten van (ongeveer) gelijke omvang worden gedaan.
Handleidingen en toelichtingen
Een omslag maken in werkzaamheden zoals die gewend waren en het gehouden zijn aan een ander informatiesysteem, nieuwe regels en dergelijke, vergt tijd en gewenning. We zien dat vrijwel alle gemeenten hun weg in de veranderingen hebben gevonden. Daar zijn we dankbaar voor.
Vrijwel alle gemeenten hebben inmiddels hun weg gevonden in het nieuwe informatiesysteem, de nieuwe regels en de nieuwe manier van werken. Handleidingen en toelichtingen, met voorbeelden die aansluiten op praktische verwerking van de richtlijnen, maken de nieuwe manier van werken gemakkelijker. Zie daarvoor de webpagina over FRIS, die over kerkbeheer en de pagina met informatie over begraafplaatsen. De handleidingen zijn ook rechtstreeks vanuit FRIS aan te klikken. Op de schermen in FRIS zijn vraagtekentjes opgenomen die je kunt aanklikken voor korte informatie over het betreffende onderwerp. Mochten er daarna nog vragen zijn, neem dan contact op met de helpdesk of met de werkgroepen voor de gemeenten.
Lichter ingevuld
Voor met name kleinere gemeenten en diaconieën blijkt het moeilijk om bij te blijven in alle veranderingen. Zij hebben steeds minder vrijwilligers voor de basistaken. Daarom onderzoekt een werkgroep van het GCBB of het mogelijk is om bij de voorgestelde modellen van Lichter ingevuld te kunnen volstaan met één jaarrekening voor gemeente en diaconie samen. Ook wordt nagedacht hoe de verantwoording in FRIS kan plaatsvinden bij samenwerkende gemeenten en/of diaconieën.
In het kader van toekomstgericht kerk-zijn is het belangrijk dat de plaatselijke kerk actief kan blijven. Daarbij hoort een goed financieel beheer. Het GCBB wil dat via de richtlijnen en toelichtingen blijven ondersteunen.
Lees ook:
