Wat is visie en beleid ontwikkelen?
Het woord ‘visie’ betekent letterlijk: je kijk op iets. Oftewel: Zo zien wij het! Het is verwant aan ‘visioen’ en ‘vergezicht’ en krijgt daarmee een bijbelse lading die te maken heeft met toekomstverwachting en het koninkrijk van God. Visie ontwikkelen gaat over het zoeken van een richting met het oog op de roeping van de gemeente. De kerkorde zet visieontwikkeling in artikel IV in het volgende kader: De gemeente geeft gehoor aan haar roeping door onder leiding van de kerkenraad de samenhang in haar leven en werken te bevorderen en alles te richten. Op deze pagina richten we ons op de betekenis van visie en beleid ontwikkelen in dit kader.
Visie en beleid hebben alles met elkaar te maken. Het begrip ‘visie’ komt als zodanig niet voor in de kerkorde, maar beleid wel. Beleid is gebaseerd op visie. Kerkenraden moeten volgens de kerkorde iedere vier jaar een beleidsplan opstellen (ord. 4-7-1 en 4-6-8). Waarom wordt er belang gehecht aan een beleidsplan? Elke gemeente moet zich bewust zijn van haar roeping en verantwoordelijkheid als deel van het Lichaam van Christus. Dit betekent duidelijkheid over hoe de gemeente daar invulling aan geeft: in de samenleving en binnen de geloofsgemeenschap. Een beleidsplan dat hierin voorziet is meer dan een administratief document. Het is een levend plan dat richting geeft aan het kerk-zijn ter plaatse en duidelijk maakt hoe de gemeente haar visie in praktijk wil brengen.
Belangrijke aandachtspunten
Het is een geestelijk proces
Het ontwikkelen van visie en beleid is allereerst een geestelijk proces dat begint met luisteren naar God vanuit vier invalshoeken: Bijbel en gebed, omgeving, eigen groep en bredere kerk. In dit luisteren sta je stil bij de roeping van je gemeente, bij wat God vraagt. Dat kun je doen door je te oriënteren op de Bijbel en door gebed. Zo zou je als kerkenraad en gemeente kunnen stilstaan bij woorden uit Jeremia 29:7 (NBV21): Bid tot de HEER voor de stad waarheen ik jullie weggevoerd heb en zet je in voor haar voorspoed en vrede, want de voorspoed van de stad is ook jullie voorspoed. Je luistert ook naar elkaar: binnen de kerkenraad en in de gemeente. Dit gezamenlijke beraad is wezenlijk voor het proces en helpt de richting die de Geest wijst te onderscheiden. Het luisteren naar je omgeving (buurt, dorp, stad, samenleving) heeft ook een geestelijke dimensie. In die oriëntatie probeer je te ontdekken waar en hoe God al aanwezig en aan het werk is. Bij de vorming van visie en beleid is ook het luisteren naar de bredere kerk van belang. Denk daarbij aan onze kerkorde, aan visienota’s van de Protestantse Kerk, aan theologische stemmen etcetera. Wat ten slotte ook past bij visie- en beleidsvorming als geestelijk proces, is om het goede en waardevolle dat aan de gemeente gegeven is naar boven te halen. Daarmee kijk je met een waarderende blik naar de gemeente.
Alleen ga je snel, samen kom je verder
Een visie vormen en een beleidsplan ontwikkelen is de verantwoordelijkheid van de hele gemeente, niet alleen van de kerkenraad of commissie. Samen ontwikkelen heeft voordelen: je creëert betrokkenheid en eigenaarschap; je genereert draagvlak voor het uitvoeren van beleid; je benut het talent en de creativiteit van gemeenteleden. Niet ieder gemeentelid zal even intensief aan het proces kunnen bijdragen. Daarom is het belangrijk de gemeente regelmatig op de hoogte te houden van de voortgang, bijvoorbeeld via gemeenteavonden of nieuwsbrieven. Openheid versterkt de betrokkenheid en voorkomt dat mensen zich buitengesloten voelen. Zoals een Afrikaans spreekwoord zegt: Alleen ga je snel, samen kom je verder. Ook moeten de leden van de gemeente volgens de kerkorde (ord. 4-8-9) in de gelegenheid worden gesteld hun mening te geven over het beleidsplan voordat het door de kerkenraad wordt vastgesteld.
