De beroepingscommissie speelt een cruciale rol in het vinden van een nieuwe predikant(e) of proponent voor de gemeente. Het is een verantwoordelijke taak die nauwkeurigheid, zorgvuldigheid en goede communicatie vereist. Hieronder lees je meer over de doelstellingen, werkzaamheden, bevoegdheden en randvoorwaarden waarmee de commissie werkt.
De rol van de beroepingscommissie
De beroepingscommissie organiseert zelfstandig het beroepingsproces, verricht onderzoek en doet een voordracht aan de kerkenraadVerder lezen
Wat zijn de taken van de kerkenraad? over de invulling van de predikantsvacature. Het uitgangspunt hierbij is dat de nieuwe predikant(e) zo goed mogelijk aansluit bij het door de kerkenraad opgestelde profiel. Dit profiel beschrijft de gewenste eigenschappen, vaardigheden en visie van de te beroepen predikant(e) of proponent (afgestudeerd theoloog die beroepbaar is maar nog niet bevestigd in het ambt van predikant).
Een handleiding bij en informatie over het beroepingsproces is te vinden in de Gids voor het beroepingswerk, beschikbaar op de website van de Protestantse Kerk. Zie ook stappenplan beroepingswerkVerder lezen
Beroepingscommissie - stappenplan speciaal voor beroepingscommissies.
Werkzaamheden van de commissie
De werkzaamheden van de beroepingscommissie zijn divers en bestaan uit de volgende onderdelen:
Organisatie
- De commissie benoemt een voorzitter, een secretaris en een contactpersoon voor de te beroepen predikant. Deze persoon houdt de kandidaten op de hoogte van de voortgang van het proces. Er wordt een duidelijke werkwijze opgesteld, inclusief een tijdpad en een taakverdeling.
- De commissie wordt begeleid door een consulent die de commissie adviseert en het juiste verloop van het proces en de procedure bewaakt.
Voorbereiding
- Identiteitsgebonden thema’s worden vooraf besproken om helderheid te scheppen over mogelijke gevoeligheden.
- Er wordt een informatiepakket samengesteld dat o.a. de profielschets van de gemeente en van de predikant, het beleidsplan en de selectieprocedure bevat.
Selectie en hoorcommissie
- De commissie bepaalt hoe de procedure verloopt en besluit of voor het horen van een predikant of proponent eerst een gesprek wordt gevoerd.
- Benader de predikanten op de kandidatenlijst een voor een. Kies je ervoor om met meer dan één predikant een oriënterend gesprek te voeren, zorg dan voor een goede communicatie over dit proces.
- De commissie stelt uit haar midden een hoorcommissie samen (minimaal 3 en maximaal 6 personen) die verslag doet aan de rest van de beroepingscommissie.
- Bij een hoorcommissie met twee groepen is het gebruikelijk dat één groep een ‘second opinion’ vormt door een kerkdienst van de predikant/proponent bij te wonen.
- Na een positieve uitkomst volgt een vervolggesprek met de kandidaat door de hele beroepingscommissie.
- De reiskosten van een predikant/proponent voor een gesprek worden vergoed. Dit geldt ook voor de te maken onkosten van de leden van de beroepingscommissie.
Rapportage en advies
- Regelmatige voortgangsrapportages worden gedeeld met de kerkenraad (minimaal maandelijks).
- De commissie streeft naar unanimiteit bij het uitbrengen van een advies, tenzij vooraf andere afspraken zijn gemaakt, zoals een meerderheid van 80%.
Geheimhouding en evaluatie
- De commissie gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en maakt afspraken over opslag, teruggave en vernietiging van gegevens.
- Na afloop wordt het beroepingsproces geëvalueerd en een eindrapportage opgesteld.
Vaardigheden van de commissieleden
De leden van de beroepingscommissie vormen het gezicht van de gemeente voor de te beroepen predikant en moeten daarom als team goed op elkaar ingespeeld zijn. Belangrijke vaardigheden zijn:
- goede gespreksvaardigheden;
- geestelijk onderscheidingsvermogen;
- kennis van de gemeente, haar beleid en het predikantsprofiel;
- zorgvuldigheid en correctheid in de omgang met kandidaten.
Een trainingVerder lezen
Beroepingswerk voor commissies voorafgaand aan het proces kan helpen om de samenwerking en vaardigheden van de commissie te versterken.
Bevoegdheden en randvoorwaarden
De beroepingscommissie werkt binnen de kaders die door de kerkenraad zijn vastgesteld. Dit betreft bijvoorbeeld afspraken over de pastorie, het profiel van de predikant en de selectiecriteria. Mocht de commissie hier tijdens het proces tegen obstakels aanlopen, dan wordt hierover in overleg met de kerkenraad een oplossing gezocht.
Zorgvuldigheid en communicatie
Het beroepingswerk vraagt om een zorgvuldige omgang met zowel de belangen van de gemeente als die van de kandidaten. Kandidaten moeten weten waar ze aan toe zijn en hoe het proces verloopt. Dit betekent:
- Reageer op ontvangen brieven;
- Communiceer na elk gesprek duidelijk over het vervolg;
- Vermijd lange stiltes in de procedure;
- Informeer de gemeenteleden geregeld over de voortgang van het beroepingswerk. (Alleen wat betreft het proces, namen van kandidaten worden niet gedeeld.)
Geheimhouding
Geheimhouding speelt een belangrijke rol in het beroepingsproces. Om informatie niet voortijdig te laten uitlekken, wordt zorgvuldig omgegaan met schriftelijk en digitaal materiaal. Vertrouwelijke gegevens, zoals sollicitatiebrieven van afgewezen kandidaten, worden na afloop vernietigd. Andere stukken, zoals verslagen, worden gearchiveerd.
Valkuilen
- Gebrek aan unanimiteit
Als de commissieleden niet op één lijn zitten, kan dit leiden tot spanningen en onduidelijkheid in het advies aan de kerkenraad. Dit benadrukt het belang van duidelijke afspraken en gezamenlijke besluitvorming. - Onvoldoende communicatie
Te weinig of onduidelijke communicatie naar de gemeente, kandidaten of kerkenraad kan leiden tot frustratie of wantrouwen. Regelmatige updates en transparantie zijn essentieel. - Te lange procedures
Een langdurig beroepingsproces kan vermoeiend zijn voor zowel de commissie als de kandidaten. Het risico bestaat dat goede kandidaten afhaken of dat de betrokkenheid van de gemeente afneemt. Dit kan voorkomen worden door niet met veel kandidaten tegelijk in gesprek te gaan en een strak tijdpad. Houd de zondagen vrij in de agenda om te kunnen gaan horen.
Kansen
- Sterke verbinding met de gemeente
Door het beroepingsproces zorgvuldig en transparant te organiseren, kan de commissie een sterke verbinding creëren tussen de gemeente en de nieuwe predikant. Dit versterkt het draagvlak voor de keuze. - Teamontwikkeling binnen de commissie
De samenwerking binnen de commissie biedt een kans om als team te groeien en gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen voor een belangrijk proces binnen de gemeente. - Duidelijke positionering van de gemeente
Door het opstellen en communiceren van een helder gemeente- en predikantsprofiel kan de commissie laten zien waar de gemeente voor staat. Dit helpt bij het aantrekken van een predikant die écht bij de gemeente past.