Maak een procesontwerp
Het is goed om vooraf na te denken over de inrichting van het proces. Vragen die beantwoord moeten worden zijn: Hoeveel tijd trekken we uit? Wie neemt het voortouw: de kerkenraad en/of een beleidscommissie? Hoe betrekken we de colleges en eventuele taakgroepen? En hoe de bredere gemeente? Doen we dit op eigen kracht of betrekken we externe deskundigheid, bijvoorbeeld een gemeentebegeleider?
Analyseer de huidige situatie
Visie en beleid ontwikkelen gebeurt niet in een vacuüm. Je komt als gemeente ergens vandaan. Als het goed is was er al een visie en beleid. Een nieuwe beleidsperiode is het moment voor herijking en evaluatie. Zijn bijvoorbeeld de doelen van de afgelopen beleidsperiode gehaald? Waarom wel, waarom niet? Als doelen niet gehaald zijn, betekent dat niet dat je verkeerd bezig bent geweest. Misschien moest de route worden verlegd omdat er onverwachte zaken op je pad kwamen, zoals de vraag om vluchtelingen te huisvesten als gevolg van de oorlog in Oekraïne. Je evaluatie van de voorbije beleidsperiode neem je mee in je analyse van de huidige situatie van de gemeente in de context waarin zij nu leeft. Het verdiepingsprogramma Viervoudig luisteren: in de omgeving reikt manieren aan waarop je een omgevingsanalyse kunt maken. Deze manier van luisteren is niet voorbehouden aan deze fase van analyse, maar iets wat je als gemeente eigenlijk voortdurend zou moeten praktiseren. Om inzicht te krijgen in wat je al in huis hebt als gemeente zijn er goede instrumenten beschikbaar: de quickscan Kerk in kaart en het diagnose-instrument Nieuw Kerkelijk Peil.
Visie geeft richting en samenhang en zet in beweging
Een visie geeft antwoord op: Wat is onze roeping als gemeente voor de komende jaren? Een visie schetst de richting waarin de gemeente zich wil bewegen en inspireert tot actie. Een visie houdt het juiste midden tussen algemeenheid en concreetheid. Een visie die voor elke gemeente in elke situatie kan gelden is te algemeen. Anderzijds is een visie ook weer niet zo concreet en specifiek als een beleidsvoornemen. Een visie geeft de ruimte aan waarbinnen het beleid zich kan ontwikkelen. Daarmee zorgt een visie – als het goed is – voor richting en samenhang in het beleid. Die samenhang wordt benadrukt in artikel IV van de kerkorde: De gemeente geeft gehoor aan haar roeping door onder leiding van de kerkenraad de samenhang in haar leven en werken te bevorderen. Beleidsplannen lijden er vaak aan dat ze wel beginnen met een visie, maar deze niet consequent doorwerkt in de uitwerking voor de verschillende deelterreinen. Visie zou moeten werken als cement dat de bouwstenen van het beleid bij elkaar houdt. Zonder dit cement wordt een beleidsplan een verzameling zwerfstenen.
Praktijken om visie en beleid te ontwikkelen
Van visie naar beleidsplan
Een visie moet vertaald worden in een beleidsplan waarin de verschillende aspecten van gemeente-zijn aan bod komen. Daarbij gaat het allereerst om de vijf kerntaken van gemeente-zijn die de kerkorde in artikel IV beschrijft: eredienst, pastoraat, geestelijke vorming, missionair werk en diaconaat. Daarnaast gaat een beleidsplan ook over andere thema’s die belangrijk zijn voor het leven van de gemeente: bestuur en leiderschap, cultuur en communicatie, kerkbeheer en ten slotte samenwerking met anderen. Op al deze terreinen moeten beleidsvoornemens geformuleerd worden. Beleidsvoornemens worden vaak in algemene termen geformuleerd, bijvoorbeeld: Wij willen meer jongeren bij de kerkdiensten betrekken. Bij zo’n doel weet je nooit of je het bereikt hebt. Het helpt dus niet om als gemeente op koers te blijven. Een hulpmiddel om doelen scherper te krijgen is ze SMART te formuleren. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Naast het stellen van concrete doelen zullen er ook prioriteiten gesteld moeten worden. Er komt veel af op een gemeente, er is veel waaraan gewerkt moet worden. In een gemeentelijk beleidsplan leidt dat nogal eens tot een waslijst aan beleidsvoornemens. En natuurlijk vinden we ze allemaal belangrijk. Het stellen van prioriteiten is dan nodig, omdat de middelen van een gemeente – tijd, geld en menskracht – niet onbeperkt zijn. Ook hoeven niet alle doelen ineens gerealiseerd te worden. Een beleidsplan heeft een looptijd van meerdere jaren. Dat geeft de mogelijkheid om te onderscheiden in doelen voor de kortere en langere termijn. Wat ook kan helpen in het maken van keuzes en stellen van prioriteiten is het stellen van de vraag: Welke beleidsvoornemens dragen het meest bij aan het realiseren van onze visie op gemeente-zijn? Het ligt voor de hand om aan die beleidsvoornemens prioriteit te geven, ook wat betreft inzet van middelen. Een waardevolle vuistregel bij dit alles is: Niet het vele is goed, maar het goede is veel! Een aandachtspunt is dat we bij het opstellen van een beleidsplan niet de illusie moeten hebben dat we daarmee de werkelijkheid kunnen regisseren. Dat staat op gespannen voet met het geloof dat God werkzaam is in onze werkelijkheid en dat het belangrijk is om daar aandacht voor te hebben en daarop in te spelen. Als het goed is ademt een beleidsplan deze geest.
Van beleidsplan naar jaarplan
Een beleidsplan bestrijkt vier jaar. Het is aan te raden het beleidsplan en de beleidsvoornemens verder te concretiseren via jaarplannen voor ieder werkveld. Bijvoorbeeld voor het werkveld pastoraat. In het beleidsplan van een denkbeeldige gemeente staat als beleidsvoornemen dat het pastoraat bijzondere aandacht geeft aan nieuwe gemeenteleden en aan mensen die aan huis gebonden zijn. Daarnaast dat de pastorale zorg zich uitstrekt tot heel de gemeente door middel van huisbezoek en groothuisbezoek. In de jaarplannen voor pastoraat voor deze beleidsperiode vertaalt zich dat als volgt: In elke vergadering van het overleg van ouderlingen en bezoekmedewerkers lopen we de nieuwe leden van onze gemeente en de mensen die aan huis gebonden zijn langs. Elk voorjaar en elk najaar organiseren we twee groothuisbezoeken, waarvan we het thema in de maand mei vaststellen. In jaar 1 organiseren we een bezoekronde langs 20-35 jarigen, in jaar 2 langs 35-50 jarigen, in jaar 3 langs de 50-70 jarigen en in jaar 4 langs de 70-plussers. Een jaarplan geeft antwoord op: Welke beleidsvoornemens worden dit jaar uitgewerkt? Welke activiteiten horen daarbij en wanneer en waar? Voor welke doelgroep(en)? Hoe communiceren we hierover? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wat zijn de kosten en welke middelen zijn beschikbaar? Wanneer zijn we tevreden?
Evalueren
Om een beleidsplan en jaarplannen levende en richtinggevende documenten te laten zijn, is het belangrijk regelmatig na te gaan of doelen behaald worden en of aanpassingen nodig zijn. Stel daarom bij de opzet al een evaluatiecyclus vast, zodat je flexibel blijft en snel kunt inspelen op veranderingen. Voor een beleidsplan en jaarplan is een jaarlijks evaluatiemoment aan te raden. Daarnaast is het raadzaam uitgevoerde activiteiten kort na afloop te evalueren.